Ako sa pripraviť na stretnutie?

Na konci schôdze by mal tajomník zápisnice pripraviť formálnu kópiu zápisnice, ktorá bude rozoslaná na nasledujúcom zasadnutí, na schválenie schôdzou ako pravdivé vyjadrenie predchádzajúceho zasadnutia.

Profesionálne stretnutia sa veľmi líšia podľa tónu, nastavenia, formality a obsahu. Bez ohľadu na to, na akom stretnutí sa zúčastňujete, je dôležité byť dôkladne pripravený. Vedzte, akú rolu na stretnutí sa od vás očakáva, identifikujte svoje ciele, pripravte príslušné údaje a prezentačné materiály a vopred sa pripravte na správnu mieru, aby ste zaistili pozitívny profesionálny dojem na svojich spolupracovníkov alebo klientov..

Metóda 1 z 3: poskytovanie technickej a administratívnej podpory

1
Čas, miesto a trvanie schôdzky potvrďte s manažérom. Pred distribúciou informácií o stretnutí všetkým príslušným personálom by ste sa mali ubezpečiť, že všetky vaše logistické údaje sú správne. Ak to neurobíte, môže to znamenať, že budete musieť zverejniť opravy neskôr, čo spôsobí, že vy aj vaša kancelária budete pôsobiť neusporiadane a neprofesionálne.
- Možno budete chcieť vypracovať koncept poznámky alebo e-mailu s oznámením o stretnutí a ukázať ho svojmu manažérovi. Manažér tak môže kontrolovať nielen logistické informácie v ňom, ale aj formát a znenie.
- Nezabudnite tiež potvrdiť, kto by mal oznámenie dostať. Možno už viete, kto sa zúčastní, ale váš manažér môže chcieť, aby sa o stretnutí dozvedeli aj iní, neprítomní pracovníci alebo klienti.
2
Pripravte si program schôdze. Program je dôležitým dokumentom pre každé stretnutie, pretože informuje účastníkov o cieľoch a cieľoch zhromaždenia, ako aj o udržiavaní sústredenia, efektívnosti a správnosti samotného stretnutia. Ak chcete vypracovať program rokovania, požiadajte svojho manažéra o krátky zoznam cieľov a plánovaných tém stretnutia. Z tohto zoznamu môžete vytvoriť program, ktorý pošlete spolu s oznámením o čase, dátume a mieste stretnutia.
- Dobrá agenda by mala obsahovať témy, ktorým sa treba venovať, a ich účely, ako aj rečníkov alebo členov personálu zodpovedného za prezentáciu každej témy. Všetky témy a prezentácie by mali byť usporiadané v logickom slede a tiež segmentované podľa času, ktorý chce váš manažér stráviť pri každom kroku.
- Ak ste ešte nikdy nevytvárali agendu, alebo si stále nie ste istí zvoleným formátom, skontrolujte šablóny poskytované programami na spracovanie textu, ako sú Microsoft Word a OpenOffice.
3
Zhromaždite zápisnice z predchádzajúcich stretnutí. Okrem krátkeho oznámenia o nadchádzajúcej schôdzi a programu by ste mali priložiť všetky zápisnice z predchádzajúcich schôdzí, ktoré súvisia s plánovanými témami. Ak vaša spoločnosť alebo skupina nezaberie minúty, dvakrát sa obráťte na svojho manažéra a zistite, či existujú nejaké ďalšie údaje alebo základné informácie, ktoré by chceli s oznámením poslať.
- Ak nie je zásadám spoločnosti alebo skupiny k dispozícii na zápis-možno napríklad nie je k dispozícii nikto, kto by o tom mohol urobiť zápis-napríklad zvážte zmenu tejto zásady do budúcnosti alebo prinajmenšom nechať nahrať zvuk schôdze do budúcnosti. Táto dokumentácia pomôže personálu odvolať sa k prerokovaným myšlienkam a dohodám, ako aj dohnať, čo sa stalo na stretnutí, ak sa nemohli zúčastniť.
Ak sa chcete pripraviť na stretnutie, vytvorte si program s krátkym zoznamom cieľov a plánovaných tém.
4
Distribuujte všetky dokumenty. Minimálne týždeň pred plánovaným schôdzou odošlite všetkým účastníkom a ďalšiemu príslušnému personálu potrebné dokumenty. Vykonajte to podľa firemného protokolu: v prípade formálnejších stretnutí alebo väčších spoločností bude možno potrebné odoslať tlačené kópie, zatiaľ čo menšie spoločnosti alebo neformálnejšie stretnutia tímu sa často dajú dohodnúť prostredníctvom e -mailu.
- Niektoré softvérové a e -mailové platformy, ako napríklad Outlook, môžu pomôcť uľahčiť plánovanie schôdzí. Ak teda hľadáte spôsob, ako zefektívniť a zmodernizovať kalendár schôdzí v kancelárii, pozrite sa na tieto možnosti.
- Tento časový rámec je v súlade so všeobecnou etiketou kancelárie, mali by ste si však uvedomiť, že niektoré organizácie a profesionálne protokoly stanovujú konkrétne termíny a termíny. Napríklad niektoré krajiny a štáty požadujú, aby sa oznámenia o stretnutiach pre zasadnutia predstavenstva bytového družstva zasielali najmenej mesiac pred plánovaným stretnutím.
5
Zhromaždite potrebné vybavenie. Mnoho stretnutí si bude vyžadovať trochu viac vybavenia a materiálov ako stôl, stoličky a nejaký voľný papier a perá na zapisovanie poznámok. Niektoré schôdze-najmä tie, ktoré sa konajú vo väčších spoločnostiach alebo ktorých súčasťou sú prezentácie náročné na dáta a multimédiá-budú potrebovať špeciálne vybavenie, ako sú projektory, obrazovky, laserové ukazovátka, mikrofóny, káblové prípojky alebo zvukové reproduktory. Mali by ste zhromaždiť a zostaviť všetky týchto materiálov v dostatočnom predstihu pred schôdzou, aby ste sa uistili, že všetko funguje a je pripravené včas.
- Ak sa jeden alebo viacerí zamestnanci alebo členovia tímu plánujú prezentovať na schôdzi, kontaktujte ich vopred a opýtajte sa ich, či nepotrebujú na svoju prezentáciu konkrétnu technológiu alebo zariadenia.
6
Zostavte miestnosť. Okrem nastavenia všetkého potrebného vybavenia pre schôdzu v predstihu by ste sa tiež mali ubezpečiť, že je miestnosť dobre vybavená pre pohodlie a pozornosť všetkých. Uistite sa napríklad, že v miestnosti je dostatok stoličiek, že fľaše s vodou sú skladované a viditeľné a teplota a cirkulácia vzduchu v miestnosti sú prijateľné. Takéto úvahy sa môžu javiť ako podrobnosti, ale štúdie preukázali, že maličkosti ako izbová teplota môžu mať veľký vplyv na náladu a pozornosť ľudí.
- V závislosti od obvyklého protokolu vašej spoločnosti možno budete chcieť návštevníkom poskytnúť aj nejaký druh občerstvenia alebo teplého nápoja. Vždy si to vopred overte u svojho manažéra, aby ste sa uistili, že dodávate všetko, čo by chceli.

Metóda 2 z 3: predloženie nápadu alebo návrhu

1
Preskúmajte svoju pozíciu. Ak vám bol pridelený konkrétny projekt alebo ste zavolali na schôdzu s cieľom predniesť nápad alebo požiadať o financovanie, mali by ste sa pred vstupom na stretnutie uistiť, že si „urobíte domácu úlohu“. Napríklad, ak propagujete produktový nápad alebo marketingovú stratégiu, mali by ste preskúmať a zhromaždiť údaje o demografii publika, súčasných a predpokladaných vzorcoch výdavkov a cieľových skupinách alebo prieskumoch, ktoré hovoria o dopyte alebo relevantnosti vášho produktu alebo nápadu.
- Ak ste vo svojej spoločnosti dostali úlohu od vyššieho predstaviteľa a nie ste si istí, čo sa očakáva, overte si to u ostatných vedúcich zamestnancov a zistite, aké informácie by ste mali mať a ako ich máte prezentovať.
- Pomôcť vám môže predstava, že ste v koži niekoho, kto počúva váš tón. Opýtajte sa sami seba, ak by od vás niekto žiadal peniaze alebo schválenie konkrétnej stratégie, aké informácie by ste chceli počuť? Inými slovami, aký druh údajov by vám pomohol presvedčiť o dôležitosti myšlienky alebo dopytu po produkte, ktorý máte pred sebou?
2
Vytvárajte jednoduché, vizuálne zaujímavé diapozitívy alebo materiály. Aj keď by ste mali byť schopní porozprávať sa s akýmikoľvek údajmi, ktoré uvádzate a ktoré používate ako dôkaz svojho argumentu, mali by ste poskytnúť aj vizuálne znázornenia najdôležitejších postáv -napríklad koláčové grafy, stĺpcové grafy alebo rozhodovacie stromy. Tieto vizuálne znázornenia nielenže prenášajú zložité informácie tesným a efektívnym spôsobom, ale tiež si ich pamätajú oveľa jasnejšie než údaje verbálne.
- Existuje mnoho softvérových programov, ktoré vám majú pomôcť s firemnými prezentáciami, preto pri zostavovaní prezentácie vyskúšajte možnosti ako PowerPoint a SlideDog.
- Na snímkach a plagátoch určite používajte bod s minimálnym písmom 24, ako aj jasnú a efektívnu grafiku, ktorá neprepcháva stránku. Posledná vec, ktorú chcete, je, aby vaše publikum bolo nejasné alebo zmätené ohľadom informácií, ktoré predkladáte, a toho, ako sú relevantné.
Vstúpte do zasadacej miestnosti skôr, aby ste si pripravili stoly, stoličky a akékoľvek špeciálne vybavenie, ktoré potrebujete pre svoju prezentáciu!
3

Berte ohľad na svoje publikum. Pri plánovaní svojej prezentácie by ste mali mať vždy na pamäti, aký druh ľudí sa zúčastní schôdze a bude počúvať vašu diskusiu. Sú to kolegovia z tímu, s ktorými úzko spolupracujete? Ak je to tak, je pravdepodobné, že na to, aby ste mohli efektívne komunikovať, nebudete musieť vôbec upravovať svoju dikciu alebo tón. Naopak, ak budú na schôdzke klienti, ktorých dobre nepoznáte, alebo ľudia z iných oddelení a z iných odborných oblastí, mali by ste sa usilovať o to, aby bol váš jazyk a materiály čo najprístupnejšie.
4
Napíšte voľný skript pre svoju prezentáciu. Počas schôdze nechcete čítať dokument alebo štartovacie karty, pretože snáď neexistuje rýchlejší spôsob, ako stratiť pozornosť publika. To je povedané, mali by ste si vopred usporiadať svoje myšlienky a argumenty v písomnej forme. Aj keď si dokument so sebou nevezmete na schôdzu, prospeje vám proces písania a prehodnocovania svojich bodov predtým, ako ich budete musieť oznámiť ostatným.
- Ak plánujete na schôdzi použiť skript, napíšte si iba kostru svojho argumentu, aby ste neboli v pokušení čítať z dokumentu, a nie hovoriť z manžety.
- Môže tiež pomôcť zaznamenať si intervaly v prezentácii, keď sa chcete napiť vody, urobiť anekdotický bok, zmysluplne sa pozastaviť alebo prepínať snímky alebo vizuálnu grafiku.
5
Nacvičte si svoju prezentáciu. Keď máte zostavené všetky informačné a prezentačné materiály, ktoré plánujete použiť, mali by ste sa aspoň raz predviesť na sucho, než sa vyberiete na show. To vám umožní načasovať si prejav, nacvičiť zložité formulácie alebo zmeny a vyhladiť vaše vystupovanie a osobnosť hovoriacu na verejnosti.
- Je obzvlášť užitočné urobiť túto falošnú prezentáciu pred inými ľuďmi. Požiadajte priateľov, rodinu alebo priateľských spolupracovníkov, aby sledovali vašu suchú jazdu a poskytli vám spätnú väzbu. Môžu vám dať vedieť, ak hovoríte príliš rýchlo, aké body sa vám zdajú nejasné, a dokonca vám poradia, ako gestá a hlasitosť hlasu.
6
Vyberte si zo svojho šatníka jednoduchý a prepracovaný outfit. Aj keď je vaša spoločnosť alebo klienti, s ktorými sa stretávate, trvalo neformálni a uvoľnení, mali by ste sa schôdze zúčastniť v elegantnom oblečení. Ukáže vám, že vám to záleží a že stretnutie beriete vážne, zatiaľ čo v úchvatnom oblečení to môže vyzerať, že ste svoju prezentáciu vôbec nepripravili, aj keď ste pri tom strávili celú noc alebo týždeň. Odborníci na módu a podnikanie sa zhodujú, že najosvedčenejší kadernícky výber na stretnutie bez ohľadu na pohlavie je oblek.
- Najlepšia je tmavá farba, ako je námornícka alebo čierna. Ak je stretnutie neformálnejšie, môžete preskočiť kravatu alebo obliecť oblek voľnejšími doplnkami.
- Ak ste vyrabovali svoj šatník a nemôžete nájsť nič vhodné, požiadajte o radu priateľov alebo rodinu. Môžu mať nápad, ako improvizovať súbor alebo vám môžu požičať vec z vlastných šatníkov. A čo je ešte horšie, môžete navštíviť svoje miestne nákupné centrum a nájsť si dostupné nohavice a blejzer.
7
Vstávať zavčas. Stlačením odloženého budíka a následným ponáhľaním sa do práce sa vám budú lámať nervy a myšlienky budú dezorganizované. Vyhnite sa tomuto rozdrobenému faktoru tým, že sa zobudíte a vstanete dostatočne dlho pred tým, ako je naplánované vaše stretnutie. Čas na obliekanie, pitie kávy a pohodové absolvovanie rannej rutiny vám umožní zamerať svoje myšlienky a začať pozitívne myslieť.
- Niektorí odborníci tvrdia, že rituálne postupy-dokonca aj poverčivé, ktoré majú málo racionálneho zmyslu-môžu mať pozitívny vplyv na výkon. Takže, aj keď sa vám to zdá hlúpe, pokojne si oblečte svoje šťastné ponožky, počúvajte svoju obľúbenú pieseň alebo si dajte bozk na šťastnú spomienku a potom vyrazte!
Týždeň pred stretnutím odošlite účastníkom všetky potrebné dokumenty spolu s potvrdením dňa, času a miesta stretnutia.
8
Jedzte raňajky bohaté na bielkoviny. Štúdie preukázali, že zdravé raňajky plné bielkovín majú veľký vplyv na zvyšok vášho dňa. Okrem toho, že vás zasýti na dlhší čas, naštartuje váš metabolizmus a podporí zdravú svalovú hmotu.
- Okrem toho sa ukázalo, že potraviny bohaté na ľan a kyselinu listovú stimulujú mozgové funkcie, a tak vám nabitie cereálií a raňajkových tyčiniek pomôže počas schôdze hovoriť plynulejšie a kreatívnejšie.
9
Získajte pozitívny stav mysle. Keď dokončíte všetky práce na nohách pre svoju prezentáciu, mali by ste sa dostať do správneho priestoru. Prezentáciou môžete rýchlo prejsť, ale čo je dôležitejšie, mali by ste posilniť svoju náladu a sebadôveru. Urobte to tak, že budete k sebe hovoriť povzbudzujúcim a pozitívnym spôsobom; napríklad si pripomeňte, koľko práce ste urobili a ako ste hrdí na úsilie napriek tomu, čo sa na schôdzi deje.
- Skúste si tiež predstaviť, ako sa po prezentácii usmievate a cítite sa uľavene a šťastne. Takéto pozitívne obrazy môžu mať veľký vplyv na váš výkon.

Metóda 3 z 3: identifikácia otázok na informačné stretnutie

1
Zvážte požiadanie profesionálneho kontaktu o informačné stretnutie. Ak stretnete niekoho s dobrou prácou v odvetví, ktoré vás zaujíma, alebo máte známeho alebo manažéra vo firme, kde internujete, možno by ste s ním chceli zorganizovať informačné stretnutie. Informačné stretnutie, známe tiež ako informačný pohovor, je rozhovor s referenciou alebo známym, ktorý vám môže slúžiť ako profesionálny zdroj. Môžete sa človeka opýtať na jeho skúsenosti, jeho odbor a všetky rady, ktoré môže mať pre kandidátov, ktorí sa snažia dostať do tohto odboru.
- Keď zvažujete, koho požiadať o rozhovor alebo či sa opýtať konkrétnej osoby, skúste si zaznamenať, čo chcete dosiahnuť a aké informácie hľadáte. Zaujíma vás napríklad strategické poradenstvo pre aplikačné materiály alebo chcete iba všeobecné informácie o danej oblasti, aby ste určili svoj záujem o kariéru v tomto odvetví? Odpovede na tieto druhy otázok vám pomôžu určiť, kto bude dobrým respondentom a či konkrétny kandidát bude alebo nebude pre vás užitočný.
2
Požiadajte o stretnutie. Keď žiadate kontakt alebo známeho o informačný pohovor, mali by ste výslovne uviesť výraz „informačné stretnutie“ alebo „informačný pohovor“. Ak to konkrétne nepožiadate, môže sa objaviť osoba, ktorá očakáva neformálne nápoje alebo priateľský rozhovor, a potom sa začne cítiť znepokojene alebo zaskočene, keď sa začne pýtať vážne otázky.
- Napríklad, ak ste niekoho stretli na večierku alebo stretnutí v sieti a trochu ste sa rozprávali, povedzte napríklad: „Mám veľa otázok v tejto oblasti a vašich skúsenostiach v nej - bolo by vám vadiť dať si kávu niekedy a dať si informačné stretnutie so mnou? "
- Ak ich nemáte možnosť osobne požiadať, môžete ich kontaktovať e -mailom alebo telefonicky. Len buďte opatrní a zdvorilí, aby sa necítili zaťažení požiadavkou.
3
Vyberte nastavenie a čas, ktoré sú pre váš kontakt vhodné. Aj keď vám osoba, ktorá vám poskytne informačné stretnutie, môže pomôcť, stále vám robí láskavosť tým, že vám poskytne čas mimo svojho pracovného dňa. To znamená, že by ste im mali stretnutie urobiť čo najpohodlnejším a zaberať maximálne 15-30 minút.
- Informujte sa svojho opýtaného, akú dennú dobu-napríklad počas obednej prestávky alebo po práci-a aké miesto konania-napríklad kaviareň alebo kancelária-uprednostňujú.
- Mali by ste im tiež dať vedieť, že hoci by bolo osobné stretnutie vynikajúce, úplne v poriadku je aj telefonický alebo online rozhovor. Táto úvaha ukazuje, že rešpektujete ich čas a radi prijmete akúkoľvek pomoc, ktorú sú ochotní rozdať.
Možno budete chcieť vypracovať koncept poznámky alebo e-mailu s oznámením o stretnutí a ukázať ho svojmu manažérovi.
4
Urob si domácu úlohu. Len čo sa dohodnete na stretnutí so svojím kontaktom, preskúmajte jeho pozadie, ako najlepšie viete. To vám pomôže zistiť, ako k nim pristupovať a aké informácie vám môžu poskytnúť. Napríklad zistite, akú kariéru absolvovali a aké sú ich hlavné projekty a úlohy v súčasnosti.
- Váš záujem a nadšenie tiež ukáže kladenie konkrétnych otázok. Mali by ste sa vyhnúť lichôtkam, ktoré sa dajú použiť na vrchole, ale niečo ako: „Moja stará manažérka povedala, že sa toho naučila toľko o tom, ako premeniť váš vášnivý projekt na životaschopnú spoločnosť - ako ste vlastne začali?“ môže namazať kolesá a zvýšiť pravdepodobnosť, že váš opýtaný urobí ďalšiu míľu, aby vám pomohol.
5
Vytvorte si zoznam otázok pre svoje stretnutie. Akonáhle identifikujete svoje ciele, pripravte si plán schôdze, pomocou ktorého tieto ciele dosiahnete. Napíšte otázky, ktoré chcete položiť, a zaraďte ich do strategického poradia. Zahrejte sa na všeobecné otázky, ktoré ukážu vašu zvedavosť, napríklad: „Ako ste v tejto oblasti začínali?“ a „Na akých projektoch v súčasnosti pracujete?“ Odtiaľ prejdite na konkrétnejšie otázky, napríklad: „Aké kvalifikácie alebo zručnosti by som mal zdôrazniť vo svojej žiadosti?“ alebo „Ako sa mám pripraviť na nadchádzajúci pohovor, ktorý som si naplánoval?“
- Ak sa cítite trápne, nemusíte na schôdzi odčítať tento program, ale mali by ste si ho priniesť so sebou na pravidelnú kontrolu a uistiť sa, že nepreskočíte všetko, na čo ste sa chceli opýtať.
6
Vytvorte osobné vyhlásenie. Možno ešte viac, ako sa pokúšate zbierať informácie a rady z informačného stretnutia, sa pokúšate na svojho opýtaného urobiť pozitívny dojem. Chcete svojmu kontaktu poskytnúť stručné zhrnutie, kto ste, čo vás robí jedinečnými a čo vás zaujíma. Vďaka tomu bude pravdepodobnejšie, že si vás neskôr zapamätajú, ak sa v ich firme otvorí príslušné voľné pracovné miesto, alebo stretnite niekoho, kto by vám mohol byť užitočný.
- Aby ste to dosiahli efektívne, zapíšte si o sebe odsek alebo zoznam bodov, ktoré môžete spomenúť vo vhodnom čase počas stretnutia. Pomôže vám to zapamätať si dojem a pripraviť vás s odpoveďami na všetky otázky, ktoré vám kladie váš dotazovaný.
7

Na stretnutie si prineste pero, poznámkový blok a aktualizovaný životopis. Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré by ste mali na informačnom stretnutí urobiť, je prejaviť záujem o radu a odborné znalosti danej osoby. Môžete to urobiť tak, že prídete pripravení s perom a papierom a budete si robiť poznámky počas schôdze, a budete mať po ruke aj aktualizovaný životopis v prípade, že o to osoba požiada. Tieto prípravné opatrenia naznačujú, že to s daným stretnutím myslíte vážne, rešpektujete odborné znalosti druhého a profesionála v oblasti spracovania a spracovania nových informácií.
8
Oblečte sa profesionálne. Pravdepodobne nemusíte nosiť obchodný oblek - pokiaľ sa nestretnete s kontaktom v ich formálnej firemnej kancelárii - na informačnom pohovore, ale v každom prípade by ste mali mať na sebe niečo inteligentné a poskladané. Elegantné denné šaty alebo dobre zapnuté zapínanie na gombíky a nohavice budú vášmu respondentovi signalizovať, že ste spojili svoj život a záleží vám na tom, aby ste urobili dobrý dojem.
- Vyhýbajte sa predovšetkým rifliam, tričkám a ošúchaným teniskám, pretože tieto odevy môžu pôsobiť dojmom, akoby ste sa ani neobťažovali prerušiť svoju bežnú rutinu, keď sa chystáte na stretnutie.

Prečítajte si tiež: Ako podať návrh na schôdzi predstavenstva?

Ako sa pripraviť na stretnutie?

Kroky

Metóda 1 z 3: poskytovanie technickej a administratívnej podpory

Metóda 2 z 3: predloženie nápadu alebo návrhu

Metóda 3 z 3: identifikácia otázok na informačné stretnutie

Otázky a odpovede

Komentáre (3)

Prečítajte si tiež: