Ako prekonať nervy ako prvý predseda?

Uistite sa, že máte všetky potrebné papiere. Požiadajte tajomníka a ďalších relevantných členov, aby vám poskytli správne dokumenty. Je tiež rozumné prečítať si základné materiály, o ktorých sa bude na schôdzi diskutovať, aby sa predišlo akýmkoľvek prepadom alebo neistote, pokiaľ ide o to, o čom sa diskutuje.

Vytvorte si vlastný pohľad na možné smery schôdze. Predseda je v zásade považovaný za neutrálnu stranu, od ktorej sa očakáva, že bude riadiť schôdzu a brať do úvahy všetky stanoviská. To nemusí nevyhnutne znamenať, že nemôžete ukázať svoje farby (to závisí od zloženia alebo povahy skupiny, ktorej predsedáte), ale predstavuje to pre vás bremeno, že budete rešpektovať všetky stanoviská a môžete to očakávať od všetkých účastníkov. Ak ste vopred vypracovali, aké možné problémy a starosti môžu byť, spolu s potenciálom nestabilných situácií, budete dobre pripravení na to, čo môže nastať. Vopred si naplánujte, ako budete riešiť jednotlivé možné scenáre.

Zostaňte pokojní. Všetky oči spravidla nie sú na vás zamerané na obsah - oči budú na vás, pokiaľ ide o vedenie a zhrnutie uhlov pohľadu. To znamená, že si musíte všimnúť názory, pokyny a možnosti, ktoré vzniknú počas stretnutia, aby ste mohli diskusiu premietnuť späť do skupiny a podľa potreby predložiť rozhodnutia, o ktorých sa bude hlasovať. Ak ste predsedom v pozícii, kedy môžete ovplyvňovať výsledok schôdze priamym hlasovaním alebo konečným rozhodnutím o bodoch schôdze, potom je ešte dôležitejšie poznačiť si názory všetkých a ich zhrnutie ako prostriedok, ktorým odôvodníte svoje rozhodnutia.

Oboznámte sa s pravidlami, ktorými sa riadi stretnutie. Mali by ste si prečítať pravidlá týkajúce sa stretnutia. Pred účasťou na stretnutí položte úradníkom otázky, aby ste si vo veciach neboli istí. Pamätajte na to, ak si nepamätáte nič iné - „pravidlá sú vaši priatelia“. Sú to nástroje, pomocou ktorých môžete udržať poriadok na schôdzi, nasmerovať členov k príslušným bodom diskusie a podporiť váš hlas. Pravidlá vám pomôžu stať sa efektívnejším predsedom.

Pred vstupom do miestnosti sa zhlboka nadýchnite. Pomáha prísť o niekoľko minút skôr, aby ste si vybavili papiere a pozdravili účastníkov schôdze. Ak nepoznáte ich mená, vytvorte si vizuálny diagram toho, kto kde sedí, podľa mena, na ktoré sa môžete odvolávať. Ponechajte si malý poznámkový blok a obľúbené pero alebo ceruzku, aby ste si mohli písať dôležité body, otázky a zhrnutia. Pred začiatkom schôdze sa uistite, že sú všetky vaše papiere v poriadku.

Buď úprimný. Ľudia sú všeobecne zhovievaví, ak im dáte jasne najavo, že ste nováčik. Ak niečo neviete, môžete povedať, že to vezmete na vedomie a dostanete sa späť, alebo môžete otázku otvoriť skupine stretnutí. Alebo môžete priznať, že nič neviete, pretože sa stále učíte, a že sa budete ukrývať v milosti okolia, ktoré vám môže pomôcť pri reakcii. Táto posledná akcia bude, samozrejme, závisieť od kontextu schôdze a nemusí byť vhodná v niektorých prostrediach, kde je dôležité sprostredkovať pocit kontroly. Ale vo všeobecnosti je lepšie byť otvorený a transparentný vo vzťahu k svojim obmedzeniam, než vykonávať akciu, ktorá v dlhodobom horizonte spôsobuje problémy projektu, skupine alebo procesu.