Ako požiadať o certifikáciu ISO?
Toto je najnáročnejší krok pri zaisťovaní certifikácie ISO, preto si urobte čas na to, aby bola vaša dokumentácia dôkladná.
Certifikácia vašej spoločnosti alebo produktu Medzinárodnou organizáciou pre normalizáciu (ISO) spotrebiteľom signalizuje, že služba, ktorú poskytujete, je bezpečná, efektívna a spoľahlivá. Keď zostavíte komplexnú analýzu systému manažérstva kvality, naplánujte si audit s registrátorom akreditovaného externého certifikačného orgánu. Registrátor určí, či sú zásady a postupy vašej spoločnosti v súlade s prísnymi normami ISO. Ak úspešne prejdete auditom, dostanete certifikát od ISO, v ktorom sa uvádza, že ste splnili podmienky certifikácie.
Časť 1 z 3: vývoj systému riadenia kvality
- 1Vymenujte vedúceho projektu. Vyberte si niekoho vo svojej spoločnosti, ktorý bude dohliadať na úlohu vytvoriť systém manažérstva kvality. V zásade ide o zbierku dokumentov, ktoré podrobne opisujú spôsob, akým vaša spoločnosť vykonáva svoje činnosti. Pretože zostavenie takejto komplexnej analýzy si bude vyžadovať dôkladné pochopenie podnikových politík a vnútornej štruktúry, mali by sa pri práci brať do úvahy iba najskúsenejší zamestnanci.
- Manažér, vedúci oddelenia alebo riaditeľ prevádzky bude medzi najkvalifikovanejšími zamestnancami na vytvorenie cieleného systému manažérstva kvality.
- Ak ste riadiacim pracovníkom svojej spoločnosti, môže byť pre vás pohodlnejšie prevziať zodpovednosť sami.
- 2Zdokumentujte jedinečné postupy svojej spoločnosti. Počas tejto fázy písomne načrtnete všetky vlastnosti svojho podnikania alebo produktu. Analýza systému manažérstva kvality môže obsahovať podrobnosti, ako je napríklad poslanie vašej spoločnosti, informácie o konkrétnych politikách a postupoch a zoznam štátnych a federálnych štandardov, v ktorých pracujete.
- Predstavte si svoj systém manažérstva kvality ako komplexný prehľad toho, čo chce vaša spoločnosť dosiahnuť pomocou konkrétneho produktu, služby alebo obchodného modelu, a presné kroky, ktoré na dosiahnutie tohto cieľa dodržiava.
- Ak hľadáte certifikáciu výrobku, účelom vašej analýzy bude popísať dizajn a materiály výrobku, výrobný systém vašej spoločnosti a interný proces hodnotenia kvality vašej spoločnosti.
- Toto je najnáročnejší krok pri zaisťovaní certifikácie ISO, preto si urobte čas na to, aby bola vaša dokumentácia dôkladná.
- 3Vykonajte interný audit. Priraďte kvalifikovaného zamestnanca, ktorý porovná informácie uvedené v analýze vášho systému riadenia kvality s každodennou prevádzkou spoločnosti. Mali by sa predovšetkým snažiť zistiť, či vaše postupy vyhovujú priemyselným predpisom aj štandardom spoločnosti. Ak dúfate, že získate certifikáciu ISO, je dôležité, aby sa každý aspekt výroby alebo služby vykonával tak, ako je popísaný.
- Požiadajte svojho interného audítora, aby dával pozor na nezrovnalosti medzi dokumentáciou systému manažérstva kvality a spôsobom, akým sa veci skutočne vykonávajú.
- Vymenujte do role audítora niekoho iného ako vedúceho projektu. Pomôže to zaistiť nestrannosť a zníži pravdepodobnosť, že potenciálne medzery zostanú bez povšimnutia.
- 4Vykonajte všetky potrebné zlepšenia vo svojich postupoch. Ak váš interný audit ukáže niektorú funkciu, ktorá nie je až šnupavá, vašou najvyššou prioritou bude opraviť ho pred odoslaním na formálny audit. Pomocou poznámok audítora ako sprievodcu identifikujte oblasti, v ktorých vaše operácie nedosahujú ciele stanovené vašim systémom kvality. Nájdite spôsoby, ako vyriešiť potenciálne problémy v priebehu týždňov a mesiacov.
- Splnenie vašich cielených výkonnostných noriem môže vyžadovať, aby ste implementovali nové zásady, preskúmali bezpečnejšie alebo efektívnejšie postupy alebo rekvalifikovali zamestnancov.
Ak úspešne prejdete auditom, dostanete certifikát od ISO, v ktorom sa uvádza, že ste splnili podmienky certifikácie.
Časť 2 z 3: výber certifikačného orgánu
- 1Nájdite kvalifikovaného registrátora, ktorý bude kontrolovať vaše operácie. Vyhľadajte licencovaného registrátora a požiadajte ho o externý audit. Vyhľadajte organizácie vo vašom regióne zastupujúce konkrétny sektor, do ktorého spadá vaše podnikanie. Niektorí registrátori zaoberať len softvérového inžinierstva, napríklad, zatiaľ čo iní môžu byť spôsobilá zaručiť štandardy kvality pre zdravotnícke pomôcky, produkcia zemného plynu a starostlivosti o životné prostredie.
- Organizácia ISO navrhuje iba priemyselné normy a poskytuje akreditáciu nezávislým certifikačným orgánom-v skutočnosti nevydáva certifikácie.
- Národná akreditačná rada ANSI-ASQ (ANAB) zostavila zoznam akreditovaných certifikačných orgánov pre podniky, ktoré sa uchádzajú o externý audit.
- Výber správneho registrátora pre vašu firmu môže chvíľu trvať. Začnite s vyhľadávaním ešte počas vývoja dokumentácie systému manažérstva kvality, aby ste si našli dostatok času.
- 2Vyberte registrátora, ktorý má potrebné poverenia. Vaša certifikácia bude vyzerať najlepšie pochádzajúca od organizácie, ktorá tiež dokázala, že spĺňa určité požiadavky. Berte do úvahy iba certifikačné orgány, ktoré používajú štandard Výboru pre posudzovanie zhody (CASCO). Nezávislá akreditácia je tiež znakom toho, že orgán, s ktorým máte do činenia, bol dôkladne preskúmaný a schválený.
- Akreditácia je veľkým plusom, ale nie je to nevyhnutné. Registrátor môže byť stále vysoko kvalifikovaný, aj keď nie je v zozname akreditovaných certifikačných orgánov.
- 3Vypracujte zmluvu o aplikácii ISO. Keď máte zaistené služby registrátora, sadnite si s nimi a prediskutujte ustanovenia o procese auditu. Preberú rôzne zákonné práva a povinnosti oboch strán a budú vás informovať o zásadách dôvernosti zodpovednosti organizácie. Ak ste s podmienkami zmluvy spokojní, podpisom zmluvy potvrďte dátum auditu.
- Z dôvodu všeobecných prísnych medzinárodných štandardov nemusí byť možné vyjednať podmienky vašej prihlášky.
Keď zostavíte komplexnú analýzu systému manažérstva kvality, naplánujte si audit s registrátorom akreditovaného externého certifikačného orgánu.
Časť 3 z 3: Žiadosť o certifikáciu
- 1Odošlite dokumentáciu systému riadenia kvality na predbežné posúdenie. Predbežné posúdenie nie je požadovaným krokom v procese certifikácie. Predbežná kontrola však poskytne certifikačnému orgánu možnosť presne určiť všetky zrejmé chyby alebo nedostatky vo vašej dokumentácii. Vyčistenie týchto problémov pred formálnym auditom vám pomôže zamerať sa na váš systém kvality a zvýši vaše šance na úspešné splnenie certifikačných noriem ISO.
- Ak sa rozhodnete prejsť predbežným hodnotením, budete musieť svojmu zvolenému certifikačnému orgánu poskytnúť úplnú a aktuálnu kópiu dokumentácie k systému riadenia kvality.
- Uvedomte si, že obdobie predbežného hodnotenia môže procesu certifikácie predĺžiť dobu o 2 až 4 týždne.
- 2Absolvujte externý audit. V deň začatia vašej kontroly si váš registrátor sadne s kľúčovými zamestnancami spoločnosti, aby sa predstavil a krátko prediskutoval priebeh konania. Potom obrátia svoju pozornosť na kontrolu prevádzky vašej spoločnosti a uistenie sa, že dodržiava štandardy uvedené vo vašom systéme manažérstva kvality. Buďte pripravení ponúknuť svoju pomoc akýmkoľvek spôsobom.
- S vami alebo vašimi zamestnancami sa môže uskutočniť osobitný pohovor alebo sa môže vyzvať, aby ste vysvetlili podrobnosti o zásadách a postupoch, ktoré sú kľúčové pre vaše operácie.
- Samotný audit je nepretržitý proces, ktorý môže trvať niekoľko dní až týždňov. Presná dĺžka bude závisieť od zložitosti vášho systému manažérstva kvality a veľkosti a organizačnej štruktúry vašej spoločnosti.
- 3Skontrolujte svoju úplnú správu o audite. Po audite certifikačný orgán zašle podrobnú správu o audite poštou. Správa sumarizuje zistenia registrátora počas auditu a upozorní vás na všetky oblasti, v ktorých sa postupy vašej spoločnosti nezhodujú s normami uvedenými vo vašom systéme manažérstva kvality (ďalej len „nezhody“.) Registrátor môže uviesť dva rôzne typy problémov-menšie nezhody a závažné nezhody.
- Keď si prečítate zistenia svojej audítorskej správy, zaistite, aby bol prítomný váš vedúci projektu, interný audítor a všetci ostatní kľúčoví zamestnanci.
- 4Odošlite plán nápravných opatrení na riešenie drobných nezhôd. Toto je stručný dokument, ktorý vysvetľuje povahu problému a vysvetľuje opatrenia potrebné na jeho odstránenie. Primárnym účelom je preukázať certifikačnému orgánu, že rozumiete tomu, ako dohľad nespĺňa normy ISO. Väčšinu drobných nezhôd je možné odstrániť bez ďalších kontrol a neobdržia vašu certifikáciu.
- Menšie nezhody sa vzťahujú na malé procedurálne chyby alebo prípady, keď sa politika a postupy nezhodujú, ale v konečnom dôsledku nemajú vplyv na kvalitu vášho produktu alebo služby.
- 5Utiahnite svoje operácie, aby ste sa vyrovnali s hlavnými nezhodami. Tieto citácie poukazujú na do očí bijúce nezrovnalosti v spôsobe, akým je váš obchodný model koncipovaný a realizovaný. Návrat z dôvodu závažnej nezhody najčastejšie zahŕňa sériu následných kontrol spolu s nákladmi spojenými s riešením problému zvnútra. Vaša spoločnosť alebo produkt nebude schválený na certifikáciu, kým registrátor znova neprešetrí a neodstráni všetky závažné citácie o nezhodách.
- V prípade závažných nezhôd vám môžu byť tiež uložené pokuty alebo podobné sankcie, ak sa zistí, že porušujú zákony.
- Ak sa vo vašej správe z auditu objaví viac ako jedna zvýraznená závažná nezhoda, možno budete musieť znova zvážiť obsah svojho systému manažérstva kvality, aby ste zistili, či je v súčasnej podobe uskutočniteľný.
- 6Počkajte na certifikáciu ISO. Ak je registrátor so svojimi zisteniami spokojný, podá správu certifikačnému orgánu s odporúčaním, aby bola vašej spoločnosti udelená certifikácia. Potom vám bude zaslaný oficiálny certifikát. Dokument zobrazí vašu úroveň certifikácie a presný súbor noriem, o ktorých sa zistilo, že ich dodržiavate, spolu s oficiálnou pečiatkou certifikačného orgánu.
- To môže trvať 2-3 týždne pre váš certifikát dorazí potom, čo ste dostali slovo o schválenie od certifikačného orgánu.
- Vaše podnikanie bude tiež pridané do registra spoločností s certifikáciou ISO, ktorý si môžu pozrieť spotrebitelia, ako aj iné firmy.
Vyčistenie týchto problémov pred formálnym auditom vám pomôže zamerať sa na váš systém kvality a zvýši vaše šance na úspešné splnenie certifikačných noriem ISO.
- Na to, aby bola vaša spoločnosť alebo produkt úspešný, nemusíte získať certifikát ISO. Je to jednoducho užitočný spôsob, ako môžu spotrebitelia rozpoznať firmy, ktorých postupy sú v súlade s medzinárodnými normami vypracovanými pre ich vlastný prospech.
- Pri označovaní produktu, služby alebo postupu po získaní certifikácie ISO nezabudnite uviesť číselné označenie konkrétnej použitej normy. Namiesto toho, aby ste jednoducho napísali „Certifikovaný podľa ISO“, napíšte napríklad „Certifikovaný podľa ISO 9001“.
- Uistite sa, že ste si prečítali presné trvanie a podmienky certifikácie, aby ste zistili, čo musíte urobiť, aby ste ju udržali v súlade.
Prečítajte si tiež: Ako sa dostať do Kontaktov Google?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
