Ako viesť produktívne stretnutia pomocou konferenčných hovorov?
Produktívne konferenčné hovory sa uskutočňujú aj vtedy, ak existuje určitý hostiteľ (asertívny na riadenie programu schôdze) a aktívni a sústredení účastníci.
Väčšina ľudí opisuje konferenčné stretnutia ako nudné, neproduktívne a zbytočné. Mnohokrát je to preto, že účastníci sa nikdy nezúčastnili dynamického konferenčného hovoru, ktorý by spĺňal všetky ich komunikačné potreby. Zistite, ako viesť úspešné konferenčné hovory.
- 1Pripraviť sa. Nič nie je také neproduktívne ako stretnutie s ľuďmi, ktorí nie sú pripravení. Nepripravenosť nie je len vyčerpávaním energie, ale aj skutočne znepokojujúcim. Okrem toho usporiadanie schôdze, na ktorej si účastníci len málo alebo vôbec nepamätajú program schôdze, môže mať negatívny dopad na to, čo sa nakoniec ukáže.
- Tento princíp platí pri konferenčných hovoroch. Účastníci by mali poznať čas stretnutia a jeho program. Táto povinnosť pripraviť ľudí na stretnutie padá na plecia hostiteľa. Účastníci by sa tiež mali pripraviť na schôdzu tak, že si prejdú zápisnicu o programe alebo pozvánky pred schôdzou. Vďaka tomu budú mať možnosť užitočne prispievať počas konferenčného stretnutia.
- 2Spoznajte platformu konferencie. Hostitelia a účastníci musia byť dobre školení v používaní programu konferenčných hovorov. Nie je možné získať plnú účasť na stretnutí, ak strany nevedia, ako používať platformu konferenčných hovorov.
- Nerozumenie intrigám programu konferenčného hovoru môže viesť k zníženiu produktivity stretnutia. Pri predstavovaní novej konferenčnej platformy pre vašich kolegov, klientov alebo zamestnancov poskytnite potrebné školenia a príručky o tom, ako sa tento nástroj používa, aby boli všetky interakcie možné a zmysluplné. Môžete im to tiež uľahčiť využitím bezplatných konferenčných hovorov bez PINov, ktoré ponúkajú služby.
Môžete im to tiež uľahčiť používaním bezplatných konferenčných hovorov bez kódov PIN ponúkaných službami. - 3Buďte profesionálni. Nedostatok profesionality je bežnou prekážkou úspechu konferenčného hovoru. Väčšina ľudí čelí strachu z toho, že sa stretávajú. Otázky ako: „Zaznamenáva sa konferenčný hovor?“, „Je otvorený pre nás všetkých?“, „Som v tomto konferenčnom hovore na mieste?“ A „Bude sa to robiť v súkromí?“ sú často dominantné v mysliach účastníkov.
- Účastníci musia počas hovoru poznať svoje polohy. Aj keď oznámenie, že sa konferencia zaznamenáva, pravdepodobne spomalí alebo zníži účasť niektorých strán, pomáha tiež informovať účastníka, či bude prebiehať záznam akejkoľvek povahy.
- Profesionalita tiež hraničí s vytváraním pozitívneho prostredia pre telefonáty. To môže zahŕňať obmedzenie množstva vizuálnych a zvukových rozptýlení okolo vás počas hovoru. Účastníkov vždy požiadajte, aby počas hovoru obmedzili úroveň hluku z ich koncov, stlačením tlačidla stlmenia.
Celkovo je kľúčom k vedeniu produktívnych konferenčných hovorov skutočne sa na ne vopred pripraviť. - 4Urobte z konferenčného hovoru interaktívny. Stretnutia, na ktorých sa strany zúčastňujú voľne, sú tradične produktívnejšie než tie, na ktorých sa nezúčastňujú. Buďte otvorení príspevkom ostatných účastníkov a uistite sa, že sa cítia dôležitou súčasťou stretnutia.
- Počas celého rozhovoru sa pýtajte a podporujte bezplatné odpovede, aby ste sa vyhli tomu, aby dominoval každej téme na stretnutí. Napriek tomu vždy kontrolujte schôdzu tým, že budete program viesť až do konca.
- Okrem toho, aby sa väčšina konferenčných hovorov nedostala do biedy udržania biedy, trvajte na tom, aby účastníci prichádzali na schôdze pripravení robiť si poznámky a zúčastňovať sa. Malo by sa to robiť rovnakým spôsobom ako pri osobných stretnutiach. Hostiteľ tiež určí jednu stranu, ktorá bude o tom, o čom sa diskutuje, zápisnica. Po skončení schôdze ich môžete poslať e -mailom účastníkom.
- Celkovo je kľúčom k vedeniu produktívnych konferenčných hovorov skutočne sa na ne vopred pripraviť. Každý účastník by sa mal na konferenčný hovor vopred pripraviť tak, že si prejde program schôdze. Mali by sa tiež naučiť, ako obsluhovať program konferenčných hovorov, alebo pripraviť svoje miestnosti (a seba) na konferenčný hovor, najmä videohovory (hoci pre ich uľahčenie môžete použiť bezplatné konferenčné hovory bez PIN).
- Produktívne konferenčné hovory sa uskutočňujú aj vtedy, ak existuje konkrétny hostiteľ (asertívny na riadenie programu schôdze) a aktívni a sústredení účastníci. To všetko môžete dosiahnuť tým, že konferenčný hovor bude interaktívny, ľahký, ale objektívny. Pomáha tiež robiť si poznámky, udržiavať zdvorilosť voči všetkým účastníkom a odosielať minúty po konferenčnom hovore.
Prečítajte si tiež: Ako viesť efektívne schôdze?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
