Ako uľahčiť stretnutie?
Na uľahčenie schôdze začnite tým, že uvediete podrobnosti, ako je účel, hlavné témy diskusie, časy začiatku a konca, miesto a spôsob, akým by sa účastníci mali na schôdzu pripraviť. Ďalej naplánujte zoznam účastníkov a rozošlite e -mailové pozvánky so všetkými potrebnými informáciami. Potom príďte na miesto stretnutia včas a pripravte si priestor. Nakoniec začnite schôdzku včas, na začiatku si ujasnite ciele a v prípade, že diskusia prejde mimo témy, prineste stretnutie späť. Tipy na nastavenie priestoru na doplnenie cieľov schôdze čítajte ďalej!
Vedúci schôdze je osoba zodpovedná za vedenie schôdze.
Vedúci schôdze je osoba zodpovedná za vedenie schôdze. Účelom facilitátora je v zásade zabezpečiť, aby stretnutie prebiehalo hladko od organizácie, od začiatku až do konca. Dobre uľahčené stretnutie by malo zaistiť splnenie všetkých cieľov stretnutia jeho ukončením. Dobrý sprostredkovateľ teda zabezpečí, aby všetci účastníci porozumeli účelu stretnutia, ubezpečil sa, že sú splnené všetky potreby účastníkov, zabezpečil hladký priebeh stretnutia a zaistil úplnú účasť.
1. časť z 3: položenie základov pre úspešné stretnutie
- 1Príprava je kľúčová, začnite preto s programom. Aj keď facilitátor by mal zapadať do stretnutí a uľahčiť im prácu, je nevyhnutné, aby sa na schôdzky dôkladne pripravil. Začnite písaním agendy. Dobrý program bude zahŕňať kľúčové body stretnutia a poskytne dostatočné podrobnosti, aby účastníci vedeli, kde majú byť a čo môžu očakávať.
- Všimnite si časy začiatku a konca relácií, ako aj realistické časové limity pre každú reláciu, aby ste zaistili, že schôdza bude prebiehať včas.
- Vyberte témy, ktoré majú vplyv na každého, kto sa schôdze zúčastní. Pokúste sa získať informácie od tých, ktorí sa zúčastňujú schôdze, o témach, ktoré si vyžadujú diskusiu.
- Skúste položiť témy ako otázky, na ktoré je potrebné odpovedať, aby sa podnietil dialóg na stretnutí.
- Všimnite si, čo je účelom diskusie. Je to pre informáciu, na vyriešenie problému alebo na rozhodnutie?
- Zadajte, ako by sa mali účastníci pripraviť na schôdzku.
- 2Naplánujte si zoznam pozvánok. To si vyžaduje jemnú rovnováhu. Ak je prítomných príliš málo alebo príliš veľa ľudí, riskujete neproduktívne stretnutie. Budete chcieť pozvať iba ľudí, ktorí vám pomôžu dosiahnuť cieľ stretnutia. Položte si otázku.
- Kto sú kľúčoví činitelia rozhodujúci o tejto otázke?
- Kto má najlepšie znalosti o diskutovaných informáciách?
- Kto má záujem na týchto témach?
- Kto bude musieť vykonať akékoľvek prijaté rozhodnutia?
- Niektorí odborníci odporúčajú pozvať 8 ľudí na stretnutia, na ktorých je potrebné rozhodnúť. Naopak, navrhujú 18 ľuďom, keď účelom stretnutia je brainstorming.
- 3Pošlite pozvánky e -mailom. Odoslanie e -mailu je najľahší spôsob, ako pozvať svojich účastníkov. Váš e-mail by mal poskytnúť stručný úvod do stretnutia. Mal by tiež zahŕňať dátum, čas a prípadne termín na potvrdenie účasti. K e -mailu by mal byť priložený program rokovania.
- Vyžadovať RSVP je voliteľné, ale umožní vám pripraviť primerané množstvo materiálov pre všetkých účastníkov.
Dobre uľahčené stretnutie by malo zaistiť splnenie všetkých cieľov stretnutia jeho ukončením. - 4Začnite premýšľať o tom, čo robí dobrý facilitátor. Keď sa zamyslíte nad tým, čo facilitátor robí počas schôdze, budete v dobrej pozícii, aby ste vedeli, čo sa od vás očakáva, keď budete na rade vy. Dobrý facilitátor bude mať množstvo vlastností, ktoré mu pomôžu zvládnuť čas, ľudí a rôzne názory. Najlepšie je vyvinúť tieto vlastnosti včas.
- Vážte si ľudí a ich nápady. Dobrý facilitátor prednesie svoje vlastné komplimenty potom, čo účastník predstaví nápad. Povedzte niečo ako „ďakujem Samantha, to sú veľmi užitočné body, ktoré nám pomáhajú premýšľať o probléme iným spôsobom“. Zaistíte tým, že bude vypočutý každý človek a myšlienka, a tiež, že ostatní budú presvedčení, že sa ozvete.
- Buďte v strehu. Počas stretnutí budete musieť reagovať na množstvo rôznych situácií. Musíte premýšľať a rýchlo reagovať na tieto rôzne situácie. Ak napríklad niekto poskytne zmysluplné rady, rýchlo ho pochváľte a potom ihneď vyhľadajte iného účastníka, ktorý sa snaží nadviazať na tento myšlienkový smer. Ak niekto upozorní na zlý bod, ktorý je mimo témy, urobte všetko pre to, aby ste v komentári zvýraznili to dobré a hľadali iného účastníka, ktorý bude stavať na tom, čo ste považovali za dobré.
- Dobre hovorte Je dôležité, aby vám každý v miestnosti porozumel. Budete chcieť hovoriť rozumnou hlasnosťou, aby to všetci počuli. Jasne artikulujte a nemumlajte ani nemumlajte. Používajte žargón iba vtedy, ak sú všetci na stretnutí oboznámení s terminológiou.
2. časť z 3: príprava fázy stretnutia
- 1Naplánujte si umiestnenie a rozmiestnite nábytok. Budete musieť zvážiť, či sa stretnutie bude konať tvárou v tvár, virtuálne stretnutie prostredníctvom obrazoviek alebo ich kombinácia. V závislosti od formátu schôdze sa budete musieť uistiť, že je na mieste všetok nábytok a hardvér vrátane stoličiek, stolov a premietacích plátien. Existuje niekoľko možných spôsobov, ako zariadiť nábytok na schôdzku.
- Usporiadanie za okrúhlym stolom pomôže pri stretnutiach zameraných na diskusiu.
- Prostredie so stoličkami v radoch je dobré na to, aby sa reproduktor stal hlavným zameraním. Toto nastavenie funguje, keď je hlavným účelom skôr sprostredkovanie informácií, než hľadanie diskusie.
- Divadelná zostava má stôl v prednej časti miestnosti a umožňuje vám vpredu sedieť panel reproduktorov. Účastníci budú sedieť v rade pred rečníkmi panelu ako vo forme prednášky.
- Triedna zostava má stoly pred radmi stoličiek, aby si účastníci mohli robiť poznámky, zatiaľ čo rečník zostáva stredobodom stretnutia.
- Využite zostavu v tvare písmena U na schôdze, kde chcete, aby sa účastníci navzájom videli a v prípade potreby komunikovali.
- Postavte stoličky do kruhu s vami v strede na schôdze, ktoré sú otvorené a participatívne.
- 2Zabezpečte zásoby pre účastníkov schôdze. Plne pripravený facilitátor poskytne účastníkom perá, poznámkové bloky, pracovné zošity, letáky a ďalšie nástroje potrebné na stretnutie. Zvážte tiež, či budete pri virtuálnych schôdzach musieť poskytnúť informácie o prihlásení vopred. Mala by existovať tabuľa, ktorá umožní ľuďom a moderátorom vytvárať si poznámky, ktoré si môže pozrieť každý, napríklad flipchart alebo biela tabuľa. Vďaka tomu prebieha schôdza plynulejšie a umožňuje účastníkom odpovedať na ich otázky v určených časoch počas schôdze.
- V závislosti od dĺžky schôdze premýšľajte o tom, že svojim účastníkom poskytnete nápoje (kávu), občerstvenie, vodu a/alebo sladkosti.
- 3Ako sa blíži schôdza, pošlite e-mail s pripomienkou. Ľudia sú zaneprázdnení a bez pripomienok je možné, že na nadchádzajúce stretnutie zabudnú. Skúste rozoslať pripomenutia tým, ktorí sa zúčastnia dva dni pred plánovaným zasadnutím.
- Ak ste pozvali pozvaných na RSVP, môžete im poslať pripomenutie, že ich potrebuje, aby ste ich potvrdili pred termínom.
- V e-maile s pripomenutím sa nezabudnite opýtať, či niekto zmenil plány.
Časť 3 z 3: Poznanie vašej úlohy, ktorá uľahčuje stretnutie
- 1Príďte na stretnutie skoro. Ako sprostredkovateľ by ste tam mali byť a pozdraviť všetkých, ktorí prídu na schôdzu. Buď im podajte ruku, keď vojdú do miestnosti, alebo ich pozdravte, keď sa prihlásia na telekonferenciu. To na schôdzi vytvorí teplé prostredie a zároveň ukáže, že to myslíte vážne a pripravení diskutovať.
Vďaka tomu prebieha schôdza plynulejšie a umožňuje účastníkom odpovedať na ich otázky v určených časoch počas schôdze. - 2Začnite stretnutie včas a ujasnite si ciele. Aj keď všetci na schôdzi dostanú program, opätovným zavedením cieľov budú všetci účastníci na tej istej stránke. Pomôže tiež nastaviť tón schôdze a okamžite uviesť ľudí na správnu cestu.
- Na začiatku schôdze môžete tiež urobiť oznámenie o upratovaní vrátane informácií o prestávkach, požiarnych východoch a miestach toaliet.
- Môžete tiež uvažovať o stanovení pravidiel pre interakciu v závislosti od toho, kto sa schôdzky zúčastňuje. Pravidlá môžu zahŕňať prejavovanie si vzájomného rešpektu, zotrvávanie na téme, útočenie na problém a nie na osobu, uzavretie diskusie a nerušenie ostatných.
- 3Sprievodcom schôdzky je, aby všetci účastníci hovorili. Každý má inú metódu vedenia schôdze a udržania rečníkov v danej oblasti. Jednou zo zásadných metód je zaistiť, aby v konverzácii a diskusii nevládol jeden alebo dvaja ľudia. Uistite sa, že hľadáte kohokoľvek, kto môže chcieť niečo povedať, a dajte mu príležitosť hovoriť tým, že sa ho opýtate na jeho názor.
- Povedzme, že kolega menom Samantha vyzerá zaujatý, ale zatiaľ musí prispieť. Môžete skúsiť povedať: „Samantha, aký vplyv má táto otázka na vaše oddelenie a konkrétne na vás?“
- 4Držať sa témy. Úlohou facilitátora je udržať všetkých účastníkov alebo rečníkov k téme. Ak povolíte tangenty mimo cieľ, váš plán sa odhodí a môže to znamenať, že schôdzka nedosiahne zamýšľaný výsledok. Ak cítite, že diskusia sa odvíja od inej témy, konverzáciu presmerujte tak, že položíte otázky, ktoré sa priamo týkajú témy.
- Ak sa dialóg začal unášať, mohli by ste povedať: „Ako to však ovplyvní problém, o ktorom dnes diskutujeme?“ Alebo: „To sú všetko veľmi zaujímavé body. Mali by sme o nich diskutovať neskôr, ale zatiaľ sa zamerajme na príslušný problém.“
- Tiež by ste chceli označiť nápady, ktoré boli predložené, a osloviť ich pri neskoršom stretnutí alebo iným spôsobom. Môžete tak správne rešpektovať tieto tangenciálne nápady a neuraziť žiadneho z prítomných.
- 5Majte plán na ťažké situácie a odstráňte ich. Ak máte pocit, že sa účastníci nachádzajú na pokraji búrlivej debaty, priveďte inú osobu, o ktorej viete, že s ňou bude hovoriť. V zásade budete chcieť rozprúdiť diskusiu tým, že začnete viac dialógu. V prípade konfliktu môžete tiež počúvať obe strany a identifikovať spoločnú reč, aby ste spojili protichodné strany.
- V prípade ťažkej situácie by ste mohli povedať: „Je zrejmé, že obaja pochádzate z rôznych strán. Na dôležitosti tohto problému však evidentne súhlasíte, a tak sa pokúsime zamerať svoju energiu na nájdenie obojstranne výhodného výsledku. „
- 6Odpovedajte na otázky a presmerujte ich. Ako sprostredkovateľ môžete prijímať otázky od účastníkov, pokiaľ dokážete presne odpovedať. Ak nie, mali by ste otázku položiť niekomu na schôdzi, ktorý má lepšiu pozíciu na to, aby mohol presne odpovedať.
- V prípade, že nepoznáte odpoveď na otázku, môžete povedať: „To je vynikajúca otázka. Myslím si však, že Samantha je na túto tému lepšie informovaná. Samantha, čo si myslíš?“
Na uľahčenie schôdze začnite tým, že uvediete podrobnosti, ako je účel, hlavné témy diskusie, časy začiatku a konca, miesto a spôsob, akým by sa účastníci mali na schôdzu pripraviť. - 7Zhrňte a zjednodušte zistenia. Robte si počas stretnutia poznámky a nezabudnite si zapisovať všetky kľúčové nápady a názory. Na konci diskusie na určitú tému je užitočné, ak facilitátor poskytne prehľad o tom, čo bolo povedané, a o záveroch, ku ktorým sa dospelo.
- Snažte sa zhrnúť kľúčové body, ktoré urobil každý účastník. Zvýraznite tiež akékoľvek uznesenia, ktoré sa prijali k riešeným otázkam.
- 8Po skončení stretnutia sa opýtajte, ako stretnutie prebiehalo. Spätná väzba je potrebná na to, aby ste sa ako sprostredkovateľ schôdzok zlepšovali. Možno si myslíte, že by ste sa mali spýtať na toto: Distribuovala sa agenda v pravý čas? Ako dobre boli účastníci pripravení? Fungoval čas vyhradený pre každú tému? Bol dostatok času na diskusiu? Ako by sa dalo zlepšiť usporiadanie miestnosti?
- Spätnú väzbu je možné zhromaždiť aj prostredníctvom e-mailového prieskumu zaslaného účastníkom krátko po stretnutí.
- Nezabudnite skontrolovať výsledok a vykonať potrebné zmeny pre ďalšie stretnutie.
- Pamätajte, že na uľahčenie stretnutia sa nemusíte príliš zaoberať obsahom. Namiesto toho sa zaoberajte týmto procesom.
- Dodržiavajte stanovené prestávky.
- Buďte k dispozícii účastníkom tým, že po stretnutí zostanete pre kohokoľvek, kto nechce skupinu osloviť.
Prečítajte si tiež: Ako preplniť obchodné rokovania?
Komentáre (4)
- Tak jednoducho to vysvetlilo rozloženie a skutočnosti.
- Veľmi užitočné tipy, ktoré je možné uplatniť na všetkých stretnutiach!
- Je to veľmi vysvetľujúce. Chvíľu mi trvalo, kým som našiel stránku, na ktorej bolo vysvetlené, čo potrebujem. Všetko to pokrývalo len v správnom množstve detailov.
- To rozšírilo moje znalosti v tejto oblasti. Nádherné.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
