Ako vytvoriť systém zásob?
Rozvoj systému zásob je úžasný spôsob, ako sledovať svoje produkty a určiť, čo potrebujete zásobiť. V prípade malých zásob bude v poriadku ručné zaznamenávanie, ale v prípade veľkých zásob môžete ušetriť čas pomocou čítačky čiarových kódov. Uschovajte si tabuľku svojho inventára so stĺpcami pre dátum, predchádzajúci počet zásob, aktuálne množstvo, ktoré máte k dispozícii, a percentuálnym podielom nákladov na predaj. Zaznamenajte všetky chýbajúce zásoby ako zmenšovanie, aby boli vaše údaje presné. Nezabudnite pravidelne počítať svoje zásoby, či už denné, týždenné alebo mesačné. Môžete tiež nechať druhého zamestnanca zaznamenať inventár, aby sa znížila pravdepodobnosť ľudskej chyby. Ďalšie tipy od nášho finančného spoluautora, vrátane toho, ako si vybrať softvérový balík na správu zásob, čítajte ďalej!
Ľudia, ktorí pracujú na vašom inventári a systémoch zásob, sú najdôležitejším aspektom vášho systému zásob.
Efektívny systém zásob je nepostrádateľnou súčasťou každej maloobchodnej alebo výrobnej operácie. Primárnym účelom systému maloobchodnej inventúry je presne udržiavať fyzický počet výrobkov, spotrebného materiálu a materiálu skladovaného v sklade alebo sklade. Hneď ako bude zavedený, bude možné skladový systém používať na kontrolu a údržbu skladovaného tovaru, aby sa zaistilo, že sa inventár nestratí, pokiaľ dôjde k jeho znehodnoteniu alebo krádeži.
Časť 1 zo 4: Vývoj úložného systému na uľahčenie počítania
- 1Organizujte inventarizované výrobky s prihliadnutím na pulty. Účinnosť systému zásob do značnej miery závisí od presnosti, s akou sa položky, ktoré sú inventarizované, počítajú. Nepresné počítanie produktov alebo tovaru často spôsobuje okrem iného aj nezrovnalosti v účtovníctve, sledovaní tržieb, nadmernom objednávaní a nadprodukcii. Neefektívny úložný systém tiež výrazne ovplyvní náklady na sledovanie zásob zvýšením času potrebného na dokončenie procesu.
- Zamerajte sa na to, aby bol váš inventár ľahko dostupný, oddelený a počítaný. Pracujte na zaistení viditeľnosti, jednoduchosti označovania a jednoduchej organizácie, aby vaše počítadlá mali rýchly prístup k jednotlivým položkám.
- 2Zvážte požiadavky na skladovanie. Vypočítajte fyzické rozmery potrebné na uloženie inventára. V závislosti od veľkosti vašich produktov alebo materiálu a objemu vášho predaja to môže byť celý sklad alebo malá skriňa. Mali by ste tiež vziať do úvahy všetky špeciálne podmienky potrebné na skladovanie, ako napríklad reguláciu teploty alebo vlhkosti.
- Môžu tiež existovať štátne alebo federálne zákony, ktoré určujú, ako sa od vás vyžaduje uchovávanie určitých typov zásob, najmä pre nebezpečné alebo kontrolované položky.
- 3Dizajnové odkladacie police poskytujú každému predmetu jasný výhľad. Usporiadajte uskladnené výrobky tak, aby osoby zodpovedné za inventarizáciu mali ľahký prístup k jednotlivým položkám a ich počítanie. Všetko označte tak, aby bolo možné ho ľahko rozpoznať a zaradiť do správnej oblasti inventár.
- Vyberte a nastavte úložné police a zásobníky v závislosti od typu zásob, ktoré do nich budete skladovať. Pri výbere svojho priestoru vezmite do úvahy požadovanú veľkosť, výšku a špeciálne atribúty košov alebo políc.
- Zamyslite sa napríklad nad tým, ako ťažká bude polica plná vášho inventára a vyberte si policový systém, ktorý túto požiadavku na hmotnosť spĺňa alebo prevyšuje.
- Majte na pamäti, že zásoby uložené na pultoch obchodov musia byť tiež započítané do systému zásob.
- Na zjednodušenie ovládania môžete použiť aj drážkovanie. Drážkovanie znamená efektívne umiestnenie zásob. Napríklad položky, ktoré sa obvykle dodávajú spoločne, môžu byť v sklade umiestnené blízko seba.
- Inventár by mal byť navyše zostavený tak, aby bol inventár s najvyšším obratom najdostupnejší. Časový interval by mal byť naplánovaný od začiatku a potom by mal byť v priebehu času revidovaný, aby zohľadňoval nové položky a zmeny dopytu alebo prevádzky. V ideálnom prípade by sa slotovanie malo prehodnocovať týždenne alebo dokonca denne.
- Mali by ste tiež zvážiť, ako sa čo najskôr zbaviť nezriedka predávaných a zastaraných vecí. Pravdepodobnosť, že sa predajú, je nízka a mnohokrát vás tieto položky stoja uskladnenie viac, ako prinesú.
- 4Zvážte systém čiarových kódov. Ak máte veľké množstvo zásob, budete potrebovať nejaký spôsob, ako sledovať svoj inventár bez toho, aby ste každú položku museli uvádzať podľa názvu. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je pomocou systému čiarových kódov. Získajte skener, ktorý môžete použiť na skenovanie a zasielanie inventára a na počítanie inventára. Ak však máte veľmi málo položiek alebo typov položiek, možno budete môcť použiť jednoduchý vizuálny systém. Potom môžete prejsť na systém čiarových kódov, ak sa váš vizuálny systém stane príliš časovo náročným alebo nepresným.
- Uistite sa, že je skener navrhnutý pre vaše prostredie. Nemocnica môže napríklad potrebovať skenery, ktoré je možné sterilizovať.
- Budete tiež potrebovať tlačiareň čiarových kódov na označenie políc alebo priestorov, kde je uložená položka s týmto čiarovým kódom.
- Ak vykonávate malú operáciu, môžete si tiež zvoliť jednoducho stiahnutie aplikácie, ktorá umožní zmeniť mobilný telefón vašich zamestnancov na skenery.
- 5Naformátujte tabuľku inventára, aby slúžila ako kmeňový záznam o každom vykonanom inventári. Začnite otvorením tabuľky v programe, ako je Excel, Pages alebo Tabuľky Google. Vytvorte si kategórie pomocou stĺpcov v tabuľke a zoznamom položiek inventára na stránke v riadkoch. Účinný systém zásob by mal zahŕňať nasledujúce kategórie nadpisov stĺpcov:
- Na zaznamenanie aktuálneho dátumu použite stĺpec s názvom „Dátum počítania“.
- Pomocou stĺpca „Predchádzajúce množstvo“ zaznamenajte množstvo tejto položky z posledného počtu.
- V stĺpci „Množstvo na dosah“ zaznamenajte celkové počty pre každú položku.
- Zahrňte mernú jednotku.
- V stĺpci „Popis produktu“ zadajte popis počítaných položiek.
- V stĺpci „Zostaviť“ predstavte množstvo požadovaných položiek na splnenie predpokladaného dopytu.
- V stĺpci „Predaná čiastka“ je uvedené množstvo predaných položiek za predchádzajúce obdobie.
- V stĺpci „Percento tržieb z predaja“ predstavte náklady na každú položku v percentách z nákladov na celkový predaj.
- Pomocou stĺpca „Množstvo na výrobu alebo zmenu poradia“ automaticky vyrobíte počet položiek na nákup alebo výrobu, aby ste splnili dopyt v nasledujúcom období predaja.
- Na správu úrovní zásob môžete použiť aj účtovný softvér, ako sú Quickbooks alebo Peachtree.
Majte na pamäti, že zásoby uložené na pultoch obchodov musia byť tiež započítané do systému zásob.
Časť 2 zo 4: zosúladenie fyzického inventára s účtovným inventárom
- 1Zadajte údaje pre každú kategóriu do príslušných stĺpcov v tabuľke. Odpočítajte predanú sumu od sumy objednanej na vytvorenie „zástavby“. Potom odpočítajte sumu, ktorú máte k dispozícii, od sumy „build-to“, aby ste určili správnu sumu na úpravu zásob na nasledujúce obdobie. Nezabudnite zadať údaje pre všetky typy položiek zásob vrátane surovín a komponentov.
- 2Upravte údaje o zmenšovanie zásob. Zmenšenie zásob jednoducho znamená straty zásob počas bežných obchodných operácií. Inventár sa môže stratiť v dôsledku krádeže, zastarania, znehodnotenia alebo poškodenia. Úbytok zásob bude predstavovať rozdiel medzi počtom fyzických zásob a počtom zásob naposledy zaznamenaným v účtovných knihách. Ak pred inventarizáciou spoznáte akékoľvek zmenšovanie, okamžite to zaznamenajte do tabuľky inventára.
- 3Oddelený inventár a administratívne povinnosti. Správa zásob bude vyžadovať fyzickú správu zásob, ako je počítanie zásob a pohyb a administratívne povinnosti, ako je podanie riadnej súvisiacej dokumentácie a účtovníctva. Vo veľkých spoločnostiach budú tieto procesy pravdepodobne vykonávať oddelené oddelenia alebo tímy. Avšak aj v tých najmenších podnikoch by ste mali mať na každú stranu inú osobu. Tým sa znižuje riziko krádeže.
Frekvencia inventúry bude mať významný vplyv na presnosť systému inventúry.
Časť 3 zo 4: inventarizácia v pravidelných intervaloch
- 1Zaškolte svojich inventárov. Ľudia, ktorí pracujú na vašom inventári a systémoch zásob, sú najdôležitejším aspektom vášho systému zásob. Ak sú netrénovaní alebo si nie sú istí, kto má vykonať akciu, utrpí tým účinnosť a presnosť správy zásob. Vyškolte svojich zamestnancov v každom aspekte procesu správy zásob vrátane toho, čo je potrebné urobiť v každom bode, kto to musí urobiť a ako by to malo byť zdokumentované. V prípade potreby si tieto zásady zapíšte, aby sa zamestnanci mohli odvolávať na sprievodcu. Pomôže to predchádzať frustrácii a zlému riadeniu zásob.
- 2Vykonajte inventarizáciu denne, týždenne alebo mesačne. Frekvencia inventúry bude mať významný vplyv na presnosť systému inventúry. Bez ohľadu na typ operácie však niektoré typy operácií budú vyžadovať pravidelnejšie intervaly inventúry ako ostatné. Napríklad predajca automobilov nebude nevyhnutne vyžadovať rovnakú frekvenciu intervalov inventúry ako obchodný dom alebo prevádzka potravinárskych služieb.
- Najprv sa zamerajte na najdôležitejšie položky. Rozdeľte svoje položky do troch kategórií podľa toho, ako často sa predávajú.
- Skúste napríklad nastaviť položky s vysokou prioritou ako položky, ktoré tvoria 80 percent vašich tržieb. Potom môžete pre položky predávané menej často vytvárať kategórie so strednou prioritou a s nízkou prioritou.
- Akonáhle to urobíte, môžete zamerať veľkú väčšinu svojho úsilia na položky s vysokou prioritou. Toto úsilie zahŕňa počítanie, prognózovanie predaja a zmenu poradia.
- Akonáhle to urobíte, môžete použiť nadbytočný čas na položky so strednou a nízkou prioritou. Ak tak urobíte, ušetrí vám to plytvanie časom položkami s nízkou výkonnosťou.
- 3Nechajte dva počítadlá vykonať inventúru. To môže výrazne znížiť množstvo ľudskej chyby pri fyzickom počítaní inventarizovaných predmetov. Vytlačte papierové inventárne listy, ktoré zodpovedajú kmeňovému záznamu, a použite ich pri fyzickej inventúre.
- Nechajte jednu osobu vykonať fyzické počítanie tak, že nahlas vyvoláte čísla.
- Druhý počítadlo zadá čísla do príslušného poľa v tabuľke hlavného inventára, ako sa nazývajú.
- To sa však nemusí nevyhnutne vykonávať súčasne. Zásobu môžu jednoducho urobiť dvakrát rôzni jednotlivci.
- Údaje je potom možné porovnať, aby sa zaistila presnosť vykonanej inventúry.
Účinnosť systému zásob do značnej miery závisí od presnosti, s akou sa položky, ktoré sú inventarizované, počítajú.
Časť 4 zo 4: zlepšenie riadenia zásob
- 1Analyzujte údaje o zásobách. Správu zásob môžete zlepšiť analýzou informácií o zásobách. Konkrétne sa môžete dopracovať k pochopeniu toho, koľko zásob musíte mať v určitom čase a kedy by ste mali objednať viac. Začnite tým, že vypočítate svoje denné náklady na predaný tovar vydelením ročných alebo štvrťročných nákladov na predaný tovar počtom dní, počas ktorých ste mali otvorené. Potom vydeľte svoju aktuálnu hodnotu zásob touto čiastkou. Výsledkom je priemerné obdobie investovania zásob.
- Tento obrázok predstavuje, ako dlho v priemere trvá, kým sa váš zakúpený inventár premení na tržby.
- Potom môžete zapracovať na znížení tohto čísla objednaním menšieho množstva zásob alebo sa snažiť získať rýchlejšie platby od zákazníkov.
- Pomer zásob k tržbám môžete nájsť aj tak, že hodnotu svojich zásob vydelíte tržbami za daný mesiac. Sledujte túto hodnotu v priebehu času, aby ste zistili, či rastie alebo klesá.
- Rastúci pomer zásob k predaju znamená, že kupujete príliš veľa zásob, zatiaľ čo klesajúci znamená, že by ste mali nakupovať viac.
- 2Optimalizujte svoje zásoby. Úrovne zásob je potrebné efektívne riadiť a udržiavať na správnej úrovni, aby sa maximalizoval zisk a znížila strata. Držanie príliš veľkého množstva zásob zvyšuje riziko zastarania, poškodenia a znehodnotenia, pričom nedostatočné skladovanie znamená stratu príležitostí na predaj. Ak chcete optimalizovať svoj inventár, začnite s prognózami predaja na základe predchádzajúcich období. Potom sa prispôsobte trendom a sezónnosti. Ak napríklad na jeseň dosiahnete vyššie tržby ako po zvyšok roka, možno budete chcieť upraviť inventár na tieto mesiace.
- 3Implementujte softvér pre správu zásob. Aj keď používanie tabuľky zásob môže fungovať pre malé firmy, akýkoľvek druh veľkého alebo veľkého objemu podniku bude potrebovať špecializovaný softvér na správu zásob. Tieto programy vám umožňujú spravovať zásoby, objednávky a ďalšie údaje a zároveň poskytovať užitočnú analýzu a sledovanie. V ideálnom prípade sa váš systém môže integrovať s ďalším vašim podnikovým softvérom, aby vytvoril jednotný systém a automatizoval niektoré vaše operácie.
- Vyhľadajte online softvérový balík na správu zásob a nájdite ten, ktorý vyhovuje vašim potrebám. Medzi obľúbených poskytovateľov patria Oracle a SAP.
- Váš výber softvéru bude závisieť od vašich konkrétnych potrieb (objem, typ inventára atď.), Vášho rozpočtu a času konverzie (koľko času si môžete vyhradiť na implementáciu novej technológie).
- 4Snažte sa znížiť straty. Zmenšenie zásob je zvyčajne malé, ale ak nie je systematicky znižované, môže viesť k značnej strate. Pracujte na tom, aby ste zabránili krádeži, a to zvýšením zabezpečenia okolo vášho skladu alebo skladovacích priestorov. Znížte krádež vo svojom obchode inštaláciou kamerového systému a sledujte podozrivých zákazníkov. Môžete tiež nastaviť poplašný systém, ktorý reaguje na štítky alebo štítky RFID na vašich položkách.
- Znížte potenciálne krádeže zamestnancov obmedzením prístupu do produktových oblastí tým, ktorí tam nevyhnutne musia byť.
- Znížte straty pri kazení tým, že budete mať prehľad o svojich postupoch pri počítaní zásob. Pri odkladaní zásob nezabudnite cyklovať staršie zásoby.
Prečítajte si tiež: Ako navrhnúť úspešnú propagačnú produktovú stratégiu?
Komentáre (1)
- Veľmi poučné a radi si prečítate tento článok.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
