Ako vytvoriť program?
Vytvorte program sumarizujúci všetky zhromaždené podrobnosti o položke programu.
Program je rozčlenená tabuľka tém, ktorým sa bude počas rokovania venovať. Program schôdze je neoddeliteľnou súčasťou plánovania a vedenia schôdze, pretože definuje účel schôdze, podrobne popisuje body diskusie na schôdzi, určuje účastníkov schôdze a špecifikuje množstvo času vyhradeného na každé vydanie. Ak potrebujete naplánovať stretnutie, budete potrebovať spôsob, ako zhromaždiť informácie o programe a ako to všetko skĺbiť. Vytvorte program podľa týchto krokov.
Metóda 1 z 2: Vytvorenie vlastnej agendy
- 1Oznámte to všetkým, ktorí sa majú zúčastniť na stretnutí.
- Môžete poslať e -mail alebo distribuovať kancelársku poznámku. Len sa uistite, že je na papieri.
- Zahrňte dátum, čas, miesto a účel stretnutia.
- Požiadajte o schôdzu potvrdenia účasti. Ujasnite si, že sa očakáva účasť tých, ktorí pozvanie prijmú.
- 2Požiadajte účastníkov, aby vám predložili žiadosti o bod programu schôdze do určeného dátumu a času.
- Nechajte ich podrobne rozpísať bod programu, aby ste ho mohli vhodne zaradiť do pripravovaného programu. Požiadavka, že dodať nielen témou agendy, ale aj krátky opis toho, čo majú v úmysle do krytu.
- Overte si, koľko času budú potrebovať na predloženie bodu programu.
- 3Vytvorte program sumarizujúci všetky zhromaždené podrobnosti o položke programu.
- Vytvorte 3-stĺpcovú tabuľku s hlavičkami pre položky programu, agendu a moderátora.
- Uveďte body programu podľa poradia prijatia, naliehavosti alebo dôležitosti.
- Napíš krátky popis každej témy agendy, ako je podrobne uvedený prispievateľmi.
- Zahrňte hlavičku s podrobnosťami o schôdzke, ako sú dátum, čas, účel / rozsah, umiestnenie a trvanie.
Požiadajte účastníkov, aby vám predložili žiadosti o bod programu schôdze do určeného dátumu a času. - 4Odošlite navrhovanú agendu predkladateľom položiek programu, aby ste si overili, že sú spokojní s podrobnosťami o ich umiestnení a pridelenom časovom intervale.
- 5V prípade potreby vykonajte akékoľvek zmeny alebo preskupenia.
- 6Distribuujte schválený program všetkým účastníkom. Doprajte im pred stretnutím dostatok času na prehodnotenie a zváženie programu, aby mohli prispieť do diskusie podľa vlastného uváženia. 2 dni vopred je primeraná doba na oznámenie.
Metóda 2 z 2: pomocou šablón agendy
- 1Nájdite vhodnú šablónu programu. Prvým krokom je nájsť vhodnú šablónu programu schôdze, pretože začína sa úplne od nuly, keď je na internete toľko fantastických nástrojov. Rýchle vyhľadávanie vyvolá zoznam stránok, ktoré vám môžu pomôcť začať. Tieto webové stránky obsahujú rôzne druhy formátov agendy, takže si ich prehliadajte, kým nenájdete ten, s ktorým ste spokojní.
- 2Stiahnite si šablónu programu. Keď nájdete dokonalú šablónu, vyberte ju a po zobrazení obrazovky s ukážkou kliknite na tlačidlo sťahovania.
Nechajte ich podrobne rozpísať bod programu, aby ste ho mohli vhodne zaradiť do pripravovaného programu. - 3Otvorené v programe Microsoft Word. Vyhľadajte šablónu otvorením priečinka Stiahnuté súbory v počítači a potom otvorte súbor šablóny pomocou programu Microsoft Word. Toto je najlepšia voľba dokumentačného softvéru, pretože je ľahko ovládateľný a ľahko použiteľný. Ak chcete použiť najrýchlejšiu a najefektívnejšiu šablónu programu, odporúčame vám používať aktuálny program Microsoft Word.
- 4Prispôsobte si svoju agendu. Nezabudnite si prispôsobiť agendu. Šablóna, ktorú ste si stiahli, bude naplnená ukážkovými informáciami, aby ste vedeli, čo napísať a kam to napísať. Tieto informácie je potrebné nahradiť údajmi o vašej spoločnosti. To zahŕňa hlavičku; nezabudnite pridať svoje logo, text chránený autorskými právami a všetky ďalšie dôležité podrobnosti.
- Po vyplnení základných informácií je čas obrátiť sa na formát programu. Zodpovedáte za vyčlenenie času pre každú agendu a za rozhodnutie, ktoré programy sú dostatočne dôležité na to, aby sa zaradili do rozvrhu, preto dávajte pozor pri vypĺňaní miest. Môže byť užitočné použiť nadpisy, Položka agendy, Predkladateľ a Čas - len aby bolo všetko jasné a dobre definované.
- 5Nechajte to profesionálne. Odporúčame vám nenechať prázdne žiadne z „priestorov“ programu. Ak máte viac medzier, ako potrebujete, odstráňte ich. Pokojne by ste mali urobiť aj estetické úpravy. Neexistuje žiadny dôvod, prečo by ste nemohli prepnúť farbu, nadpisy a formát tak, aby zodpovedali podstate spoločnosti. Odporúčame však nepoužívať tmavé farby, pretože dokument budú ťažšie čítať. Vďaka použitiu svetla a farebnej škály spoločnosti bude vyzerať profesionálne.
- 6Vykonajte korektúru svojej agendy. Posledným krokom je, aby ste si dokončenú agendu rýchlo prečítali a dávali si pozor na pravopisné chyby a preklepy. Teraz ste pripravení na skvelé stretnutie.
Odošlite navrhovanú agendu predkladateľom položiek programu, aby ste si overili, že sú spokojní s podrobnosťami o ich umiestnení a pridelenom časovom intervale.
- Ak má schôdza, ktorú plánujete, konkrétny účel a dostanete žiadosť o bod programu, ktorá nezapadá do rozsahu schôdze, požiadajte osobu, ktorá o položku požiadala, o zaslanie medzioborového e -mailu alebo poznámky na riešenie danej témy alebo navrhnite bod byť zaradený do nasledujúceho príslušného programu schôdze.
- Dávajte si pozor, aby mal každý prezentujúci dostatok času na prerokovanie bodu programu. O prezentačných časoch buďte realistickí a nesnažte sa vtesnať príliš veľa informácií do jedného stretnutia. Pamätajte si, že účastníci schôdze môžu mať otázky alebo chcú ponúknuť informácie o jednom alebo viacerých navrhovaných bodoch programu.
Prečítajte si tiež: Ako zorganizovať efektívne stretnutie?
Otázky a odpovede
- Mala by mať dvojstránková agenda hlavičku v hornej časti druhej stránky?Neexistuje správne ani nesprávne. Môže byť užitočné zopakovať hlavičku alebo môže byť duplicitné alebo zaberať príliš veľa miesta. Vyskúšajte obe možnosti a potom choďte s tou, ktorá sa vám najviac páči. Niektoré textové procesory vám tiež umožňujú automaticky opakovať hlavičky s titulkom (Pokračovanie) a tiež vám umožňujú zmeniť písmo, veľkosť atď.
- Ako napíšem zápisnicu z programu rokovania?Väčšinou píšem veci po 15 minútach, ale užitočné sú aj pol hodiny. Môžete to urobiť na hárku, kalendári alebo papieri a odtiaľ začať pridávať udalosti.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
