Ako si vybrať dodávateľa fakturácie za lekárske účely?

Zaistite, aby spĺňali normy súladu. Rôzne krajiny budú mať rôzne sady štandardov zhody, ktoré budú upravovať postupy dodávateľa fakturácie za lekárske účely. Napríklad v Európe musia predajcovia spĺňať prísne normy HIPAA Omnibus. Napriek tomu, že predajcom fakturácie za lekárske účely je zakázané vykonávať činnosť bez náležitej licencie, mali by ste vykonať náležitú starostlivosť a zaistiť, aby spĺňali štandardy.

• Prostredníctvom svojho ministerstva zdravotníctva môžete identifikovať predpisy o zhode svojho národa. Ak používate offshore dodávateľa, budete musieť zaistiť, aby spĺňal štandardy zhody aj pre váš národ.
• Ak chcete zistiť, či spĺňajú štandardy, požiadajte o zobrazenie akreditácií a certifikácií predajcu.

Vyžadovať akreditáciu. Každý predajca zdravotníckych pomôcok by mal byť akreditovaný prostredníctvom niektorého z riadiacich orgánov, ktorý dohliada na predpisy a certifikácie. Organizácie, ako je Združenie pre fakturáciu a správu v zdravotníctve, budú akreditovať dodávateľov, ktorí prechádzajú prísnymi normami a výkonnostnými opatreniami.

• Budete tiež musieť zaistiť, aby predajca spĺňal požiadavky HIPAA. Tieto informácie nájdete po rozhovore so zástupcom predajcu alebo na ich webových stránkach.

Pozrite sa na výhody používania vášho dodávateľa EHR. Môžete si vybrať tri hlavné kategórie fakturantov. Môžete nakupovať externe u miestnej spoločnosti, offshore spoločnosti alebo u dodávateľa elektronického zdravotného záznamu (EHR).

• Nie všetci predajcovia EHR ponúkajú služby fakturácie za lekárske účely, ale ak to urobia, môže to byť pre vás najlepšia voľba. Keďže predajca EHR má prístup k zdravotným informáciám potrebným na dokončenie fakturácie, máte výhodu v tom, že tieto informácie pri ich odosielaní tretej strane nemusíte upravovať a monitorovať.

Porovnajte miestne a offshore spoločnosti. Ak váš dodávateľ EHR neponúka služby fakturácie za lekárske účely alebo sa radšej rozhodnete použiť iného dodávateľa, máte možnosť použiť miestneho alebo zahraničného predajcu. Miestny predajca by bol predajcom fakturačných služieb vo vašej oblasti, ktorý ponúka služby, ktoré vaša prax potrebuje.

• S miestnymi predajcami máte výhodu podpory na mieste. Ak sa niečo pokazí alebo vaša kancelária potrebuje pomoc, zástupca miestneho predajcu môže prísť do vašej kancelárie a problém vyriešiť. Miestni predajcovia sú často drahší ako predajcovia na mori alebo EHR.
• Offshore predajcovia často zvládajú veľké množstvo prípadov, ponúkajú špecializované služby a môžu ponúkať nízke ceny. V prípade offshore spoločností môžete svoju prácu zadávať externe za nižšiu cenu. Tento outsourcing bohužiaľ prináša so sebou zlý zákaznícky servis a technickú podporu a obavy o súkromie. Keďže táto spoločnosť nie je na mori, môžete ohroziť finančné informácie svojich pacientov.

Porovnajte modely fakturácie. Predajcovia fakturácie za lekárske účely môžu k zbierkam pristupovať buď agresívne, alebo pasívne. Agresívni dodávatelia budú rýchlejšie presúvať nezaplatené účty do zberných agentúr a agresívne stíhať pacientov s nezaplatenými účtami. Modely pasívnej fakturácie zvyčajne vyžadujú dlhší čas, kým presunú účty do zbierkových agentúr. Ak je pre vás rýchlosť zberu dôležitým faktorom, môžete ísť s agresívnejším predajcom.

• Aj keď nepochybne chcete, aby pacienti platili svoje účty, agresívne modely fakturácie môžu zle odrážať povesť vašej kancelárie u pacientov, najmä v oblastiach s nižšími príjmami.

Porovnajte, koľko predajcovia účtujú. Náklady spojené so zmluvou a prácou s externým dodávateľom fakturácie za lekárske služby sa môžu veľmi líšiť. Miestne a offshore spoločnosti sa budú veľmi líšiť v sume, ktorú účtujú, a v spôsobe, akým účtujú. Primárnou funkciou, ktorú je potrebné pri porovnávaní cien hľadať, je percento, ktoré si predajcovia účtujú za vybavenie reklamácie.

• Vyhnite sa predajcovi, ktorý definuje zbierky ako úplné príjmy vašej praxe, a nie iba ako príjmy, ktoré pomáhajú zbierať. Ak ho definujete ako úplný príjem, bude vám účtovaný vyšší poplatok.
• Priemyselný priemer je približne 7% poplatok za spracovanie reklamácií.

Zvážte celkové náklady. Okrem mesačných alebo percentuálnych poplatkov, ktoré bude predajca účtovať, budú s prijatím predajcu spojené aj ďalšie poplatky. Pred výberom dodávateľa by ste mali:

• Zistite, či si účtujú dodatočné poplatky za online alebo telefonickú technickú podporu. Ponúkajú 24 -hodinovú podporu?
• Zistite, či účtujú poplatky za inovácie softvérového programu.
• Zistite, aké sú náklady na inštaláciu. Mnoho dodávateľov fakturácie má jednorazový štartovací poplatok a poplatok za inštaláciu vo vašej kancelárii.
• Na druhej strane chcete tiež vedieť, či zvýšenie veľkosti vašej praxe ovplyvní vaše sadzby. Niektorí predajcovia upravia svoje ceny podľa počtu lekárov v praxi.
• Vyhnite sa nízkym sadzbám. Niektorí predajcovia budú ponúkať a inzerovať nízke ceny na prilákanie nevzdelaných kupujúcich. Aj keď nízke ceny môžu byť atraktívne, často to naozaj nie je najlepšie riešenie. Mnoho z týchto dodávateľov neponúka celý rozsah služieb, ktoré potrebujete na dokončenie svojich fakturačných služieb, napríklad opätovné odoslanie nárokov.

Porovnajte štýly prehľadov. So službou fakturácie za lekárske služby potrebujete konzistentný prístup k svojim finančným informáciám. Chcete nájsť dodávateľa fakturačných služieb, ktorý bude ponúkať časté prehľady najmenej raz za mesiac a ktorý ponúka prehľad o odmietnutí, operáciách a analýze údajov. Mali by ste tiež zistiť, či máte k tomuto prehľadu prístup v reálnom čase online.

• Prevádzkové správy by mali uvádzať celkové spracované nároky a predložené sumy v dolároch, zaplatené, upravené, odpísané alebo zamietnuté sumy.
• Hlásenia o zamietnutí by mali obsahovať zoznam zamietnutých nárokov a denník následných opatrení predajcu pre každé zamietnutie. Chcete mať možnosť zoradiť tento prehľad podľa zaplatenej sumy, aby ste mohli identifikovať najmenšiu čiastku platby, o ktorú bude fakturačná služba bojovať.
• Agregácia údajov a správy o analýze by vám mali ukázať lineárnu analýzu čiastok zaplatených v priebehu času. Je tiež užitočné, ak sú tieto správy online a je ich možné exportovať do tabuliek programu Excel na ďalšiu analýzu.

Porovnajte recenzie dodávateľov. Pri výbere dodávateľa fakturácie za lekárske účely je dôležité vedieť, čo si ostatní zákazníci myslia o ich službách, spoľahlivosti a spôsobe, akým zaobchádzajú s fakturáciou. V ideálnom prípade bude predajca dobre preverený a zákazníci budú so svojimi postupmi spokojní.

• Mnoho recenzií nájdete online vyhľadaním recenzií „meno dodávateľa“.
• Môžete sa tiež opýtať iných lekárskych úradov, s ktorými máte vzťah, o dodávateľovi fakturácie za lekára, ktorého používajú na odporúčanie.

Požiadajte o zobrazenie certifikácií. Predajca fakturácie za lekárske účely môže získať certifikáciu prostredníctvom niekoľkých rôznych profesijných organizácií, ktoré preukazujú svoj záväzok ku kvalite a transparentnosti. Napríklad certifikovaný výkonný program pre fakturáciu a manažment zdravotnej starostlivosti, ponúkaný prostredníctvom Združenia pre fakturáciu a manažment zdravotníctva, ukazuje, že predajca sa zaväzuje podporovať nepretržité vzdelávanie svojich zamestnancov a držať krok s najnovším vývojom v odvetví.

• Požiadajte o zobrazenie všetkých certifikácií, ktoré predajca vlastní. Mnoho dodávateľov bude svoje certifikáty viditeľne vystavovať vo svojich kanceláriách a na svojich webových stránkach. Keď zistíte, aký druh certifikácií dostali, môžete potom preskúmať certifikačnú organizáciu, aby ste sa presvedčili, že je legitímna.
• Certifikácie tiež pomáhajú preukázať, že predajca je legitímny a je nepravdepodobné, že by zneužil vaše finančné informácie.

Porovnajte veľkosť a škálovateľnosť dodávateľa. Pozrite sa na hrubú ročnú fakturáciu firmy a počet tvrdení, ktoré ročne spracuje. Budete chcieť vedieť, za koľko ďalších postupov firma fakturáciu spracováva a či je dostatok zamestnancov predajcov na zvládnutie ďalších firiem.

• Pokiaľ ide o rozsah, budete chcieť vyhodnotiť, či predajca utrpí akékoľvek zníženie kvality, ak sa k ich pracovnému zaťaženiu pridá ďalšia firma.
• Majte na pamäti, že väčší dodávatelia majú tendenciu ponúkať špecializovanejšie fakturačné nástroje, pretože tie sú pre malých predajcov spravidla finančne náročné.

Porovnajte personálne obsadenie. V niektorých ohľadoch si nevyberáte iba dodávateľa, ale aj dodávateľa podľa toho, ako dobre sú jeho zamestnanci vybavení. Tu chcete poznať vzdelanie zamestnancov, ako aj skúsenosti zamestnancov a manažmentu.

• Opýtajte sa, aký veľký je personál. Chcete dodávateľa, ktorý bude mať pre vašu organizáciu dostatočnú podporu. Opýtajte sa: „Vyžadovalo by pridanie vašej praxe fakturačnú firmu najímanie ďalších zamestnancov?“ Ak je to tak, môžete zvážiť stretnutie s iným osvedčeným predajcom.

Prečítajte si celú zmluvu. Môže to znieť ako zrejmý krok v tomto procese, ale mnoho lekárov uzatvára zmluvy s dodávateľmi fakturácie za lekárske služby bez toho, aby úplne chápali, čo im zmluva zaručuje a ako sa služby poskytujú. Nechajte svojho advokáta, aby prešiel zmluvou riadok po rade a konzultuje aj právne aspekty zmluvy.

• Fakturácia je základným pilierom vašej praxe. Ak lekársky predajca neposkytuje adekvátne služby, vaša kancelária nedostáva platby a vaša organizácia bude trpieť.