Ako profesionálne odpovedať na otázky prostredníctvom e -mailu?

Okamžite odpovedzte na e -mail. Keď dostanete e-mail, nečakajte dni alebo týždne, kým naň odpoviete. To môže byť pre odosielateľa znepokojujúce a neprofesionálne, najmä v prostredí pracoviska. Ak nepoznáte odpoveď na otázku, môžete sa opýtať niekoho iného, kto by mohol poznať odpoveď. Ak sa vás napríklad niekto opýta, či sú potrebné školské potreby alebo len darovanie, napíšte mu niečo podobné: „Neviem, či sú potrebné školské potreby, ale spýtal som sa na to nášho nadriadeného a bude s vami pokračovať. čo najskôr."

Vedieť slušne požiadať o objasnenie. Ak nerozumiete tomu, čo sa odosielateľ pýta, môžete ho požiadať o objasnenie. Môžete skúsiť napísať zdvorilú a profesionálnu poznámku takto: „Ospravedlňujem sa, ale nerozumiem tomu, na čo sa pýtaš. Mohla by si to prosím upresniť?“ Odosielateľ pravdepodobne odpovie rozpracovaním svojej otázky, aby ste na ňu mohli odpovedať.

Používajte správny pravopis a gramatiku. To je samozrejmé. Mnoho ľudí na internete používa nesprávnu gramatiku, čo je obzvlášť v e-maile niekomu veľmi neprofesionálne. Ak nie ste dobrý pravopis, skúste použiť online zdroj kontroly pravopisu, aby bol váš pravopis správny. Mali by ste si tiež prečítať, ako používať správnu anglickú interpunkciu.

Zahrňte pôvodnú otázku, ktorú odosielateľ položil. Skúste namiesto odpovede na e-mail preformulovať túto otázku na odpoveď. Toto je obzvlášť dôležité, ak odosielateľ kladie uzavretú otázku (napríklad otázku áno/nie alebo otázku s viacerými možnosťami, na ktorú by ste museli odpovedať určitou možnosťou). Ak sa vás napríklad odosielateľ opýta „Začína sa škola budúci utorok?“ neodpovedajte iba „áno“. Odpovedzte „Áno, škola začína budúci utorok“.

• Pri konverzácii tvárou v tvár ľudia zvyčajne odpovedajú na uzavreté otázky jedným slovom, ale e-mail je iný. Odosielateľ môže byť mätúci, keď odpoviete na uzavretú otázku jedným slovom, pretože odosielateľ sa bude musieť posunúť nadol, aby našiel svoju pôvodnú otázku.