Ako napísať objednávku?
Ak chcete zadať informácie o nákupnej objednávke v programe Word, kliknite na riadok, ktorý požaduje číslo objednávky a zadajte, čo ste priradili k objednávke. Ďalej zadajte dátum, ktorý chcete použiť pre objednávku. Potom zadajte informácie o predajcovi vrátane názvu spoločnosti, adresy a telefónneho čísla. Po zadaní týchto informácií kliknite na „Odoslať“ a zadajte meno kontaktnej osoby a názov spoločnosti. Pridajte adresu a telefónne číslo, ak sa líšia od fakturačných údajov, ktoré ste už zadali. V časti „Spôsob dopravy“ zadajte dopravcu, ktorého chcete použiť, ako aj náklady, požiadavky na balenie a zodpovednosť za prenos. Po zadaní informácií o fakturácii a dodaní uveďte výrobky, ktoré kupujete, vrátane množstva, čísla položky a ceny. Ak sa chcete dozvedieť, ako vytvoriť nákupnú objednávku pomocou účtovného softvéru, čítajte ďalej!
Ak chcete zadať informácie o nákupnej objednávke v programe Word, kliknite na riadok, ktorý požaduje číslo objednávky a zadajte, čo ste priradili k objednávke.
Nákupné objednávky sú obchodné formuláre určené na zadanie podrobných informácií o nákupe alebo predaji tovaru a služieb. Nákupné objednávky vytvárajú kupujúci a odosielajú ich predajcom. Špecifikujú položku, ktorá sa má kúpiť, množstvo, dohodnutú cenu, informácie o dodaní a všetky ďalšie podrobnosti o nákupe. Objednávka je právny dokument, ktorý chráni kupujúceho aj predávajúceho. Podniky si môžu vybrať z niekoľkých rôznych možností vytvárania alebo nákupu šablón nákupných objednávok.
Metóda 1 z 3: Nastavenie dokumentu nákupnej objednávky pomocou programu Microsoft Word
- 1Vyberte šablónu objednávky. Ak používate počítač Mac, dvakrát kliknite na ikonu programu Word v doku. Ak používate počítač, kliknite na ikonu Windows v dolnom ľavom rohu pracovnej plochy. Kliknite na dlaždicu Windows.
- Zobrazí sa obrazovka, ktorá vám ukáže všetky vopred pripravené šablóny, ktoré má Word k dispozícii. Do vyhľadávacieho panela zadajte „Objednávka“.
- Prezrite si rôzne šablóny nákupných objednávok a vyberte takú, ktorá sa vám páči. Vyhľadajte jeden s dostatočným priestorom pre všetky riadky, ktoré chcete zahrnúť do objednávky.
- Dvakrát kliknite na ikonu šablóny, ktorú chcete použiť. Tým sa dokument otvorí.
- Word vytvoril šablónu pomocou tabuľky. Môžete použiť možnosti formátovania tabuľky na prispôsobenie šablóny tak, aby vyhovovala vašim potrebám.
- 2Upravte rozloženie stránky. V hornej časti obrazovky kliknite na „Rozloženie stránky“. Pomocou tu uvedených možností ponuky upravte veľkosť papiera a okraje dokumentu.
- Kliknite na ikonu „Veľkosť“ v ľavej hornej časti obrazovky. Vyberte papier vhodnej veľkosti.
- Kliknite na ikonu „Okraje“ v ľavom hornom rohu. Vyberte jednu z prednastavených možností okrajov alebo kliknutím na položku „Vlastné okraje“ zadajte menšie alebo väčšie okraje.
- 3Zviditeľnite čiary mriežky. Pretože táto šablóna je tabuľka, je vytvorená z buniek usporiadaných v riadkoch a stĺpcoch. V niektorých oblastiach šablóny však mriežky pre tieto bunky nemusia byť viditeľné. Pri úprave šablóny môže byť pre vás jednoduchšie vidieť mriežky.
- Ak chcete vidieť mriežku, najskôr vyhľadajte žltú kartu „Nástroje tabuľky“ v hornej časti obrazovky. Pod tým sa zobrazí karta „Návrh“ a „Rozloženie“.
- Kliknite na kartu „Návrh“.
- Úplne vpravo uvidíte ikonu s textom „Hranice“. Kliknite na ňu a zvoľte „Zobraziť mriežku“.
- Teraz budete môcť pri zadávaní všetkých informácií vidieť mriežky. Pred vytlačením objednávky ich môžete znova zneviditeľniť.
- 4Do objednávky vložte logo svojej spoločnosti. Kliknite pravým tlačidlom myši na textové pole s textom „Tu je vaše logo“. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Zmeniť obrázok“. Budete si môcť na webe vyhľadať obrázok, ktorý chcete zahrnúť, alebo si môžete prezerať súbory vo svojom počítači. Prezrite si a vyberte obrázok, ktorý chcete vložiť do objednávky.
- Word automaticky vloží obrázok do textového poľa. Ak je obrázok príliš veľký alebo príliš malý, upravte ho pomocou nástrojov na transformáciu, ktorými sú malé kruhy na ráme okolo vášho obrázku.
- 5Napíšte slogan spoločnosti. Ak máte slogan, ktorý chcete zahrnúť, kliknite na riadok „Slogan spoločnosti“ a zadajte ho. Ak ho nemáte alebo ho nechcete zahrnúť, kliknite na riadok a odstráňte ho. Word odstráni tento riadok z vašej objednávky.
- 6Zadajte názov a adresu svojej spoločnosti. Kliknite na riadok s názvom „Názov spoločnosti“ a zadajte názov svojej spoločnosti. Kliknutím na riadky pod nimi ich upravíte. Zadajte adresu spoločnosti, telefónne číslo. Zadajte svoju e-mailovú adresu, ak ju máte. Ak nechcete zadať žiadny z týchto riadkov, kliknite na ne a odstráňte ich.
- Predpokladajme napríklad, že psíčkar vytvára nákupnú objednávku. Zadala by názov svojej spoločnosti Puppy Pampering, Inc., dodaciu adresu, 123 Doggie Drive, Puppyville, PA, 19123, telefónne číslo 1-800-PAMPERME a e-mailovú adresu groomer@puppypamering.com.
Zadajte číslo objednávky, ktorú priraďujete k tejto objednávke.
Metóda 2 z 3: Zadanie informácií o objednávke do programu Word
- 1Vytvorte číslo nákupnej objednávky. Kliknite na riadok, ktorý hovorí „[č.]“ Vedľa „PO #“. Zadajte číslo objednávky, ktorú priraďujete k tejto objednávke. K číslu objednávky môžete priradiť ľubovoľný alfanumerický kód, ktorý chcete. Mali by ste vymyslieť konvenciu pomenovania, ktorá bude pre vašu spoločnosť dávať zmysel, aby ste mohli pomocou čísel nákupných objednávok ľahko sledovať informácie.
- 2Zadajte dátum. Kliknite na riadok s textom „[Kliknutím vyberte dátum]" vedľa položky "Dátum". Kliknite na šípku nadol. Uvidíte kalendár. Vyberte dátum, ktorý chcete použiť pre nákupnú objednávku. Program Word vyplní tento dátum do šablóny objednávky.
- 3Zadajte informácie o predajcovi. Kliknutím na riadky ich upravíte. Kliknutím na riadok s názvom „Názov dodávateľa“ zadajte názov spoločnosti, od ktorej tovar kupujete. Kliknutím na nasledujúce riadky zadáte ich adresu a telefónne číslo. Ak máte číslo zákazníka tejto spoločnosti, zadajte ho sem.
- Predpokladajme napríklad, že ošetrujúci pes zadá meno a adresu predajcu, od ktorého nakupuje tovar, ako napríklad Pet Supplier, Inc, a adresu 456 Animal Avenue, Puppyville, PA 19123.
- 4Odošlite informácie o odoslaní. Kliknutím na riadky upravíte informácie v tejto sekcii. Zadajte meno kontaktnej osoby a názov spoločnosti. Zadajte ich adresu a telefónne číslo. Ak sa fakturačná adresa líši od dodacej adresy, možno budete musieť zadať stĺpce a pridať ich do šablóny.
- Zvýraznite bunky, ktoré hovoria „Odoslať“ a „Názov spoločnosti“.
- Kliknite na kartu „Rozloženie“ v časti „Nástroje tabuľky“.
- Kliknite na „Vložiť doľava“ alebo „Vložiť doprava“. Tým sa vytvoria dva stĺpce vľavo alebo vpravo. Ak ste v predchádzajúcich krokoch zviditeľnili svoje mriežky, budete ľahko vidieť, kde teraz môžete zadať informácie o svojej fakturačnej adrese.
- Skopírujte bunku s textom „Odoslať do“ a upraviteľné bunky vedľa nej. Vložte ich do nových buniek, ktoré ste vytvorili.
- Zmeňte slová „Odoslať na“ na „Fakturovať“ a zadajte fakturačnú adresu.
- Predpokladajme napríklad, že šteniatko šteňaťa má namiesto svojej firmy posielať všetky účty svojmu účtovníkovi. Na nákupnej objednávke by vytvorila sekciu „Bill to“ s menom a adresou svojho účtovníka, Business Accounts Inc., 789 Main Street, Puppyville, PA 19123.
- 5Definujte spôsob dopravy a informácie o podmienkach. Kliknite na bunku s názvom „Spôsob dodania“ a zadajte operátora, ktorého chce predajca použiť. Zadajte dodacie podmienky. To zahŕňa informácie, ako sú náklady, požiadavky na balenie a prenos zodpovednosti. Nakoniec zadajte dátum dodania. Toto je dátum, kedy očakávate prevzatie tovaru.
- Napríklad psíčkarka, ktorá kupuje šampón, vie, že za prioritnú dopravu s USPS dostáva paušálnu sadzbu 4,40€. Pri metóde by zadala „Prioritná doprava, USPS“ a pri podmienkach by zadala „Paušálna sadzba za dopravu 4,40€“
- 6Špecifikujte zmluvné podmienky. V spodnej časti šablóny pridal program Microsoft Word niekoľko navrhovaných zmluvných podmienok. Ak sa vám tieto páčia, môžete si ich nechať. Ak chcete niečo zmeniť alebo pridať, zadajte ich sem.
- 7Uveďte výrobky, ktoré kupujete. Zadajte jeden riadok informácií pre každú položku, ktorú chcete zahrnúť do tejto nákupnej objednávky. Zadajte množstvo alebo počet požadovaných položiek. Zadajte číslo položky, čo je číslo, ktoré predajca používa na identifikáciu konkrétnych produktov. Zadajte popis položky. Zadajte jednotkové náklady alebo náklady na jednu predajnú jednotku. Potom zadajte celkový súčet, ktorý je súčtom všetkých jednotiek, ktoré chcete kúpiť.
- V príklade so psovodom kupuje 10 fliaš šampónu, ktoré sa predávajú v baleniach po 2 za 9€
- Pod kvantitou by zadala 5 (pretože 5 balení x 2 fľaše na balenie = 10 fliaš).
- Pod číslom položky by zadala „ABC123“, čo je číslo položky predajcu k produktu.
- Pod popisom by zadala názov „Balíka 2 fliaš Scratchy Suds“.
- Pod jednotkovou cenou by zadala 9€
- Pod riadkovým súčtom by zadala 45€ (5 balíkov x 9€ = 45€).
- 8Vypočítajte celkovú sumu za nákupnú objednávku. Najprv vypočítajte medzisúčet súčtom nákladov na všetky položky, ktoré ste zadali v nákupnej objednávke. Potom vypočítajte daň, ak je k dispozícii.
- Napríklad celkové náklady na tovar pre psíka: 45€ Potom pridá 6 -percentnú daň z obratu (45€ x 0,06 = 2,70€). Celková suma za objednávku je 47€
Voľbou Uložiť a Nový uložíte objednávku a otvoríte nové prázdne okno pre vytvorenie ďalšej objednávky.
Metóda 3 z 3: Vytvorenie nákupnej objednávky pomocou účtovného softvéru
- 1Vytvorte objednávku pomocou svojho účtovného softvéru. Malé podniky používajú na správu svojich finančných záznamov vrátane miezd, zásob a predaja rôzne softvérové programy. Ak už na vedenie účtovníctva používate účtovný softvér, ako je QuickBooks, je vhodné použiť ich šablóny nákupných objednávok, pretože všetky vaše kontakty na dodávateľa, dodacie adresy a fakturačné údaje už budú v systéme. Informácie o svojej nákupnej objednávke môžete tiež prepojiť s finančnými správami.
- 2Vytvorte objednávku v rýchlych knihách. Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete vytvoriť objednávku pre jedného z vašich dodávateľov. Vyberte položku Predajcovia> Vytvoriť nákupné objednávky. Otvorí sa okno „Vytvoriť nákupné objednávky“.
- 3Vyberte dodávateľa. Kliknite na rozbaľovací zoznam v ponuke „Dodávateľ“. Zobrazí sa zoznam všetkých dodávateľov, ktorých ste v minulosti použili. Vyberte dodávateľa, pre ktorého chcete vytvoriť objednávku. Systém vyplní objednávku a názov spoločnosti a adresu dodávateľa.
- 4Kategorizujte nákup. V rozbaľovacom zozname tried vyberte kategóriu tovaru, ktorý kupujete. Toto je voliteľné, ale je vhodné zadať tieto informácie. Pomôže vám prepojiť vaše nákupné objednávky s finančnými správami, ktoré uvádzajú výdavky podľa kategórie.
- 5Zadajte informácie „odoslať do“. Pretože názov a adresa vašej spoločnosti sú už v systéme, QuickBooks naplní túto sekciu informáciami o vašej spoločnosti. Ak však zasielate na inú adresu, môžete tu vybrať inú adresu. QuickBooks obsahuje zoznam všetkých vašich zákazníkov, predajcov a zamestnancov. Môžete si vybrať jednu z týchto adries alebo manuálne zadať inú.
- 6Vyberte dátum objednávky. Systém automaticky vyplní aktuálny dátum. Pokiaľ však chcete zadať iný dátum, môžete ho ručne zadať do objednávky.
- Starostlivo vyberte dátum. Pretože nákupná objednávka je zmluva, ktorá právne zaväzuje predajcu splniť objednávku v definovanom čase, dátum, ktorý zadáte, by mal byť presný.
- 7Priraďte číslo nákupnej objednávky. QuickBooks automaticky priradí číslo objednávky. Systém postupne objednáva všetky vami vytvorené nákupné objednávky. Ak nezadá správne číslo nákupnej objednávky alebo máte iný spôsob pomenovania, môžete číslo nákupnej objednávky zadať ručne.
- 8Vytvorte si zoznam položiek, ktoré chcete objednať. Pomocou stĺpcov okna „Vytvoriť nákupné objednávky“ popíšte všetky položky, ktoré kupujete. Do každého riadka vložte jednu položku.
- Zahrňte číslo položky a popis položky a množstvo, ktoré kupujete.
- Zadajte jednotkovú cenu (cena za jednu). QuickBooks automaticky vypočíta rozšírenú cenu vynásobením jednotkovej ceny množstvom.
- 9Vytlačte a uložte objednávku. Kliknutím na tlačidlo vytlačiť si vytlačíte vytlačenú kópiu objednávky. Môžete poslať predajcovi tlačenú alebo odoslanú a elektronickú kópiu. Kópiu svojej objednávky uložte elektronicky do systému QuickBooks.
- Kliknutím na položku Uložiť a zavrieť uložíte objednávku a opustíte systém.
- Voľbou Uložiť a Nový uložíte objednávku a otvoríte nové prázdne okno pre vytvorenie ďalšej objednávky.
Ak nezadá správne číslo objednávky alebo máte iný spôsob pomenovania, môžete číslo objednávky zadať manuálne.
- Pri sťahovaní alebo vytváraní novej šablóny nákupnej objednávky uložte záložnú kópiu svojich súborov.
- Po dokončení nákupnej objednávky si uložte kópiu dokončenej objednávky do svojej finančnej evidencie.
- Môžete vytlačiť a odoslať kópie nákupných objednávok predajcom alebo im môžete elektronicky poslať súbory PDF.
Prečítajte si tiež: Ako získať licenciu veľkoobchodníka?
Otázky a odpovede
- Kto podpisuje objednávku?Objednávateľ obvykle podpíše obstarávateľ alebo osoba zodpovedná za objednávanie tovarov a služieb v spoločnosti, ktorá nákup realizovala.
Komentáre (1)
- Tento tutoriál je veľmi jednoduché sledovať!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
