Ako napísať poznámku?
Najlepším spôsobom, ako napísať poznámku, je začať 1-odsekovým úvodom, ktorý vysvetľuje, čo sa deje alebo čo chcete, aby ľudia robili a prečo. Potom napíšte orgán, ktorý bude obsahovať ďalšie základné informácie a dôkazy, ktoré podporia rozhodnutie, na ktoré ľudí upozorňujete. Ak ľudia potrebujú konať, objasnite im, čo a kedy majú urobiť. Ukončite svoju poznámku priateľským zhrnutím, ktoré zopakuje, prečo si myslíte, že je rozhodnutie najlepšie. Ak chcete získať ďalšie rady od nášho recenzenta, napríklad ako napísať nadpis poznámky a podpísať poznámku, čítajte ďalej!
Ak chcete získať ďalšie rady od nášho recenzenta, napríklad ako napísať nadpis poznámky a podpísať poznámku, čítajte ďalej!
Poznámky sú skvelým spôsobom, ako komunikovať veľké rozhodnutia alebo zmeny politík so svojimi zamestnancami alebo kolegami. Je dôležité, aby ste si našli čas na vytvorenie dobrej poznámky, aby vaša správa prišla tak, ako chcete.
Časť 1 zo 4: napísanie záhlavia poznámky
- 1V hornej časti stránky napíšte „memorandum“. Hneď na začiatku uveďte, že tento dokument je memorandom. Označte stránku „MEMORANDUM“ 4 centimetre (3,8 cm) od hornej časti stránky. V prvom riadku zadajte slovo tučným písmom. Môžete ho vycentrovať na tento riadok alebo zarovnať doľava. Môžete sa tiež rozhodnúť zväčšiť písmo pre toto slovo.
- Dvojitý priestor medzi týmto riadkom a nasledujúcim riadkom nadpisu.
- 2Vhodne oslovte príjemcu. Poznámka je formálna obchodná komunikácia a čitateľa by ste mali osloviť aj formálne. Použite celé meno a titul osoby, ktorej chcete poslať poznámku.
- Ak posielate poznámku celému personálu, môžete napísať: „TO: Všetci zamestnanci“.
- 3Pridajte ďalších príjemcov do riadku CC. Riadok „CC“ označuje, kto dostane „zdvorilostnú kópiu“ poznámky. Toto nie je osoba, ktorej je memorandum určené. Je to skôr niekto, kto môže potrebovať zostať informovaný o zásadách alebo problémoch, ktorými sa v poznámke zaoberáte.
- 4Napíšte svoje meno do riadku „od“. Nadpis musí obsahovať, kto píše a odosiela poznámku. V tomto riadku je uvedené vaše úplné meno a pracovné zaradenie.
- 5Zahrňte dátum. Napíšte celý dátum, pričom napíšte mesiac a vrátane dátumu a roku. Napíšte napríklad: „DÁTUM: 5. januára 2015“ alebo „DÁTUM: 5. januára 2015“.
- 6Vyberte konkrétnu frázu pre riadok predmetu. Téma dáva čitateľovi predstavu, o čom je táto poznámka. Buďte konkrétni, ale struční.
- Konkrétne namiesto predmetného predmetu napíšte „Mravce“, konkrétnejšie zadajte výraz „Problém mravca v úrade“.
- 7Správne naformátujte nadpis. Nadpis by mal byť v hornej časti stránky a zarovnaný s ľavou stranou stránky. Slová „TO:“, „FROM:“, „DATE:“ a „SUBJECT:“ píšte na veľké písmená.
- Ukážka nadpisu by mohla vyzerať takto:
TO: Meno a pracovné zaradenie príjemcu
OD: Vaše meno a pracovné zaradenie
DÁTUM: Úplný dátum, kedy bola správa napísaná
PREDMET: (alebo RE:) O čom je poznámka (nejakým spôsobom zvýraznené) - Pri vytváraní nadpisu nezabudnite zdvojnásobiť medzeru medzi sekciami a zarovnať text.
- Môžete sa rozhodnúť pridať riadok pod nadpis, ktorý bude prechádzať celou stránkou. Tým sa oddelí nadpis od tela poznámky.
- Ukážka nadpisu by mohla vyzerať takto:
Ako môžem napísať poznámku o nespravodlivosti na svojom pracovisku?
Časť 2 zo 4: napísanie tela poznámky
- 1Zvážte, kto by malo byť publikum. Aby ľudia dostali poznámku k čítaniu a odpovedali na ňu, je dôležité prispôsobiť tón, dĺžku a úroveň formality poznámky publiku, ktoré ju bude čítať. Efektívne to vyžaduje, aby ste mali dobrú predstavu o tom, pre koho je poznámka určená.
- Zamyslite sa nad prioritami a starosťami svojho publika.
- Pokúste sa predvídať akékoľvek otázky, ktoré by mohli mať vaši čitatelia. Skúste brainstorming o nejakom obsahu poznámky, ako sú príklady, dôkazy alebo iné informácie, ktoré ich presvedčia.
- Zohľadnenie publika vám tiež umožní citlivo reagovať na akékoľvek informácie alebo pocity, ktoré sú pre vašich čitateľov nevhodné.
- 2Vynechajte formálne pozdravenie. Poznámka sa nezačína pozdravom ako „drahý pán Edwards“. Namiesto toho sa ponorte priamo do úvodného segmentu, ktorý v poznámke predstavuje tému, o ktorej diskutujete.
- 3Predstavte problém alebo problém v prvom odseku. Stručne im dajte kontext akcie, ktorú chcete, aby urobili. Je to niečo ako vyhlásenie tézy, ktoré uvádza tému a uvádza, prečo je to dôležité. Úvod by ste mohli považovať aj za abstrakt alebo zhrnutie celej poznámky.
- Ako všeobecné usmernenie by otvor mal zaberať asi jeden odsek.
- 4Môžete napríklad napísať: „Od 1. júla 2015 bude spoločnosť XYZ Corporation implementovať nové pravidlá týkajúce sa zdravotného poistenia. Všetci zamestnanci budú mať zdravotné poistenie a zarobia minimálne 11€ za hodinu.“
- 5Uveďte kontext pre daný problém. Váš čitateľ môže potrebovať nejaké základné informácie o probléme, ktorý riešite. Uveďte nejaký kontext, ale buďte struční a uveďte iba to, čo je nevyhnutné.
- Ak je to relevantné, pokračujte vo svojej poznámke a uveďte, prečo sa pravidlá implementujú. Môžete napríklad napísať: „Krajská vláda hlasovala za to, aby všetci zamestnanci v kraji dostávali minimálnu mzdu 11€/hodinu.“
- 6Podporte svoj postup v diskusnom segmente. Poskytnite krátky súhrn akcií, ktoré budú implementované. Uveďte dôkazy a logické dôvody riešení, ktoré navrhujete. Začnite najdôležitejšími informáciami a potom prejdite na konkrétne alebo podporné skutočnosti. Uveďte, ako budú čitatelia prospešní z akcie, ktorú odporúčate, alebo budú znevýhodnení z dôvodu nekonania.
- Nebojte sa zahrnúť grafiku, zoznamy alebo grafy, najmä do dlhších poznámok. Uistite sa, že sú skutočne relevantné a presvedčivé.
- V prípade dlhších poznámok zvážte napísanie krátkych nadpisov, ktoré objasnia obsah každej kategórie. Napríklad namiesto výrazu „Zásady“ napíšte „Nové zásady týkajúce sa zamestnancov na čiastočný úväzok“. V každom nadpise buďte konkrétni a struční, aby bol čitateľovi ihneď jasný základný bod vašej poznámky.
- 7Navrhnite opatrenia, ktoré by mal čitateľ vykonať. Memo je výzva na akciu v súvislosti s konkrétnym problémom, či už ide o oznámenie o novom firemnom produkte, nové zásady týkajúce sa správ o výdavkoch alebo vyhlásenie o tom, ako spoločnosť rieši problém. Zopakujte akciu, ktorú by mal čitateľ urobiť v záverečnom odseku alebo vete.
- Môžete napríklad napísať: „Všetci zamestnanci musia používať nový účtovný systém do 1. júna 2015.“
- Môže to zahŕňať aj niekoľko dôkazov na podporu vašich odporúčaní.
- 8Zatvorte poznámku pozitívnym a vrúcnym zhrnutím. Záverečný odsek poznámky by mal preformulovať ďalšie kroky na riešenie daného problému. Mala by obsahovať aj vrúcnu poznámku, ktorá znovu opakuje solidaritu organizácie.
- Môžete napísať: „Rád s vami neskôr prediskutujem tieto odporúčania a budem sa riadiť všetkými vašimi rozhodnutiami.“
- Môžete skončiť s niečím ako: „Sme nadšení z rozšírenia tejto produktovej rady. Sme presvedčení, že tým sa rozšíri naše podnikanie a urobí z tejto spoločnosti udržateľnejšie podnikanie.“
- Spravidla by to mala byť jedna až dve vety.
Ako napíšem poznámku, ktorá ľuďom pripomenie nadchádzajúce školenie prvej pomoci?
Časť 3 zo 4: Dokončenie poznámky
- 1Správne naformátujte svoju poznámku. Na zaistenie jednoduchého čítania poznámky používajte štandardný formát. Použite 12-bodové písmo, napríklad Times New Roman alebo Arial. Na ľavej, pravej a spodnej strane použite jednopalcové okraje.
- Použite odstavce v štýle bloku. Dvojitá medzera medzi odsekmi. Neodsadzujte každý odsek.
- 2Korektúra vašej poznámky. Skontrolujte a upravte svoju poznámku, aby ste sa presvedčili, že je jasná, stručná, presvedčivá a bez chýb. Skontrolujte, či ste v jazyku, ktorý používate, v súlade. Odstráňte nepotrebné odborné slová alebo technický žargón.
- Skontrolujte pravopisné, gramatické a obsahové chyby. Osobitnú pozornosť venujte menám, dátumom alebo číslam.
- Skontrolujte, či nie je príliš dlhý, a odstrihnite všetok cudzí materiál.
- 3Ručne napíšte svoje iniciály menom. Poznámka neobsahuje podpisový riadok. Poznámky by ste však mali iniciovať perom v hlavičke. Vedľa svojho mena napíšte svoje iniciály. Znamená to, že ste schválili poznámku.
- 4Použite hlavičkový papier. Môžete mať špeciálny hlavičkový papier určený na poznámky alebo môžete použiť obyčajný pracovný hlavičkový papier.
- Ak vytvárate digitálny dokument (napríklad na odosielanie e -mailov), možno budete chcieť vytvoriť vlastný hlavičkový papier v dokumente programu Word s logom vašej spoločnosti a základnými kontaktnými informáciami. Použite to ako svoju šablónu poznámky pre každú odoslanú poznámku.
- 5Vyberte si spôsob doručenia. Vyberte najlepší spôsob distribúcie svojej poznámky. Možno budete chcieť vytlačiť kópie poznámky a distribuovať ju týmto spôsobom. Môžete ho tiež poslať e -mailom.
- Ak odošlete svoju správu e -mailom, možno budete chcieť svoj e -mail naformátovať v HTML. Alternatívne môžete svoju poznámku uložiť ako PDF a priložiť k svojmu e -mailu.
Ako napíšem poznámku zamestnancom, že im musia na obedňajšie prestávky vyraziť a vyraziť?
Časť 4 zo 4: Použitie šablón poznámok
- 1Vyhľadajte šablóny poznámok. Zvážte, či chcete namiesto písania poznámky od začiatku použiť šablónu. Ak je to tak, prvým krokom by malo byť vyhľadanie dobrých šablón poznámok online. Program Microsoft Word má aj šablóny poznámok. Šablóny majú spravidla rovnaké základné formátovanie, ale môžu používať rôzne písma, veľkosti a vzory.
- Stiahnite si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
- Pred použitím akýchkoľvek šablón z webového zdroja si prečítajte podmienky použitia.
- 2Otvorte stiahnutú šablónu v počítači. Potom, čo stlačíte tlačidlo sťahovania, sa šablóna automaticky stiahne do vášho počítača alebo môže sťahovanie začať niekoľkými krokmi. Stiahne sa ako súbor zip, takže ho musíte rozbaliť a potom otvoriť v programe Microsoft Word.
- Je vhodné použiť najnovšiu verziu programu Microsoft Word, aby ste sa vyhli problémom s nepredvídaným softvérom a aby šablóna fungovala tak, ako bola navrhnutá. Ak používate staršiu verziu programu Microsoft Word, pred stiahnutím akýchkoľvek šablón jednoducho aktualizujte softvér.
- 3Nastavte hlavičku. Majte na pamäti, že všetko na šablóne je vymeniteľné. Každú časť šablóny poznámky si môžete prispôsobiť tak, aby vyhovovala vašim konkrétnym potrebám. Môžete napríklad pridať svoje logo a značku autorských práv do sekcie hlavičky šablóny. Stačí kliknúť na sekciu hlavičky a napísať informácie o vašej spoločnosti.
- 4Vyplňte polia v hlavičke šablóny. Nezabudnite vyplniť polia „TO“ a „FROM“, ako aj polia „CC“ a „SUBJECT“. Pri vyplňovaní týchto polí buďte opatrní, aby ste sa presvedčili, že ste nepreskočili žiadne pole a niektoré z nich ponechali prázdne alebo že ste neurobili chybu pri zadávaní textu niekde na ceste.
- 5Napíšte svoju správu Napíšte úvod, kontext, diskusiu a súhrnné časti vašej poznámky do tela. Ak chcete, môžete na organizáciu informácií použiť odrážky alebo zoznamy.
- Udržujte formátovanie šablóny. Zaistíte tým správne zarovnanie odsekov a správne okraje a veľkosť písma.
- V prípade potreby môžete dokonca prispôsobiť poznámku tak, aby používala tabuľku. Niekedy je to dobrý nápad, najmä ak pomocou zoznamu odrážok alebo niečoho podobného vyzerá poznámka príliš preplnená alebo ťažko čitateľná.
- Uistite sa, že ste odstránili všetky slová, ktoré už boli v šablóne. Pred odoslaním poznámky si tiež pozorne skontrolujte, či ste ju skontrolovali.
- 6Nezabudnite skontrolovať pätu. Päta je priestor v spodnej časti stránky, ktorý často obsahuje ďalšie informácie. Tu môžete uviesť informácie o svojej spoločnosti alebo osobné kontaktné údaje. Je dôležité, aby ste si našli čas a uistili sa, že tieto informácie sú správne. Posledná vec, ktorú by ste chceli urobiť, je napísať vynikajúcu poznámku a potom mať nesprávne kontaktné informácie alebo tieto informácie úplne chýbať.
- 7Prispôsobte si svoj vzhľad. Jednou z najpríťažlivejších vecí na šablóne je, že môžete dokonca zmeniť farbu dokumentu. To vám umožní uplatniť určitý stupeň osobnosti a presnejšie vynikne celý dokument. Umožňuje vám tiež vybrať farbu, ktorá je vhodná pre danú situáciu, aby ste zaistili, že poznámka bude vizuálne pôsobivá, a pritom profesionálna.
- 8Uložte si poznámku ako jedinečný dokument. Kópiu tejto poznámky si určite uložte. Potom budete mať digitálny záložný dokument, ktorý poskytne dôkaz o vašej obchodnej komunikácii.
- 9Uložte šablónu, aby ste ju mohli znova použiť. Kedykoľvek budete v budúcnosti potrebovať použiť poznámku na trochu iný predmet, jednoducho zmeňte každé pole tak, aby vyhovovalo konkrétnemu predmetu poznámky. To vám ušetrí čas a tiež vám pomôže vytvoriť konzistentnú poznámku, ktorá je profesionálna a ktorá upúta pozornosť ľudí, takže poznámku bude možné prečítať rýchlo.
- Nedávajte príliš veľa prečo. Je dôležité vysvetliť, prečo chcete niečo urobiť, ale nepreháňajte to.
- Poznámky by mali byť vždy stručné.
Prečítajte si tiež: Ako zarobiť viac tipov ako čašník alebo čašníčka?
Otázky a odpovede
- Ako napíšem poznámku zamestnancom, že im musia na obedňajšie prestávky vyraziť a vyraziť?"Cieľom je informovať všetkých zamestnancov o novej účinnej politike (dátum), v ktorej sa uvádza, že každý zamestnanec bude musieť na obedňajšiu prestávku vyraziť a vystúpiť. Ďakujem za dodržiavanie, vedenie."
- Ako napíšem poznámku, ktorá ľuďom pripomenie nadchádzajúce školenie prvej pomoci?Tu je príklad pomocou šablóny z článku. Podľa potreby upravte mená a dátumy. MEMORANDUM: Všetci zamestnanci; CC: Sandra Smith; OD: Taylor Kamm; DÁTUM: 4. júna 2017; PREDMET: Školenie prvej pomoci; Upozorňujeme, že oddelenie ľudských zdrojov zabezpečí školenie o prvej pomoci pre všetkých zainteresovaných pracovníkov. Termíny budú 20. júna 2017 a 30. júna 2017. Sme nadšení z výhod, ktoré ponúka toto dôležité školenie, a sme presvedčení, že to bude mať pre našu spoločnosť veľkú hodnotu. Svoj záujem môžete potvrdiť telefonicky na našom oddelení ľudských zdrojov najneskôr do 15. júna 2017. Za spoluprácu vám vopred ďakujeme. Najlepšie, Jeff Miller
- Aký je rozdiel medzi listom a poznámkou?Poznámka sa najčastejšie používa na interné použitie v rámci organizácie. List je možné použiť na odoslanie informácií mimo organizácie.
- Aké sú rôzne typy poznámok?Poznámka môže slúžiť takmer akémukoľvek účelu. K niektorým bežným typom patria oznámenia, prevádzkové poznámky (tj. Správy, ktoré informujú príjemcu o politikách alebo postupoch organizácie), smernice alebo žiadosti o akciu a správy (napr. O výsledkoch experimentu alebo vyšetrovania).
- Aké sú rôzne sekcie poznámky?To závisí od typu a účelu poznámky. Obchodná poznámka by mala obsahovať minimálne nadpis (ktorý obsahuje informácie o príjme a odoslaní), dátum, riadok predmetu a skutočnú správu poznámky. Telo poznámky môže obsahovať úvod, podrobné informácie o téme poznámky a požiadavku príjemcu na určitý druh akcie. V prípade potreby môžete zahrnúť aj prílohy.
- Ako napíšem poznámku svojim zamestnancom?Nech je to krátke a jednoduché - choďte priamo k veci. Používajte profesionálny jazyk a pred odoslaním si dvakrát skontrolujte pravopis a gramatiku. Keď sa podpíšete do poznámky, dajte zamestnancom vedieť, že sa na vás môžu obrátiť s akýmikoľvek otázkami, a poďakujte im za ich dodržiavanie.
- Ako môžem napísať poznámku o nespravodlivosti na svojom pracovisku?Postupujte podľa pokynov uvedených v článku vyššie.
- Je možné písať poznámky zákazníkovi? Myslel som si, že poznámky sú určené na vnútorné použitie.Áno, poznámky sú ako odporúčanie. Ak by ste teda boli pokladníkom a zákazník by sa vás opýtal, aké čipy odporúčate, potom by ste povedali, čomu by ste dali prednosť. A nie, nie sú určené len na vnútorné použitie.
- Je potrebné podpísať sa pod poznámku?Nie. Uistite sa, že je v nadpise uvedené, od koho je. Správny nadpis uvádza všetky podrobnosti poznámky. Pre koho je dátum, dátum, čoho sa týka a kto ho posiela.
- Prečo ľudia píšu poznámky?Memo je jednoducho spôsob, ako komunikovať informácie v rámci organizácie. Môžete ho použiť na komunikáciu so svojimi zamestnancami, kolegami alebo nadriadenými. Môžu byť adresované jednému príjemcovi alebo viacerým ľuďom naraz.
Nezodpovedané otázky
- Ako môžem napísať poznámku o niečom komplikovanom?
- Ako napíšem poznámku riaditeľovi spoločnosti?
- Ako napíšem poznámku riaditeľovi spoločnosti?
- Ako sú číslované strany poznámok?
- Ako môžem napísať svojmu šéfovi a pozvať ho na seminár databázového systému?
Komentáre (30)
- Práve som sa naučil písať poznámky k domácim úlohám. Je to informatívne! Ďakujem.
- Moji študenti všeobecných vied práve dokončili učenie o rôznych typoch zdrojov energie a teraz píšu poznámku k plánovaču mesta (nie v skutočnosti), aby navrhli, ako by mohlo byť mesto napájané vzhľadom na niekoľko obmedzení. Tento článok im ponúka nástroje na napísanie veľmi profesionálnej a elegantnej poznámky. Ďakujem.
- Jasné a jednoduché a pomohlo mi to napísať moju prvú poznámku. Ďakujem, sprievodca!
- Dobrý článok, dozvedel som sa viac nápadov na písanie poznámok. Vďaka.
- Študoval na skúšku, veľmi mi pomohol pri práci z angličtiny. Úžasný článok a web, ďakujem.: D
- Podrobný návod s obrázkami na ukážku.
- Veľmi mi to pomáha, keď mi ukazuje, ako napísať poznámku, čo som nikdy predtým nerobil.
- Vďaka tomuto článku ľahko chápem formát poznámok, vďaka.
- Dáva mi to celkom pochopenie pre poznámky. Ďakujem, považoval som to za užitočné.
- Príklady, ktoré uvádzate, sú jednoduché a jednoduché.
- Tento článok mi pomohol lepšie porozumieť krokom pri písaní poznámky a dodržiavať ich a oceniť memorandum.
- Sprievodcu považujem za zásadný nástroj pre všetkých administratívnych pracovníkov, ktorý umožňuje efektívnu komunikáciu, plánovanie a realizáciu príslušných spoločností.
- Vďaka za vašu pomoc. Bol som schopný krok za krokom napísať poznámku.
- Je to veľmi dobrý spôsob, ako získať znalosti o našom štúdiu.
- Usporiadaná prezentácia, ako napísať poznámku, bola užitočná. Skvelá práca. Sláva!
- Bolo to tak nápomocné. Teraz môžem napísať poznámku s týmito pokynmi, ktoré ste vypracovali. Ďakujem veľmi pekne.
- Tento článok mi skutočne pomohol pripraviť sa na skúšky a tiež mi poskytol nový nápad na diskusiu s mojím generálnym riaditeľom. Vďaka.
- Poskytovalo podrobné pokyny, ktoré to objasnili. Teraz môžem napísať svoju vlastnú poznámku, vďaka.
- Je to veľmi dobré a ukázalo sa mi, ako vytvoriť poznámku bez stresu.
- Myslím si, že je to vynikajúce úsilie vynaložené na účely učenia sa a zoznámenie sa s komunikačným procesom.
- Naučil ma štandardný formát poznámky a ako uprednostniť dôležité časti pri stavbe tela. Mnohokrat dakujem!:)
- Naozaj to pomohlo. Teraz môžem napísať poznámku bez strachu zo zlyhania! Vďaka.
- Naučili ma, že keď píšem poznámku, musím dvakrát povedať svoje meno.
- Naozaj mi to pomohlo. Odhlasoval som niektoré knihy, ale boli iné, a tak som sa rozhodol skontrolovať na internete.
- Myslím si, že je to skvelé vzdelávacie prostredie pre ľudí, ktorí prídu.
- Veľmi mi to pomohlo, zabudol som si knihy na vysokej škole a dnes píšem skúšku. Ďakujem ti veľmi pekne.
- To všetko bolo veľmi užitočné a bez toho by som nemohol napísať túto poznámku!
- Veľmi mi to pomohlo, teraz máte podrobnosti o tom, ako napísať interné memorandum.
- Skutočne sa podrobnejšie rozpísalo o tom, čo som chcel vedieť, spolu s vecami, ktoré som nevedel. Ďakujeme, že ste nám pomohli odstrániť naše pochybnosti a nájsť riešenia.
- Tento článok mi veľmi pomáha. Podrobnosti, ktoré nám hovorí o tom, ako napísať poznámku, sú veľmi dôležité.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
