Ako odstrániť e -mail na vašom pracovisku?

Nájdite náhodnú vzorku pracovníkov a zistite, ako dlho im trvá zostavenie pravidelného e -mailu.

Mohol by byť generálny riaditeľ európskej technologickej spoločnosti Atos šialený alebo na dobrej ceste po tom, ako oznámil, že plánuje zakázať odosielanie e -mailov v rámci tejto spoločnosti? Podľa generálneho riaditeľa Thierryho Bretona iba 10% prijatých e -mailov má pre jeho prácu skutočnú hodnotu a hovorí: „E -mail už nie je vhodným nástrojom. Je čas myslieť inak.“ Ak zdieľate jeho názor, existuje skutočne spôsob, ako zakázať e -maily v práci v snahe zvýšiť efektivitu?

Kroky

1
Ukážte, ako môžu e -maily strácať čas. Najlepším spôsobom, ako nadviazať adopciu v práci, je jasne preukázať, ako iniciatíva ušetrí čas a/alebo peniaze. Ak dokážete, že zakazovanie e -mailov zvýši efektivitu, budete mať lepšiu šancu schváliť alebo prijať svoj nápad.
- Vykonajte vedecký výskum o tom, ako e -maily strácajú čas a znižujú efektivitu. Vykonajte dvojaký prístup tým, že urobíte nezávislý internetový prieskum zahŕňajúci štúdie týkajúce sa e-mailov a pracoviska, ale tiež implementujete interný vedecký prieskum. Zahrňte dotazník a pozorovanie zamestnancov, aby ste určili, koľko času pracovníci strávia nielen kontrolou a písaním e -mailov, ale dokonca aj odstránením koncentrácie zo svojej práce, keď sa do schránky doručenej pošty dostane príjem. Zastavenie uprostred práce na odpovedanie na e -maily môže pôsobiť rušivo. Podľa reportéra Daily Mailu Petera Allena trvá priemernému pracovníkovi, kým sa po prečítaní emailov znova sústredí na prácu, približne 64 sekúnd . Ak prestanete čítať správu zakaždým, keď dostanete e -mail, nikdy sa nebudete sústavne sústrediť.
- Čas, ako dlho väčšine pracovníkov trvá vytvorenie e -mailu v porovnaní s inými komunikačnými metódami. Nájdite náhodnú vzorku pracovníkov a zistite, ako dlho im trvá zostavenie pravidelného e -mailu. Priemerné časy na dosiahnutie priemerného čísla. Potom porovnajte časy e -mailov s inými metódami (používajte rovnaký spôsob sledovania a merania) komunikácie vrátane textových správ a telefónnych hovorov, aby ste zistili, ktorá metóda je najefektívnejšia.
- Zmerajte čas, ktorý pracovníci strávia pokusom o riešenie technologických problémov spojených s e -mailom. Ak sa vaša sieť zrúti alebo dôjde k prerušeniu, pracovníci môžu stráviť značné množstvo času snahou zistiť, ako dostať odoslaný e -mail, namiesto toho, aby sa vrátili k práci. Vytvorte prieskum a opýtajte sa náhodného výberu zamestnancov, koľko času trávia riešením problémov I/T okolo e -mailov a ako často.
2
Navrhnite alternatívny plán. Jednoducho zavedenie zákazu e -mailov nezíska veľa súhlasu, pokiaľ nemáte alternatívny a lepší nápad. Predtým, ako k svojmu nápadu pristúpite k zamestnancom, buďte pripravení predložiť svoj alternatívny plán.
- Hromadný e -mail, ktorý nezahŕňa každú párty. Začnite krokmi od dieťaťa tým, že najskôr navrhnete, aby boli zakázané všetky hromadné e -maily. Ak sa iba malé percento e -mailov týka úloh jednotlivého pracovníka, zvážte pridanie obrovskej diskusnej miestnosti do svojej miestnosti na oddych, kde je možné zasielať oznámenia namiesto hromadného odosielania e -mailov.
- Zvýšte využitie hlasovej schránky. Rozšírte možnosti hlasovej schránky. V určitom ohľade ľudia posielali e -maily, ktoré je možné ľahko komunikovať prostredníctvom telefónu, pretože nechcú riešiť telefonický rozhovor. Poskytnite zamestnancom možnosti telefonovania priamo do hlasovej schránky (s časovým limitom 10 až 20 sekúnd) alebo do iného systému hlasových správ.
- Zvážte textové správy. Na rozdiel od e -mailu musí byť text stručný a výstižný. Majú všetci zamestnanci možnosti textových správ a v akom rozsahu? V niektorých prípadoch môžu pracovníci dokonca ani vlastniť mobilný telefón alebo mať telefón s obmedzenými možnosťami, takže najskôr zistite, či to bude vo vašej organizácii fungovať.
- Navrhovanie intranetu. V prípade, že sa hromadné e -maily týkajúce sa celej organizácie alebo jednotlivého oddelenia zdajú byť najrušivejšie, zvážte vytvorenie firemného intranetu. Váš pracovník informačných technológií môže s najväčšou pravdepodobnosťou vytvoriť systém, ktorý umožní individuálnu a skupinovú výmenu, zverejňovanie dôležitých informácií a dokonca aj interaktívne školenia.
- Zvážte použitie Skype alebo iného formulára na komunikáciu mimo stránok. E -mail môže byť chrbticou komunikácie mimo pracoviska, najmä ak máte zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku alebo v teréne. Aj keď v tomto prípade nemusí byť možné úplne vylúčiť e -maily, môžete zvýšiť využitie živej komunikácie, ako je Skype. V skutočnosti si zamestnanci môžu dokonca stiahnuť aplikáciu a používať softvér vo svojom smartfóne, aby ho bolo možné používať bez ohľadu na to, kam pracovníci cestujú.
Čas, ako dlho väčšine pracovníkov trvá vytvorenie e -mailu v porovnaní s inými komunikačnými metódami.
3
Vytvorte nové pravidlá šírenia informácií. Ak plánujete pomaly odstavovať zamestnancov od e -mailu alebo zistíte, že jednoduché zníženie množstva alebo veľkosti e -mailu je rušivé, zvážte zavedenie niekoľkých pravidiel, aby si zamestnanci zvykli na krátku, ale priamu komunikáciu.
- Správy musia byť krátke a vecné (prípadne obsahujú obmedzený počet znakov). Umožnite iba niekoľko znakov, aby ste prinútili zamestnancov byť krátkymi a vecnými správami.
- Malo by sa obmedziť chatovanie a rozprávanie. Vytvorte pravidlo, ktoré odrádza od kladenia osobných otázok alebo všeobecných rozhovorov (napríklad s otázkou o počasí alebo klebetách v kancelárii). E -maily by mali byť vecné a priame.
- Každá správa by mala mať výzvu na akciu. Namiesto toho, aby ste v e -maile vysvetlili svoju pozíciu alebo myšlienky (ktoré môžu obsahovať riadky a riadky), namiesto toho niekoľko krátkych slov poučte čitateľa o tom, čo chcete, a potom mu povedzte, čo chcete urobiť, napríklad stretnutie alebo telefón. zavolajte v určitý čas a deň.
4
Zjednodušte spoločnosť v zavedení novej metódy. Neodrezávajte ľudí od studeného moriaka - komunita by sa mohla vzbúriť. Napriek tomu, že e -mail nebol pred 25 rokmi a spoločnosti fungovali dobre, dnešná firemná kultúra vníma e -maily ako plne integrované zariadenie.
- Vytvorte oznámenie a požiadajte o spätnú väzbu a nápady. Dajte zamestnancom niekoľko týždňov alebo dokonca mesiacov na maródiu v myšlienke, že e -mail už nemusí byť súčasťou vašej firemnej kultúry. Majte na pamäti, že mnoho zamestnancov sa pri plnení rôznych úloh spolieha na e -mail, a tak im dajte čas, aby si na každú myšlienku zvykli, než urobia akúkoľvek akciu.
- Vyzvite zamestnancov, aby zlozvyk zlomili, prostredníctvom súťaže. Urobte z iniciatívy výzvu a zistite, kto môže rýchlo zlomiť e -mailový zvyk. Vytvorte hru alebo súťaž, ktorá umožní zamestnancom využiť svoju konkurenčnú stránku. Môžu byť nakoniec takí zameraní na víťazstvo, že časom si vypestujú nové správanie, ktoré nezahŕňa odosielanie e -mailov.
- Rozložte svoj plán na niekoľko mesiacov alebo rokov. Nechajte zamestnancom dostatok času, aby sa s touto myšlienkou uspokojili. Začnite možno len tým, že predstavíte svoj nápad, a potom o niekoľko mesiacov neskôr navrhnite skrátený systém odosielania e -mailov. Ako zamestnanci v priebehu času menia svoje správanie, ich závislosť na e -mailoch môže klesať a môžu vyvinúť efektívnejšie prostriedky na komunikáciu správ.

Ktorý pracovníci strávia pokusom o riešenie technologických problémov spojených s e -mailom — Zmerajte čas, ktorý pracovníci strávia pokusom o riešenie technologických problémov spojených s e -mailom.

Tipy

Buďte pripravení na námietky a zatlačte späť. E-mail je pohodlný a niekedy umožňuje zamestnancom vyhnúť sa komunikácii z očí do očí a/alebo sa plne oddať niektorým aspektom svojej práce. Pred oznámením si pripravte odpovede.
Zhromažďujte štatistiky alebo si urobte individuálny prieskum, ako dlho trvá zamestnancom odpovedať a spravovať e -maily. Keď príde čas na predloženie vášho prípadu, môžete svoje tvrdenia podložiť vlastným prieskumom.

Ak prestanete čítať správu zakaždým, keď dostanete e -mail, nikdy nebudete mať neustály prúd koncentrácie.
Urobte zo zamestnancov súčasť riešenia. Namiesto toho, aby ste odovzdávali pravidlá a zásady, nechajte ich navrhnúť a pomôcť implementovať zmenu. Zamestnanci môžu nielen nájsť lepší spôsob komunikácie, ale aj zapojenie sa bude väčšie, ak sa do toho zapoja všetci.

Varovania

Vyhnite sa naliehaniu na to, aby boli e -maily zakázané, ak narazíte na silný odpor. Nikdy nenúťte zamestnancov do nového správania, ak nie sú pripravení, pretože iniciatíva by sa mohla obrátiť proti sebe a vytvárať ďalšie problémy (ďalšie znižovanie efektivity).

Prečítajte si tiež: Ako vypočítať náklady na dlh?