Ako ponúknuť spravodlivé voľno ako malý podnik?
Malé podniky spravidla poskytujú kvalifikovaným zamestnancom menej ako 10 dní platenej práceneschopnosti za rok.
Vysoká miera fluktuácie medzi zamestnancami môže byť pre malé podniky nákladným problémom. Ako vlastník malej firmy si svojich zamestnancov vážite a chcete s nimi zaobchádzať férovo, aby zostali verní aj v nasledujúcich rokoch. Kľúčovou súčasťou tohto vzťahu je ponuka spravodlivého voľna, aby sa zamestnanci mohli starať o seba a svoje rodiny a mať možnosť občerstviť sa a načerpať nové sily. Štátne a federálne právo predstavuje začiatok, ale ak chcete súťažiť o najlepších zamestnancov, musíte vytvoriť komplexnú politiku, ktorá presahuje minimálne zákonné povinnosti.
Časť 1 z 3: poskytnutie primeranej práceneschopnosti
- 1Skontrolujte svoje povinnosti podľa štátnych a federálnych zákonov. Primárny federálny zákon, s ktorým sa musíte zoznámiť, je zákon o rodine a zdravotnej dovolenke (FMLA). Mnoho štátov má podobné zákony, ktoré môžu zahŕňať ďalšie požiadavky nad rámec federálnych zákonov.
- Ako zamestnávateľ v súkromnom sektore sa vás FMLA týka, ak máte viac ako 50 zamestnancov, ktorí v predchádzajúcom kalendárnom roku odpracovali 20 alebo viac pracovných týždňov.
- Ako malý podnik sa na vašich zamestnancov nemusí vzťahovať federálne právo. Avšak, štátne zákony práce zvyčajne vzťahujú k oveľa menším podnikom a môže mať veľa rovnaký, ak nie prísnejšie požiadavky než podľa federálneho zákona.
- Na vaše podnikanie sa vzťahuje štátny zákon štátu, v ktorom sa nachádza. Môžete pôsobiť blízko hraníc medzi dvoma štátmi, ale nezáleží na tom, v ktorom štáte vaši zamestnanci žijú - záleží len na tom, kde pracujú.
- FMLA požaduje, aby ste kvalifikovaným zamestnancom poskytli neplatené voľno. Akékoľvek platené voľno, ktoré ponúknete, je vašou voľbou a môžete od zamestnancov požadovať, aby si vyčerpali alebo nahradili platené voľno pred čerpaním dovolenky FMLA.
- 2Výskum programov práceneschopnosti podobných zamestnávateľov. Súťažíte s firmami podobnými tomu vášmu o najlepších a najvernejších zamestnancov. Ponuka práceneschopnosti, ktorá je prinajmenšom taká dobrá ako ich, ak nie výrazne lepšia, vám môže poskytnúť hornú hranicu.
- Malé podniky spravidla poskytujú kvalifikovaným zamestnancom menej ako 10 dní platenej práceneschopnosti za rok.
- Keď sa rozhodujete, koľko dní alebo hodín práceneschopnosti poskytnúť, musíte tiež zvážiť, či budete na čerpanie tejto dovolenky potrebovať dôkaz o nejakom zdravotnom dôvode, alebo či zamestnancom jednoducho umožníte, aby si z akéhokoľvek dôvodu zobrali voľno.
- Ak máte hodinových zamestnancov, môže pre nich mať väčší zmysel akumulovať platenú práceneschopnosť, a nie hodiny. To môže tiež umožniť zamestnancom vziať si čiastočné dni na plnenie povinností, ako sú napríklad návštevy lekára, ktorých vybavenie nemusí trvať celý deň.
- 3Zistite, či sa má líšiť práceneschopnosť medzi zamestnancami. V závislosti od vašej vnútornej hierarchie budete možno chcieť ponúkať rôzne úrovne práceneschopnosti pre rôzne triedy zamestnancov. To môže odrážať pozíciu zamestnanca vo vašej organizácii alebo iné faktory.
- Napríklad zamestnanci, ktorí majú pravidelný a častý praktický kontakt s verejnosťou, častejšie ochorejú v dôsledku väčšej expozície. Možno budete chcieť týmto zamestnancom ponúknuť ďalšie možnosti práceneschopnosti.
- Môžete tiež chcieť využiť zvýšené množstvo práceneschopnosti ako dodatočnú výhodu pre zamestnancov na dozorných, riadiacich alebo výkonných pozíciách.
- Ak plánujete zmeniť nemocenskú dovolenku, uistite sa, že ponecháte tieto sumy rovnaké pre zamestnancov v rovnakej klasifikácii, aby ste predišli prípadným sťažnostiam na diskrimináciu.
- Tiež by ste mali zvážiť, kedy budú mať zamestnanci pôvodne nárok na práceneschopnosť alebo akékoľvek iné platené voľno. Niektoré spoločnosti umožňujú zamestnancom začať čerpať práceneschopnosť a dovolenku už po 90 dňoch zamestnania, väčšina však požaduje, aby zamestnanci pracovali šesť mesiacov, kým tieto výhody získajú.
Ak máte hodinových zamestnancov, môže pre nich mať väčší zmysel akumulovať platenú práceneschopnosť, a nie hodiny. - 4Rozhodnite, ako dlho bude naberaný čas platiť. Aj keď ste sa rozhodli, koľko dní alebo hodín práceneschopnosti zamestnanci každoročne nazhromaždia, musíte sa tiež rozhodnúť, či tieto hodiny dovolenky nakoniec uplynú, alebo ich možno hromadiť neobmedzene.
- Väčšina zamestnávateľov neumožňuje zamestnancom pokračovať v hromadení plateného voľna bez ohľadu na to, ako je tento čas označený alebo kategorizovaný, na neurčito.
- Hlavným dôvodom je to, že pri odchode alebo ukončení pracovného pomeru musíte zamestnancom spravidla zaplatiť nahromadené hodiny. Vyhliadka na to, že bude musieť prepustenému zamestnancovi vyplatiť týždne alebo dokonca mesiace nahromadeného voľna, by mohla narušiť mzdový rozpočet malého podnikania.
- Typicky najbližších čas zostáva v platnosti po dobu najmenej jedného alebo dvoch rokov odo dňa zaznamenalo.
- Niektorí zamestnávatelia uplatňujú pravidlá plateného voľna v štýle „využite to alebo stratte“, v ktorých sa každý rok nahromadený čas každého zamestnanca vynuluje.
- 5Zvážte zahrnutie ďalších možností. Nie vždy je potrebné, aby si zamestnanec zobral celý deň voľna z dôvodu osobnej choroby alebo starostlivosti o choré dieťa alebo člena rodiny. Hodnotu obmedzenej práceneschopnosti môžu zvýšiť aj ďalšie možnosti, ako napríklad umožnenie zamestnancom pracovať z domu.
- Zamestnanci úradu môžu často vykonávať mnohé svoje pracovné povinnosti z domu. Ak však prevádzkujete maloobchod, je možné, že zamestnanci zákazníckeho servisu nebudú môcť pracovať z domu.
- Medzi ďalšie možnosti patrí ponuka flexibilného času, ktorý umožňuje zamestnancom pracovať na zmeny alebo netradičné hodiny, aby si mohli plniť ďalšie povinnosti alebo tráviť čas so svojimi deťmi.
- Tieto opatrenia je často jednoduchšie vykonať so zamestnancami, ktorí dostávajú plat, pretože im neplatíte za konkrétny počet odpracovaných hodín. Mohlo by vám byť nepríjemné dovoliť hodinovým zamestnancom pracovať z domu, pretože na nich nemajú schopnosť dohliadať.
Časť 2 z 3: poskytnutie platenej dovolenky
- 1Pokryte hlavné sviatky. Minimálne chcete svojim zamestnancom ponúknuť platené voľno na hlavné sviatky, ako sú Štedrý deň a Deň vďakyvzdania, aj keď vaša firma zostane otvorená. Rozhodnite o konkrétnych sviatkoch, ktoré budú zahrnuté, a o tom, či zamestnanci budú môcť pracovať, ako aj o výplate za dovolenku.
- Mnoho zamestnávateľov zaraďuje medzi platené sviatky aj Deň pamiatky, Deň nezávislosti, Sviatok práce a Nový rok.
- Majte na pamäti, že ak neplatíte zamestnancom za sviatky, obvykle si aj tak veľa z týchto dní voľna neberú.
- Niektorí zamestnávatelia ponúkajú zamestnancom možnosť dobrovoľne pracovať počas veľkých sviatkov a dostávať pravidelnú dennú mzdu plus príplatok za dovolenku.
- Iná je situácia, ak neplánujete otvoriť svoje podnikanie počas veľkých štátnych sviatkov. V týchto prípadoch zamestnanci nemôžu pracovať, aj keď to chcú robiť. Platenie zamestnancov za dovolenku býva v tomto kontexte dôležitejšie.
- 2Zistite, ktorí zamestnanci budú mať nárok. Možno budete chcieť vyhradiť čas platenej dovolenky ako výhodu pre zamestnancov na manažérskej alebo výkonnej úrovni, pričom pre ostatných zamestnancov je k dispozícii určité množstvo neplateného času dovolenky.
- Zároveň by ste mali mať na pamäti, že ak sa chystáte vôbec ponúkať čas dovolenky, neplatená dovolenka mnohým zamestnancom - najmä tým s nižšími mzdami - v skutočnosti neumožňuje čerpať akýkoľvek druh dovolenky.
- Môžete tiež povoliť rôzne sumy platenej dovolenky pre rôzne klasifikácie zamestnancov. Môžete napríklad ponúknuť jeden týždeň platenej dovolenky za rok pre bežných zamestnancov a dva týždne platenej dovolenky za rok pre manažérov.
- Môžete tiež chcieť ponechať platený čas dovolenky ako odmenu za dlhovekosť. Môžete napríklad umožniť zamestnancom začať si nárokovať na platenú dovolenku po tom, čo s vašou spoločnosťou pracovali celý rok.
- V prípade hodinových zamestnancov by ste im mohli dovoliť, aby im narástli hodiny, a nie dni, dovolenky.
- 3Zvážte možnosť ponúknuť kombináciu plateného a neplateného času. Ponúkanie plateného aj neplateného času môže vašim zamestnancom umožniť vytvoriť kombináciu, ktorá im umožní urobiť si dlhší výlet bez ohrozenia financií.
- Neobmedzený čas dovolenky je jedným z trendov, ktorý sa zvyčajne ponúka plateným zamestnancom alebo ako neplatený čas hodinovým zamestnancom.
- Ďalším trendom je požadovať od všetkých zamestnancov, aby si každý rok urobili konkrétne množstvo voľna, napríklad týždeň alebo 10 dní.
- Pretože žiadne štátne ani federálne zákony nepožadujú, aby ste svojim zamestnancom ponúkli akékoľvek konkrétne množstvo platenej dovolenky, môžete si vytvoriť kreatívny program, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám vášho podnikania a zároveň ponúka spravodlivé výhody pre vašich zamestnancov.
Hlavným dôvodom je to, že pri odchode alebo ukončení pracovného pomeru musíte zamestnancom spravidla zaplatiť nahromadené hodiny. - 4Rozhodnite sa, či umožníte zamestnancom čerpať peniaze v nevyužitom čase. Ak majú zamestnanci možnosť čerpať dovolenku niekoľko rokov, možno by ste im chceli umožniť vyplácať tieto hodiny alebo hodiny bez toho, aby si skutočne vzali voľno, takže majú k dispozícii potenciálnu rezervu pomoci na pokrytie neočakávaných výdavkov.
- Ak chcete zamestnancom umožniť čerpať peniaze v ich nevyužitom čase, budete musieť zistiť maximálny počet dní alebo hodín, ktoré môžu zamestnanci inkasovať počas jedného výplatného obdobia, výšku mzdy, ktorú tento čas stojí a ako dlho zamestnanec musí počkať, kým vyplatí čas.
- Môžete napríklad chcieť, aby zamestnanci počkali šesť mesiacov po nahromadení času, kým ho prevedú.
- Maximálne množstvo času dovolenky, ktoré môže zamestnanec zarobiť naraz, bude závisieť od mzdového rozpočtu vašej firmy.
- Majte na pamäti, že ak ste určili, že akumulovaný čas uplynie po určitom období, napríklad dvoch rokoch, niektoré štáty vyžadujú, aby ste zamestnancom zaplatili za všetok nevyužitý čas, ktorý má uplynúť, a nie aby zamestnanec jednoducho prevzal stratu.
- 5Zhodnoťte možnosť predĺženia voľna. Vedúci pracovníci a ďalší kľúčoví zamestnanci môžu oceniť schopnosť predĺžiť si neprítomnosť o ďalšie príležitosti alebo splnenie povinností.
- Vedúci pracovníci, ktorí majú iné povinnosti, ako sú politické alebo komunitné záväzky, alebo tí, ktorí dobrovoľne strávia veľa času v neziskových organizáciách, môžu výrazne zvýšiť povesť a imidž vašej spoločnosti tým, že budú mať slobodu využívať tieto príležitosti.
- Predtým, ako zavediete voľno, skontrolujte štruktúru a organizáciu svojej spoločnosti, aby ste zaistili, že operácie nebudú príliš trpieť, ak si jeden alebo viacerí z vašich kľúčových zamestnancov vezmú predĺženú dovolenku.
- 6Podporujte pracovisko vhodné pre dovolenku. Často nestačí jednoducho ponúknuť platenú dovolenku. Zamestnanci musia pochopiť, že za využitie tejto výhody nebudú penalizovaní ani sa na nich nebude pozerať zhora.
- Nariadenie, aby všetci zamestnanci každý rok čerpali minimálny čas dovolenky, zaistilo, že vaši zamestnanci efektívne využijú svoje platené voľno.
- Tiež by ste sa chceli uistiť, že manažéri a vedúci pracovníci dôsledne využívajú čas, ktorý získali, na prázdniny a že ho otvorene používajú.
- Implementácia politiky typu „využite to alebo stratte“, v rámci ktorej musia zamestnanci využiť svoje nahromadené hodiny v určitom časovom období alebo ich úplne stratiť, môže zvýšiť pravdepodobnosť, že budú zamestnanci čerpať pravidelnú dovolenku.
Časť 3 z 3: vytváranie jasných politík
- 1Navrhnite univerzálnu politiku voľna. Bez ohľadu na to, či ste sa rozhodli sprístupniť všetky možnosti dovolenky všetkým zamestnancom, vaše zásady týkajúce sa voľna by mali poskytovať všetkým zamestnancom jasný obraz o dostupných výhodách.
- Vaše zásady by mali byť písomné a mali by byť jasné a ľahko zrozumiteľné pre všetkých zamestnancov.
- Ak sú určité druhy alebo sumy plateného voľna k dispozícii iba pre určité klasifikácie zamestnancov, ako sú manažéri, vrátane informácií o týchto výhodách pre všetkých zamestnancov, vytvára to pocit transparentnosti a spravodlivosti a tiež to motivuje zamestnancov s nižším postavením, aby sa ďalej angažovali v podnikanie.
- Zahrňte informácie o svojich platených a neplatených pravidlách voľna do písomnej príručky pre zamestnancov.
- 2Definujte, ktorí zamestnanci majú nárok na ktoré programy. Ako malý podnik možno nebudete môcť poskytovať rovnakú úroveň výhod všetkým zamestnancom. Je však dôležité, aby vaši zamestnanci pochopili, ktorí zamestnanci konkrétne majú nárok na ktoré výhody.
- Majte na pamäti, že by ste mohli otvoriť svoje podnikanie sťažnostiam na diskrimináciu, pokiaľ neponúknete rovnaké výhody všetkým zamestnancom v rovnakej klasifikácii.
- Aj keď federálne zákony nepožadujú, aby ste všetkým zamestnancom ponúkali rovnaké výhody, pre podobne situovaných zamestnancov, ktorí vykonávajú rovnaký druh práce, musíte ponúkať rovnaké množstvo voľna.
V závislosti od vašej vnútornej hierarchie budete možno chcieť ponúkať rôzne úrovne práceneschopnosti pre rôzne triedy zamestnancov. - 3Vytvorte zoznam nahromadeného času dovolenky a práceneschopnosti na výplatných listinách. Zahrnutie celkového nahromadeného voľna do výplatných pások vašich zamestnancov je jedným z najľahších spôsobov, ako informovať zamestnancov o čase, ktorý majú k dispozícii, a ako ochrániť vašu firmu pred nákladnými chybami.
- Mať tieto informácie o výplatných listinách znamená, že každý zamestnanec bude kedykoľvek vedieť, koľko hodín nazhromaždil a má k dispozícii.
- Ak sa zamestnanec domnieva, že nazhromaždil viac času, ako je uvedené na jeho výplatnom lístku, môže to spomenúť a situáciu rýchlejšie vyriešiť.
- 4Popíšte konkrétny postup pri žiadosti o voľno. Nestačí ponúknuť spravodlivé voľno pre svojich zamestnancov, ak nevedia, ako to vziať, alebo ak nie je jasné, kedy oznámiť, že si chcete vziať voľno a komu by malo byť takéto oznámenie doručené.
- Zamestnanci musia vedieť, ako požiadať o voľno a kto by mal o tejto žiadosti dostať oznámenie.
- Vopred si vymyslite primeranú dobu, aby si zamestnanci vyžiadali čas, než ho plánujú využiť. Spravidla postačujú najmenej dva týždne.
- Zároveň sa musíte rozhodnúť, či môžete odmietnuť akýkoľvek požadovaný čas dovolenky.
- Musíte byť schopní zosúladiť potreby svojho podnikania s potrebami svojich zamestnancov a nemôžete mať súčasne toľko zamestnancov, aby vaše prevádzky utrpeli.
- Zvážte a vytvorte pravidlo pre riešenie výnimiek, keď zamestnanci skutočne nie sú schopní poskytnúť primerané upozornenie, ako je napríklad núdzová zdravotná situácia, ktorá vyváži potreby vášho podnikania s potrebami vašich zamestnancov, ktorí čelia naliehavým požiadavkám.
- 5Zahrňte požadovaný jazyk týkajúci sa zákona FMLA. Federálne zákony vyžadujú, aby všetky zásady písomného voľna obsahovali určité informácie informujúce vašich zamestnancov o ich právach podľa zákona FMLA. Zákony vášho štátu môžu tiež vyžadovať dodatočné informácie.
- Ak sa na vás vzťahuje zákon FMLA, musíte zahrnúť informácie o množstve neplateného voľna, ktoré vašim zamestnancom zaručuje federálny zákon, a načrtnúť postup, ako o toto voľno požiadať.
- Tiež musíte uviesť meno a pracovné zaradenie osoby, ktorá je zodpovedná za vybavovanie žiadostí FMLA.
- V zákone svojho štátu zistíte, či existuje ďalší jazyk týkajúci sa plateného alebo neplateného voľna, ktorý sa vyžaduje pre firmy vo vašej oblasti.
Prečítajte si tiež: Ako chrániť svoju značku pre budúci rast?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
