Ako udržať presnosť zásob?

Naplánujte si aktualizácie inventára. Na udržanie presných záznamov zásob po vykonaní pôvodného počtu musíte implementovať postupy na pridanie nového inventára pri nákupoch a zníženie zásob pri predaji. Ak inventár sledujete ručne, zvoľte si, ako často budete počítať celý svoj inventár, a aktualizujte svoje záznamy. Mali by ste to urobiť najmenej raz za rok, ale v závislosti od typu inventára, ktorý vlastníte, možno budete chcieť inventár počítať a aktualizovať tak často, ako raz za týždeň alebo raz za mesiac. Ak používate systém elektronickej inventúry, pravdepodobne budete mať možnosť prepojiť váš systém s registračnou pokladňou a používať nepretržité zaznamenávanie zásob.

• Ak inventár sledujete ručne, môžete si vybrať, či chcete aktualizovať svoje záznamy o inventári pri nákupe nového inventára, alebo len či chcete všetok svoj inventár pravidelne počítať a potom aktualizovať. Bez ohľadu na to, či pri nákupoch aktualizujete alebo nie, mali by ste vykonávať pravidelné počítania.
• Ak máte veľa zásob a pravidelne to všetko počítať je nereálne, počítaním cyklov je riešenie. Počty cyklov sú počty jednotlivých skupín zásob, takže nepočítate všetko, ale ako súčasť plánu počítania cyklov sa vždy otáčate vo svojich skupinách a zakaždým ich niekoľko spočítate. Toto môže byť účinný spôsob, ako udržiavať presné záznamy o zásobách bez neustáleho počítania všetkého, čo vlastníte.

Vykonávajte pravidelné úpravy zásob. Zakaždým, keď vykonáte sčítanie, upravte svoje zaznamenané úrovne zásob tak, aby odrážali aktuálny objem. Ak používate manuálny systém, aktualizujte každú položku vo svojom inventári o aktuálne množstvo, ktoré máte k dispozícii. Ak používate elektronický systém, pravdepodobne vás prevedie krokmi vykonávania úprav, ale budete vykonávať rovnakú funkciu zvyšovania alebo znižovania úrovne zásob pre každú z vašich položiek na základe vášho počítania.

• Je to tiež vhodný čas na monitorovanie primeranosti použitia inventára. Ak je hladina vášho inventára oveľa nižšia, ako ste očakávali, prečo? Zvážte, či prichádzate o krádež zásob alebo či si vaše operácie vyžadujú viac zásob, ako ste očakávali.
• Pamätajte si, že nie všetky straty zásob sú z krádeže. V dôsledku poškodenia alebo chyby môžete prísť aj o zásoby, takže sa očakáva nominálna výška straty. Strata zásob v dôsledku krádeže, poškodenia, defektu atď. Sa nazýva zmršťovanie a mali by ste sa snažiť minimalizovať zmršťovanie a pritom počítať s primeranou chybou.

Určite svoje potreby kontroly zásob. Ak máte zamestnancov, možno budete chcieť svoj inventár zabezpečiť proti krádeži alebo zneužitiu. Úroveň kontroly, ktorú vytvoríte, by mala byť založená na hodnote a riziku spojenom s vašim inventárom. Ak váš inventár zahŕňa lieky na predpis, muníciu alebo iný nebezpečný tovar, mali by ste vyvinúť silné kontroly. Ak je vašim inventárom jedlo, nápoje alebo iné lacné položky, vaše kontroly môžu byť menej prísne, pretože váš inventár nie je taký rizikový. Pamätajte si, že je možné váš inventár nadmerne kontrolovať - čím sú ovládacie prvky komplexnejšie, tým vyššie budú náklady na prácu spojenú s ich vykonávaním. Vaše ovládacie prvky by mali odrážať potreby vášho podnikania.

Oddeľte svoj inventár od obchodnej činnosti. Uložením svojho inventára na iné miesto, než kde podnikáte, zaistíte, aby nebol vždy pohotovo dostupný alebo viditeľný. Môžete mať napríklad veľkú chladničku a mrazničku v zadnej časti kaviarne a zamestnanci môžu z tejto chladničky priniesť mlieko do baru, keď potrebujú. Oddelený úložný priestor vám uľahčí sledovanie vášho inventára.

Obmedzte prístup do oblasti skladovania zásob. Môže to byť tak jednoduché, ako nechať podpísať „len pre zamestnancov“ mimo skladu zásob, alebo to môže byť zložité, pretože na vstup je potrebný kľúč alebo odznak zamestnanca. Úroveň obmedzeného prístupu k vášmu inventáru by mala odrážať riziká spojené s položkami, ktoré máte mať po ruke. Mnoho inventárových systémov na predaj poskytuje obmedzený prístup vyžadovaním prístupových hesiel alebo odznakov do uzamknutej miestnosti skladu.

Zaznamenajte využitie zásob. Môžete požadovať, aby sa zamestnanci prihlásili, keď vyberú položku z inventára na použitie vo vašej firme. Jednoduchá forma záznamu je pokladničný hárok, takže zamestnanci zapisujú svoje meno, dátum a množstvo inventára, ktoré odstránia. Zložitejšou formou použitia evidovanej zásoby je počítačový prístupový systém, kde sa zamestnanci musia prihlásiť pomocou svojho jedinečného ID a skenovať každú vytiahnutú položku zásob.

• Záznam je obzvlášť dôležitý vtedy, keď je váš inventár nebezpečný alebo má vysokú hodnotu. Vedenie záznamu o tom, kedy boli veci odstránené, môže obmedziť krádeže a zaistiť si záznam o tom, kto čo kedy vzal.

Vykonajte audity zásob a počty cyklov. Ak používate systém zásob, ktorý automaticky aktualizuje váš objem zásob pri každom predaji, môžete vykonávať náhodné audity zásob a porovnať počet pri audite so sumou zaznamenanou vo vašom systéme zásob. Na zaistenie súladu účtovných záznamov a fyzickej inventúry sú potrebné pravidelné fyzické počty. Aby ste boli efektívni, nemusíte auditovať každú skupinu zásob, stačí si vybrať niekoľko rôznych skupín, ktoré sa majú auditovať zakaždým. Všimnite si položiek, ktoré sú počas auditu dôsledne kontrolované, a zvážte ďalšie obmedzenie prístupu k týmto položkám.

Zaviesť kontroly systému zásob. Čokoľvek, čo použijete na zaznamenávanie svojich úrovní zásob, by malo byť kontrolované, aby sa zabránilo tomu, že niekto neoprávnene alebo omylom zmení vaše záznamy. Ak používate systém elektronickej inventúry, uistite sa, že ste si nastavili bezpečné používateľské meno a heslo, ktoré poznáte iba vy. Poskytnite ďalším zamestnancom, ktorí majú prístup do systému, jedinečné prihlasovacie údaje. Ak na sledovanie zásob používate tabuľku Excel, uložte ju na bezpečnom počítači, ku ktorému máte prístup iba vy. Podobne, ak používate prenosný počítač, uložte ho na bezpečnom mieste. To zabráni zamestnancom ukradnúť inventár a potom zmeniť vaše inventárne záznamy, aby zakryl krádež.

Prejdite sa. Ak vaši zamestnanci vedia, že to s presnosťou inventúry myslíte vážne, a budú skúmať nezrovnalosti, budú s väčšou pravdepodobnosťou brať váš systém vážne a riadiť sa ním. Aby to bolo zrejmé, poskytnite všetkým svojim zamestnancom adekvátne školenie o vašom inventárnom systéme a vezmite svojich zamestnancov na zodpovednosť za dodržiavanie týchto pokynov. Informujte zamestnancov o kontrolách, ktoré máte nad zásobami, a povedzte im, že plánujete monitorovať úrovne zásob z dôvodu krádeže a zneužitia. Správnosť inventúry berte predovšetkým sami vážne. Najhoršie, čo môžete urobiť, je modelovať pre zamestnancov neformálny prístup k svojmu inventáru - ak to nebudete brať vážne, určite to nebudú robiť.

Naplánujte si nákupný cyklus. Jednou z najväčších výhod presného systému zásob je, že môžete podľa toho plánovať svoje nákupy, takže nemusíte skladovať viac zásob, ako potrebujete. Zistite, koľko z každej skupiny produktov potrebujete na každý pracovný deň, a potom sa rozhodnite, ako často budete dopĺňať zásoby (týždenne, mesačne atď.). Vynásobte denné potrebné množstvo produktu o dĺžku medzi vašimi nákupnými cestami a pri zvýšenom dopyte pridajte dva až päť dní navyše. To je množstvo produktu, ktoré potrebujete po nákupe poruke - stačí, aby sa vaše obchodné potreby splnili do ďalšieho nákupu, plus trochu navyše (spravidla dva až päť dní). Aby ste určili, koľko potrebujete nakúpiť pri každom opätovnom naskladnení, musíte vedieť, akú časť produktu máte aktuálne po ruke, a túto sumu odpočítať od požadovaného množstva.

• Čím väčšia je fluktuácia dopytu po vašich výrobkoch, tým viac ďalších produktov by ste mali mať okrem toho, čo potrebujete na spustenie svojho podnikania.
• Pri rozhodovaní o úrovniach zásob by ste mali vziať do úvahy aj náročnosť získania väčšieho množstva produktu, ak sa vám minie plán. Ak ste kaviareň a objednávate nízko, nie je ťažké vybehnúť a kúpiť si pár galónov mlieka navyše. Na druhej strane, ak ste zubár a objednávate si zásoby oxidu dusného, možno budete chcieť mať po ruke viac náhradných výrobkov, pretože ich vyčerpanie by predstavovalo väčší problém.
• Ako príklad si predstavte, že ako kaderník spravidla použijete jednu fľašu šampónu denne a chceli by ste doplniť zásoby iba raz za mesiac. To znamená, že po doplnení zásoby chcete mať 33 fliaš šampónu (31 na každý deň v mesiaci a dve navyše). Keď je čas objednať si nový šampón, stále vám zostáva sedem fliaš šampónu. Od 33 odpočítate sedem a objednáte si 26 fliaš šampónu.

Hľadaj príležitosti na automatizáciu. Ak ste investovali do systému správy zásob, existuje mnoho funkcií, ktoré môžete použiť aj na správu svojho nákupu. Ak nechcete uskutočňovať hromadné nákupy a namiesto toho objednávate u viacerých dodávateľov, ktorí vám doručia, môžete naprogramovať svoj systém zásob, aby vás upozornil vždy, keď dosiahnete nízke množstvo v konkrétnej skupine. Niektoré systémy vám dokonca objednajú inventár len na základe úrovne ponuky, ktorú máte k dispozícii. Táto metóda je drahšia ako ručný inventár a nákup, ale vo veľkom podniku s veľkým počtom zásob môže ušetriť značné množstvo času a bolesti hlavy.

• Rovnako ako vo vyššie uvedenom príklade šampónu, ak máte automatizovaný inventarizačný systém, kde skenujete každú fľašu pri jej vyskladnení, váš systém vám môže umožniť automatizáciu doplňovania zásob šampónu. Systém naprogramujete tak, aby si od vášho predajcu objednal 30 nových šampónových fľašiek, kedykoľvek sa vám dostane do zásoby päť fliaš.
• Aj keď nákupy neautomatizujete, váš systém zásob vás pravdepodobne môže upozorniť, keď sa vám produkt míňa. Tieto pripomenutia môžete použiť na to, aby ste vedeli, kedy je potrebné zadávať manuálne objednávky, a nie vždy ich zadávať v určitých intervaloch.