Ako viesť účtovníctvo pre malú firmu?
Ak chcete viesť účtovníctvo pre malé firmy, začnite vytvorením tabuľky pre záväzky so stĺpcami so informáciami, ako je názov dodávateľa, typ nákladov a suma, ktorú dlhujete. Potom zverejnite svoje informácie a aktualizujte tabuľku aspoň raz týždenne, aby ste zostali nad svojimi účtami. Budete tiež musieť vytvoriť šablónu faktúry s jasnými podmienkami, ako napríklad „platba je splatná do 30 dní od dátumu faktúry“, aby ste mohli klientov požiadať o platbu. Keď zákazník zaplatí, odošlite kópiu faktúry so zrušeným šekom alebo iným dokladom o zaplatení. Ak sa chcete dozvedieť viac, vrátane toho, ako dokumentovať svoje drobné a zosúladiť účty, čítajte ďalej!
Ak to nechcete robiť sami, existuje softvér na vedenie účtovníctva, ktorý si môžete kúpiť a ktorý vám uľahčí prácu.
Účtovníctvo je úkon, ktorý zaznamenáva vaše každodenné obchodné transakcie. Budete musieť zaznamenať odchádzajúce peniaze a prichádzajúce peniaze. Pretože dokumentácia je kľúčová, budete sa musieť zorganizovať. Odložte účtenky, zmenky a zrušené šeky. Venujte zvláštnu pozornosť svojej drobnej hotovosti a nezabudnite zosúladiť svoje účty aspoň raz za mesiac.
Časť 1 zo 4: Nastavenie splatných účtov
- 1Uložte si doklad o obchodných výdavkoch. Splatné účty sú množstvo peňazí, ktoré dlhujete iným ľuďom na obchodné výdavky. Ak kupujete zásoby alebo zásoby, budete musieť zhromaždiť dôkaz o výdavkoch. Tieto informácie budete potrebovať aj neskôr v daňovom čase. Uložte nasledujúce:
- účty
- účtenky
- bankové výpisy
- výpisy z kreditnej karty
- doklad o zaplatení
- akékoľvek iné listinné dôkazy
- 2Nastavte tabuľku alebo knihu. Na list papiera budete musieť vytvoriť elektronickú tabuľku alebo knihu. Ak to nechcete robiť sami, existuje softvér na vedenie účtovníctva, ktorý si môžete kúpiť a ktorý vám uľahčí prácu.
- Na prechod na automatizovaný systém myslite vtedy, ak dostávate viac ako dva účty denne alebo sa vaše výdavky rýchlo zvyšujú.
- 3Vytvorte stĺpce pre potrebné informácie. Do tabuľky alebo knihy zahrniete nasledujúce informácie, takže pre každú vytvorte stĺpček:
- meno dodávateľa
- číslo účtu
- druh nákladov (napr. kancelárske potreby, profesionálne služby atď.)
- dátum, kedy ste dostali faktúru
- sumu, ktorú dlhujete
- 4Informácie zverejňujte denne. Je dôležité neprehliadnuť splatné účty a nezabudnúť ich zahrnúť do tabuľky. Zvyknite si denne zverejňovať informácie.
- Ak máte málo výdavkov, možno budete chcieť zverejňovať iba týždenne alebo mesačne, ale je dôležité, aby ste si vytvorili rutinu.
- 5Zaplaťte svoje účty včas. Nezabudnite platiť účty často-ideálne je týždenne. Nečakajte na termín. Radšej si dajte pár dní pred termínom.
- Predčasné platenie účtov je dobrý spôsob, ako udržať efektívne vzťahy so svojimi predajcami.
- Ak vás však firma najala na prácu účtovníka, včasné zaplatenie je nevyhnutné pre udržanie vášho zamestnania.
Hoci sa sumy môžu zdať malé, pre malé firmy sa môžu rýchlo sčítať.
Časť 2 zo 4: Nastavenie pohľadávok
- 1Vytvorte šablónu faktúry. Chcete, aby bola vaša faktúra prehľadná, aby klienti zaplatili čo najrýchlejšie. Na faktúre uveďte nasledujúce informácie:
- kontaktné informácie na vašu firmu
- logo vašej firmy (ak je k dispozícii)
- jasné platobné podmienky, ako napríklad „platba je splatná do 30 dní od dátumu faktúry“
- podrobnosti o špecifikách vašej služby
- odpracované hodiny
- meno, ktoré by malo byť skontrolované (obzvlášť dôležité, ak pôsobíte pod falošným obchodným menom)
- 2Uložte si doklad o platbe a ďalšie dokumenty. Rovnako ako dokumentujete svoje výdavky, dokumentujte aj svoje pohľadávky. Držte sa nasledujúcich pokynov a pokiaľ je to možné, vytvorte si elektronické kópie:
- faktúry
- zrušené šeky
- iný doklad o zaplatení
- 3Vytvorte tabuľku alebo knihu. Na zadanie informácií o pohľadávkach do svojich účtov potrebujete niečo. Vyberte tabuľku alebo knihu. Zvážte tiež použitie softvéru. Na pohľadávky môžete použiť rovnaký softvér, aký používate na splatné účty.
- Ak dostávate 5-10 faktúr týždenne, mali by ste zvážiť automatizáciu systému.
- 4Vložiť stĺpce pre informácie o pohľadávkach. Nastavte vo svojej tabuľke alebo knihe stĺpce pre nasledujúce informácie:
- Meno zákazníka
- dátum vystavenia faktúry
- číslo faktúry
- dlžná čiastka
- dátum splatnosti
- sumu po splatnosti
- dátum prijatia platby
- 5Pravidelne uverejňujte informácie vo svojich účtovných knihách. Zvyknite si držať sa nad sumami, ktoré vám vaši zákazníci dlhujú. Pohľadávky by ste mali pravidelne zasielať, čo bude závisieť od veľkosti vášho podnikania. Základom je získať pravidelný návyk, aby ste nezabudli.
- Ak dostávate viac faktúr denne, je dobré ich denne zverejňovať.
- Ak však máte len niekoľko veľkých faktúr mesačne, možno budete chcieť účtovať mesačne alebo týždenne.
- Ak však účtujete splatné účty denne, mali by ste si zvyknúť súčasne kontrolovať pohľadávky.
- 6Nadväzujte na oneskorené platby. Účtovník musí tiež vystopovať zákazníkov, ktorí nezaplatili včas. <> Budete musieť poslať vhodné listy s oznámením klientovi, že má splatný účet.
- Ak zistíte, že klienti firme neplatia, mali by ste sa porozprávať s majiteľom o tom, ako dať zákazníkom viac možností platby. Firma môže napríklad prijímať kreditné karty.
Mali by ste sa opýtať ostatných majiteľov firiem, koho používajú ako účtovníka a či by danú osobu odporučili.
Časť 3 zo 4: dokumentácia drobných peňazí
- 1Stanovte počiatočný zostatok. Ak nebudete viesť presné záznamy, môžete rýchlo stratiť prehľad o tom, kam zmizli vaše drobné peniaze. Preto začnite s počiatočným zostatkom. Urobte ho dostatočne malým, aby sa vaši zamestnanci nemohli pokúšať ho ukradnúť, ale dostatočne veľkým, aby dokázal pokryť primerané náklady.
- Väčšina malých firiem si vystačí s drobnou hotovosťou 37-200€.
- 2Vyžadovať potvrdenia. Veďte si podrobné záznamy o tom, na čo sa minú drobné. Požiadajte svojich zamestnancov, aby predložili potvrdenia o všetkých nákupoch uskutočnených s použitím drobnej hotovosti. Majte priečinok, do ktorého ukladáte potvrdenky, a zvyknite si organizovať účtenky každý týždeň.
- 3Vytvorte denník. Spolu s potvrdenkami by ste si mali viesť aj denník. Protokol potrebujete, pretože nie každý nákup bude mať doklad. Do denníka zaznamenajte sumu odobratú z drobných peňazí a na čo sa miniete. Informácie zadajte ihneď.
- Ak ste si napríklad vybrali 15€ na nákup nových pier do kancelárie, mali by ste tieto informácie zadať hneď, ako vyberiete peniaze z pokladničky. Ak vám peniaze zostanú, zaznamenajte, že peniaze vraciate do drobnej pokladničky.
- 4Doplňte ich napísaním šeku. Je to dobrý spôsob dokumentácie prevodov hotovosti. Môžete si nechať kópiu zrušeného šeku, ktorý ukazuje, z ktorého účtu ste previedli peniaze. Neberte len hotovosť z vlastnej peňaženky a vyhoďte ju do drobnej pokladničky.
- 5Do súvahy presne zadajte informácie o drobnej hotovosti. Považujte drobné peniaze za aktívum vo svojej účtovnej závierke. Nezanedbávajte presný záznam. Hoci sa sumy môžu zdať malé, pre malé firmy sa môžu rýchlo sčítať.
Časť 4 zo 4: zosúladenie účtov
- 1Uschovajte účtovné knihy pre všetky finančné účty. Môžete mať niekoľko účtov v obchodnej banke. Malé firmy majú napríklad bežný účet na platenie účtov a sporiaci účet, ktorý ušetrí peniaze na zaplatenie dane zo samostatnej zárobkovej činnosti. Tiež by ste mali vytvoriť knihu alebo tabuľku pre každý z vašich hlavných účtov.
- Zachovanie tejto účtovnej knihy vám umožní sledovať aktuálny stav vášho podnikania. Nebudete musieť čakať na mesačný bankový výpis, aby ste zistili, či je vaša firma v platobnej neschopnosti alebo sa jej darí.
- 2Zlaďte svoje knihy. Musíte sa uistiť, že vaše mesačné zaznamenávanie výdavkov je rovnaké ako vo vašich bankových záznamoch. To znamená analyzovať váš bankový výpis a vaše účty, aby ste sa uistili, že na každom z nich sú uvedené rovnaké transakcie.
- Zmierenie je dobrý spôsob, ako zachytiť chyby-svoje alebo bankové. Ak banka urobí chybu, môžete ich kontaktovať. Podeľte sa o akúkoľvek dokumentáciu, ktorú máte (potvrdenky, zrušené šeky).
- Podvodnú aktivitu môžete tiež zachytiť zmierením. Napríklad zamestnanec mohol vybrať peniaze z bežného účtu bez toho, aby vám to povedal.
- Vykonajte vyrovnanie mesačne. Ak budete čakať príliš dlho, bude ťažšie sa zmieriť. Rovnako včas nezachytíte podvodné transakcie.
ODBORNÁ TIPNáš expert súhlasí: Keď pripravujete účtovníctvo pre malú firmu, použite súvahu ako šek, ktorý pomôže s presnosťou účtovných kníh. Keď sa napríklad pozriete na súvahu, mali by ste získať predstavu o ziskoch a stratách spoločnosti, ako aj o konečných zostatkoch pôžičiek a o tom, koľko vlastník investoval do podnikania v porovnaní s tým, koľko si vybrali.
- 3Zoznámte sa s účtovníkom. Možno budete musieť raz mesačne stretnúť účtovníka spoločnosti, aby ste si prešli knihy. Účtovník dokáže identifikovať akékoľvek nejasné alebo nepresné záznamy a môžete o nich hovoriť.
Ak chcete viesť účtovníctvo pre malú firmu, začnite vytvorením tabuľky pre záväzky so stĺpcami s informáciami, ako je názov dodávateľa, typ nákladov a suma, ktorú dlhujete.
- V určitom okamihu možno budete musieť najať účtovníka alebo externe zadať svoju funkciu vedenia účtovníctva inej osobe. Mali by ste sa opýtať ostatných majiteľov firiem, koho používajú ako účtovníka a či by danú osobu odporučili. Existuje niekoľko poskytovateľov online účtovníctva, ktorých by ste si mali vyhľadať.
- Keď vaše tržby stúpnu nad 0,70 milióna EUR, možno budete musieť najať interného účtovníka pre svoju spoločnosť.
- US Small Business Administration (SBA) ponúka bezplatný online úvod do kurzu účtovníctva: https://sba.gov/tools/sba-learning-center/training/introduction-accounting.
Prečítajte si tiež: Ako požiadať o dunov?
Komentáre (1)
- Veľa vecí som sa naučil, pretože vediem účtovníctvo pre svoju malú firmu. Skvelé učenie!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
