Ako napísať obchodnú poznámku?
Ak chcete napísať poznámku, začnite umiestnením slova „Memorandum“ do hornej časti stránky. Nadväzujte na to hlavičkou, ktorá obsahuje riadky TO:, FROM:, DATE:, a SUBJECT:. Keď ste pripravení písať, zostavte úvodný odsek s uvedením účelu poznámky a potom pridajte 2 až 4 odseky súvisiacich informácií. V prípade potreby môžete text rozdeliť pomocou odrážok alebo podnadpisov. Ak chcete svoj list dokončiť, napíšte záverečný odsek, ktorý čitateľom oznámi, či potrebujú prijať ďalšie opatrenia. Tipy na štruktúrovanie poznámok a používanie efektívneho jazyka čítajte ďalej!
Ako napíšem poznámku, v ktorej budem informovať šéfa o povestiach kolujúcich na pracovisku o obmedzení?
Memorandum je typ dokumentu, ktorý sa používa na vnútornú komunikáciu medzi zamestnancami spoločnosti. Poznámky sú časovo prevereným aspektom obchodného sveta a ak sú správne napísané, pomáhajú udržiavať plynulý chod všetkého.
1. časť z 3: výber jazyka a formátovania
- 1Vyhýbajte sa príliš neformálnemu jazyku. Všeobecne povedané, váš jazyk by mal byť jednoduchý a jednoduchý, ale profesionálny. Mali by ste sa vyhnúť tomu, aby ste vo svojej poznámke zaujali príliš konverzačný tón.
- Napríklad vyvarujte sa písania slov ako „Hej, chlapci! TGIF, mám pravdu? Každopádne som vám chcel povedať o dôležitej obchodnej záležitosti.“
- Namiesto toho choďte priamo k veci: „Píšem preto, aby som všetkým poskytol správu o pokroku projektu Z.“
- 2Vyhnite sa používaniu emocionálneho jazyka. Najlepšie je tiež pokúsiť sa pri písaní zaujať neutrálny tón a nepoužívať emočne nabitý jazyk. Snažte sa na podporu svojich tvrdení odkazovať na fakty a dôkazy.
- Napríklad sa vyhnite tvrdeniam ako „Myslím si, že všetci budeme oveľa šťastnejší, ak sa v piatok budeme môcť ležérne obliecť.“
- Namiesto toho preskúmajte, či existujú štúdie o tom, či sa zvyšuje morálka v kancelárii, keď bude zamestnancom umožnená väčšia autonómia pri výbere oblečenia, a uveďte to vo svojej poznámke.
- 3Používajte signálne frázy. Ak sa chystáte citovať dôkazy alebo odkazovať na zdroj, nezabudnite použiť jazyk, ktorý čitateľovi umožní vedieť, čo robíte.
- Skúste napríklad toto: „Podľa našich zistení...“ alebo „Výskum dokončený agentúrou EPA naznačil, že...“.
- 4Vyberte vhodný štýl a veľkosť písma. Vaša poznámka by mala byť ľahko čitateľná, takže by ste sa mali vyhnúť používaniu príliš malého písma - štandardom je 11 alebo 12 bodov.
- Mali by ste tiež zvoliť jednoduchý štýl písma, napríklad Times New Roman. Teraz nie je čas hrať sa so „zábavnými“ fontami, ako je Comic Sans (ak si vyberiete toto, bude vám sranda!).
- 5Pre poznámku používajte štandardné okraje. Pre obchodné poznámky sú typické okraje 2,50 cm, aj keď niektoré programy na spracovanie textu môžu obsahovať predformátované šablóny poznámok s mierne širšími okrajmi (napríklad 3 centimetre).
- 6Na jednom mieste umiestnite dokument. Obchodné poznámky zvyčajne nie sú rozdelené na dve medzery. Ak chcete, aby bolo číslo stránky nižšie, zvážte medzery v medzere, ale ponechajte medzery medzi jednotlivými odsekmi alebo sekciami.
- Zvyčajne nie je potrebné, aby ste odsadili svoje odseky.
Ako napíšem poznámku k školskej úlohe?
Časť 2 z 3: Príprava na napísanie vašej obchodnej poznámky
- 1Rozhodnite, či je potrebné odoslať poznámku. Ak potrebujete informovať niekoľko ľudí vo svojom tíme o dôležitých obchodných záležitostiach, potom je odoslanie poznámky vynikajúci nápad. Môžete dokonca poslať jeden, ak komunikujete iba s jednou osobou, ak napríklad chcete alebo potrebujete mať písomný záznam o vašej korešpondencii.
- V niektorých prípadoch však môže byť efektívnejšie hovoriť priamo s ľuďmi, ktorých potrebujete.
- Niektoré informácie môžu byť tiež príliš citlivé na odoslanie v poznámke.
- 2Uveďte váš účel písania. V závislosti od konkrétneho účelu sa môže obsah a organizácia poznámky zmeniť. Väčšina typov poznámok je napísaná z nasledujúcich dôvodov:
- Navrhnúť nápad alebo riešenie. Ak si napríklad myslíte, že viete, ako je možné vyriešiť problémy s plánovaním nadčasov, môžete svoje nápady napísať do poznámky a odoslať ich nadriadeným.
- Na vystavenie objednávky. Odoslanie poznámky môže byť napríklad efektívnym spôsobom, ako priradiť zodpovednosti nadchádzajúcej konferencii, ktorú organizuje vaše oddelenie.
- Poskytnúť správu. Možno budete tiež chcieť poslať poznámku, aby ste svojich kolegov informovali o udalosti, ktorá sa nedávno stala, poskytnite nám aktuálne informácie o projekte, poskytnite správu o pokroku alebo oznámte výsledky vyšetrovania.
- 3Zúžte tému. Možno žonglujete s mnohými projektmi a láka vás odoslanie poznámky, v ktorej aktualizujete svojich kolegov, nadriadených alebo klientov o všetkom, na čom práve pracujete. Nezabúdajte však, že obchodné poznámky by sa mali sústrediť iba na jeden problém.
- Mali by byť stručné, jasné a ľahko prečítateľné zaneprázdnenými osobami; nechcete, aby boli dôležité informácie prehliadané. Neustále sústredenie poznámky pomôže zabezpečiť, aby bola vaša správa prijatá a pochopená.
- 4Zvážte svoje publikum. Obsah, štýl a tón vášho obchodného oznámenia bude ovplyvnený zamýšľaným publikom, takže si dobre premyslite každého, kto vašu poznámku dostane.
- Napríklad, napíšete iný typ poznámky, ak píšete svojim kolegom o plánovaní prekvapenia pre ľudí v kancelárii s letnými narodeninami, v porovnaní s tým, keď píšete nadriadenému o výsledkoch vašich mesačných skúšok. vyšetrovanie.
Časť 3 z 3: Príprava obchodného oznámenia
- 1Označte svoju poznámku. Existuje mnoho rôznych typov obchodnej korešpondencie. Štandardným postupom pre poznámku je výslovné pomenovanie dokumentu ako takého.
- Napríklad napíšte „Memo“ alebo „Memorandum“ do hornej časti stránky.
- Je len na vás, či chcete názov zarovnať na stred alebo doľava. Dobrým pravidlom je preskúmať prijaté obchodné poznámky a skopírovať formátovanie.
- 2Napíšte nadpis svojej poznámky. Prvá časť poznámky by mala obsahovať štyri kľúčové informácie. V ďalších krokoch vám poskytneme podrobnejšie informácie o každom komponente.
- TO: poskytnite mená a tituly všetkých, ktorí dostanú vašu poznámku.
- OD: poskytnite svoje celé meno a titul.
- DÁTUM: uveďte úplný a presný dátum - nezabudnite uviesť rok.
- PREDMET: poskytnite stručný, ale konkrétny popis toho, o čom je poznámka.
- Všimnite si toho, že je tiež bežnou praxou uvádzať riadok predmetu pomocou „Re:“ alebo „RE:“ (obidva skratky znamenajú).
- 3Zoznam príjemcov si vyberte starostlivo. Nezabudnite zahrnúť všetkých, ktorí potrebujú byť informovaní alebo aktualizovaní. Obmedzte distribúciu svojich poznámok iba na tých, ktorí to potrebujú vedieť.
- Je zlou obchodnou praxou odosielať vaše poznámky na celé územie úradu, ak sa to týka alebo týka len niekoľkých.
- Ľudia budú ohromení veľkým počtom poznámok rýchlo a môžu byť náchylnejší ignorovať ich alebo si ich pozorne neprečítať.
- 4Používajte príslušné mená a názvy pre ľudí vo vašom zozname príjemcov. Aj keď ste so svojím šéfom priateľsky na meno, je lepšie udržiavať písomnú korešpondenciu formálnejšiu. Môžete ju napríklad nazvať „Sue“, keď sa stretnete v hale, ale na účely vašej poznámky ju oslovte „pani Wellsová“ alebo „doktorka Wellsová“.
- Majte to na pamäti, keď vypĺňate informácie pre všetkých na zozname príjemcov: zahrňte celé mená a obchodné názvy.
- 5Preskúmajte správne názvy ľudí, ktorým píšete, v externej poznámke. Ak posielate poznámku niekomu mimo kancelárie, je tiež dôležité určiť správnu formu adresy. Nájdite si čas na preskúmanie ich profilu; ich informácie sú pravdepodobne uvedené na webových stránkach ich spoločnosti.
- Majú napríklad doktorát? Ak je to tak, je všeobecne dobré označiť ich ako Dr. So-and-So.
- Aký je ich názov? Napríklad sú to viceprezident alebo dekan? Ak je to tak, určite ich vo svojej poznámke odkážte.
- 6Predmetný riadok zostavte opatrne. Chcete si byť istí, že váš predmet je krátky, ale jasný a nie príliš všeobecný.
- Napríklad „Nový obchod“ je dosť vágny a ak niekto prehľadáva svoje súbory niekoľko týždňov alebo dní po ceste, môže byť ťažké určiť vašu poznámku.
- Niečo lepšie by bolo „Správa o pokroku vo vyšetrovaní zameraná na rozšírenie zákazníckej základne “.
Ako napíšem poznámku na uľahčenie platieb stážistom? - 7Zvážte vynechanie pozdravu. Je len na vás, či chcete predniesť svoju správu pozdravom ako „Vážená pani Winterová“ alebo „Vážení kolegovia“. Majte však na pamäti, že tieto pozdravy sa v obchodnom oznámení neočakávajú.
- Toto by malo byť rýchlym a efektívnym prostriedkom na komunikáciu dôležitých informácií a vášmu publiku by malo byť jasné, od koho poznámku dostávajú a od koho sú.
- 8Zostavte prvú úvodnú časť poznámky. Jasne uveďte účel písania a odosielania poznámky.
- Napríklad „píšem, pretože...“. Úvod by mal poskytnúť stručný prehľad toho, čo môžu príjemcovia v poznámke očakávať.
- 9Úvodnú časť držte stručnú. V prvej časti poznámky nie je potrebné uvádzať všetky podrobnosti a dôkazy.
- Majte to na kratšej strane-postačí niekoľko viet alebo krátky odsek.
- 10Rozhodnite o usporiadaní tela poznámky. Po zavedení obchodná poznámka zvyčajne obsahuje ďalšie dva až štyri odseky pred ukončením. Obsah a organizácia sa budú líšiť v závislosti od vašej témy.
- Môžete sa napríklad rozhodnúť usporiadať informácie v tele podľa poradia dôležitosti, alebo ak vysvetľujete postup, rozdelíte časti tela poznámky tak, aby zodpovedali rôznym fázam procesu.
- 11Rozhodnite sa, či chcete zahrnúť podpoložky a názvy. Váš obchodný záznam by mal mať jasné časti. Je bežné, že sú obchodné poznámky rozdelené do jasných častí, aby príjemcovia mohli informácie ľahko prečítať a stráviť. Ďalej im môžete pomôcť porozumieť dôležitým bodom svojej poznámky tým, že označíte podsekcie.
- 12Napíšte konkrétne názvy podnadpisov. Uistite sa, že zameranie každej podsekcie je pre vaše publikum jasné.
- Napríklad môžete písať všetky nasledujúce pododdiely, keď píšete o chystanom sťahovaní kancelárie: „Nové umiestnenie pre našu centrálu“, „Dôležité smernice pre zabalenie balíka Office“ a „Časová os pre dokončenie presunu do kancelárie“.
- 13Do každého z hlavných odsekov poznámky zahrňte tematické vety. Prvá veta každého pododdielu alebo odseku by mala poslucháčom povedať, čo bude hlavným bodom tejto časti.
- Jednotlivé odseky alebo časti poznámky by mali byť zamerané iba na jeden nápad.
- 14Zvážte použitie odrážok. Ak chcete zvýrazniť dôležité body, môže byť užitočné použiť odrážky alebo vytvárať zoznamy. Toto môže vašim čitateľom pomôcť sústrediť sa na kľúčové body a pomôcť im čítať poznámky rýchlejšie a efektívnejšie.
- 15Nech je to stručné. Obchodná poznámka by spravidla nemala byť dlhšia ako jedna až dve stránky.
- Tento limit štandardnej stránky platí pre dokument s medzerou medzi oddielmi.
Ako môžem začať zhrnutie pri písaní obchodnej poznámky? - 16Rozhodnite sa, či potrebujete súhrnný odsek. Všeobecne povedané, nebudete musieť sumarizovať to, čo ste práve napísali do poznámky, najmä ak sa vám ju podarilo uchovať pod stránkou.
- Ak však boli informácie, ktoré ste načrtli, komplikované alebo ak ste poslali poznámku dlhšiu ako je obvyklé, môže byť užitočné stručne zhrnúť kľúčové body.
- 17Zahrňte záverečnú časť alebo odsek. Aj keď usúdite, že nie je potrebné zhrnúť poznámku, musíte ju ukončiť na záver. Myslite na toto:
- Čo znamená odobratie poznámky? Potrebujete príjemcov, aby niečo urobili? Mali by odpovedať do určitého dňa? Ak áno, jasne to uveďte.
- Ak nie sú potrebné žiadne ďalšie kroky, uveďte jednoduchý záverečný sentiment, napríklad „Rád o tom ďalej hovorím“ alebo „Dajte mi vedieť, ak máte akékoľvek otázky alebo obavy“.
- 18Ak chceš, podpíš sa. Na koniec poznámky spravidla nie je potrebné pridať celé meno alebo podpis. Nezabúdajte však, že najbezpečnejšie je nasledovať príklad ostatných vo vašom odbore.
- Ak podpíšu formálne (napríklad „S pozdravom, pani Smithová), postupujte podľa toho.
- Aj keď preskočíte podpis, možno budete chcieť na koniec dokumentu vložiť svoje iniciály.
- 19Poznačte si všetky prílohy. Ak ste do poznámky zahrnuli akékoľvek prílohy, napríklad tabuľky, grafy alebo správy, nezabudnite si to na konci poznámky poznamenať. Napríklad „Attached: Table 1“.
- Mali by ste sa odvolať aj na prílohy v tele poznámky.
- Napríklad, ak píšete, aby ste dali svojim zamestnancom vedieť o nadchádzajúcom presťahovaní kancelárie, môžete napísať niečo ako toto: „Plánujeme, že proces presťahovania bude hotový do konca štvrťroka. podrobnejší rozvrh. “
- 20Pozorne si prečítajte poznámku. Pred odoslaním poznámky si pozorne skontrolujte korektúru. Skontrolujte, či sú vaše vety gramaticky správne, či neobsahujú pravopisné alebo interpunkčné chyby a či má obsah zmysel.
- Ak to nie je časovo závislé, skúste ho odložiť po počiatočnej korektúre. Ak si poznámku znova pozriete po hodine alebo dvoch, môžete nájsť chyby, ktoré ste pôvodne prehliadli.
- Ak poznámka obsahuje citlivé informácie, pozrite si zásady spoločnosti a zistite, kto môže za vás poznámku skontrolovať a dať vám konečný súhlas s jej obsahom.
Prečítajte si tiež: Ako napísať dokument obchodného procesu?
Otázky a odpovede
- Ako napíšem poznámku k školskej úlohe?Zaobstarajte si malý list papiera alebo poznámku, napíšte zadanie a aký je to predmet a nezabudnite vedieť, či máte na práci ešte niečo.
- Môžu byť obchodné poznámky napísané rukou?Áno, ale neodporúča sa to. Je to neprofesionálne a ľudia nemusia pochopiť váš rukopis.
- Ako naformátujem poznámku, aby obsahovala informácie alebo z nich?V ľavom hornom rohu vložte do: s menom príjemcu. Vložte svoje informácie priamo pod ne.
- Ako napíšem poznámku, v ktorej budem informovať šéfa o povestiach kolujúcich na pracovisku o obmedzení?Adresu adresujte priamo šéfovi, randte s ňou a povedzte jej, že je len pre ich oči.
- Môže poznámka obsahovať jeden odsek?Áno, je to v poriadku, pokiaľ sú vo vašom odseku zahrnuté všetky potrebné informácie.
- Aké sú dobré začiatky otvárania a zatvárania poznámky?"Dobré ráno dobrý večer." „Ďakujem vám za spoluprácu v tejto dôležitej veci.“
Nezodpovedané otázky
- Mám si prispôsobiť poznámku alebo ju urobiť formálnejšou?
- Ako napíšem poznámku na uľahčenie platieb stážistom?
- Ako môžem začať zhrnutie pri písaní obchodnej poznámky?
- Má byť poznámka napísaná ako blok textu alebo odsadená, keď je písaná ručne?
Komentáre (20)
- Hľadal som informácie o tom, či je potrebný podpis. Našiel.
- Pomohlo mi to k tomu, že som schopný navrhnúť a napísať vlastné memorandum.
- Na univerzite sa teraz učíme, ako písať poznámky. Pretože som nebol prítomný v triede, kde to profesor vysvetľoval, hľadal som vysvetlenie na internete. Tento je obzvlášť užitočný, pretože vysvetľuje všetky kroky na tejto ceste a poskytuje možnosti a príklady.
- Som rád, že som narazil na tento článok, ktorý mi pripadal veľmi užitočný na mojich hodinách TSB. (Technician de secretariat et bureautique). Tento článok som odporučil svojim trénerom, ďakujem veľmi pekne.
- Celkom ľahké sa naučiť, veľká pomoc.
- Toto mi ukázalo typy poznámok a spôsob písania poznámky.
- Tento článok mi veľmi pomohol pri porozumení poznámok.
- Je veľmi poučný a presný, ako by sa malo vypracovať memorandum.
- Informatívne a vzdelávacie.
- Dostali ste úlohu na napísanie 5 poznámok. Skutočne užitočná stránka poskytuje podrobné pokyny.
- Viem, ako napísať poznámku. A čo viac, dostal som nejaké vzory. Je to dobré!
- Dôkladne preskúmajte kroky na vytvorenie poznámky.
- To mi pomohlo v škole, pretože som sa chystal napísať, ako na to.
- Je to pre mňa veľký zdroj, pretože som manažér ľudských zdrojov a tento typ vecí vždy robím ja.
- Tento článok je veľmi užitočný pri písaní poznámok. Držte sa sprievodcu!
- Vynikajúce rozloženie, popis a použitie obrázkov a textu ako príklady.
- Veľmi mi to pomohlo na obrázkoch, ktoré sú uvedené ako príklady.
- Veľmi zaujímavé a skutočne mi pomáha s mojimi úlohami.
- Z toho som sa naučil základné poznámky.
- Bolo to užitočné, pretože obsahovalo všetky informácie, najmä pre začiatočníkov. Poskytlo to dosť dobrý nápad na to, ako napísať poznámku!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
