Ako napísať žiadosť o ponuku?
Pri písaní žiadosti o ponuku by ste mali uviesť, kto ste a aké sú ciele vašej spoločnosti, prečo potrebujete pre svoj projekt konzultanta a aké výsledky očakávate na konci projektu. Uveďte aj to, koľko ste schopní zaplatiť a ako očakávate dokončenie návrhu aj projektu. Pokúste sa všetky tieto informácie rozdeliť do častí s jasnými, tučnými a podčiarknutými nadpismi, aby bola vaša žiadosť o návrh organizovaná a ľahko splniteľná. Ak sa chcete dozvedieť, ako poslať žiadosť o ponuku, posuňte sa nadol!
Prečítajte si RFP iných ľudí a všimnite si, či chýbajú nejaké informácie, ktoré by vám pomohli napísať lepší návrh.
Žiadosť o návrh alebo RFP je obchodný nástroj, ktorý spoločnostiam umožňuje vyhľadať konzultantov alebo nezávislých pracovníkov, aby splnili potrebu. Spojenie efektívnych RFP zvýši pravdepodobnosť, že od dobrých kandidátov dostanete dobré návrhy. Čím otvorenejší budete so svojimi očakávaniami v RFP, tým je väčšia pravdepodobnosť, že nájdete správnu voľbu pre danú prácu.
Časť 1 zo 4: Určenie vašich potrieb
- 1Vedieť, čo chcete. Prvým krokom je poznať typ výsledku, ktorý by ste od projektu chceli. Mať víziu vám pomôže položiť správne otázky týkajúce sa služieb konzultanta.
- Identifikujte typ projektu, ktorý robíte, a uveďte kroky, ktoré budete musieť na uskutočnenie projektu.
- Určite typ pomoci, ktorú považujete za potrebnú. Sú vaše potreby technické, súvisiace s dizajnom alebo oboje? Budete potrebovať jednu osobu alebo tím na prácu na vašom projekte? Dá sa práca vykonávať na diaľku alebo potrebujete nájsť niekoho miestneho, s kým by ste sa mohli osobne stretnúť?
- Opýtajte sa sami seba, akých vývojárov alebo špecialistov potrebujete na realizáciu svojho projektu.
- Mať počiatočnú víziu neznamená, že projekt musí (alebo bude) dopadnúť presne tak, ako ste si ho predstavovali.
- 2Zhodnoťte svoje ciele a poslanie. Ciele a poslanie vašej spoločnosti môžu byť rovnako dôležité ako detaily samotného projektu.
- Znova si prečítajte vyhlásenie o poslaní vašej spoločnosti, aj keď ste ho napísali sami.
- Vysvetlite, ako bude projekt slúžiť poslaniu spoločnosti.
- Zmeňte svoju predstavu o projekte, ak nie je v súlade s celkovými cieľmi spoločnosti.
- Identifikujte, ako projekt zlepší vašu spoločnosť, splní potreby akcionárov alebo akcionárov alebo bude slúžiť vašim klientom.
- Napíšte vyhlásenie o tom, ako tento projekt splní ciele spoločnosti. Možno budete musieť zahrnúť vyhlásenie do svojej žiadosti o cenovú ponuku, ale tiež vám pomôže zamerať svoje vlastné ciele projektu.
- 3Určite si rozpočet. Musíte mať konkrétne číslo pre množstvo peňazí, ktoré budete môcť minúť na projekt. Ak budete mať vopred povolený rozpočet, z dlhodobého hľadiska to pomôže vášmu vzťahu s konzultantom, ktorého si najmete.
- Vopred sa porozprávajte so svojim účtovným alebo finančným oddelením. Nepredpokladajte len, že viete, koľko peňazí budete môcť na projekt minúť.
- Nezabudnite zahrnúť všetky časti projektu a všetky osoby, ktoré budete musieť najať, aby vám pomohli splniť potreby vášho projektu.
- Plán na ďalšie výdavky. Projekty - najmä veľké projekty - sa zriedka dostanú do rozpočtu. Ak si od začiatku necháte priestor navyše na nečakané výdavky, pomôže vám to udržať sa v čiernych číslach.
- Ponúknite konkurencieschopnú cenu. Pamätajte, že menej časté platby vedú k horšej kvalite. Zároveň vám preplatok nemusí priniesť výrazne lepší projekt, ako len zaplatenie „bežného kurzu“.
- 4Zostavte časovú os. Bude potrebné zostaviť podrobný harmonogram s konečnými termínmi pre návrh aj pre samotný projekt. Možno budete chcieť rozdeliť projekt na kroky alebo fázy a každému kroku priradiť iný termín.
- Vytvorte reverzný kalendár. Začnite s konečným termínom ukončenia dokončeného projektu a postupujte dozadu, pričom určujte jednotlivé termíny, keď idete.
- Stanovte konečný termín pre návrh, ktorý je 2-6 týždňov po odoslaní žiadosti o ponuku v závislosti od požadovanej úrovne podrobností a prispôsobenia.
- Stanovte si tiež termín na vypracovanie žiadosti o ponuku.
Uveďte aj to, koľko ste schopní zaplatiť a ako očakávate dokončenie návrhu aj projektu.
Časť 2 zo 4: Plánovanie RFP
- 1Prečítajte si ďalšie rfps. Jeden z najlepších spôsobov, ako napísať efektívnu žiadosť o ponuku, je prečítať si žiadosti iných ľudí. Získate tak predstavu o tom, aké informácie by mali byť obsiahnuté, aký druh rozloženia je najľahšie čítať a dodržiavať a aký druh doplnkového vizuálu by mal obsahovať.
- Vyhľadajte online vzorové ponuky RFP. Existuje veľa vzoriek, ktoré podrobne popisujú štruktúru a dôležité informácie.
- Prečítajte si skutočné ponuky iných spoločností. Predstierajte, že ste konzultant a snaží sa zostaviť návrh. Prečítajte si RFP iných ľudí a všimnite si, či chýbajú nejaké informácie, ktoré by vám pomohli napísať lepší návrh. Tieto informácie určite zahrňte do svojej žiadosti o ponuku.
- Skúste nájsť ponuky od spoločností, ktoré zodpovedajú vášmu obchodnému profilu. Ak máte známeho v inej spoločnosti, opýtajte sa, či majú nejaké staré RFP, na ktoré by ste sa mohli pozerať ako na model.
- Prezrite si šablóny RFP online. Môžu byť dobrým východiskovým miestom, ale môžete ich použiť na to, aby ste sa naučili písať svoju žiadosť o cenovú ponuku a potom to urobili sami, aby ste mali väčšiu flexibilitu pri formátovaní a detailoch.
- 2Stanovte predpokladaný rozsah a hranice svojho projektu. Pred vypracovaním žiadosti o ponuku by ste mali poznať rozsah a hranice vášho projektu. Možno budete musieť zmeniť veľkosť projektu, ak si uvedomíte, že požadujete príliš veľa za príliš krátky čas.
- Možno pomôže, ak budete mať zoznam vecí, ktoré tento konkrétny projekt nebude riešiť, aj keď sa k myšlienkam v budúcnosti plánujete vrátiť. (Tieto informácie pravdepodobne do RFP nezahrniete.)
- Jasné vymedzenie rozsahu projektu vo vašej žiadosti o konzultáciu umožní konzultantom zostaviť lepšie návrhy pre váš projekt.
- Buďte realistickí v tom, aké výsledky môžete očakávať vzhľadom na rozpočet a časové obmedzenia, ktoré na poradcu uvalíte.
- 3Uveďte zoznam svojich „nevyhnutných vecí“ a „svojich rád “. Jedným zo spôsobov, ako zistiť, čo skutočne chcete, ako odpoveď na vašu žiadosť o cenovú ponuku, je vytvoriť zoznam svojich potrieb a želaní. Každá vaša požiadavka alebo požiadavka, ktorú musíte mať, by mala byť zahrnutá do vašej žiadosti o cenovú ponuku. Možno budete chcieť zahrnúť niektoré alebo väčšinu svojich „prianí“, ale uistite sa, že sa vaša žiadosť o ponuku nestane nereálnym alebo príliš ťažkopádnym.
- Možno by ste si vo svojom RFP mali ujasniť, ktoré položky sú potrebné a ktoré sú preferované.
- Príliš veľa preferovaných (žiadaných) položiek môže vydesiť potenciálnych konzultantov, ktorí majú pocit, že nie sú kvalifikovaní na základe idealizovaného popisu.
- Uchovávajte svoj zoznam „páči sa mi to“ na vyhodnocovanie návrhov hneď, ako prídu.
- 4Rozhodnite, kto bude návrhy čítať a projekt ohodnotí. Osoba, ktorá bude čítať návrhy, ktoré sa zasielajú ako odpoveď na žiadosť o cenovú ponuku, by si mala pravdepodobne prečítať, ak nie písať, žiadosť o cenovú ponuku pred jej zverejnením.
- Uistite sa, že očakávania osoby sú jasne uvedené v RFP.
- 5Uveďte minimálnu kvalifikáciu uchádzača. Okrem potrieb a prianí konkrétnych projektov môžete tiež vymedziť svoje očakávania týkajúce sa pozadia, vzdelania a skúseností konzultantov, ktorí budú pracovať na vašom projekte.
- 6Navrhnite bodovací lístok, ktorý použijete na vyhodnotenie návrhov. Ak to urobíte pred odoslaním RFP, môže vám to pomôcť doladiť vaše potreby a očakávania predtým, ako to napíšete. Takýmto spôsobom určite zahrnete a zdôrazníte najdôležitejšie faktory vo vašej žiadosti o ponuku.
- Stanoviť systém hodnotenia návrhov. Zvážte viac kategórií so stupnicou 1–10 a celkovým skóre.
- Ponuky s najvyšším skóre budú najjasnejšie zodpovedať vašim požiadavkám a budú pravdepodobne vybrané.
- Niektoré kategórie, ktoré je potrebné vziať do úvahy, sú estetika / dizajn, vízia, implementácia, rozpočtový plán, skúsenosti a referencie, schopnosť dodržiavať termíny, integrácia vášho obchodného modelu do ich dizajnu, inovácia, použitie technológie, profesionalita, reakcia na konštruktívnu spätnú väzbu. a komunikačné schopnosti.
Bude potrebné zostaviť podrobný harmonogram s konečnými termínmi pre návrh aj pre samotný projekt.
Časť 3 zo 4: Písanie žiadosti o súhlas
- 1Zahrňte všetky relevantné podrobnosti. Aj keď možno nebudete chcieť čitateľov RFP zavaliť nepotrebnými informáciami, mali by ste zahrnúť všetky príslušné podrobnosti. Tieto môžu zahŕňať:
- Kto ste a aké sú ciele vašej spoločnosti
- Prečo potrebujete pre svoj projekt konzultanta
- Aké výsledky očakávate na konci projektu?
- Ako budete pracovať so spoločnosťou
- Koľko ste schopní zaplatiť
- Ako a kedy podať návrh
- Ako chcete, aby bol návrh formátovaný
- Kedy budete potrebovať každú fázu projektu dokončenú
- Ako budete hodnotiť a vyberať návrhy
- Keď plánujete upozorniť vybraného konzultanta alebo firmu
- Na koho sa obrátiť v prípade otázok
- 2Buďte konkrétni, ale nie príliš konkrétni. Aj keď chcete, aby bola vaša žiadosť o ponuku jasná a konkrétna v súvislosti s typom projektu a konzultantom, ktorého očakávate, nechcete, aby bol taký konkrétny, aby ste vylúčili dobrých kandidátov. Nájsť rovnováhu môže byť zložité.
- Ak nie ste dostatočne konkrétni, pravdepodobne dostanete záplavu návrhov, ktoré môžu byť nejasné alebo nie sú v súlade s vašou víziou.
- Ak ste príliš konkrétni, nedostanete dostatok návrhov a možno nebudete mať pocit, že máte dostatok možností.
- Ak sú návrhy príliš vágne alebo ak ich nedostávate dostatok, bude možno potrebné prepísať vašu žiadosť o ponuku.
- 3Efektívne usporiadajte RFP. Pretože poskytujete veľa informácií v krátkom priestore, organizácia je kľúčom k efektívnej RFP.
- Poskytnite jasné časti. Sekcie môžu pomôcť usporiadať rôzne časti vášho návrhu do ľahko stráviteľných „zhryzov“ informácií.
- Na zvýraznenie najdôležitejších bodov používajte tučné písmo a podčiarknutie, robte to však striedmo. Menej ako 10% textu by malo byť označených tučným písmom alebo podčiarknutým textom.
- Rozdeľte dlhé časti textu na odrážky alebo ich rozdeľte na niekoľko kratších častí.
- Pridajte niekoľko dobre navrhnutej grafiky, aby ste pridali vizuálny záujem a rozdelili text.
- 4Vyžiadajte si referencie. Nezabudnite si vyžiadať referencie ako súčasť svojej žiadosti o ponuku. Mali by ste byť schopní zistiť, či minulí klienti boli spokojní s procesom práce s konzultantom alebo firmou aj so záverečným projektom, ktorý dostali.
- Uistite sa, že skutočne zavoláte referencie, ktoré konzultant poskytne. Opýtajte sa, či si predchádzajúci klient znova najme konzultanta, a pri kladení otázok určite riešte proces a produkt.
- 5Pred odoslaním RFP skontrolujte korektúru. Rozposielanie nejasných RFP alebo tých, ktoré sú plné gramatických chýb a preklepov, je neprofesionálne a mohli by vás stáť dobré návrhy. Ak chcete byť spoločnosťou braní vážne, mali by ste poslať kvalitný výrobok.
- Nechajte niekoho iného skontrolovať aj vašu RFP. Môže byť ťažké odhaliť svoje vlastné chyby.
- Možno budete chcieť vyskúšať, aby si niekto mimo projekt alebo dokonca mimo spoločnosť prečítal váš RFP kvôli jasnosti účelu.
Žiadosť o návrh alebo RFP je obchodný nástroj, ktorý spoločnostiam umožňuje vyhľadať konzultantov alebo nezávislých pracovníkov, aby splnili potrebu.
Časť 4 zo 4: Odoslanie rfp
- 1Posielajte rfps renomovaným konzultačným firmám. Napriek tomu, že pre veľké firmy často pracuje mnoho rôznych konzultantov, budú sa snažiť chrániť imidž a povesť svojej firmy, takže je nepravdepodobné, že by mali zamestnancov, ktorí dosahujú nižšie úrovne, ako očakávajú.
- Vyhľadajte recenzie firmy online. Online recenzie nie sú dokonalé, ale často sú dobrým začiatkom. Vezmite negatívne recenzie s zrnko soli, však. Nezabudnite si prečítať špecifiká akýchkoľvek sťažností a ignorujte akékoľvek emocionálne vyjadrenie.
- Opýtajte sa spolupracovníka alebo známeho z firmy podobnej tej vašej, komu odporúčajú zaslať vašu žiadosť o ponuku. Dokonca aj konkurenčné spoločnosti vám pravdepodobne dajú čestné odporúčanie renomovaným firmám.
- Zavolajte do firmy a požiadajte ich o referencie. Nie je nezvyčajné požadovať od jednotlivých konzultantov referencie, takže firma by mala byť ochotná poskytnúť aj referencie. Nezabudnite položiť referenčné konkrétne otázky o procese práce s firmou a o tom, či by firmu opäť využili na budúce projekty.
- 2Obmedzte počet firiem alebo jednotlivcov, ktorým pošlete žiadosť o cenovú ponuku. Ak sa vaša žiadosť o súhlas dostane ktokoľvek a každý, dostanete buď príliš veľa návrhov na reálne zváženie, alebo vašu žiadosť o ponuku nebudeme brať vážne.
- Vypracovanie návrhu trvá značný čas a je nepravdepodobné, že by firma alebo konzultant boli ochotní vziať vašu požiadavku vážne a stráviť čas jej spracovaním, ak uvidia, že sa vaša žiadosť o ponuku vyskočí na príliš veľa rôznych miestach.
- Namiesto toho sa zamerať na zacielenie menej návrhov na vyššiu kvalitu.
- 3Poskytnite jednotlivcom primeraný čas na zostavenie kvalitného návrhu. Poskytnutie dostatku času firmám a konzultantom na prečítanie a absorbovanie vašej žiadosti o súhlas, vytvorenie vlastnej vízie projektu a zostavenie kvalitného návrhu vám poskytne lepší prehľad o tom, aký bude konečný projekt.
- 4Držte sa svojho termínu. Firma, ktorá zašle návrh neskoro, bude pravdepodobne meškať aj s termínmi projektu. Ak to so svojimi termínmi myslíte vážne, nezvažujte návrhy, ktoré boli predložené po uplynutí lehoty. Ak vás termíny trápia menej ako kvalitný výrobok, možno by ste mali zvážiť neskoré odoslanie.
Prečítajte si tiež: Ako napísať online obchodný profil?
Komentáre (1)
- Toto čítanie mi poskytlo rýchleho sprievodcu krokmi k napísaniu efektívneho RFP.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
