Ako upgradovať existujúce riešenie ERP?

Musí zaistiť kontrolu používateľských — Osoba, ktorá rozhoduje o kúpe, musí zaistiť kontrolu používateľských, obchodných, funkčných a finančných požiadaviek.

Keď príde čas zmeniť existujúce riešenie finančného alebo obchodného manažmentu, spoločnosti sa často môžu zdať skľučané z perspektívy takého veľkého podniku. Spoločnosti si musia položiť niekoľko otázok, než začnú:

Ste si istí, že skutočne potrebujete zmeniť svoj existujúci systém?
Naozaj ste to prerástli, alebo to len málo využívate?

Kroky

1

Rozvinúť rozsah a porozumieť vplyvu a časovým harmonogramom implementácie.
2

Vybudujte tím (riadiacu skupinu) kľúčových predstaviteľov, ktorí pomôžu pri plánovaní, vývoji a implementácii projektu. Užívateľská populácia by mala fungovať ako riadiaca skupina a mala by pri výbere systému zohľadňovať funkčné požiadavky, existujúce procesy, súčasné výzvy a funkcie, z ktorých by mala v budúcom systéme úžitok.
3

Osoba, ktorá rozhoduje o kúpe, musí zaistiť kontrolu používateľských, obchodných, funkčných a finančných požiadaviek.
4

Zostavte špecifikáciu kľúčových požiadaviek vrátane: Obchodnej stratégie, Zbierania požiadaviek, akýchkoľvek kľúčových požiadaviek, ktoré môžu byť neštandardné

Nebojte sa klásť otázky svojmu správcovi účtu podpory, tímu podpory a na ich online fórach.
5

Určte prvky, ktoré robia správneho dodávateľa/partnera, a určite zvážte: Vytváranie sietí so súčasníkmi v podobných odvetviach, aby sa poučili z ich skúseností, môže byť veľmi vzdelávacie.
6

Zostavte žiadosť o informácie (RFI) na predloženie/odoslanie potenciálnym dodávateľom a pri štruktúrovaní RFI podrobne rozoberajte nasledujúce témy: Základné informácie o organizácii kupujúcich, Súhrn požiadaviek na aplikáciu, Požiadavky na hardvér, Škálovateľnosť (objem údajov/používatelia), Integračné schopnosti, časové harmonogramy projektov a vybrané míľniky, harmonogram odhadovaných nákladov
7

Spolupracujte s projektovým tímom na vyhodnotení reakcie potenciálnych dodávateľov a riešení, ktoré predstavujú; Zaistite, aby boli zvážené nasledujúce aspekty: Schopnosti projektového manažmentu a obchodného poradenstva, Vertikálne znalosti trhu, Vysoká kvalita služieb a lokálna podpora, Úzke prepojenie s autorom softvéru, Celonárodná/medzinárodná užívateľská základňa, Rovnaká úroveň poradenských znalostí v prípade neprítomnosti PM za akékoľvek časové obdobie, v ktorom je potrebné odovzdať projekt, integračné schopnosti, vyvíjať vylepšenia softvéru s pridanou hodnotou, implementačný proces, doplnky pre špecialistov, znalosti priemyslu.
8

Vyhodnoťte reakcie ako súčasť tohto hodnotenia; užší zoznam až troch dodávateľov, požadujte podrobné a podrobné ukážky (v ich kanceláriách, aby ste sa stretli so zapojenými tímami), urobte si predstavu o veľkosti a rozsahu ich prevádzky, počas týchto stretnutí pracujte prostredníctvom RFI s dodávateľmi, aby ste sa presvedčili, že im úplne rozumejú vaše požiadavky a vezmite si telefonické referencie.
9

Vyžiadajte si podrobné hodnotenia/ukážky oddelení a návštevy referenčného miesta u preferovaného dodávateľa. Tieto návštevy poskytujú príležitosť porozumieť procesu implementácie a podpore ponúkanej potenciálnym dodávateľom, ale pre prípad nespáľte svoje mosty s ostatnými dodávateľmi.
10

Pripravte s dodávateľom plán projektu; skontrolovať zmluvy, dokončiť náklady a uzavrieť zmluvu.

Tipy

Medzi hlavné dôvody zmeny systému patria: spoločnosť vyžaduje riešenie, ktoré je schopné reagovať na zmeny v podnikových procesoch a postupoch; je potrebná väčšia integrácia s inými systémami; existujúce riešenie už nespĺňa obchodné potreby.

Vybudujte tím (riadiacu skupinu) kľúčových predstaviteľov, ktorí pomôžu pri plánovaní, vývoji a implementácii projektu.
O ďalšom systéme, ktorý vyberiete, by ste mali zvážiť pravidelnú aktualizáciu, aby ste sa vyhli prestojom, strate údajov a zvýšeným nákladom. Staré verzie sú často nekompatibilné s novými, preto je dôležité, aby ste boli vždy v obraze.
Ako klient, ktorý si platí ročnú podporu a údržbu, máte spravidla nárok na najnovšie verzie softvéru ako súčasť tejto zmluvy. Inovácia vášho riešenia vám tiež umožní vo všeobecnosti využívať výhody najnovšej verzie MS Windows, MS Office, MS SQL a ďalších bežne používaných podnikových platforiem. Tieto môžu výrazne zlepšiť zabezpečenie údajov, kontrolovanú prístupnosť a rýchlosť.
Ak neaktualizujete, keď vyjdú úplné nové verzie, alebo máte značný počet záplaty za sebou, mohli by ste poprieť obchodné výhody, za ktoré už platíte obnovami údržby.
Nebojte sa klásť otázky svojmu správcovi účtu podpory, tímu podpory a na ich online fórach. Je tiež dobré skontrolovať autorove webové stránky a zákaznícke portály, kde nájdete recenzie na nové verzie uverejnené inými používateľmi, a zapojiť sa do tímov autorov a partnerov do pravidelných používateľských akcií a skupín.

Prečítajte si tiež: Ako outsourcovať?