Ako sa pripraviť na audit kompenzácie pracovníkov?
Na tento audit sa môžete pripraviť zhromaždením potrebných záznamov a vymenovaním niekoho, kto odpovie na všetky otázky audítora.
Keď si kúpite poistenie náhrady škody pre zamestnancov, váš poisťovateľ odhadne vašu expozíciu úrazom na pracovisku. Podľa tohto odhadu budú stanovené vaše poistné. Po skončení platnosti poistky však váš poisťovateľ skontroluje vaše záznamy za daný rok a určí vaše skutočné poistné. V prípade potreby budete možno musieť zaplatiť viac, aby ste rozdiel doplnili. Na tento audit sa môžete pripraviť zhromaždením potrebných záznamov a vymenovaním niekoho, kto odpovie na všetky otázky audítora. Po skončení auditu skontrolujte, či v pracovných listoch audítora nie sú chyby.
Časť 1 z 3: zhromažďovanie požadovaných záznamov
- 1Opýtajte sa, čo potrebujete poskytnúť. Nemali by ste dobrovoľne poskytnúť viac informácií, ako sa požaduje. Z tohto dôvodu by ste sa mali opýtať, aké dokumenty potrebuje audítor vidieť, a potom tieto dokumenty zhromaždiť vopred.
- 2Zhromažďujte záznamy o mzdách. Audítor bude pravdepodobne požadovať mzdové záznamy, preto si ich dajte do poriadku. Spravidla musíte poskytnúť kópie nasledujúcich dokumentov:
- mzdový denník a súhrn (mzdy obsahujú platy, mzdy, provízie, odmeny za nadčasy a bonusy)
- štátne správy o nezamestnanosti
- záznamy o individuálnych zárobkoch
- federálne daňové správy (941 hlásení)
- tvoja šeková knižka
- všetky platby za nadčasy (rozdelené podľa zamestnancov)
- 3Zhrňte záznamy o svojich zamestnancoch. Pravdepodobne budete tiež musieť poskytnúť podrobné záznamy o zamestnancoch, ktoré by ste mali zhromaždiť pred príchodom audítora. Nájdite nasledujúce:
- Počet zamestnancov
- odpracované hodiny, dni a týždne počas roka
- podrobné vysvetlenie pracovných povinností pre každého zamestnanca
- členenie na základe dolárových súm, ak zamestnanec pracuje vo viac ako jednom klasifikačnom kóde
Môžete mať jeden z dvoch typov auditov: fyzický audit alebo dobrovoľný audit. - 4Nájdite svoje výplaty v hotovosti. Tieto informácie budete musieť predložiť audítorovi, aby ste si ich našli vopred. Znova skontrolujte, či sú všetky čísla správne:
- platby akýmkoľvek subdodávateľom a nezávislým dodávateľom
- materiály
- príležitostná práca
- 5Zoberte si potvrdenia o poistení. V závislosti od vášho štátu vám môžu byť za nezávislých dodávateľov a subdodávateľov účtované odmeny pracovníkov. Budete chcieť aktuálne poistné certifikáty pre každého subdodávateľa, ktorého ste použili počas poistného obdobia.
- V osvedčeniach by malo byť uvedené, že sa poskytuje poistenie kompenzácie pracovníkov. Niektorí dodávatelia majú len všeobecné krytie zodpovednosti bez náhrady pracovníkov.
- V niektorých štátoch sa živnostníci a partneri môžu z požiadavky odmeňovania zamestnancov odhlásiť.
Časť 2 z 3: príprava na audit
- 1Určite svoj typ auditu. Môžete mať jeden z dvoch typov auditov: fyzický audit alebo dobrovoľný audit. Mali by ste vopred vedieť, čo budete mať:
- Fyzický audit zahŕňa audítora, ktorý vás bude kontaktovať telefonicky alebo poštou a dohodne si stretnutie. Musia vás kontaktovať do 60 dní od skončenia platnosti vašich zásad. Audítorovi poskytnete dokumenty. Audítor pracuje na termíne-zvyčajne tridsať dní po pridelení vášho auditu.
- Dobrovoľný audit zahŕňa prijatie formulára poštou od vašej poisťovacej spoločnosti. Musíte vyplniť formulár a odoslať ho poisťovateľovi. Napriek tomu, že sú formuláre základné, v prípade akýchkoľvek otázok by ste mali zavolať poisťovateľovi.
- 2Identifikujte primárny kontakt. Audit bude prebiehať plynulejšie, ak vaša firma určí primárny kontakt na prácu s poisťovateľom. Vyberte si niekoho, kto je oboznámený s celým podnikaním. Táto osoba by mala byť oboznámená aj so mzdovou evidenciou.
- Tento primárny kontakt by mal byť oboznámený s akýmikoľvek predchádzajúcimi auditmi. Mali by si prezrieť pracovné listy a predchádzajúce zásady audítora, aby si boli vedomí problémov, ktoré môžu nastať.
- 3Uvoľnite miesto pre audítora. Audítor môže pracovať mimo priestorov. Ak však pracujú vo vašej kancelárii, vytvorte im pohodlný priestor na prácu. Malo by byť dobre osvetlené a tiché.
- Skúste prinútiť audítora, aby pracoval vo vašich priestoroch. Vďaka tomu je zdieľanie informácií jednoduchšie a môžete poskytnúť čo najviac podrobných informácií. Keď audítori pracujú mimo podniku, môže byť ťažké zdieľať informácie.
Po skončení platnosti poistky však váš poisťovateľ skontroluje vaše záznamy za daný rok a určí vaše skutočné poistné. - 4Prečítajte si pôvodné pravidlá. Táto politika bola založená na odhade. Mali by ste si však tieto pravidlá prečítať a odhaliť, čo sa použilo na výpočet vašich prvotných poistných prémií. Zvážte nasledujúce:
- Výplatná páska. Sadzby kompenzácií pracovníkom sú spravidla viazané na vašu mzdu. Za každých sto dolárov vám bude účtovaná sadzba.
- Sadzba. Sadzba bude závisieť od druhu vykonanej práce. Táto práca bude zaradená do klasifikačného systému, ktorý sa používa na určenie komp.
- Klasifikačné kódy. Nie všetky práce prinášajú rovnakú pravdepodobnosť úrazu. Audítor určí, aká je rozhodujúca klasifikácia, ktorá generuje najviac miezd. Niektorí pracovníci však majú svoju vlastnú klasifikáciu, napríklad administratívni pracovníci a externí predajcovia.
- Faktor modifikácie skúseností. Po určení klasifikácie audítor vynásobí sadzbu vašou mzdou. Audítor však môže túto sumu upraviť na základe histórie odmien vašich predchádzajúcich zamestnancov.
- 5Analyzujte verejné informácie o svojej spoločnosti. Pozrite sa na svoj web a zistite, či tam nie sú nesprávne informácie. Váš audítor preverí všetky verejne dostupné informácie o vašej firme. Všetko, čo je nepresné, by ste mali opraviť.
Časť 3 z 3: spracovanie auditu
- 1Udržujte profesionálny vzťah s audítorom. Audit môže byť stresujúci, pretože poisťovateľ vám môže drasticky zvýšiť poistné. Tento proces môžete dosiahnuť plynulejšie tým, že budete k audítorovi vždy priateľskí a nápomocní.
- Na základe vašich zásad môže audítor pravdepodobne požiadať o akýkoľvek finančný dokument, napríklad o daňové podania. Mali by ste to poskytnúť rýchlo a bez nesúhlasu.
- Radšej by ste chceli, aby audítor pracoval s presnými informáciami, než aby hádal. Keď audítori uhádnu, poskytnú informácie o „najhoršom prípade “, ktoré pravdepodobne zvýšia vaše prémie.
- V prípade nedodržania povinností audítora môžete zvyčajne očakávať, že zaplatíte o 25% viac.
- 2Prezrite si pracovné listy audítora. Audítori sa niekedy dopúšťajú chýb, ktoré sú pre poisťovňu prospešné (a ubližujú vám). Po skončení práce audítora by ste si mali starostlivo prečítať. Budete musieť požiadať poisťovateľa o kópie pracovných listov audítora.
- Poisťovateľ tieto pracovné listy spravidla neponúka, pokiaľ o to nepožiadate.
- Vyhnite sa odhláseniu sa z akéhokoľvek neúplného auditu.
- 3Porovnajte audit s pôvodnou politikou. Auditované poistné je niekedy vyššie ako odhad, ktorý ste dostali pri kúpe poistky. Chcete sa uistiť, že akékoľvek zvýšenie je legitímne. Hľadaj nasledovné:
- Či je faktor úpravy skúsenosti pri audite vyšší ako v pôvodnej politike. Nemalo by byť.
- Ak sú pri audite drahšie klasifikačné kódy ako v pôvodnej politike. Niekedy sa vaše obchodné operácie zmenia, takže sa tieto klasifikácie zmenia. Vo všeobecnosti by však nemali chýbať zásadné zmeny vo vašich operáciách.
- Či sa zmenil plánovaný kredit alebo debet. Ak je to tak, možno budete proti sume namietať.
Keď si kúpite poistenie náhrady škody pre zamestnancov, váš poisťovateľ odhadne vašu expozíciu úrazom na pracovisku. - 4Zoznámte sa s poisťovacím zástupcom. Ak máte otázky, dohodnite si konzultáciu s právnikom. Ukážte im pracovné listy audítora a vaše pôvodné zásady. Váš právnik môže rozhodnúť, či máte dôvody napadnúť audit.
- Právneho zástupcu môžete nájsť tak, že sa obrátite na svoju štátnu alebo miestnu advokátsku komoru a požiadate o odporúčanie.
- Zavolajte a dohodnite si konzultáciu. Nezabudnite sa opýtať, koľko to bude stáť.
- 5Spor o audit. Váš poisťovateľ by vám mal povedať, ako podať námietku proti rozhodnutiu auditu. Možno budete napríklad musieť predložiť poisťovni záznamy v určitom čase. Ak budete čakať príliš dlho, poisťovateľ bude pravdepodobne predpokladať, že s auditom súhlasíte.
- Nemeškajte. Zavolajte svojho poisťovateľa a sťažujte sa, že s auditom nesúhlasíte. Opýtajte sa, čo potrebujete poskytnúť a na termín.
Prečítajte si tiež: Ako zastaviť sexuálne obťažovanie žien?
Otázky a odpovede
- Mali by sme zahrnúť platby za zdravotný sporiaci účet ako zárobok z práce?To bude závisieť od vášho štátneho zákona. V mnohých štátoch je možné odpočítať príspevky HSA. V prípade otázok by ste sa mali obrátiť na svojho účtovníka.
- Je inštalatér, ktorého moja firma povolala na opravu kancelárskej toalety, považovaný za nezávislého dodávateľa auditu mojich zamestnancov?Nie, to sú obchodné náklady.
Nezodpovedané otázky
- Ako určím, čo bude subdodávateľ potrebovať na poskytnutie informácií o poistení s kompenzáciou pracovníkov?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
Súvisiace články
