Ako viesť účtovníctvo?
Ak vás zaujíma, ako vytvoriť systém účtovníctva pre vašu firmu, začnite rozhodnutím, či chcete používať účtovný softvér alebo manuálnu tabuľku. Pri zaznamenávaní transakcií používajte podvojné účtovníctvo, aby ste presne zistili, odkiaľ vaše peniaze pochádzajú a kam smerujú. Ak napríklad nakupujete zásoby za hotovosť, zaznamenajte to ako zvýšenie zásob a zníženie hotovosti. Potom, keď sa tento inventár predá, zaznamenajte to ako zníženie zásob, ale zvýšenie pohľadávok. Ak sa chcete dozvedieť, ako odosielať transakcie do hlavnej knihy, čítajte ďalej!
Ako často zaúčtujete transakciu do účtovnej knihy z denníkov, bude závisieť od objemu vašich transakcií.
Účtovníctvo, podobne ako účtovníctvo, je jedným z nevyhnutných zlom podnikania. Napriek tomu, čo si mnohí myslia, tieto dva pojmy označujú rôzne procesy. Účtovníctvo, ako sa tu bude diskutovať, sa týka jednoduchého zhromažďovania záznamov o výdavkoch a príjmoch a následného zaúčtovania týchto transakcií do hlavnej knihy. Účtovníctvo je proces, ktorý nasleduje po vedení účtovníctva, a zahŕňa konverziu informácií z hlavnej knihy na užitočné obchodné metriky a správy. Našťastie účtovníctvo je z týchto dvoch spôsobov jednoduchšie a dá sa ho naučiť pomocou jednoduchých krokov uvedených nižšie.
Časť 1 z 3: Vytvorenie systému
- 1Rozhodnite sa, aký typ systému použijete. Najdôležitejšou súčasťou účtovníctva je dôslednosť. Nechcete prísť o potvrdenky, zabudnúť zaznamenávať transakcie alebo zaznamenávať rovnakú transakciu dvakrát, pretože by to mohlo spôsobiť skreslenie finančného zdravia vašej firmy. Najjednoduchší spôsob, ako sa vyhnúť týmto chybám, je vytvoriť konzistentný systém zaznamenávania transakcií v denníkoch a ich zadávania do účtovnej knihy.
- Tento systém môže byť komplikovaný ako káblová registračná pokladnica, ktorá sa napája na účtovný softvér, alebo jednoduchá ako škatuľka plná potvrdení a poznámok. To bude závisieť od počtu transakcií, ktoré vaša spoločnosť robí denne alebo týždenne.
- 2Používajte účtovný softvér. Najjednoduchší spôsob, ako zaistiť spoľahlivú evidenciu vašich transakcií, je investovať do účtovného programu, ako sú QuickBooks, FreshBooks alebo Expensify. Tieto nám zaberú veľa odhadov pri zaznamenávaní rôznych typov transakcií a jasne zobrazia vaše informácie. Mnoho z týchto programov je k dispozícii bezplatne alebo na obmedzený čas ako bezplatná skúšobná verzia.
- 3Použite tabuľku. Ak chcete manuálnejší systém, skúste nastaviť tabuľku na zaznamenávanie transakcií. To je možné vykonať buď ručne, pomocou denníkov fyzických transakcií, alebo v počítači pomocou tabuľkového procesora. Formátovanie týchto časopisov je na vás, malo by však zahŕňať minimálne nasledujúce:
- Meno dodávateľa/kupujúceho
- Číslo účtu
- Druh výdavkov/výnosov (napr. Kancelárske potreby, suroviny)
- Dátum prijatia/vytvorenia faktúry
- Dlžná/zaplatená čiastka
- 4Byť dôsledný. V prípade akéhokoľvek systému, ktorý používate, zadajte svoje transakčné údaje pravidelne a zakaždým rovnakým spôsobom. To má zaistiť, že transakcie nebudú prehliadané a budete mať najaktuálnejší obraz o finančnom zdraví vašej firmy. Okrem toho je dobré vytvoriť pravidelný rozvrh na prenos informácií z časopisov do knihy, možno na týždennej alebo mesačnej báze.
Ak napríklad nakupujete zásoby za hotovosť, zaznamenajte to ako zvýšenie zásob a zníženie hotovosti.
Časť 2 z 3: Správne zaznamenávanie transakcií
- 1Pre všetky záznamy použite rovnakú účtovnú metódu. Dva typy účtovníctva sú hotovostné a akruálne účtovné metódy. Hotovostná metóda v zásade zaznamenáva transakcie, keď skutočná hotovosť zmení majiteľa, napríklad keď zákazník zaplatí za položku alebo keď zaplatíte výdavok. Akruálna metóda však účtuje o transakciách vtedy, keď k danej transakcii dôjde, napríklad keď vzniknú náklady alebo keď si zákazník kúpi položku (nie však nevyhnutne vtedy, keď peniaze za transakciu zmení majiteľa). Akú metódu si vyberiete, bude závisieť od vašich vlastných cieľov a obchodných stratégií.
- 2Porovnajte tieto dve účtovné metódy. Peňažná metóda účtovníctva sa častejšie používa v malých podnikoch, pretože poskytuje presné zobrazenie hotovostného zostatku spoločnosti. S rastom podnikania však môže byť menej dôležité poznať presný hotovostný zostatok spoločnosti a namiesto toho sa zamerať na jej súčasný stav. Tu prichádza na rad akruálna metóda. Sledovaním nákladov v čase ich vzniku a výnosov, keď sú získané, a nie zaplatením, akruálna metóda neguje účinky oneskorení platieb pri určovaní finančného zdravia spoločnosti.
- 3Rozhodnite sa, ktorú metódu použiť. Spoločnosť môže zo zákona zvoliť buď účtovnú metódu, pokiaľ má spoločnosť každoročne tržby nižšie ako 3,70 milióna EUR, alebo v prípade, že predáva výrobky verejnosti, má hrubé tržby (všetky príjmy) menej ako 0,70 milióna EUR. Každá spoločnosť s príjmami nad tieto úrovne je zo zákona povinná použiť akruálnu metódu.
- Ak chcete získať ďalšie informácie o výbere účtovnej metódy, prečítajte si, ako sa rozhodnúť medzi hotovostným a akruálnym účtovníctvom pre vašu firmu.
- 4Používajte podvojné účtovníctvo. Mnoho malých firiem robí chybu, že používa jednoduché účtovníctvo. To znamená, že transakcie zaznamenávajú iba ako pohyby peňazí na jeden účet alebo z neho. Každá obchodná transakcia však prebieha najmenej na dvoch účtoch a jej správnosť je potrebné zaznamenať. Hovorí sa tomu podvojné účtovníctvo. Vďaka tomu môžete presne vidieť, odkiaľ vaše peniaze pochádzajú a kam idú.
- Napríklad nákup zásob za hotovosť by sa zaznamenal ako nárast zásob a pokles na peňažnom účte. Alternatívne by bol predaj tohto inventára zákazníkovi, ktorý platí úverom, zaznamenaný ako pokles zásob a nárast pohľadávok.
- Vo svete účtovníctva by sa tieto zaznamenávali pomocou oficiálnych podmienok ako debety a kredity na rôzne účty. Ako účtovník je však najdôležitejšie, aby ste používali konzistentný systém, ktorý vám dáva zmysel.
- 5Zaznamenávajte transakcie do denníkov. Transakcie je najskôr potrebné zadávať iba do denných alebo týždenných denníkov v závislosti od objemu vašich transakcií. Tieto položky budú obsahovať informácie o transakcii vrátane kupujúceho/predávajúceho, sumy, dátumu a typu transakcie. Neskôr budú tieto informácie kategorizované a pridané do hlavnej knihy. Zatiaľ je však dôležité zaznamenať informácie pre neskoršie použitie. Zápisy je potrebné vykonávať podľa účtovnej metódy zvolenej spoločnosťou (hotovostné alebo akruálne).
- Vďaka zavedeniu účtovného softvéru bol dvojstupňový proces časopisov a účtovných kníh takmer zastaraný. Softvér automaticky aktualizuje účtovnú knihu, čo z procesu robí jednoduché zadávanie transakcií hneď, ako nastanú. Niektoré firmy sa však stále rozhodujú použiť metódu denníka.
Ak chcete získať ďalšie informácie o výbere účtovnej metódy, prečítajte si, ako sa rozhodnúť medzi hotovostným a akruálnym účtovníctvom pre vašu firmu.
Časť 3 z 3: Účtovanie transakcií do hlavnej knihy
- 1Rozdeľte transakcie na účty. Najlepším spôsobom, ako sledovať svoje transakcie, je rozdeliť ich na rôzne účty v rámci hlavnej knihy. Začínaním so stanovenými účtami a ich pripočítavaním alebo odčítaním pri každej transakcii získate jasnejší obraz o tom, kam peniaze prichádzajú a kam odchádzajú. Tieto účty môžu byť generické ako tržby alebo ako konkrétne určité druhy zásob. Napríklad môže byť rozumné, aby si auto garáž rezervovala celý účet pre zásoby ropy. Účty sa budú medzi podnikmi líšiť, ale mali by zahŕňať aspoň tieto položky:
- Hotovosť
- Pohľadávky (peniaze splatné od zákazníkov platiacich na úver).
- Záväzky (peniaze, ktoré dlhujete dodávateľom).
- Predaje (výnosy, ktoré dosiahnete z primárnych operácií).
- Inventár
- Náklady na predaj (zásoby, ktoré kupujete pre výrobu alebo pre vaše podnikanie).
- Výdavky na mzdy (mzdy).
- Vlastnícky kapitál (suma, ktorú majitelia vložili do podnikania).
- Nerozdelený zisk (zisky reinvestované v spoločnosti).
- 2Účtujte transakcie pravidelne. Ako často zaúčtujete transakciu do účtovnej knihy z denníkov, bude závisieť od objemu vašich transakcií. Môže to byť denne, týždenne alebo dokonca mesačne. Mali by ste to však urobiť dôsledne, aby ste na konci účtovného obdobia neboli náhle zahltení prácou. Účtovný softvér vám opäť pomôže udržať si o týchto procesoch aktuálne informácie.
- 3Analyzujte svoje účty. Účty hlavnej knihy sú užitočné hlavne na kvantifikáciu finančného zdravia spoločnosti. Napriek tomu, že skutočné finančné správy sú najlepšie ponechané na profesionálnych účtovníkov, ktokoľvek môže porovnať účty hlavnej knihy a vytvoriť jednoduché porovnania alebo správy. Porovnajte napríklad tržby s výdavkami, aby ste získali všeobecnú predstavu o tom, ako sa vašej spoločnosti v poslednom čase darí. Je zrejmé, že ak sú tržby vyššie ako náklady, vytvárate zisk. Ak chcete získať komplexnejšie správy, obráťte sa na účtovníka alebo účtovný program.
- Ak chcete získať ďalšie informácie o účtovaní v hlavnej knihe a vytváraní jednoduchých zostáv, prečítajte si, ako napísať účtovnú knihu.
Peňažná metóda účtovníctva sa častejšie používa v malých podnikoch, pretože poskytuje presné zobrazenie hotovostného zostatku spoločnosti.
- Uistite sa, že svojim dodávateľom zaplatíte niekoľko dní vopred pred termínom platby, či už je to 30 dní alebo dlhšie časové obdobie. To vám poskytne určitý priestor, ak v ten deň zabudnete zaplatiť a dobre sa spojíte s dodávateľmi.
- Ak vám vedenie účtovníctva zaberá príliš veľa času, pretože vaše podnikanie rastie, môže byť vhodné najať si pomoc. Najatie vzdelaného účtovníka vám umožní získať úplnejší a presnejší obraz o finančnom zdraví vašej firmy.
Prečítajte si tiež: Ako vypočítať províziu?
Otázky a odpovede
- Na aký disk je najlepšie dať moje knihy účtovníkovi?Flash disk bude fungovať dobre, ale tiež môžete svojim účtovníkom ľahko poslať zálohovanú alebo prenosnú kópiu súboru QB e -mailom.
- Aký bude môj kredit a debet a aký bude názov účtu, ktorý budem používať, za rôzne výdavky, ktoré som zaplatil?Účet na ťarchu rôznych nákladov (výdavky sa zvýšili); Kreditná hotovosť (alebo splatný účet kreditných účtov, ak na akruálnom základe).
- Čo je posledným krokom v účtovníctve?Koncom mesiaca alebo koncom fiškálneho roka v závislosti od toho, ako dlho uchovávate účtovníctvo.
- Mám plyn z vozidla označiť ako výdavok na auto?Správny záznam by ste mali zadať v časti „Náklady na palivo“.
- Čo je po knihe? Čo mám robiť s informáciami, ktoré mám v hlavnej knihe?Po ich zaznamenaní na účty hlavnej knihy ich môžete použiť na zostavenie výkazu ziskov a strát, výkazu finančnej situácie a ďalšie správy, ako sú prognózy peňažných tokov atď. Údaje môžu byť užitočné na monitorovanie výkonnosti podniku pomocou rôznych analýz.
Komentáre (6)
- Je to v jasných detailoch, najmä pri obrázkoch.
- Jasne vysvetlený účtovný koncept.
- Ďakujem, je to veľmi užitočné pre moje podnikanie.
- Je mi to veľmi nápomocné. Mnohokrat dakujem!
- Ako začiatočníka som potešený informáciami na tomto webe. Ďakujem.
- Mne ako študentovi to pomohlo.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
