Ako organizovať a prevádzkovať stánok?

Čo je potrebné na prevádzku stánku na podujatí — V dostatočnom predstihu zistite, čo je potrebné na prevádzku stánku na podujatí, ktorého sa chcete zúčastniť.

Prevádzka stánku je skvelým spôsobom, ako propagovať svoj produkt, organizáciu alebo vec, či už na zjazde, festivale alebo veľtrhu. Plánovanie a príprava sú kľúčové pre profesionálne pôsobenie a upútanie pozornosti, ktorú si zaslúžite.

Metóda 1 z 2: pred udalosťou

1

Vyhľadajte pre svoj stánok vhodnú udalosť. Ak sa môžete podobnej akcie zúčastniť ako verejnosť, urobte to. Všimnite si, čo robia iní moderátori. Prineste si poznámkový blok a papier, robte si poznámky o tom, čo ste v niektorých stánkoch ocenili a čo si myslíte, že ostatné stánky mohli urobiť lepšie. Pri tom majte na pamäti svoje publikum. Aktivity, predvádzanie a darčeky pre seniorov sú výrazne odlišné od aktivít pre boomers, x-ers a ďalšie skupiny.
2
Zaregistrujte sa včas. V dostatočnom predstihu zistite, čo je potrebné na prevádzku stánku na podujatí, ktorého sa chcete zúčastniť. Prihláste sa a zaplatte všetky poplatky vopred.
- Teraz je načase kontaktovať organizátorov akcií so špeciálnymi požiadavkami. Ak napríklad potrebujete vo svojom stánku osvetlenie alebo elektrickú energiu, určite o to požiadajte v dostatočnom predstihu. Ak okrem určeného priestoru potrebujete zvukový systém, chladenie, prístup k vozidlu alebo čokoľvek iné, požiadajte o to hneď teraz!
- Ak máte na výber umiestnenie stánkov, vyberte to, ktoré bude mať najväčšiu návštevnosť. Ak to nie je možné, skúste byť v blízkosti iných stánkov alebo úľav, ktoré budú priťahovať požadovaný druh dopravy.
3

Sledujte všetky náklady súvisiace s udalosťou vrátane prenájmu stánku, cestovného, hotela, darčekov, jedla, poplatkov atď. Keď sa udalosť skončí, budete chcieť porovnať jej cenu a výsledky s inými udalosťami, aby ste sa rozhodli, či sa chcete vrátiť.
4

Vykonajte rezervácie. Ak sa chcete na túto akciu dostať, musíte si rezervovať ubytovanie, rezervovať lety a zabezpečiť si požičanie auta. Rozsiahle akcie môžu úplne zaplniť zariadenia v blízkosti miesta konania, preto si zabezpečte tieto ubytovanie hneď, ako budete mať istotu, že sa zúčastníte.
5
Zhromaždite alebo vyrobte svoje zásoby. Vaše zásoby budú závisieť od presného charakteru akcie a od toho, čo propagujete, ale zvážte nasledujúce skutočnosti:
- Displeje a značky. Minimálne majte aspoň jeden veľký banner, ktorý jasne uvádza, koho alebo čo propagujete. Ďalšie displeje môžu tiež pomôcť informovať vaše publikum. Nečakajte, že niekto bude čítať veľké množstvo textu pri potulkách stánkom. Namiesto toho použite veľkú pútavú grafiku a uložte si podrobnosti pre svoje letáky. Konzistentný vzhľad a dojem medzi rôznymi zobrazeniami dodajú vášmu stánku jednotný a úplný dojem.
- Zadarmo. Klasický spôsob, ako prilákať ľudí do svojho stánku, je niečo dať. Ideálne sú ukážky niečoho, čo súvisí s vašou správou. Použiteľné položky (perá, tričká, tašky) s vašim menom a vytlačenými znakmi môžu pôsobiť ako dlhodobé pripomienky a dokonca ako chodiace reklamy. Ľudia môžu dokonca pristúpiť aj k cukríkom v hodnote niekoľkých dolárov alebo k tanieru koláčov.
- Literatúra. Ak chcete, aby vás ľudia po udalosti kontaktovali a pamätali si vás, plánujte rozdať vizitky, letáky alebo brožúry súvisiace s vašou správou. Prineste viac, ako si myslíte, že budete potrebovať.
- Ukážky. Ak môžete predviesť niečo, čo súvisí s vašou organizáciou (napríklad produkt alebo službu) alebo zobraziť výsledky úspešného projektu alebo činnosti, ukážte to a povedzte. Ešte lepšie je umožniť svojim návštevníkom, aby sa nejakým spôsobom zúčastnili, napríklad vyskúšaním toho, čo propagujete.
- Činnosti. Prineste ich a pritiahnite ľudí k svojmu stánku. Ak budete mať kresbu za väčšiu cenu, môže vám to priniesť misku plnú kontaktných informácií. Aj keď je to aktivita hodenie sedacieho vaku alebo prenosný putting green, môže ľudí priviesť na dostatočne dlhý čas, aby sa s nimi porozprávali a dali im vedieť, prečo ste tam.
- Baldachýn. Ak je vaša udalosť vonku, prenosný baldachýn, stan alebo altánok sú nevyhnutné na to, aby slnko (alebo dážď) zostalo mimo. Pomôže vám to tiež vyzerať oficiálnejšie a profesionálnejšie. Ak sa môže zhodovať s farbami vašej organizácie alebo môže byť len žiarivo zafarbený, pomôže to zviditeľniť vašu prítomnosť. Uistite sa, že sa vopred dozviete, koľko miesta vám udalosť umožní obsadiť.
- Stôl a stoličky. Organizátori podujatia ich môžu alebo nemusia poskytnúť. Ak si nie ste istí, opýtajte sa.
- Odolnosť voči poveternostným vplyvom. Ak je stánok vonku, možno budete potrebovať závažia na držanie papierov, sponiek alebo štipcov na bielizeň, aby sa neodfúkali obrusy a nápisy atď. Samozrejme sa tiež oblečte podľa počasia, ktoré očakávate.
- Kravaty a nástroje. Ak viete, že budete skladať svoj vlastný stánok, stôl alebo displeje, vezmite si so sebou potrebné nástroje. Hodiť sa môžu skrutkovače, kliešte a nastaviteľný kľúč. Nožnice, baliaca páska, špendlíky a lano sú tiež dobré nápady. Ak si nie ste istí, čo potrebujete na zostavenie svojho stánku, urobte si beh na sucho vopred doma alebo v domácej kancelárii. Poznámka: Pri súčasných obmedzeniach letectva sa uistite, že si zbalíte montážne nástroje do zapísanej batožiny, nie do príručnej batožiny, aby ste sa vyhli problémom. Nie je nič horšie ako zabavenie akýchkoľvek nástrojov, ktoré budú na výstave užitočné pri montáži, kvôli bezpečnostným obmedzeniam.
- Vozík alebo bábika. Zvlášť, ak ide o veľkú udalosť, nepredpokladajte, že budete môcť zaparkovať kdekoľvek v blízkosti vášho stánku. Na preklenutie medzery pomôže ručný vozík alebo bábika.
- Svetlá. Ak si myslíte, že budete potrebovať svetlá, uistite sa, že na ich napájanie budete mať zdroj elektrickej energie.
- Voda. Budete veľa hovoriť a navštíviť koncesie na akcie môže byť nákladné alebo nepohodlné.
- Dostatočne veľké vozidlo, ktoré unesie všetko, čo budete potrebovať. Ak si potrebujete požičať dodávku alebo nákladné auto, dohodnite sa vopred.
6

Získať pomoc. Ak váš stánok robí svoju prácu, budete sa musieť počas akcie porozprávať s mnohými ľuďmi. Nesnažte sa z toho urobiť show pre jednu osobu. Aj jedna ďalšia osoba vám môže pomôcť udržať vás v pokoji a váš hlas neporušený. Ak je váš stánok pomerne populárny, budete potrebovať pomoc, aby ste sa uistili, že každý, koho zaujíma, sa má s kým porozprávať bez čakania v rade. Pokiaľ je to len trochu možné, rozvrh zorganizujte tak, aby ľudia pracovali na kratšie zmeny. Je únavné stáť dlho a hovoriť stále dokola to isté.

Ak napríklad potrebujete vo svojom stánku osvetlenie alebo elektrickú energiu, určite o to požiadajte v dostatočnom predstihu.
7

Pripravte si pomoc. Dajte im vedieť, čo ponúkajú verejnosti, koho oslovujú a ako, kde sú rôzne zariadenia v okolí a kedy majú prísť. Budú hovoriť za vašu organizáciu ako odborníci a profesionálnejšie sa im bude zdať, ak sú informovaní, aj keď sú dobrovoľníkmi.
8
Oblečte sa do úspechu! Pokúste sa zamestnať vo svojom stánku atraktívnymi ľuďmi, ktorí sú primerane oblečení, a pritom upútať pozornosť. Tým sa váš stánok a organizácia odlíšia od bludiska iných stánkov a stanete sa súčasťou show.
- Ak má vaša organizácia uniformu alebo dokonca tričko, noste ju a povzbudzujte svojich kolegov, aby urobili to isté. Tričká na mieru sú relatívne lacné na výrobu aj v malých objemoch.
- Oblečte sa rovnako. Aj keď jednoducho súhlasíte s nosením džínsov a trička vo farbe vašej organizácie, budete pôsobiť skôr, ako keby ste tam mali byť.
- Oblečte sa profesionálne. Oblek ukáže, že to myslíte vážne a dá vašej správe oveľa väčšiu váhu.
- Oblečte si kostýmy alebo sa tematicky oblečte. Ak je to slávnostná atmosféra, alebo je vaša skupina divadelná, kostýmy klaunov, plesové šaty alebo veľké hlúpe klobúky môžu upútať veľkú pozornosť.
- Ak je to vhodné, použite profesionálne modely lúčov. Atraktívni ľudia, ktorí vedia „pracovať“ v dave, môžu byť silnou silou, ktorou upútajú pozornosť na váš stánok a vašu organizáciu. Uistite sa, že používate profesionálnych ľudí, ktorí chápu, ako sa správať správne.

Metóda 2 z 2: počas akcie

1

Ukážte sa skoro. Pred zostupom davov si dajte dostatok času na postavenie stánku a rozmiestnenie zariadení. Byť úplne nastavený hneď, ako sa otvoria dvere, znamená, že nebudete strácať čas udalosťami pohrávaním si s displejmi alebo škatuľami, namiesto toho, aby ste komunikovali svoju správu.
2

Pozrite sa na svoj stánok zvonku. Akonáhle ste nastavení, vyjdite von a pozrite sa na svoj stánok z pohľadu svojich návštevníkov. Sú vaše znamenia dobre viditeľné z rôznych smerov, kam sa ľudia budú približovať? Pozýva váš stánok? Zobrazujú sa nejaké rušivé voľné konce?
3

Zvážte svoje vzorce návštevnosti. Chcete byť za stolom so svojim publikom vpredu, alebo chcete stôl v zadnej časti svojho stánku, aby ste sa mohli priblížiť k ľuďom a pozvať ich dnu?
4

Buď priateľský. Porozprávajte sa so svojimi zákazníkmi. Keď prídu k vášmu stánku, dajte im pár sekúnd a potom povedzte: „Ahoj.“ S najväčšou pravdepodobnosťou tiež pozdravia. Potom sa usmejte a povedzte im o svojom stánku. Niekedy, ak začnete hovoriť o niečom inom, napríklad o tom, aký pekný je deň alebo o tom, ako milé dieťa spolu so sebou ich odvráti od vašich remesiel. Keď všetko rozvádzate, môžete o týchto veciach hovoriť. Nezabudnite sa usmiať a povedať „Ďakujem, príď znova!“ Tiež im odovzdajte vizitku, ak ju máte, a informujte ich o tom, kde budete ďalej.
5

Odošlite svoju správu. Bez ohľadu na to, ako ľudí vtiahnete, uistite sa, že opustia váš stánok so základným porozumením, prečo ste tam.
6

Kvíz ľudí o ich záujmoch. Zapojí ich do rozhovoru a povie vám, akým smerom sa máte vydať, či už informačný, komerčný alebo niekde medzi tým.
7

Distribuujte svoj leták, brožúru alebo inú písomnú informáciu. Tieto položky pripomenú ľuďom vašu organizáciu, vaše kontaktné informácie a vašu správu po skončení vzrušenia a aktivity z akcie.
8

Vymeňte si kontaktné informácie. Povedzte zainteresovaným návštevníkom, ako môžu nadviazať a ako ich budete sledovať. Potom sa uistite, že niekto vo vašej organizácii okamžite reaguje. Sledujte zdroj potenciálnych zákazníkov, aby ste mohli porovnávať relatívnu účinnosť jednej udalosti s druhou.

Konzistentný vzhľad a dojem medzi rôznymi zobrazeniami dodajú vášmu stánku jednotný a úplný dojem.
9

Vyčistite si vlastnú oblasť. Vhoďte sa do kože personálu na veľkú akciu alebo miesto konania. Na konci akcie potom rozoberte svoj vlastný stánok a uistite sa, že všetky zvyšky odpadu alebo odpadky sa dostanú do koša. Je to dobrým mravom a pomôže to udržať organizátorov akcie a personál miesta konania na vašej strane aj nabudúce.
10

Napíšte svoje skúsenosti. Ak budete mať ešte niekedy stánok, urobte si tentokrát poznámky o svojich zážitkoch. Napíšte si, čo ste priniesli, čo by ste si mali priniesť nabudúce, bez čoho by ste sa mohli zaobísť. Napíšte, čo bolo účinné a čo nie a čo ďalšie ste sa z tejto akcie dozvedeli. Nabudúce môžete svoje poznámky použiť na jednoduchšie fungovanie vecí. Ak ďalší stánok vedie niekto iný, môžete mu ľahko poradiť, čo ste sa naučili.

Tipy

Upresnite svoju prezentáciu. Keďže sa pravdepodobne budete opakovať v mnohých rôznych ľuďoch, využite príležitosť a prispôsobte to, čo hovoríte.
Vždy, keď necháte stánok bez dozoru, prineste si nepriehľadné rúška na zakrytie povrchov, obzvlášť keď odchádzate na celý deň. Ak teda prídete neskoro, je nepravdepodobné, že by váš produkt bol náhodne ukradnutý, a ľudia, ktorí sa s vami chcú rozprávať, majú jasnú správu, že ste dočasne preč a nebudete sa podráždiť, keď sa vás pokúsite nájsť v blízkosti.
Noste také pohodlné topánky, s akými sa môžete dostať preč. Väčšina kongresových zariadení má betónové podlahy; tie horné konce pokryjú túto podlahu tenkou vrstvou priemyselného koberca. Žiadne vypchávky. Nedávať. Po jednom alebo troch dňoch státia a chôdze môže nesprávny výber obuvi spôsobiť bolesť nôh na konci akcie.
Mať racionálne očakávania; nečakajte, že pretože ste na šou, budete najobľúbenejším/najdôležitejším moderátorom v celej sále. Skúsení moderátori „šou“ vedia, že návratnosť investície 3–5% je dobrý výsledok. Význam: zarobiť zhruba 5% nákladov na show (tj. Prenájom priestorov/stánkov, darčeky, režijné náklady, cestovanie) je dobrý výnos. Ak predávate službu, týchto zdanlivo mizerných 5% by malo vrátiť predaj späť.
Ak distribuujete kontaktné informácie o svojej organizácii, urobte to s ohľadom na plán, v ktorom odpoviete na otázky, ktoré prídu počas nasledujúcich týždňov. Okamžite sledujte, aby ľudia, ktorým záleží na tom, aby sa pýtali, vytvorili s vašou organizáciou trvalý vzťah.
Ak je to rozumné, prineste si záložné zariadenie, napr. Monitory, projektory, počítače, sieťové alebo A/V zariadenie. Vybavenie môže byť k dispozícii na prenájom v meste v blízkosti týchto zariadení, ale zvyčajne za nehoráznu prémiu, ako napríklad 50% maloobchodnej ceny za trojdňovú akciu.
Uchovávajte veci, ktoré nie sú súčasťou vzhľadu stánku (bunda, ktorú ste si vyzliekli, kartónová škatuľa plná ďalších letákov atď.), Mimo dosahu vášho stolu.
Správajte sa, ako by ste boli súčasťou šou. Správajte sa profesionálne, noste svoj najlepší úsmev na pozdrav a staňte sa súčasťou akcie počas jej trvania.

Ak si nie ste istí, čo potrebujete na zostavenie svojho stánku, urobte si beh na sucho vopred doma alebo v domácej kancelárii.
Skúste rôzne prístupy, aby ste zistili, čo funguje najlepšie a vytvára najväčší záujem. Prispôsobte svoju diskusiu aj svojmu publiku. Keď sa dozviete, že je niekto zvedavý nováčik alebo už pozná vašu organizáciu, upravte podľa toho svoju prezentáciu.
Získajte stánok, ktorý sa „spojí“, niektoré akcie sa konajú v mestách, ktoré sú „odborovými“ mestami, kde nemôžete na akcii použiť ani samotný skrutkovač a odborový zástupca vám bude účtovať príplatok za držanie tohto skrutkovača. V prípadoch, keď musíte zaplatiť poplatky „Union“, použite kreditnú kartu.
Okolo stolov si vždy urobte sukňu z látky, pásku, špendlíky alebo spony, aby ste mali pod sebou všetok ten neviditeľný úložný priestor.
Bavte sa. Ak vás baví rozprávať sa s ľuďmi, vyjde to z vašej prezentácie a bude vás prístupnejší.
Spolupracujte s organizátormi udalostí, miestami konania a bezpečnostným personálom a susednými stánkami. Je to dobrá forma, dobré správanie a môže vám to pomôcť vytvoriť prospešné vzťahy!
Zvážte uvedenie výživných kokteilov do fliaš - jedlo bude draho označené ako voda a bude sa ťahať do vyprážaného konca spektra. Malá ľad hrudníka je ideálny pre občerstvenie a môžu byť skryté pod stolom. Prineste si mätu a zrkadlo na kontrolu zubov! Rozprávaš sa s ľuďmi!
Označte svoje zariadenie viditeľne a nezmazateľne. Nenechávajte svoj stánok alebo zariadenie bez dozoru. Rozprávky o „chôdzi“ drahého výstroja na týchto predstaveniach, najmä počas chaosu nastavenia a rozpadu, sú také bežné, že sú klišé. Zaistite si svoje hodnotné položky a v prípade obzvlášť prenosných zariadení, ako sú napríklad prenosné počítače, zvážte ich vziať si ich so sebou do svojej izby na konci dňa viacdenných šou.
Je dobré mať so sebou na akcii priateľa alebo partnera! Len pre prípad, že potrebujete utiecť do obchodu, ísť na toaletu atď.
Prečítajte si pravidlá akcie a miesta konania. Rozsiahle akcie prebiehajú najplynulejšie, keď si každý urobí svoj vlastný podiel.
Priraďte svoje aktivity a zadarmo k svojmu cieľovému publiku. Snažíte sa prilákať deti, odbornú alebo širokú verejnosť? Je váš leták alebo darček na tento účel vhodný?
Krabice s prezentačnými materiálmi si prineste osobne. Pokračujte, ak môžete; skontrolujte, či musíte. Vložte kópie prezentačných diskov CD alebo DVD viacerým členom vášho tímu v prípade, že jedna kópia nie je na správnom mieste alebo sa člen tímu oneskorí. Je možné, že vám núdzovú zásielku materiálu pošleme cez noc z vašej kancelárie, ale prídete o ten deň predstavenia a doručenie môže byť počas zjazdov náročné. Ak musíte prevziať zásielku, vždy si ju doručte do svojej hotelovej izby, nikdy nie do kongresového zariadenia, kde musí prejsť poštou miestnosti kongresového zariadenia. Sú to tí istí ľudia, ktorí vám nedovolia ovládať vlastný skrutkovač, pozri vyššie. Váš balíček pravdepodobne neuvidíte pred koncom šou, ak ho vôbec pošlete, do kongresového zariadenia.
Skontrolujte svoju bezprostrednú posadnutosť zberom lupov. Z nejakého dôvodu sa v energii relácie môže desiata podložka pod myš, hračka na stlačenie manažéra alebo iný firemný nevyžiadaný kus loga zdať atraktívny, rovnako ako všetky lacné plastové náhrdelníky a cínové mince od posádky Venuše - do prídete domov a nakoniec všetko vyhodíte. Ušetrite si tým, že to budete celý týždeň ťahať; len povedz nie.

Zvlášť, ak ide o veľkú udalosť, nepredpokladajte, že budete môcť zaparkovať kdekoľvek v blízkosti vášho stánku.
Nezabudnite na viditeľnom mieste zobrazovať prijaté spôsoby platby. Ak prijímate hotovosť, uistite sa, že máte vhodný zámkový box na dosah a pripravte sa na veľa zmien v každej nominálnej hodnote. Nezabudnite tiež vložiť všetky veľké účty ihneď po skončení dňa, aby ste v prípade krádeže pokladnice zaistili minimálnu stratu.

Varovania

Nenechajte sa zraniť ľuďmi, ktorých to nezaujíma alebo sú len zlí. Prijmite každú chabú výhovorku, že sa nezastavíte v nominálnej hodnote, a zamerajte svoju pozornosť na ďalšiu osobu.
Nevyhnutných ľudí, ktorí sa s vami chcú rozprávať, rozprávať vám nevhodné príbehy alebo vás obťažovať, môžete takmer vždy odmietnuť krátkym slušným počúvaním, ktoré im poskytne pevnú vetu na konci konverzácie, ako napríklad „No, čo s tým! krásny zvyšok dňa! “a zameraním všetkej svojej pozornosti na inú osobu alebo na prestavbu svojich predmetov. Ak je to potrebné, prerušte ich. Vaša nedostatočná pozornosť im takmer vždy spôsobí, že zmiznú. Skutočne zlí ľudia potrebujú zdvorilý úsmev a pevné „Pane, ďakujem vám za vaše postrehy a skutočne vás teraz musím nechať ísť“. Posledným krokom je „Rozumiem, že tieto udalosti si zachovávajú bezpečnostní dôstojníci", povedal dostatočne nahlas, aby upútal pozornosť. Majitelia stánkov v okolí sa vám takmer vždy budú ponáhľať o pomoc, ak sa vám to niečo vymkne z rúk. Ak sa v tejto situácii nachádza búdka vo vašom okolí, pošlite jednu osobu, aby privolala ochranku.
Zvončeky a píšťalky môžu ľudí vtiahnuť, ale uistite sa, že nepohltia to, čo chcete so svojim stánkom komunikovať.
Nepredpokladajte, že vaše veci budú vo vašom stánku v bezpečí. Keď odídete, vezmite si so sebou čokoľvek cenné. Pokiaľ je to možné, nenechávajte stánok bez dozoru, pokiaľ je prítomná verejnosť. Pred odchodom vždy prehoďte stoly neviditeľnou handričkou.
Nie každý okoloidúci sa bude zaujímať o vašu organizáciu. Namiesto toho, aby ste strácali čas pokusom vtiahnuť do svojho stánku ľudí, ktorých nezaujíma, jednoducho ich nechajte prejsť a oslovte ďalšieho potenciálneho návštevníka.

Prečítajte si tiež: Ako získať číslo ad ‐ u ‐ n ‐ s?

Ako organizovať a prevádzkovať stánok?

Kroky

Metóda 1 z 2: pred udalosťou

Metóda 2 z 2: počas akcie

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Komentáre (12)

Prečítajte si tiež: