Ako začať stretnutie?
Šablóny, ako začať príležitostné stretnutie, nájdete online: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
Či už slúžia na podnikanie, rekreáciu alebo podporu, stretnutia sú zásadným spôsobom, ako skupine ľudí poskytnúť veľa informácií. Hovoriť pred skupinou môže byť zastrašujúce, najmä keď je vašou úlohou udržať schôdzu na dobrej ceste. Aj keď sa to na začiatku môže zdať stresujúce, zahájenie schôdzky môže byť ľahké, ak si pripravíte úvodné poznámky, dobre si zariadite čas a zorientujete sa jasne.
Metóda 1 z 3: príprava úvodných poznámok
- 1Návrh úvodných slov na pracovné stretnutie. Predtým, ako začnete plánovať akékoľvek úvodné vyhlásenia, rozhodnite sa o formáte schôdze. Pracovné schôdze a zasadnutia správnej rady by mali mať formálnejšie úvodné poznámky na uznanie prítomných členov. Na príležitostnejších stretnutiach udržiavajte úvodné slová krátke, najmä ak majú účastníci vyhradený čas na predstavenie. Šablóny, ako začať príležitostné stretnutie, nájdete online: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
- Stretnutia pri okrúhlom stole nemusia vyžadovať toľko prípravy, pretože každý člen vedie inú časť stretnutia.
- Začnite napríklad schôdzou slovami: „Vitajte! Chcel by som sa poďakovať všetkým, ktorí prišli na naše štvrťročné stretnutie o rozpočte. Skôr ako začneme, chcel by som, aby ste sa so mnou všetci pozreli na program rokovania.“
- 2Jasne uveďte účel stretnutia. Zaistite, aby všetci účastníci schôdze rozumeli, o čom budete diskutovať. Pre ľudí bude oveľa ťažšie sa sústrediť, ak si nestanovíte jasný cieľ alebo cieľ. Potom, čo ich pozdravíte, dajte im vedieť, čo môžu očakávať.
- V obchodnom prostredí môžete povedať napríklad: „Účelom tohto stretnutia je prísť na spôsob, ako znížiť rozpočet tohto štvrťroka.“
- Pre neformálnejšie nastavenia môžete zostať: „Poďme sa podeliť o svoje myšlienky a skúsenosti z tejto problematiky.“
Začnite napríklad schôdzou slovami: „Vitajte! - 3Riaďte sa programom, aby nedošlo k zámene. Predtým, ako sa pustíte do nových konverzácií, si prečítajte, čo bude stretnutie zahŕňať. Rôzne témy môžu viesť k rôznym diskusiám, ktoré sa môžu rýchlo roztočiť od témy, ak nedodržiavate plánovaný program. Program rokovania pomáha udržať schôdzu na dobrej ceste a k téme a dáva účastníkom spôsob, ako sledovať, ako dlho schôdza trvá.
- Jasne uveďte, či sa určitá časť programu týka iba jednej osoby. Aby ste predišli nedorozumeniam na schôdzi, zistite, kto je za ktorú úlohu zodpovedný. Povedzte napríklad: „John bude vybavovať všetky rozpočtové papiere. V prípade akýchkoľvek otázok sa s ním porozprávajte.“
Metóda 2 z 3: Efektívne vedenie schôdze
- 1Začnite schôdzu včas, aby ste dodržali harmonogram. Uistite sa, že schôdzka začína v plánovanom čase. Chcete všetkým účastníkom schôdze ukázať, že ich čas je cenný. Včasným zahájením stretnutia vytvárate atmosféru vzájomného rešpektu. Presnosť tiež uľahčuje nájsť si čas na otázky neskôr.
- Ukončite tiež schôdzu včas.
- 2Na udržanie poriadku si prečítajte všetky základné pravidlá. Pripomeňte účastníkom zásady schôdze skôr, ako začnete. V závislosti od schôdze môžete mať viac základných pravidiel ako ostatní.
- Schôdza podpory môže mať napríklad pre členov pripomienku dôvernosti. Obchodné stretnutie môže mať pravidlo, že účastníci budú pri rozprávaní dôkladní a konkrétni.
- Tieto pravidlá si stanovte na začiatku schôdze. Bude oveľa ťažšie presadiť akékoľvek pravidlá, ak ich uvádzate v náhodnom čase.
- Napríklad na obchodnom stretnutí môžete povedať: „Ak máte problémy s rozpočtom na tento štvrťrok, počkajte so mnou súkromne a počkajte do konca stretnutia.“
Program schôdze pomáha udržiavať schôdzku na správnej ceste a téme a poskytuje účastníkom spôsob, ako sledovať, ako dlho schôdzka trvá. - 3Nechajte návštevníkom čas, aby sa predstavili. Poskytnite účastníkom príležitosť pozdraviť sa a naučiť sa navzájom svoje mená. Predstavenie členov je pre podporné skupiny potrebnejšie a hodnotnejšie, pretože každý účastník bude hovoriť počas celého stretnutia. Úvod môže byť cenný aj vo formálnom prostredí, nezabudnite však na to, aby vám neubral z bodov programu schôdze.
- Môžete napríklad povedať toto na formálnom stretnutí: „Skôr než začneme, chcel by som ísť po miestnosti, aby každý mohol povedať svoje meno a pozíciu v spoločnosti.“
- Na náhodnom stretnutí by ste mohli povedať: „Poďme okolo kruhu a predstavme sa. Môžete sa tiež podeliť o jednu pozitívnu a jednu negatívnu vec, ktorá sa vám tento týždeň stala.“
- 4Nájdite si čas na otázky a komentáre. Zaistite, aby mali účastníci príležitosť vyjadriť svoj hlas. Skúste zaradiť do programu schôdze konkrétny bod, ktorý sa zameriava na zodpovedanie otázok a počúvanie spätnej väzby. Ak sa účastníci pri odchode cítia zmätení, môžu si myslieť, že celé stretnutie bolo stratou času.
- Vypnite akékoľvek toxické správanie účastníkov. Aj keď je otvorená komunikácia dôležitá, pasívne agresívne rozhovory spôsobujú, že stretnutie je napäté a nepríjemné. Ak máte pocit, že pasívne agresívny komentár by mohol byť pre vašich účastníkov vážnym problémom, urobte na začiatku stretnutia komentár k toxickému správaniu.
Metóda 3 z 3: Uchopenie bodu
- 1Hovorte stručne, aby bolo jasné. Vyhnite sa používaniu nepotrebného jazyka výplne pri formálnom pracovnom stretnutí. V neformálnejšom prostredí skúste použiť priateľský a príjemný jazyk, aby ste odstránili akékoľvek nejasnosti v súvislosti s tým, koho možno oslovujete. Zjednodušením svojho vlastného jazyka celkovo zefektívnite efektívnosť stretnutia.
- Napríklad na formálnom stretnutí namiesto toho, aby ste povedali: „Máme problémy s distribúciou papierov kvôli mechanickému problému,“ povedzte: „Nemôžeme robiť žiadne kópie, pretože sa pokazila tlačiareň.“
- Na neformálnom stretnutí povedzte: „Poďme všetci zdieľať niečo dobré, čo sa stalo tento týždeň“, aby bolo zrejmé, že oslovujete celú skupinu.
Napríklad na obchodnom stretnutí môžete povedať: „Ak máte problémy s rozpočtom na tento štvrťrok, počkajte so mnou súkromne a hovorte až do konca stretnutia.“. - 2Začleňte pauzy, aby ste zdôraznili bod. Vyberte strategické miesta vo svojej reči, aby ste zahrnuli druhú alebo dve pauzy, pretože to poslucháčovi pomáha venovať viac pozornosti tomu, čo poviete ďalej. Pozastavenie tiež umožňuje chytiť dych a mentálne skontrolovať, čo chceš povedať ďalej. Hovorte pomaly a jasne, aby vás každý počul a porozumel vám.
- 3Dostaňte sa k veci pomocou jasných, aktívnych slovies. Hovorte jasným a akcieschopným spôsobom, aby ľudia okamžite pochopili, čo sa snažíte povedať. Snažte sa vyhnúť použitiu pasívneho hlasu, ktorý z vašej reči vyradí priamu akciu. Zahrnutie aktívneho hlasu dostane váš bod omnoho priamočiarejšie a plynulejšie ako pasívny hlas.
- Napríklad povedzte „Dosiahli sme svoj cieľ“ namiesto toho: „Cieľ bol dosiahnutý.“
- 4Vyhnite sa nadbytočnému jazyku, aby ste mohli urobiť jasnú poznámku. Keď sa pokúšate vyjadriť svoj názor, nepoužívajte zbytočné slová. Nie je potrebné robiť vyhlásenie dlhšie, ako má byť, keď môžete svoje slová vyjadriť niekoľkými slovami.
- Na akomkoľvek type stretnutia možno výrazy ako „bezprostredná blízkosť“ a „konkrétny záujem“ skrátiť na „blízkosť“ a „záujem“, keď hovoríte.
- Povedzte napríklad „Tento projekt musí byť dokončený do poludnia“, namiesto toho, aby si povedal: „Tento projekt musí byť dokončený do 12:00.“
Prečítajte si tiež: Ako prekonať nervy ako prvý predseda?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
