Ako napísať správu o riadení projektu?
Správa o projektovom manažmente popisuje projekt a kroky, ktoré by mal váš tím vykonať na jeho dokončenie. Začnite svoju správu načrtnutím účelu projektu a toho, čo sa snaží dosiahnuť. Potom budete potrebovať zoznam zdrojov potrebných na dokončenie projektu vrátane pracovnej sily, nástrojov a produktov. Poskytnite plánovaný rozpočet, ktorý ukáže, koľko to bude stáť a či potrebujete zabezpečiť ďalšie financovanie. Zahrňte časový harmonogram, ktorý ukáže, ako dlho bude projekt trvať a kedy pravdepodobne dosiahnete hlavné míľniky. Mali by ste tiež podrobne popísať všetky výzvy, ktorým bude projekt pravdepodobne čeliť, a spôsob, akým ich vyriešite. Keď skončíte s vypracúvaním správy, požiadajte o spätnú väzbu svojich hlavných členov tímu pre prípad, že by tam niečo podstatné chýbalo. Ak chcete získať ďalšie tipy vrátane formátovania správy o projektovom riadení, čítajte ďalej!
Správa o projektovom manažmente popisuje projekt a kroky, ktoré by mal váš tím vykonať na jeho dokončenie.
Správa o projektovom manažmente je dokument, ktorý popisuje obchodný projekt a kroky, ktoré by mal tím vykonať, aby ho dokončil. Správa je zdieľaná s kľúčovými hráčmi projektu. Keď sú všetci na tej istej stránke, môže každý spolupracovať na dosiahnutí cieľa projektu. Správa spravidla obsahuje plán projektu, zodpovednosti tímu, plánovaný časový harmonogram a rozpočet. Vďaka organizácii, prehľadnosti a zapojeniu členov svojho tímu môžete ľahko vytvoriť efektívnu správu o projektovom riadení a pracovať na splnení svojich cieľov.
Časť 1 z 3: zhromažďovanie informácií
- 1Definujte účel projektu. Správa o riadení projektu by mala načrtnúť rozsah projektu a konečný cieľ. Pochopenie cieľa je kľúčové pre pochopenie potrieb, ktoré tento projekt dúfa, že splní. Je dôležité, aby ste vy a vaše publikum mali jasnú predstavu o účele projektu, aby ste maximalizovali účinnosť svojej správy.
- Položte si otázku: „Ako to pomôže mojej spoločnosti, nášmu klientovi alebo našej komunite? Bude mať tento projekt prípadne pozitívny vplyv v iných oblastiach?“ Pochopenie celkového rozsahu vám môže pomôcť pochopiť, ako môže byť tento projekt užitočný pre vás a ostatných.
- 2Určte svoje publikum. Zistite, kto bude správu čítať a čo by sa z nej mohol chcieť naučiť. Niektoré detaily môžu byť pre určité publikum nevyhnutné, zatiaľ čo pri iných môže byť potrebné poskytnúť podrobné informácie. Identifikácia vašich čitateľov na začiatku poskytne smer pre obsah správy o projekte.
- Niektorí diváci nemusia poznať jazyk, výrazy a žargón, ktorý sa často používa vo vašom pracovnom prostredí. Ak napríklad píšete správu pre klienta, vyhnite sa použitiu technického žargónu, ktorý vyžaduje dlhé vysvetľovania. Namiesto toho plánujte písať hlasom, ktorý ľahko opisuje rozsah vášho projektu a časovú os.
- 3Vytvorte obsah. Obsah v zásade poskytuje ľahko čitateľnú osnovu pre vaše publikum. Na prvý pohľad môže čitateľ rýchlo porozumieť štruktúre a podstate dokumentu. Obsah môže tiež zaneprázdneným čitateľom pomôcť rýchlo a efektívne nájsť informácie, ktoré sú pre nich dôležité.
- Možno by investor, ktorý si číta správu, najskôr prečítal rozpočet. Ukážka, kde je rozpočet v obsahu, pomôže viesť investora k potrebným informáciám.
- 4Porozprávajte sa so svojim nadriadeným. Porozprávajte sa so svojim nadriadeným, aby ste porozumeli očakávaniam správy o projektovom riadení. Váš nadriadený môže mať konkrétne body záujmu, obavy alebo podrobnosti, ktoré by chcel, aby ste zahrnuli do správy. Váš nadriadený môže tiež vysvetliť, ako dlho by mala byť správa a či existujú konkrétne formáty, ktoré vaša spoločnosť pre tieto typy správ vyžaduje. Pokúste sa zhromaždiť čo najviac užitočných informácií, aby bola vaša správa jasná a užitočná.
- Opýtajte sa svojho nadriadeného, čo je potrebné zahrnúť do správy. "Myslel som na zahrnutie výsledkov z minuloročnej štúdie do úvodu projektu. Myslíte si, že by to čitateľom pomohlo porozumieť cieľom projektu?" Váš nadriadený ocení príležitosť poskytnúť vám spätnú väzbu v ranom štádiu procesu.
Správa o riadení projektu by mala načrtnúť rozsah projektu a konečný cieľ.
Časť 2 z 3: formátovanie a napísanie správy
- 1Poskytnite zhrnutie. Zhrnutie je uvedený na začiatku správy pre riadenie projektu. Toto zhrnutie poskytuje čitateľovi stručný prehľad účelu projektu a zistení, pokroku, očakávaných prekážok a časového harmonogramu tímu. Čitatelia by mali byť schopní prečítať si súhrn a porozumieť celkovému postupu projektu.
- Stručne zhrňte dôležitosť projektu a jeho hlavný cieľ. „Tento projekt rozšíri vplyv našich klientov na ich trh splnením tejto neuspokojenej potreby v tejto oblasti.“
- 2Napíšte úvod. Úvod by mal popísať povahu projektu, jeho celkový cieľ a hodnotu projektu pre spoločnosť, klienta alebo komunitu.
- Buďte čo najstručnejší bez obetovania potrebných podrobností. Vaše publikum môže byť tlačené na čas. Skúste namiesto dlhých odsekov sprostredkovať svoju správu niekoľkými vetami alebo odrážkami.
- Ak napríklad vydávate knihu, uveďte v bulletinoch dôležité informácie, ako napríklad „prehliadka knihy by sa mala začať v septembri“ a „očakáva sa, že sa predaj cez prázdniny zvýši o 15%“, aby boli kľúčové informácie čitateľovi zrejmé.
- 3V sekcii metodiky vysvetlite kľúčové údaje. Mali by ste poskytnúť údaje, ktoré opisujú relevantné štatistiky a kvalitatívne pozorovania, ktoré informujú o potrebách vášho projektu. Umožnite čitateľovi ľahko pochopiť, prečo je váš projekt dôležitý, ako je jedinečný na to, aby odpovedal na konkrétny problém a ako odpovie alebo splní potreby vašej spoločnosti alebo požiadavky klienta.
- Ak je cieľom vášho projektu napríklad pomôcť spoločnosti otvoriť obchod s módou v konkrétnej oblasti, poskytnite údaje, ktoré opisujú blízku konkurenciu. "V okruhu 15 míľ od miestneho nákupného centra neexistujú žiadni konkurenti. Otvorenie obchodu v tejto lokalite poskytne nášmu klientovi zvýšenie celkových tržieb." Údaje, ako sú tieto, môžu čitateľovi pomôcť pochopiť, že existuje príležitosť splniť konkrétnu potrebu.
- 4Vytvorte zoznam zdrojov potrebných na projekt. Popíšte pracovnú silu, nástroje a zdroje, ktoré sa používajú na dosiahnutie cieľov projektu. Túto sekciu použite na stručný opis, ktoré oddelenia majú na starosti konkrétne aspekty plánu a aké programy alebo informácie používajú. Táto časť môže tiež popísať všetky prvky projektu, ktoré sa outsourcujú. Čitateľ by mal byť schopný porozumieť tomu, kto má na starosti určité výstupy.
- 5Poskytnite plánovaný alebo pridelený rozpočet. Poskytnite graf alebo graf, ktorý ukazuje podrobné informácie o rozpočte a popisuje, kam prostriedky smerujú. Všimnite si, či plánovaný rozpočet adekvátne financuje zdroje projektu. Je tiež dôležité zahrnúť, či bude projekt dokončený v rámci prideleného rozpočtu.
- 6Zahrnúť časovú os projektu. Popíšte, ako dlho bude trvať dokončenie vášho projektu, a zahrňte všetky relevantné míľniky projektu. V tejto časti môžete tiež chcieť uviesť celkový stav projektu a jeho priebeh. Umožnite čitateľovi rýchlo porozumieť stavu vášho projektu.
- Ak ste uprostred projektu, zadajte percento, ktoré popisuje dokončenie projektu a to, či ste alebo nie ste v predstihu.
- 7Popíšte výzvy projektu a poskytnite riešenia. Váš projekt môže naraziť na očakávané výzvy alebo neočakávané prekážky. Výzvy môžu zahŕňať nedostatočné zdroje, neočakávané prekážky, mechanické alebo technické poruchy alebo iné oneskorenia. Popíšte riešenia a stručne vysvetlite, čo je potrebné na nápravu problémov projektu.
- Ak dôjde k predpokladanému zdržaniu, uveďte to v tejto časti. "Výstavba novej budovy sa môže v januári výrazne spomaliť, pretože chladné teploty môžu vytvárať nebezpečné pracovné podmienky." Dajte svojmu čitateľovi vedieť, že ste upravili časový rozvrh tak, aby zohľadňoval tieto očakávané oneskorenia.
- 8Vypracovanie záveru správy. Použite záver na stručné pripomenutie čitateľovi najdôležitejších problémov a cieľa projektu. V závere sa zamerajte na hybnosť a ciele svojho projektu vpred.
- Pripomeňte svojmu čitateľovi, čo je v budúcnosti potrebné. „S včasnou podporou našich darcov by mal byť projekt dokončený včas a v rámci rozpočtu do budúceho mája.“ Zvýraznenie potrieb môže pomôcť zaistiť, aby bol projekt dokončený včas.
Porozprávajte sa so svojim nadriadeným, aby ste porozumeli očakávaniam správy o projektovom riadení.
Časť 3 z 3: leštenie vašej správy
- 1Použite techniky formátovania, aby ste viedli pozornosť čitateľov. V správe uveďte jasné kategórie s podnadpismi a odrážkami, aby ste ušetrili čas čitateľom, ktorých zaujímajú iba niektoré aspekty projektového dokumentu.
- 2Urobte správu vizuálne zaujímavou. Použitie grafov, tabuliek a ďalších čísiel v celej vašej správe môže pomôcť predviesť kľúčové body, obmedziť opakovanie a poskytnúť čitateľovi vizuálny záujem. Každý graf označte štítkom a poskytnite ľahko čitateľný kľúč.
- Šetrite čitateľa trochu času a umiestnite obrázky vedľa príslušných častí textu namiesto na koniec správy. Čitateľ si bude môcť ľahko prezrieť text aj graf bez toho, aby musel listovať stránkami.
- 3Rozošlite predbežnú správu členom svojho projektového tímu. Toto je obzvlášť dôležitý krok pred distribúciou správy o projekte iným oddeleniam, manažmentu alebo vašim klientom. Členovia tímu vás môžu upozorniť na dôležité detaily, ktoré chýbajú. Môžu tiež pomôcť poukázať na časti, ktoré sú nejasné a ťažko zrozumiteľné.
- Upravte správu tak, aby obsahovala príspevky od členov tímu. Použite svoj úsudok o tom, ktoré podrobnosti zahrnúť.
- 4Korektúra správy. Vaša správa by mala byť čistá, jasná a bez problémov s formátovaním a pravopisnými a gramatickými chybami. Dobre zorganizovaná a bezchybná správa zníži rozptýlenie a umožní čitateľom sústrediť sa na hlavné body vašej správy. Čítanie toho istého dokumentu viackrát môže spôsobiť, že prehliadnete niektoré očividné chyby, preto požiadajte člena tímu o kontrolu dokumentu.
Správa o projektovom manažmente je dokument, ktorý popisuje obchodný projekt a kroky, ktoré by mal tím vykonať, aby ho dokončil.
- Pri písaní správy prediskutujte projekt so svojimi spoluhráčmi. Vzhľadom na perspektívy a pohľady ostatných, ich potreby a ciele môžu pomôcť ovplyvniť niektoré detaily, ktoré sa rozhodnete zahrnúť do správy o projektovom riadení.
- Ak má vaša spoločnosť konkrétny formát alebo šablónu pre správy o projektovom riadení, tieto pokyny určite dodržiavajte.
Prečítajte si tiež: Ako zvýšiť svoje schopnosti pomocou koníčkov?
Otázky a odpovede
- Ako napíšem správu o stáži?Správa o stáži je písomný záznam o skúsenostiach osoby počas stáže. Celkovým cieľom je, aby študent predviedol to, čo sa naučil počas svojho pobytu na stáži. Tieto správy sa spravidla predkladajú na akademický kredit. Každá inštitúcia a program má pokyny pre tieto správy. Porozprávajte sa s profesorom, študentským poradcom alebo akademickým poradcom, aby ste pochopili, čo váš program vyžaduje pre vašu správu.
- Zastupoval som svoju spoločnosť v programe mimo pracoviska. Ako môžem zhrnúť svoje skúsenosti v správe?Ak ste zastupovali svoju spoločnosť v externom programe, váš nadriadený môže chcieť, aby ste podali správu o svojich skúsenostiach. Začnite tým, že popíšete program alebo udalosť a prečo ste tam boli, aby ste reprezentovali svoju spoločnosť. Vysvetlite, čo ste robili počas svojho pobytu v programe. Mali ste prezentáciu? Odpovedali ste na otázky v stánku? Na záver opíšte svoje interakcie a akúkoľvek spätnú väzbu, ktorú ste od ostatných dostali pri tejto udalosti.
Nezodpovedané otázky
- Ako môžem napísať dobrú správu, ktorá bude zodpovedať môjmu projektu?
Komentáre (4)
- Pomohlo mi to pri príprave správy o projekte!
- Veľmi mi pomáha posilniť moju schopnosť napísať dobrú správu o projekte.
- Jednoduché, stručné a užitočné.
- Som profesionál v oblasti projektového manažmentu, ktorý bol požiadaný, aby školil skupinu dospelých v zásadách PM, nie kvôli certifikácii, ale aby zlepšil svoje znalosti a prax. Z tohto dôvodu som preskúmal alternatívne články a zistil som, že je veľmi užitočný pre každú úroveň vykazovania projektového manažmentu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
