Ako napísať zhrnutie?

Zhrnutie nebude v žiadnom prípade komplexné ani nenahrádza pôvodný dokument.

Zhrnutie je najdôležitejšou súčasťou obchodného dokumentu. Je to prvá (a niekedy aj jediná) vec, ktorú si ostatní prečítajú, a posledná vec, ktorú by ste mali napísať. Je to iba krátka kontrola dokumentu, aby zaneprázdnení ľudia, ktorí si prečítajú váš dokument, vedeli na prvý pohľad, koľko prečítať a aké kroky budú pravdepodobne potrebné.

Metóda 1 z 2: základy

1

Pochopte, že zhrnutie je krátka kontrola obchodného dokumentu. „Krátke“ a „recenzia“ sú tu kľúčové slová. Zhrnutie nebude v žiadnom prípade vyčerpávajúce a ani nenahradí pôvodný dokument. Zhrnutie by nikdy nemalo byť dlhšie ako 10% pôvodného dokumentu. Strieľajte, aby ste mali niekde medzi 5% a 10%.

Tip: Zhrnutie sa líši od abstraktu. Abstrakt poskytuje čitateľovi prehľad a orientáciu, zatiaľ čo zhrnutie poskytuje čitateľovi viac zhrnutia. Abstrakty sa častejšie píšu na akademickej pôde, zatiaľ čo zhrnutia sa používajú viac na obchodné účely.
2
Uistite sa, že dodržiava určité štylistické a štrukturálne pokyny. Väčšina autoritatívnych zdrojov, ktorí píšu zhrnutia, súhlasí s tým, že by sa mali uplatňovať určité štylistické a štruktúrne usmernenia. Tie obsahujú:
- Odseky by mali byť krátke a stručné.
- Zhrnutie by malo mať zmysel, aj keď ste si originálnu správu ešte neprečítali.
- Zhrnutia by mali byť napísané v jazyku, ktorý je vhodný pre cieľovú skupinu zákazníkov.
3

Definujte problém. Zhrnutie musí jasne definovať problém, či už ide o správu dodávateľského reťazca alebo marketingové kampane v zahraničí. Zhrnutia, predovšetkým, potrebujú jasné definície problémov, pretože dokumenty, na ktorých sú založené, Žiadosti o návrhy (RFP), často píšu technickí pracovníci so slabým pochopením koncepčných problémov. Uistite sa, že problém je definovaný jasne a zrozumiteľne.
4

Poskytnite riešenie. Problém je vždy potrebné vyriešiť. Aby ste mohli predložiť vyhlásenie o účelu (a dôvod na financovanie podniku), musíte predložiť svoje riešenie tak, aby účinne riešilo problém. Ak váš problém nie je jasne napísaný, je pravdepodobné, že vaše riešenie nebude mať zmysel.

Zhrnutie je najdôležitejšou súčasťou obchodného dokumentu.
5
Ak je možné dokument týmto spôsobom ľahšie prehľadať, použite grafiku, odrážky a nadpisy. Zhrnutie nie je esej; nemusí to byť dlhé bloky textu. Ak zlepšujú porozumenie alebo zvyšujú prehľadnosť súhrnu, je v poriadku použiť:
- Grafika. Dobre umiestnená grafika ilustrujúca presnú povahu problému klienta by mohla priniesť domov bod zhrnutia. Stimulácia vizuálneho vnemu je často rovnako účinná ako ich analytický vnem.
- Guľky. Dlhé zoznamy informácií možno rozdeliť na lepšie stráviteľné guľky.
- Nadpisy. Ak je to potrebné, usporiadajte témy súhrnu podľa hlavičiek. Toto pomôže čitateľovi zorientovať sa pri ponorení sa do súhrnu.
6

Udržujte písanie čerstvé a bez žargónu. Žargón je nepriateľom porozumenia. Stalo sa tak populárnym vo svete podnikania. Slová ako „rozhranie“, „pákový efekt“, „základná kompetencia“ a „horiaca platforma“ sú všetky slová, ktorým by ste sa mali snažiť vyhnúť. Zakrývajú skutočný význam a môžu spôsobiť, že súhrn znie neurčito a bez konkrétností.

Metóda 2 z 2: Špecifiká

1

Začnite originálnym dokumentom. Pretože zhrnutie je súhrnom iného dokumentu, budete musieť byť s pôvodným dokumentom celkom oboznámení, aby ste ho mohli skombinovať do zvládnuteľnej a informatívnej verzie. Či už je to originálny dokument správa, obchodný plán, návrh, manuál alebo iný dokument, skontrolujte ho a hľadajte jeho hlavné myšlienky.
2
Napíšte krátku recenziu. Aký je účel spoločnosti, ktorá sponzoruje dokument, alebo samotného pôvodného dokumentu? Aký je jej rozsah?
- Príklad: „Women World Wide je nezisková organizácia, ktorá sa snaží spájať ženy na celom svete s efektívnymi riešeniami domáceho násilia a ponúka sieť podpory pre osoby trpiace domácim násilím. Počas pôsobenia v ústredí v Alberte V Kanade obdržala odporúčania od žien v 170 krajinách po celom svete. “
3
Vytvorte lesk „úchopu“. Táto časť je pravdepodobne najdôležitejšou súčasťou celého vášho zhrnutia. V dvoch alebo troch vetách by ste mali čitateľovi povedať, prečo je vaše podnikanie špeciálne. Prečo si to zaslúži kontrolu, obchod alebo partnerstvo ľudí, ktorí si prečítajú súhrn?
- Možno máte ako zákazníka Michaela Jordana a on váš produkt bezplatne podporil na Twitteri. Možno ste práve podpísali partnerskú zmluvu so spoločnosťou Google. Možno vám bol práve udelený patent, alebo ste práve urobili svoj prvý veľký predaj.
Tip: Niekedy stačí obyčajný citát alebo posudok. Kľúčom je upútať pozornosť publika, dosiahnuť, aby sa podnik javil ako najuznávanejší a vtiahnuť čitateľa do zvyšku dokumentu.
4
Definujte veľký problém. Prvou skutočnou súčasťou zhrnutia je diskusia o probléme, a preto vysvetlite problém, s ktorým sa vaše produkty/služby zaoberajú. Zaistite, aby bol problém definovaný čo najjasnejšie. Nesprávne definovaný problém neznie presvedčivo a nenastaví vaše riešenie tak efektívne, ako by mohlo byť.
- Príklad: „Los Angeles je ochromené dopravou. Okrem oblasti metra DC má Los Angeles najhoršiu dopravu v krajine. Nie je to len nepríjemné. Smog a znečistenie spôsobené stagnáciou znižujú produktivitu pracovníkov, zvyšujú mieru astmy a pomaly to vytvára vážny zdravotný problém. V LA je viac áut, ako ľudí, ktorí sú na to dostatočne starí. “
Ak chcete napísať zhrnutie, začnite dôkladným prečítaním pôvodného dokumentu.
5
Doručte svoje jedinečné riešenie. Veľkým problémom je ľahká časť. Teraz musíte čitateľa presvedčiť, že ste prišli s jedinečným riešením veľkého problému. Ak dodáte tieto dve ingrediencie, budete mať predpoklady na skvelý nápad.
- Príklad: "Spoločnosť Innotech vytvorila prelomový systém riadenia premávky, ktorý holí minúty mimo času dochádzania inštaláciou patentovaných„inteligentných mriežok “do pruhov brzdových svetiel, ktoré odčítavajú počet automobilov v danom jazdnom pruhu a podľa toho riadia premávku. Už nebudú mať európski vodiči stáť niekoľko minút na červenom semafore, zatiaľ čo zelené svetlo bliká, aby žiadne autá neboli v opačnom smere. ““
6

Hovorte o potenciáli trhu. Vypracujte veľký problém poskytnutím štatistík pre svoje odvetvie. Dávajte pozor, aby ste sa netvárili, že máte väčší trh ako vy! Skutočnosť, že priemysel zdravotníckych pomôcok je 75 miliárd EUR ročne, nič neznamená, pretože váš nový zdravotnícky prístroj bude slúžiť len malému segmentu priemyslu. Rozdeľte to na reálny trhový potenciál.
7
Začleňte svoj jedinečný návrh predaja. Na tomto mieste rozpracujete svoje jedinečné riešenie. Čo konkrétne dáva vášmu produktu alebo službe výhodu oproti konkurencii? Možno vaša domáca zdravotná služba skutočne posiela lekárov domov, nielen praktických lekárov, alebo vám zaručujete návštevy v ten istý deň, aby ste si nemuseli naplánovať čas vopred. Ukážte, prečo ste výnimoční.
- Príklad: „Intellilight má ďalšiu výhodu v tom, že dokáže detekovať, keď nikto nie je doma. Keď svetlo necháte zapnuté v prázdnej miestnosti, automaticky sa vypne a znova zapne, keď v miestnosti zaznamená pohyb. To uloží peniaze zákazníkov na ich účtoch za elektrickú energiu a plytvajú menej energiou. “
8

V prípade potreby sa porozprávajte o svojom obchodnom modeli. Niektoré zhrnutia nebudú potrebovať obchodný model. (Neziskové organizácie, nie pre zisky, a mimovládne organizácie pravdepodobne nebudú mať podnikateľský plán.) Ak však áno, váš obchodný model musí byť jasný a ľahko sledovateľný. V zásade odpovedáte na otázku: „Ako prinútite ľudí, aby vytiahli doláre z peňaženky a dali vám ich?“ Udržujte model jednoduchý, najmä v súhrne. Potrebujete len rýchle zhrnutie.
9

Ak je to potrebné, prediskutujte svoj manažérsky tím. V závislosti od odvetvia, v ktorom sa nachádzate, to môže byť jedna z najdôležitejších častí vášho zhrnutia. Vaši investori alebo bankári vkladajú do tímu dôveru, nie myšlienku. Nápady sa dajú ľahko nájsť, ale realizácia týchto nápadov sa dá dosiahnuť iba so silným tímom. Rýchlo ukážte, prečo má váš tím skúsenosti a znalosti na uskutočnenie vášho obchodného plánu.
10
Poskytnite finančné projekcie na podporu svojich nárokov. Na základe svojho trhu, svojho obchodného modelu a svojej historickej výkonnosti musíte vypracovať finančnú prognózu zdola nahor. Cieľom vašich projekcií je jednoducho preukázať vašu kompetenciu a vašu schopnosť zostaviť finančné prognózy na základe správneho súboru predpokladov.
- Ak plánujete skupinu investorov, netrávte touto časťou príliš veľa času, pretože vedia, že vôbec netušíte, koľko peňazí môžete zarobiť. Investori sa zvyčajne nerozhodnú, či ísť alebo neísť na základe vašich finančných prognóz. V zásade si vytvoria vlastné finančné prognózy.
Abstrakt poskytuje čitateľovi prehľad a orientáciu, zatiaľ čo zhrnutie poskytuje čitateľovi skôr zhrnutie.
11

Zjednodušte svoju požiadavku. Teraz je čas požiadať o investíciu alebo pôžičku v závislosti od účelu zhrnutia. Mali by ste preformulovať, prečo vaša spoločnosť poskytuje hodnotu. Pripomeňte čitateľovi veľkú bolesť, ktorú riešite, a váš trhový potenciál. Na záver znova zdôraznite svoj tím a jeho schopnosť dokončiť prácu. Požiadajte o sumu v dolároch potrebnú na dosiahnutie nasledujúceho veľkého míľnika pre vaše podnikanie. Neuverejňujte, koľko vlastného kapitálu ste ochotní sa vzdať alebo akú úrokovú sadzbu ste ochotní zaplatiť. Toto by sa malo uskutočniť neskôr prostredníctvom priamych rokovaní.
12
Prečítajte si znova svoje zhrnutie. Keď ste napísali základné informácie, prečítajte si ich pozorne. Súhrn by ste mali korigovať s mimoriadnou opatrnosťou. Pri opätovnom čítaní zvážte tiež publikum, ktoré sa týka tohto dokumentu. Uistite sa, že sú vysvetlené všetky nové odkazy a že jazyk bude jasný pre niekoho, kto je v tejto téme nový. Podľa potreby prepíšte.
- Nechajte si pár čerstvých očí znova prečítať zhrnutie a venujte osobitnú pozornosť:
  - Jasnosť. Sú slová jasné, myšlienky jasnejšie a zhrnutie bez žargónu?
  - Chyby. Môžu byť početné gramatické, interpunkčné a pravopisné chyby. Dobrým ideálom môže byť aj to, že si niekto overí čísla a štatistiky.
  - Silovosť. Prejavujú sa tieto nápady v strhujúcom tóne? Kde padá ihrisko, ak vôbec?
  - Súdržnosť. Aké časti do seba nezapadajú? Aké časti robia?

Tipy

Čím je manažér výkonnejší, tým menej bude pravdepodobne čítať. Podľa toho napíš.
Vyskúšajte šablóny dokumentov dostupné vo väčšine softvérov na spracovanie textu, ktoré vám môžu pomôcť začať.
Rovnaké štyri oblasti je možné použiť na zhrnutia v rôznych podnikateľských prostrediach.
Zhrnutia sa môžu líšiť v závislosti od dĺžky dokumentu, ale vždy by mali byť relatívne krátke. Vaším cieľom je zabaliť čo najviac informácií do minimálneho až stredného objemu čítania. Ak do súhrnu zahrniete podrobnosti, umiestnite najskôr najdôležitejšie body, ako sú vaše závery a odporúčania.

Prečítajte si tiež: Ako napísať obchodnú poznámku?

Ako napísať zhrnutie?

Kroky

Metóda 1 z 2: základy

Metóda 2 z 2: Špecifiká

Tipy

Otázky a odpovede

Prečítajte si tiež: