Ako viesť valnú hromadu (valné zhromaždenie)?
Ak chcete zorganizovať výročné valné zhromaždenie, začnite vítaním prítomných formálnym pozdravom. Počas tejto doby zaistite, aby bol účastníkom distribuovaný program schôdze a výročné správy. Po formálnom otvorení schôdze si prečítajte zápisnicu z predchádzajúceho zasadnutia a hlasujte za prijatie alebo zmenu a doplnenie. Ďalej predstavte všetky nové záležitosti alebo súčasné obavy. Len čo sa postará o akýkoľvek nový podnik, skontrolujte správy prezidenta, tajomníka a pokladníka a návrhy na ich prijatie. Ak budú nejaké voľby, nezabudnite ich vyhlásiť a postarať sa o ne v tomto okamihu. Potom prediskutujte všeobecné záležitosti vrátane akýchkoľvek problémov alebo obáv, ktoré môžu mať účastníci. Keď bude všetko vybavené, vyhláste schôdzu za skončenú. Ak sa chcete dozvedieť, ako urobiť valné zhromaždenie pre účastníkov príjemným, čítajte ďalej!
Výročné valné zhromaždenie (AGM) sa koná raz ročne v súlade s ústavou alebo pravidlami organizácie.
Výročné valné zhromaždenie (AGM) sa koná raz ročne v súlade s ústavou alebo pravidlami organizácie. Počas tohto stretnutia budete musieť diskutovať o financiách, voľbách do predstavenstva a ďalších záležitostiach, ktoré sa dotýkajú celej organizácie.
Časť 1 z 3: časť prvá: plánovanie stretnutia
- 1Skontrolujte pravidlá organizácie. Predtým, ako niečo nastavíte, prečítajte si pravidlá a predpisy organizácie týkajúce sa valného zhromaždenia. Aj keď väčšina organizácií dodržiava rovnakú všeobecnú štruktúru, niektoré detaily sa môžu líšiť.
- Podrobnosti, ktorým možno budete musieť venovať osobitnú pozornosť, budú zahŕňať druh oznámenia, ktoré musíte členom poskytnúť, týkajúce sa schôdze, postupu pri voľbe nových členov predstavenstva a druhu informácií, ktoré je potrebné kontrolovať na každom valnom zhromaždení.
- Mali by ste tiež skontrolovať, koľko ľudí musí byť prítomných, aby sa schôdza považovala za oficiálnu, a spôsob, akým by sa mali predkladať nové hlasy a hlasovať o nových zmenách a doplneniach ústavy organizácie.
- 2Naplánujte si schôdzku skôr. Nastavte dátum a čas valného zhromaždenia čo najskôr. Okamžite upovedomte kľúčových členov.
- Po dokončení podrobností by mali byť členovia, ktorí nemajú zásadný význam, informovaní.
- Keď budú všetci informovaní o dátume, mali by ste posielať pravidelné upomienky, aby ste zabránili každému v zabudnutí.
- 3Zabezpečte miesto konania. Ak nemáte svoje vlastné miesto konania, budete si musieť zvoliť miesto, kde sa bude konať vaša AGM, a čo najskôr ho zabezpečiť.
- Aj keď máte vlastné zariadenie, usporadúvanie AGM na samostatnom mieste môže spôsobiť, že sa príležitosť bude zdať významnejšia, a ako taká môže prilákať viac účastníkov.
- Vyberte si miesto, kde sa môžu ubytovať všetci zúčastnení. Izba musí byť dostatočne veľká, aby všetkých pohodlne držala. Ak máte členov alebo iných účastníkov, ktorí potrebujú špeciálne ubytovanie (napríklad široké dvere a rampy pre členov viazaných na invalidný vozík), pred rezerváciou si overte, či miesto konania zodpovedá týmto potrebám.
- Len čo sa rozhodnete pre správne miesto, rezervujte si ho hneď, ako budete mať nastavený dátum a čas.
- 4Pripravte si program. Program rokovania je v zásade zoznamom alebo osnovou informácií, ktoré budú predmetom VZH.
- Túto agendu si pripravte vopred. Možno to budete musieť rozposlať účastníkom s oznámením o schôdzi, ale aj keď to neurobíte, budete ich musieť mať pripravené na rozdávanie pri skutočnej schôdzke.
- Napíšte témy diskusie v takom poradí, v akom ich očakávate.
- V programe zvyčajne stačí uviesť názov každej témy. Pravdepodobne nemusíte uvádzať žiadne podrobnosti o každej téme.
- Príklad agendy môže vyzerať takto:
- AGENDA
- 1) Vitajte
- 2) Ospravedlnenie za neprítomnosť
- 3) Predchádzajúce zápisnice z valného zhromaždenia
- 4) Záležitosti vyplývajúce zo zápisnice
- 5) Výročná správa predsedu
- 6) Výročná správa tajomníka
- 7) Výročná správa pokladníka
- 8) Voľba dôstojníkov
- 9) Všeobecné podnikanie
- 10) Dátum nasledujúceho stretnutia
- 11) Záver schôdze
Ak chcete zorganizovať výročné valné zhromaždenie, začnite vítaním prítomných formálnym pozdravom. - 5Nájdite si potrebný čas na prípravu dokumentov a správ. Príprava všetkých rôznych vyhlásení, správ a dokumentov, ktoré budete na valnom zhromaždení potrebovať, vyžaduje určitý čas, začnite preto včas.
- Postarajte sa o všetky dokumenty a správy, ktoré máte na starosti, čo najskôr.
- Pripomeňte tiež ostatným členom výboru, aby si pripravili informácie, za ktoré sú zodpovední.
- Dokumenty, ktoré budete musieť pripraviť, môžu zahŕňať mesačné finančné správy a iné finančné výkazy, predchádzajúcu zápisnicu z valného zhromaždenia, správu prezidenta, správu tajomníka a správu pokladníka.
- 6Komunikujte s členmi o vedúcich rolách. Ak sa o voľbách do správnej rady bude rokovať na valnom zhromaždení, mali by ste sa pred samotným zasadnutím poobzerať po členoch, ktorí môžu zastávať potrebné funkcie.
- Porozprávajte sa s členmi, ktorých máte na očiach, a opýtajte sa, či by boli ochotní prijať túto rolu.
- Ak bude potrebné ďalšie školenie, poskytnite týmto členom školenie, ktoré budú potrebovať.
- 7Odošlite oznámenie. Všetkým členom musíte poslať formálne „oznámenie o schôdzi“. Pri určovaní, kedy a ako to urobiť, postupujte podľa predpisov stanovených v pravidlách vašej organizácie.
- Možno budete musieť pozvať sponzorov, doživotných členov a absolventov a ďalšie zainteresované strany alebo súvisiace strany.
- Oznámenie o schôdzi musí zvyčajne obsahovať dátum, čas, trvanie a miesto konania VZ. Budete musieť uviesť, že voľby sa konajú, ak sú k dispozícii.
- Môžete zahrnúť celý program schôdze alebo sa môžete rozhodnúť uviesť jeden alebo dva kľúčové body. Skontrolujte ústavu organizácie a určte správny postup.
- 8Vytvorte priestor pred stretnutím. V deň valného zhromaždenia príďte o niekoľko hodín skôr, aby ste si mohli zariadiť izbu.
- Majte na pamäti, že niektorí účastníci môžu prísť asi o 30 minút skôr. Skúste to urobiť tak, aby boli pripravené všetky sedadlá a občerstvenie.
Časť 2 z 3: časť druhá: prerokovanie programu schôdze
- 1Urobte si minúty. Za vyhotovenie zápisnice zo schôdze je zvyčajne zodpovedný sekretár. Ak to však neplatí pre vašu organizáciu, budete musieť ustanoviť niekoho, kto zaznamená obsah VZ.
- Zaznamenajte si všetky rozhodnutia prijaté na valnom zhromaždení, najmä pokiaľ ide o voľby a zmeny ústavy organizácie.
- Tiež by mohlo byť múdre zaznamenať mená a kontaktné informácie účastníkov. Môžete to urobiť tak, že poučíte účastníkov, aby sa prihlásili, keď prídu.
- 2Vitajte prítomných. Otvorte AGM formálnym pozdravom. Počas tohto pozdravu sa uistite, že účastníkom je distribuovaný program schôdze a výročné správy.
- Vyhlásiť schôdzu za otvorenú. Za týmto účelom uveďte celé meno organizácie a súčasné číslo AGM (dvadsiate druhé výročné valné zhromaždenie, tridsaťdeväť výročných valných zhromaždení atď.).
- Vitajte všetkých členov a pomenujte všetkých špeciálnych návštevníkov.
- 3Ospravedlňte sa. Ak chýba nejaký dôstojník alebo významný člen, možno budete chcieť po uvítacej správe stručne uviesť mená týchto neprítomných.
- Môžete tiež pozvať ostatných prítomných členov, aby sa ospravedlnili v mene ďalších neprítomných účastníkov.
- Podajte formálny návrh na prijatie ospravedlnenia.
Musíte na výročnom valnom zhromaždení prečítať všetkých členov, ktorí nie sú vo výbore? - 4Pozrite si zápisnice z predchádzajúceho stretnutia. Overte, či všetci dostali kópiu stretnutí z minuloročného VZ. Prečítajte si tieto zápisnice a po vyriešení všetkých problémov prejdite na formálne prijatie zápisnice.
- Ak sú potrebné zmeny alebo opravy, je potrebné ich vykonať pred prijatím zápisnice.
- Po hlasovaní o prijatí zápisnice sa bude predseda musieť odhlásiť.
- 5Predstavte všetky nové záležitosti. Témy, ktoré sa týkajú zápisnice z vašej predchádzajúcej valnej hromady, by ste mali riešiť bezprostredne po ich prijatí.
- Diskutujte o záležitostiach podľa potreby. Obvykle je to čas na predloženie obáv a pripomienok, takže formálne návrhy nemusia byť potrebné.
- 6Skontrolujte správy. Budete musieť prediskutovať správu prezidenta alebo predsedu, správu tajomníka a správu pokladníka.
- Prečítajte si a diskutujte každú správu postupne. Po dôkladnom posúdení každej správy by ste mali urobiť formálny návrh na prijatie tejto správy.
- Počas správy pokladníka budete musieť návštevníkom predložiť záznam o financiách za predchádzajúci rok. Úlohu môže spravidla vykonať pokladník, ale niektoré organizácie môžu vyžadovať použitie nezávislej strany.
- 7Prejdite akýmikoľvek voľbami. Ak je na tomto tohtoročnom valnom zhromaždení potrebné zvoliť nových členov predstavenstva, mali by ste tieto voľby uskutočniť po doručení správ, ale skôr, ako sa bude riešiť všeobecná záležitosť.
- Pripravte si potrebné materiály vopred.
- Pred schôdzou rozhodnite o systéme hlasovania. Pred odovzdaním hlasov jasne vysvetlite systém.
- Neutrálna strana by mala sčítať hlasy.
- V zápisnici bude potrebné uviesť, kto bol nominovaný, kto nomináciu navrhol a kto ju vymenoval. Tiež by mal byť uvedený počet hlasov, ktoré mal každý kandidát a kto bol zvolený za každú funkciu.
- 8Diskutujte o všeobecnom obchode. Všeobecné záležitosti sú zvyčajne poslednou záležitosťou prerokúvanou na valnom zhromaždení. Toto je čas pre účastníkov, aby upozornili na problémy a problémy, ktoré nie sú inak zahrnuté.
- Keďže je táto časť schôdze trochu neformálna, pravdepodobne v tejto dobe neprijmete žiadne návrhy ani hlasovania.
- 9Stanovte dátum nasledujúceho stretnutia. Ak poznáte dátum a miesto konania nasledujúcej valnej hromady, uveďte to na konci tohto stretnutia.
- Ak ešte nie sú urobené žiadne formálne plány, tento krok preskočte.
- 10Ukončite schôdzu. Keď je všetko pokryté, vyhlásite valnú hromadu za uzavretú.
Aj keď je to doska SAB AGM. Ako môžem viesť VZ, ak niektorí členovia nesúhlasia s niektorými rozhodnutiami?
3. časť z 3: tretia časť: spríjemnenie stretnutia
- 1Za dverami umiestnite pozdraviteľa. Vymenujte jedného alebo dvoch členov, ktorí budú stáť pri dverách a pozdraviť ľudí, keď prídu.
- Vďaka použitiu pozdravov môže atmosféra pôsobiť priateľskejšie a príjemnejšie.
- 2Zabezpečte občerstvenie. Pokúste sa zabezpečiť prítomným minimálne vodu, najmä ak bude stretnutie zdĺhavé.
- Lepšou voľbou je ponuka rôznych druhov občerstvenia. Zvážte zabezpečenie studených nápojov (voda, ľadový čaj a limonáda/punč) a teplých nápojov (káva a teplý čaj).
- V závislosti od dennej doby môže byť vhodné ponúknuť aj ľahké občerstvenie, ako je syr a sušienky.
- 3Pozvite hosťa. Hosť by mal hovoriť o neoficiálnu otázkou veľkého významu pre členov vašej organizácie.
- Rečník bude spravidla nasledovať prezentáciu všeobecných záležitostí, ale príde pred koncom skutočného stretnutia. Na požiadanie však môžete rečníka požiadať, aby predniesol slovo po ukončení oficiálneho zasadnutia.
- 4Ponuka cien. Cena za dvere môže povzbudiť účasť. Tomboly môžu povzbudiť dochádzku aj finančnú podporu.
- Zvážte usporiadanie tomboly 50/50, v ktorej polovica výťažku bude určená pre víťaza a polovica pre organizáciu.
- Ďalšou možnosťou sú tomboly darčekových košov.
- Zvážte, či je účasť na požiadavke nárokovania cien.
- 5Sledujte stretnutie so sociálnym zariadením. Podporte účasť tým, že formálna obchodná časť VZ bude čo najkratšia. Po ňom sledujte sociálnu oblasť, kde sa účastníci môžu vzájomne ovplyvňovať a baviť sa.
- Ak máte rozpočet, zvážte usporiadanie obeda po skončení schôdze. Môžete znížiť náklady tým, že obed nastavíte ako potluck.
- Pre organizácie s nižším rozpočtom môže byť neformálna koktailová hodina realistickejšia. Namiesto občerstvenia počas schôdze počkajte na neskôr a občerstvenie podávajte s rôznymi nealkoholickými nápojmi a vínom.
Prečítajte si tiež: Ako uskutočniť prvé zasadnutie predstavenstva?
Otázky a odpovede
- Kto by mal podpísať zápisnicu, ak je zvolený nový prezident a od nástupu do funkcie ho preberá bývalý prezident, ktorý zvolal valné zhromaždenie, alebo nový prezident, ktorý prevzal funkciu v polovici volebného obdobia?Novozvolený prezident aj odchádzajúci prezident podpíšu všetky dokumenty.
- Je obvyklé, aby položky, ktoré sú určené pre AOB, boli predložené pred Valným zhromaždením?Nie je to obvyklé, ale často nápomocné. Dáva režisérom čas na prípravu presnej odpovede.
- Ako skoro pred valným zhromaždením musím poslať o tom oznámenie?Na to možno odpovedať v ústave alebo pravidlách klubu, spoločnosti atď. Minimálne by som povedal, že je potrebná dvojtýždňová výpovedná lehota, najlepšie viac (najmä ak sa má diskutovať o čomkoľvek kontroverznom alebo dôležitom). Ak budú ľudia potrebovať na schôdzu cestovať z mimo štátu, budete im chcieť dať niekoľko ďalších týždňov, aby sa dohodli.
- Kedy na Valnom zhromaždení dôjde k zmene ústavy, kedy nadobudne účinnosť nová?Pokiaľ je zmenený alebo doplnený alebo prijatý, podpísaný väčšinou riaditeľov a schválený, považuje sa za schválený.
- Kedy je na Valnom zhromaždení zvolený nový predseda, kedy ho prevezme? Ihneď po voľbách alebo na konci schôdze?Hneď po voľbách. Nový predseda zaujme pozíciu okamžite. Aby nedošlo k zámene.
- Kto by mal viesť schôdzu, ak je prezident chorý a neexistuje podpredseda skupiny?Zasadnutie sa môže konať tajomník alebo iný člen predstavenstva.
- Je možné konzumovať alkohol na výročnom valnom zhromaždení sociálneho klubu?Vôbec žiaden alkohol. Aj keď je to doska SAB AGM.
Nezodpovedané otázky
- Musíte na výročnom valnom zhromaždení prečítať všetkých členov, ktorí nie sú vo výbore?
- Kto má rozhodujúci hlas v prípade rovnosti hlasov za znovuzvolenie predsedu?
- Je normálne, aby výbor pred voľbami uvoľnil všetky miesta, aj keď sa chystajú na opätovné zvolenie?
- Čo sa stane, ak nemôžem byť uznášaniaschopný pre VZ?
- Ako môžem viesť VZ, ak niektorí členovia nesúhlasia s niektorými rozhodnutiami?
Komentáre (3)
- Organizujem valné zhromaždenie prvýkrát, takže informácie a návrhy sú pre mňa veľmi užitočné.
- Naše AGM dopadlo skvele. Vždy som dôveroval sprievodcovi.
- Úžasné, veľa pomohlo.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
