Ako organizovať príjmy pre malé firmy?
Existuje niekoľko aplikácií pre smartfóny, ktoré môžu majiteľom malých firiem pomôcť udržať si prehľad o odpočítateľných výdavkoch a organizovať účtenky.
Ak vlastníte malú firmu, pravdepodobne viete, že si môžete odpočítať väčšinu nákladov, ktoré vám vzniknú pri podnikaní. Potvrdenia a inú dokumentáciu týchto výdavkov si však musíte uschovať pre prípad, že daňové oddelenie skontroluje vaše daňové priznania alebo požiada o dodatočné informácie o odpočtoch, ktoré ste si uplatnili. Organizácia príjmových dokladov a sledovanie výdavkov môžu byť problémom, ale ak máte zavedený pohodlný a prístupný systém, môžete sa ubezpečiť, že máte všetko pripravené na maximalizáciu odpočtov po zdanení.
Metóda 1 z 3: vývoj informačného systému
- 1Vyberte si pohodlný systém ukladania súborov. Je jednoduchšie vyvinúť zvyk okamžite ukladať potvrdenky, ak je úložisko súborov ľahko dostupné. Väčšine malých firiem postačí základná kartotéka. Uchovávajte ho na mieste, ktoré často míňate, aby ste sa nemuseli vyhýbať podaniu potvrdení.
- Často je najlepšie miesto pre váš systém ukladania súborov hneď vedľa pracovného stola, kde sa zaoberáte financiami podniku. Tak budete mať všetko potrebné poruke.
- Ak máte menšiu firmu bez mnohých potvrdení, môže vám lepšie vyhovovať menšie pole so súbormi. Môžete napríklad dostať plastovú škatuľu so závesnými priečinkami.
- 2Usporiadajte si účtenky podľa kategórie. Keď budete odvádzať dane, budete musieť zrážky zraziť podľa konkrétnych kategórií. Ak zaevidujete svoje potvrdenky v týchto kategóriách, už ste túto prácu urobili. V daňovom čase ich budete musieť iba sčítať. Budete potrebovať nasledujúce kategórie:
- Reklama a propagácia (vizitky, zoznamy adries, vývoj webových stránok, reklamy na sociálnych sieťach)
- Stravovanie a zábava (obedové schôdze, večere s klientmi)
- Cestovanie (letenky, náklady na auto, mýto, najazdené kilometre, ubytovanie, jedlo počas služobného cesty)
- Nájomné (platby za prenajaté kancelárske priestory alebo prenajaté zariadenia)
- Inžinierske siete (elektrina, voda, teplo/klimatizácia, odvoz odpadu na pracovisku)
- Komunikácia (náklady na telefón, prístup na internet)
- Potreby (kancelársky materiál, čistiace prostriedky, káva alebo balená voda v kancelárii)
- Poštovné a poštové zásielky (poštové schránky, poštovné)
- Právne a profesionálne poplatky (poplatky za účtovníka/účtovníka, poplatky za advokáta)
- Poistenie (poistné zodpovednosti za škodu z podnikania, poistné kompenzácie pracovníka za zamestnancov)
- Licencie a poplatky (obchodné licencie, profesionálne licencie, poplatky za obchodné združenia, franšízové poplatky)
- Vzdelávanie (odborný rozvoj, ďalšie vzdelávanie v oblasti odborných licencií, školenie pre vás alebo zamestnancov)
Tip: Ak potvrdenie obsahuje výdavky vo viacerých kategóriách, vytvorte si kópiu dokladu pre každú z týchto kategórií. Na každom výtlačku si všimnite celkový odpočet z daného dokladu v danej kategórii.
- 3Udržujte svoje príjmy v chronologickom poradí. Aj keď to nie je konkrétne nevyhnutné, môže vám to pomôcť odhadnúť dane pri podávaní štvrťročných daní. Môže vám to tiež pomôcť jednoduchšie nájsť konkrétne výdavky.
- Ak máte za mesiac veľa potvrdení v jednej kategórii, vypočítajte mesačný súčet a zahrňte ho do svojho súboru na konci mesiaca. To bude robiť pridanie do nákladov v priebehu daňového dobe jednoduchšie a minimalizuje riziko chýb.
Tip: Na potvrdenky o výdavkoch na podnikanie používajte svoju firemnú e -mailovú adresu, nie osobnú adresu. - 4Naplánujte si konkrétny čas na odoslanie potvrdení. Používajte systém, ktorý vám najlepšie vyhovuje a s ktorým môžete držať krok. Niektorí majitelia malých firiem uprednostňujú podanie potvrdení ihneď, iní si vyhradia raz týždenne čas na to, aby ich prešli a založili.
- Bez ohľadu na to, akú metódu si vyberiete, chcete sa uistiť, že prechádzate svojimi potvrdenkami a podávate ich, zatiaľ čo konkrétna transakcia je stále vo vašej mysli, aby ste vedeli, na čo je táto konkrétna účtenka určená.
- Ak jednoducho vyberiete svoje potvrdenky do škatule a nebudete sa namáhať ich kategorizovať, budete mať problém prísť s daňovým časom a môžete prísť o zrážky, ktoré by ste mohli vziať, keby ste boli lepšie zorganizovaní.
Metóda 2 z 3: dokumentácia výdavkov
- 1Na účtenke si poznamenajte obchodný účel každého výdavku. Majte na pamäti, že účtenky budete uchovávať 6 rokov. Niečo, čo sa zdá byť zrejmé týždeň po vzniku nákladov, nemusí byť niečo, čo si pamätáte o niekoľko rokov neskôr. Aj keď to nemusí platiť pre kancelárske potreby, jedlo a cestovanie môžu byť zložitejšie.
- Ak ste napríklad šli na obed s klientom, môžete si všimnúť jeho meno a všeobecný predmet obedového stretnutia.
- Pri cestovných výdavkoch si všimnite dôvod cesty. Môžete tiež zahrnúť brožúru alebo iné informácie. Ak ste napríklad cestovali na obchodný dohovor, môžete k účtenkám spojeným s týmto dohovorom pripojiť brožúru o tomto dohovore.
- 2Na rovnakom doklade oddeľte obchodné a osobné výdavky. V ideálnom prípade vediete obchodné a osobné výdavky ako oddelené transakcie. Nie vždy je to však vhodné. Ak máte osobné náklady na tom istom príjmovom doklade ako obchodné náklady, podčiarknite alebo zvýraznite obchodné výdavky a vypočítajte novú sumu na daňové účely.
- Ak by ste si napríklad pri pokladni kúpili kancelárske potreby a vzali si pre seba fľašu vody, fľaša vody by sa považovala za osobný výdavok, nie za podnikateľský výdavok. Od súčtu by ste odpočítali náklady na túto vodu (nezabudnite na daň z obratu, ak existuje), aby ste získali nový súčet vašich odpočítateľných výdavkov.
- 3Priraďte transakcie s príjmami k záznamom účtovnej závierky. Keď dostanete výpis z obchodného bankovníctva a kreditnej karty každý mesiac, vytlačte si ich a porovnajte s potvrdeniami. Označte alebo zvýraznite každú transakciu na každom výpise, z ktorého máte potvrdenie.
- Ak je na jednom z vašich výpisov transakcia, o ktorej sa domnievate, že je odpočítateľná, ale nemáte potvrdenie o jeho zakúpení, je možné, že si pre svoje záznamy budete môcť nechať vytlačiť potvrdenie. Kontaktujte predajcu a zistite, či je to možné.
Varovanie: Vyhnite sa používaniu hotovosti na úhradu obchodných výdavkov. Je ťažké ho sledovať a nezanechá papierovú stopu, ako to robia kreditné alebo debetné karty.
Ak vlastníte malú firmu, pravdepodobne viete, že si môžete odpočítať väčšinu nákladov, ktoré vám vzniknú pri podnikaní.
Metóda 3 z 3: Bez papierov
- 1Skenujte všetky potvrdenia pred ich podaním, aj keď uchovávate papierové súbory. Väčšina účteniek je vytlačená na termopapier, ktorý časom degraduje. IRS odporúča, aby ste svoje účtenky uchovávali 6 rokov. Avšak atrament na účtenke z termálneho papiera mohol vyblednúť natoľko, že po tej dobe vyzerá len prázdny.
- Väčšina kancelárskych tlačiarní obsahuje skener. Ak ten váš nie, investujte do jedného a pamätajte, že nákup je tiež daňovo uznateľným výdavkom kancelárie.
- Ak si robíte poznámky o každom potvrdení, naskenujte ich potom, ako ste si urobili poznámky.
Tip: Účtenky si môžete odfotiť aj pomocou smartfónu.
- 2Udržujte svoje súbory obrázkov usporiadané a označené podľa kategórie a dátumu. Napodobnite svoj systém zakladania papiera na digitálny spisový systém a vytvorte priečinky pre každú kategóriu. Váš počítač alebo elektronické zariadenie bude súbory predvolene ukladať chronologicky.
- Priečinky môžete v rámci priečinkov kategórií vytvárať aj mesiace. Pomôže vám to jednoduchšie nájsť konkrétny obrázok potvrdenky a zorganizovať si zrážky, aby ste mohli presnejšie odhadnúť svoje štvrťročné dane.
- 3Vo svojom smartfóne použite aplikáciu na usporiadanie potvrdení. Existuje niekoľko aplikácií pre smartfóny, ktoré môžu majiteľom malých firiem pomôcť udržať si prehľad o odpočítateľných výdavkoch a organizovať účtenky. Niektoré vám tiež pomôžu sledovať počet najazdených kilometrov a ďalšie výdavky, za ktoré možno nemáte potvrdenky.
- Ak sa rozhodnete používať aplikáciu, uistite sa, že to nie je jediná vec, ktorú používate na sledovanie výdavkov. Nikdy neviete, kedy spoločnosť, ktorá aplikáciu vyrobila, môže prestať fungovať alebo aplikáciu ukončiť.
Tip: Ak vo svojej firme používate účtovný softvér, vyberte aplikáciu, ktorá sa synchronizuje s vašim účtom účtovného softvéru. Potom sa informácie o výdavkoch z vašich potvrdení automaticky nahrajú do vašich kníh.
- 4Odošlite naskenované obrázky na cloudový server. Aj keď možno budete mať naskenované obrázky uložené v počítači alebo smartfóne, chcete sa tiež uistiť, že sú tieto súbory zálohované. Majte na pamäti, že tieto súbory musíte uchovávať 6 rokov a je nepravdepodobné, že o šesť rokov budete mať stále rovnaký smartphone a rovnaký počítač.
- Z dôvodu veľkej opatrnosti môžete tiež vytvoriť zálohu v tlačenej verzii na disku CD alebo palci. Môžete napríklad ponechať odpočítateľné výdavky v hodnote jedného roka na disku palec a každý palec na disku označíte rokom. Uložte tieto disky na palec na bezpečné alebo iné zabezpečené miesto.
Ak máte osobné náklady na tom istom príjmovom doklade ako obchodné náklady, podčiarknite alebo zvýraznite obchodné výdavky a vypočítajte novú sumu na daňové účely. - 5Požiadajte predajcov, aby vám zaslali potvrdenky e -mailom, kedykoľvek je to možné. Mnoho predajcov je ochotných poslať vám potvrdenky e -mailom namiesto (alebo okrem) fyzického potvrdenia. E-mailové potvrdenky sú vhodnejšie na uchovávanie záznamov, pretože nedegradujú spôsob, akým to robia fyzické potvrdenia na termopapieri.
- Vo svojom e -mailovom účte môžete nastaviť priečinky tak, aby napodobňovali priečinky vo vašom fyzickom informačnom systéme.
- Pre každý prípad si vytlačte svoje e -mailové potvrdenky a uložte ich do fyzického registračného systému. Môžete prísť o prístup k svojej e -mailovej adrese alebo ju zmeniť.
Tip: Na potvrdenky o výdavkoch na podnikanie používajte svoju firemnú e -mailovú adresu, nie osobnú adresu.
- Tento článok je založený predovšetkým na daňových zákonoch USA. Odpočítateľné kategórie nákladov a požiadavky na vykazovanie sa môžu v iných krajinách líšiť. Poraďte sa s účtovníkom alebo iným daňovým odborníkom.
Prečítajte si tiež: Ako zistiť EIN spoločnosti?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
