Ako vytvoriť finančný plán projektu?
Pred vytvorením finančného plánu projektu si vypočítajte základné náklady, ktoré budete musieť zaplatiť za dokončenie projektu, inak známy ako základné náklady. Základnými nákladmi môžu byť veci ako práca, vybavenie alebo materiál, ktoré budete potrebovať na to, aby ste uspeli. Mali by ste tiež vypočítať akékoľvek vedľajšie náklady, ako sú cestovné náklady alebo právne poradenstvo, aby ste sa uistili, že nezabudnete na žiadne výdavky, ktoré by vás mohli odoslať nad rozpočet. Nakoniec otvorte 4-stĺpcovú tabuľku v programe Microsoft Excel a zaznamenajte svoj plán. Štyri stĺpce zľava doprava by mali predstavovať: Výdavky, Náklady, Bežný súčet a Poznámky. Pokračujte v čítaní, aby ste sa dozvedeli, ako používať pri vytváraní rozpočtu prístup zhora nadol.
Finančný plán projektu - známy tiež ako rozpočet projektu - identifikuje všetky náklady spojené s projektom.
Predtým, ako sa pustíte do veľkého projektu, je potrebná finančná schéma. Finančný plán projektu - známy tiež ako rozpočet projektu - identifikuje všetky náklady spojené s projektom. Tieto náklady sú potom prispôsobené tak, aby zodpovedali finančným zdrojom dostupným pre konkrétny projekt. Po dokončení finančný plán projektu poskytuje prehľad o tom, čo je možné vynaložiť na každú oblasť projektu, aby sa zabezpečilo, že zostane v rozpočte. Finančný plán nemusí byť zložité, ale existuje niekoľko kľúčových vecí, ktoré by ste mali vedieť pred vytvorením jedného.
Časť 1 z 2: Príprava na vytvorenie vášho finančného plánu
- 1Pochopte prístup zhora nadol k rozpočtovaniu projektu na projekt. Pri tvorbe rozpočtu projektu existujú dva prístupy. Prvý je známy ako prístup zhora nadol a týka sa projektov, kde sú celkové povolené náklady známe ešte pred začatím projektu. Rozpočet projektu preto musí byť v rámci týchto nákladov.
- Predpokladajme napríklad, že vlastníte stavebnú firmu a osloví vás veľká organizácia, aby ste zistili, či je možné zväčšiť ich parkovisko. Môžu vám povedať, že na projekt majú alokovať 373000€. V takom prípade sa musíte rozhodnúť, či to zvládnete alebo nie.
- V situácii zhora nadol by ste museli vytvoriť rozpočet, ktorý stojí menej ako 373000€
- 2Pochopte prístup k zostavovaniu rozpočtu projektu zdola nahor. Prístup zdola nahor je alternatívou k prístupu zhora nadol, čo znamená zistiť, koľko bude stáť každá časť projektu, a potom ho sčítať, aby sa určila celková suma.
- Ak vás zákazník osloví s cieľom prestavať parkovisko a požiada vás o cenovú ponuku, môžete použiť prístup zdola nahor. Zvážili by ste všetko, čo je pre projekt potrebné, a potom určili celkové náklady.
- V takom prípade určíte náklady na projekt tak, že zistíte, čo bude každý kus stáť, a potom vypočítate celkovú sumu. Pri prístupe zhora nadol sú náklady určené dostupnými zdrojmi a musíte pracovať v rámci týchto limitov.
Predtým, ako sa pustíte do veľkého projektu, je potrebná finančná schéma. - 3Vyberte si prístup pre vás. Niekedy možno nemáte na výber a možno budete musieť pracovať v medziach rozpočtu niekoho iného (to znamená, že budete musieť použiť prístup zhora nadol). Inokedy, ak máte plnú kontrolu nad projektom, môžete zvoliť prístup.
- Výhodou prístupu zhora nadol je, že zaisťuje dokončenie projektu v rámci dostupných zdrojov. Ak má vaša organizácia na rok vynaložených 0,70 milióna EUR na projekty, môžete uviesť, že nový projekt výstavby parkoviska je potrebné vykonať do 373000€. Tieto obmedzenia môžu viesť k efektívnosti a zníženiu odpadu.
- Tento prístup je užitočný, ak máte obmedzené zdroje. Podobne, ak realizujete projekt, umožňuje vám diktovať všetkým zúčastneným stranám, koľko môžu minúť. To môže udržať náklady na nízkej úrovni, pretože každá strana si nebude vytvárať vlastný rozpočet.
- Prístup zdola nahor je užitočný, pretože môže byť veľmi presný. Bez akéhokoľvek bezprostredného obmedzenia môžete vy alebo vaši zamestnanci stáť projekt na základe toho, čo projekt potrebuje. Ak budujete nové parkovisko, môžete každého člena svojho tímu poveriť, aby prišiel s potrebným rozpočtom. Hlavnou nevýhodou je, že tento prístup môže viesť k zvýšeniu nákladov.
- 4Diskutujte o potrebách projektu s kľúčovými zainteresovanými stranami. Bez ohľadu na zvolený prístup budete musieť prediskutovať, čo si projekt bude vyžadovať, s kľúčovými členmi projektu. Poznanie potrieb projektu vám môže umožniť určiť, aké budú náklady na projekt. Hovorí sa tomu „rozsah“ projektu a definuje požiadavky a limity práce, ktorú je potrebné vykonať.
- Predpokladajme napríklad, že vás oslovili s výstavbou parkoviska pre veľkú organizáciu a umožnili vám náklady na projekt (alebo poskytnite odhad). Vaším prvým krokom bude prediskutovať s nimi, aké sú ich potreby a aké sú ich časové harmonogramy.
- Môžu povedať, že potrebujú vybudovať nový pozemok so 100 priestormi do troch mesiacov. Potom môžete na webe vykonať prieskum, aby ste si uvedomili, že budete musieť vyrúbať stromy, odpáliť skalu a potom postaviť nový pozemok.
- Z toho môžete určiť, že budete potrebovať plánovačov na navrhnutie pozemku, ľudí na odstrely a výrub stromov a stavebných robotníkov na stavbu pozemku.
Po dokončení finančný plán projektu poskytuje prehľad o tom, čo je možné vynaložiť na každú oblasť projektu, aby sa zabezpečilo, že zostane v rozpočte.
Časť 2 z 2: Vytvorenie finančného plánu projektu
- 1Určite svoje základné náklady. Toto sú úplne nevyhnutné náklady na dokončenie projektu. Základné náklady by zahŕňali veci ako prácu, vybavenie a materiál. Väčšina nákladov na projekty bude pochádzať z týchto kľúčových komponentov.
- Ak budujete parkovisko, budete potrebovať robotníkov na vykonanie práce a dodávateľov, ktorí pomôžu/plánujú projekt. Budete potrebovať materiál (ako asfalt, drevo, farby) a budete potrebovať vybavenie (traktory, zdvíhače a pod.).
- Ak poznáte časovú os projektu, pomôže to pri plánovaní zdrojov a výdavkov. Ak je napríklad projekt trojmesačný, viete, že možno budete musieť zaplatiť prácu za tri celé mesiace a tiež si prenajať akékoľvek zariadenie na dané obdobie.
- Náklady môžete určiť konzultáciou so svojim tímom a kontaktovaním dodávateľov. Ak ide o rozsiahly projekt, môžete sa opýtať svojho stavebného majstra, čo konkrétne potrebuje z hľadiska práce, materiálu a vybavenia. Potom môžete kontaktovať dodávateľov o cenové ponuky a vybrať si najvhodnejšiu cenovú ponuku.
- Budete tiež musieť určiť akékoľvek zákonné limity alebo limity stanovené vlastníkom. Čo je napríklad zákonná minimálna mzda a aká minimálna mzda budete ponúkať za rôzne druhy práce? Aké sú zákonné požiadavky na plánovanie a existujú nejaké ďalšie pravidlá, ktoré by ste chceli vytvoriť (napríklad žiadny víkendový prístup na stránku)?
- 2Zvážte vedľajšie náklady. Mnoho projektov ide nad rámec rozpočtu, pretože zabúdajú zahrnúť vedľajšie náklady. Veľmi dobre si premyslite všetky veci mimo práce, materiálu a vybavenia, ktoré môžete potrebovať. Zvážte veci ako akékoľvek požadované cestovné, poistenie, právne poradenstvo, účtovné poradenstvo, palivo, jedlo/nápoje a ďalšie účty za telefón/internet.
- Nezabudnite zadať číslo pre každé nepriame náklady. Ak potrebujete odhadnúť, vždy predpokladajte, že bude na hornom konci, nie na dolnom konci.
- Pri určovaní nákladov zvážte, ako dlho budete tovar/službu potrebovať a aká je jeho cena. Ak napríklad potrebujete zriadiť internet na pracovisku, viete, že budete potrebovať internet na tri mesiace za 75€ mesačne.
Pred vytvorením finančného plánu projektu si vypočítajte základné náklady, ktoré budete musieť zaplatiť za dokončenie projektu, inak známy ako základné náklady. - 3Pridajte si rezervu, ktorá pomôže znížiť vaše riziko. Po sčítaní vašich priamych a nepriamych nákladov zvážte pridanie ďalších peňazí k celkovým nákladom pre prípad, že by vaše odhady nákladov boli príliš nízke. Okrem toho sa často projekty oneskoria, vyskytnú sa problémy alebo položky stoja viac, ako sa pôvodne plánovalo.
- To, koľko sa rozhodnete pridať, závisí od presnosti vášho rozpočtu. Ak je potrebné odhadnúť veľa aspektov vášho rozpočtu a nemožno ich potvrdiť, zvážte pridanie 5 - 10% ako rezervy.
- 4Vytvorte tabuľku na zaznamenanie svojich nákladov. Posledným aspektom finančného plánu je zaznamenať všetky vaše informácie. Ak to chcete urobiť, môžete otvoriť program Microsoft Excel alebo iný program na vytváranie tabuliek a vytvoriť tabuľku so štyrmi stĺpcami. Zľava doprava by uvádzali: Výdavky, Náklady, Bežný súčet a Poznámky.
- V stĺpci výdavkov sa uvádza názov výdavku. Napríklad Požičovňa traktorov alebo Stavební robotníci.
- Náklady by naznačovali, koľko stoja výdavky.
- Priebežný súčet by naznačoval celkové náklady až do tohto konkrétneho bodu. Ak by napríklad prvý riadok stál 7,50€ a druhý rad 7,50€, celková suma v druhom rade by bola 15€.
- Poznámky by zahŕňali akékoľvek špeciálne veci, ktoré by ste si mali zapamätať o výdavkoch.
- Aj keď môžete prácu považovať za jednu kategóriu, vo všeobecnosti je lepšie rozdeliť prácu podľa vykonaných úloh a vyplatených miezd. Napríklad zvárač alebo predák posádky je zvyčajne platený viac ako robotník. Možno budete chcieť zoskupiť stavebných robotníkov do jednej výdavkovej kategórie a kategórií pre majstra, špecialistov (sem môže patriť aj zvárač), konzultantov atď.
Prečítajte si tiež: Ako preskúmať trh pred uvedením produktu alebo služby na trh?
Komentáre (2)
- Úžasné, pomohlo nám to pri plánovaní.
- Je to skutočne skvelý článok, kde sú jasne popísané oba prístupy.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
