Ako sa pripraviť na zasadnutie predstavenstva?
Jediným spôsobom, ako úspešne zasadnúť predstavenstvo, je, ak sa na neho primerane pripravia všetci členovia predstavenstva, od úradníkov po členov predstavenstva.
Nepripravený člen predstavenstva môže spôsobiť frustrujúce zážitky zo zasadnutia predstavenstva a nechať ostatných členov predstavenstva nemotivovaných a stresovaných z práce, ktorú robia. Jediným spôsobom, ako úspešne zasadnúť predstavenstvo, je, ak sa na neho primerane pripravia všetci členovia predstavenstva, od úradníkov po členov predstavenstva. Predstavitelia spoločnosti majú spravidla väčšiu úlohu pri vedení schôdzí predstavenstva a príprava na stretnutie im bude pravdepodobne trvať dlhšie. Nasledujúce kroky obsahujú informácie pre všetkých členov predstavenstva, ktoré majú použiť na prípravu na úspešné zasadnutie predstavenstva.
- 1Prečítajte si a porozumejte stanovám. Každá spoločnosť, či už s cieľom zisku alebo bez zisku, má súbor stanov. Stanovy stanovujú, ako bude spoločnosť fungovať, ako sa bude hlasovať, kto sú dôstojníci a ďalšie dôležité informácie. Každý člen predstavenstva by mal mať kópiu stanov a priniesť ju na schôdzu rady.
- 2Skontrolujte zmluvy a ďalšie obchodné dokumenty. Ak sa na zasadnutí rady budú prerokúvať zmluvy alebo iné dokumenty, aj keď diskusia bude krátka, každá osoba, ktorá sa zúčastní zasadnutia rady, by mala dostať kópie dokumentov a skontrolovať ich pred účasťou na zasadnutí. V opačnom prípade sa stráca čas, keď sú členovia predstavenstva nútení skontrolovať dokument a pokúsiť sa o ňom diskutovať na mieste. Včasné poskytnutie dokumentov členom predstavenstva im umožní starostlivo si ich prezrieť, urobiť si poznámky o problémoch, s ktorými sa stretnú, a prísť na stretnutie pripravení o nich diskutovať. Ak napríklad spoločnosť zvažuje prenájom budovy, každý člen predstavenstva by mal dostať kópiu navrhovaného prenájmu na preskúmanie pred schôdzou, na ktorej sa bude o nájme rokovať.
Ak sa schôdze predstavenstva konajú len zriedka, výbor by sa mal stretnúť krátko pred zasadnutím predstavenstva, aby zhodnotil vykonanú prácu a pripravil poznámky, o ktorých bude informovať radu. - 3Zoznámte sa s výbormi. Zasadnutia predstavenstva sú vynikajúcou príležitosťou podeliť sa s celým predstavenstvom o prácu, ktorú vykonali výbory. Ak sa schôdze predstavenstva konajú len zriedka, výbor by sa mal stretnúť krátko pred zasadnutím predstavenstva, aby zhodnotil vykonanú prácu a pripravil poznámky, o ktorých bude informovať radu.
- 4Nadviazanie na akékoľvek pridelené úlohy. Ak vám bola priradená úloha na predchádzajúcom zasadnutí rady, uistite sa, že na túto úlohu nadväzujete pred ďalším zasadnutím rady.
- 5Pripravte si poznámky k položkám, ktoré chcete predložiť rade. Ak máte niečo, o čom môžete rade informovať, napríklad potenciálnu zmluvu s dodávateľom, o ktorú ste požiadali, alebo spätnú väzbu od zákazníka, poznačte si to a nahláste to predstavenstvu. Písanie poznámok alebo aspoň zaznamenanie vecí, o ktorých chcete diskutovať, zaistí bezproblémový priebeh schôdze a zaistí, že budú prediskutované všetky položky, o ktorých chcete diskutovať.
Nepripravený člen predstavenstva môže spôsobiť frustrujúce zážitky zo zasadnutia predstavenstva a nechať ostatných členov predstavenstva nemotivovaných a stresovaných z práce, ktorú robia. - 6Stanovte si program. Ktokoľvek je zodpovedný za vedenie zasadnutia rady, zvyčajne, ale nie nevyhnutne prezident, by mal rozoslať navrhovaný program všetkým členom predstavenstva približne 1 týždeň pred zasadnutím predstavenstva. Predseda môže požiadať o pomoc tajomníka alebo iného člena predstavenstva pre The cirkulujúci agendy. E -mail je obzvlášť užitočný pre túto úlohu. V e -maile požiadajte členov predstavenstva o ďalšie položky, o ktorých by chceli diskutovať, a nastavte program, ktorý je zvládnuteľný.
- Na začiatku programu nastavte časovo citlivé alebo najnaliehavejšie záležitosti a tie body, ktoré môžu počkať na ďalšie stretnutie - pokiaľ by toto stretnutie trvalo dlho - na koniec programu. Témy rozložte v logickom poradí, aby ste neskákali po rôznych bodoch programu. Ak vaše stretnutia trvajú spravidla hodinu alebo dve, pokúste sa podľa toho naplánovať program. Ak existuje niekoľko naliehavých záležitostí, ktoré je potrebné prediskutovať, oznámte to včas predstavenstvu, že toto stretnutie bude trvať dlhšie ako ostatné zasadnutia, aby mohli plánovať dlhší pobyt.
- Akonáhle je program stanovený, odošlite ho členom rady prostredníctvom e -mailu, aby mali hotovú kópiu. Tajomník by mal navyše vytlačiť kópie na distribúciu na schôdzi a na zápis do firemnej knihy.
- 7Pozrite si zápisnicu z predchádzajúceho stretnutia. Obvykle sa to stane na začiatku zasadnutia správnej rady, kde tajomník načíta zápisnicu nahlas rade. Je to tiež súčasť vašej prípravy na stretnutie. Pripomenutie toho, čo bolo prediskutované na predchádzajúcom stretnutí, pomáha dať kontext novým bodom programu schôdze. Môže vám to tiež pomôcť zapamätať si všetky úlohy, ktoré vám boli pridelené na predchádzajúcom stretnutí.
- 8Zaistite, aby bolo prítomné a funkčné všetko potrebné vybavenie. Ak vaša rada umožňuje členom, ktorí sa nemôžu osobne zúčastniť schôdze, zúčastniť sa konferenčného hovoru, uistite sa, že máte k dispozícii vhodné vybavenie, aby sa každý mohol navzájom počuť. Pred schôdzou uskutočnite testovacie hovory, aby ste sa presvedčili, že vaše zariadenie funguje. Uistite sa, že akékoľvek ďalšie použité vybavenie, napríklad projektor alebo počítač, je na schôdzi a je nastavené vopred.
Ktokoľvek, kto je poverený vedením schôdze správnej rady, obvykle, nie však nevyhnutne, predseda, by mal rozposlať navrhovaný program všetkým členom správnej rady približne 1 týždeň pred zasadnutím správnej rady.
- Ak ste novým členom existujúcej rady, opýtajte sa ostatných členov rady, čo zvyčajne robia na prípravu schôdze a čo môžete od schôdze očakávať. Pamätajte si, že rôzne rady budú viesť svoje schôdze odlišne, takže aj keď máte skúsenosti so sedením v správnej rade, ak sa na konkrétnom zasadnutí správnej rady nachádzate prvýkrát, opýtajte sa svojich kolegov na predstavenstvo, aby vám poskytli prehľad o tom, ako toto konkrétne zasadnutie vedie. je spustený.
- Hovoriť o inom členovi predstavenstva, viesť vedľajšie rozhovory a vyrušovať je nielen neslušné, ale aj neproduktívne.
- Bežným nástrojom používaným na schôdze správnej rady sú „Robertov poriadok.“ Pravidlá stanovujú postup, ktorý je potrebné dodržiavať pri vedení zasadnutí správnej rady, ale môžu sa vzťahovať aj na akékoľvek zasadnutia skupiny. Robertove pravidlá sú celkom formálne a zahŕňajú volanie ostatných členov predstavenstva a dôstojníkov s názvami ako „pani“ a „predseda“. Vaša rada môže byť menej formálna. V každom prípade je najlepšie, ak sa predstavenstvo rozhodne vopred, ako formálne alebo neformálne chce viesť schôdze.
Prečítajte si tiež: Ako zvolať schôdzu a objednať sa?
Komentáre (1)
- Skutočne užitočné, praktické rady a nápady.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
