Ako sa vysporiadať s náhodnými preplatkami?
Nastavte rutinný systém auditu a zverte úlohu auditu zamestnancovi, ktorý pravidelne nespracováva mzdové záznamy.
Či už kvôli chybe v účtovníctve alebo pri zadávaní údajov, niekedy zamestnávatelia omylom preplácajú zamestnancov. Keď sa to stane, zamestnanec má zákonnú povinnosť vrátiť sumu, ktorú mu preplatil - rovnako ako by bol zamestnávateľ povinný doplniť rozdiel, ak by bola výplata zamestnanca krátka. Po upozornení bude zamestnanec so situáciou zvyčajne súhlasiť, ale ak sa zamestnanec rozhodne byť náročný a odmietne vrátiť preplatok, možno budete musieť na vyriešenie problému použiť iné prostriedky.
Časť 1 z 3: upovedomenie zamestnanca
- 1Vypočítajte preplatok. Hneď ako si všimnete možný preplatok, musíte skontrolovať mzdovú agendu zamestnanca a súvisiace záznamy, aby ste zistili, čo malo byť zamestnancovi vyplatené a aký je rozdiel medzi tým, čo mal byť zamestnanec vyplatený a čo zamestnancovi vyplatené.
- Pokúste sa nájsť zdroj problému, aby ste ho mohli napraviť a zabrániť tomu, aby sa to opakovalo. Tiež vám to pomôže určiť, či išlo o jednorazovú vec alebo sa to stalo pri niekoľkých výplatách.
- Ak sa ukáže, že zamestnancovi bol v priebehu niekoľkých výplat vyplatený preplatok, musíte určiť dátum, kedy bola chyba zavedená, aby ste mohli určiť rozsah preplatku.
- 2Pošlite zamestnancovi písomné oznámenie. Keď sa dozviete presnú sumu, ktorou bol zamestnancovi preplatený, dajte zamestnancovi list, v ktorom uvedie, že došlo k jeho omylu, a poskytne vám výpočet sumy, ktorú vám zamestnanec dlhuje.
- Napíšte krátky list v obchodnom formáte, v ktorom uvediete, že podľa vašich záznamov mal zamestnanec preplatok. Uveďte konkrétnu sumu a dátumy výplat, ktoré obsahovali preplatok.
- Nastavte dátum a čas, kedy sa chcete stretnúť, aby ste prediskutovali možnosti, ktoré má zamestnanec k dispozícii na vrátenie sumy, ktorú mu preplatil.
- Možno budete chcieť pripojiť dôkaz o preplatku, alebo môžete tieto informácie poskytnúť zamestnancovi na jeho žiadosť.
- Oznámenie podpíšte a označte dátumom a potom si urobte jeho kópiu pre personálny spis zamestnanca.
Podpíšte to a nechajte zamestnanca podpísať, potom urobte kópiu pre evidenciu zamestnanca a ponechajte si originál. - 3Diskutujte o probléme so zamestnancom osobne. Potom, čo dáte zamestnancovi písomnú výpoveď, dohodnite si s ním schôdzku, aby ste zistili, aké opatrenia je možné vykonať na vrátenie náhodného preplatku.
- Pred stretnutím si prečítajte zákony svojho štátu o zrážke mzdy z výplaty zamestnanca. Obvykle to máte povolené, ale nie bez vedomia a súhlasu zamestnanca.
- Dohodnite si so zamestnancom súkromnú schôdzku, aby ste sa porozprávali o rôznych možnostiach vrátenia preplatku.
- Ak zamestnanec vyjadrí váhavosť vrátiť peniaze, pripomeňte mu, že má zákonnú povinnosť vrátiť peniaze, rovnako ako vy by ste mali povinnosť ich vyplatiť, ak by bola ich výplata krátka.
Časť 2 z 3: oprava problému
- 1Nechajte zamestnanca podpísať potvrdenie o preplatku. Získanie podpísaného, písomného potvrdenia od zamestnanca vás ochráni v prípade, že budete musieť strhnúť peniaze na pokrytie preplatku zo šeku zamestnanca bez jeho súhlasu.
- Písomné potvrdenie vás ochráni aj vtedy, ak zamestnanec tvrdí, že ste z budúcich výplat zobrali príliš veľa. Uistite sa, že ste vo formulári potvrdenia uviedli sumu preplatku.
- Vytvorte kópiu, ktorú si zamestnanec uchová pre svoju evidenciu, a originál si ponechajte v osobnom spise zamestnanca spolu s vašim pôvodným oznámením.
- 2Zaistite, aby vám bol preplatok odpočítaný z budúcich výplat. Ak zamestnanec nemôže ihneď vrátiť peniaze, možno budete môcť dosiahnuť jeho súhlas s výberom peňazí z nasledujúcej výplaty na pokrytie sumy preplatku.
- Federálne zákony vám umožňujú vybrať celú sumu z nasledujúcej výplaty zamestnanca, aj keď by sa čiastka znížila o minimálnu mzdu alebo hodiny, za ktoré musí byť zamestnanec zaplatený.
- Niektoré štáty však obmedzujú sumu, ktorú môžete vybrať z každej výplaty. V závislosti od sumy, ktorú ste zamestnancovi preplatili, to môže znamenať, že budete musieť zobrať menšiu sumu z niekoľkých výplat, aby ste rozdiel doplnili.
- Môžete byť tiež schopní vypracovať so zamestnancom dohodu o vybratí určitej sumy pri každej výplate, kým sa preplatok nevráti bez toho, aby to zamestnancovi spôsobilo finančné ťažkosti.
- Ak so zamestnancom uzatvoríte dohodu, uistite sa, že ju dostanete písomne. Podpíšte to a nechajte zamestnanca podpísať, potom urobte kópiu pre evidenciu zamestnanca a ponechajte si originál.
- Majte na pamäti, že zo zákonnej povinnosti nemôžete zamestnancovi účtovať úroky z dlžnej sumy, bez ohľadu na to, ako dlho trvá vybratie nadmerného množstva.
Napíšte krátky list v obchodnom formáte, v ktorom uvediete, že podľa vašich záznamov mal zamestnanec preplatok. - 3Zvážte ďalšie možnosti. Ak zamestnanec odmietne vrátiť peniaze alebo spôsobuje problémy, budete musieť zamestnanca prepustiť alebo ho dokonca žalovať, aby ste dostali peniaze späť, ktoré ste im omylom preplatili.
- Výpoveďou zo strany zamestnanca sa vám peniaze nevrátia, ale hrozba výpovede môže zamestnanca podnietiť k väčšej spolupráci, najmä ak mu pripomeniete, že pôjde o ukončenie pracovného pomeru z dôvodu, ktorý môže znamenať, že nemá nárok na podpora v nezamestnanosti.
- Ak zamestnanec odmietne vrátiť sumu, ktorú ste preplatili, technicky sa to považuje za krádež. O vrátenie peňazí môžete podať žalobu na civilnom súde, ale v závislosti od výšky preplatku to nemusí stáť za to, vzhľadom na časovú investíciu, poplatky za obhajcu a súdne náklady.
- Niektoré štáty neumožňujú podnikateľským subjektom podať žalobu na súde pre malé nároky. Ak to však váš štát robí a výška preplatku klesne pod hranicu malých nárokov, môže to byť rýchlejší spôsob získania súdneho príkazu za vaše peniaze.
- Majte na pamäti, že aj keď dostanete súdny príkaz, stále musíte vykonať rozsudok. Jednou z najbežnejších metód výkonu peňažných rozsudkov je zaistenie miezd.
Časť 3 z 3: Predchádzanie budúcim chybám
- 1Udržujte presné záznamy. Náhodné preplatky sú pravdepodobnejšie vtedy, ak zamestnanci čerpajú peniaze z dovolenky alebo práceneschopnosti. Zamestnanci aj zamestnávatelia môžu pomôcť predchádzať týmto preplatkom tým, že budú pravidelne kontrolovať hromadenie hodín.
- Ak sa požaduje dovolenka, pred schválením žiadosti skontrolujte všetky záznamy a uistite sa, že zamestnanec získal dostatok času na vybavenie žiadosti.
- Pred odoslaním žiadosti svojmu mzdovému oddeleniu na spracovanie skontrolujte, či sú hodiny skontrolované. Ak sa odošle nesprávny počet zaplatených hodín a potom sa bude musieť zmeniť, môže to mať za následok preplatok.
- Ako zamestnanec pravidelne kontrolujte svoje výplatné pásky, aby ste sa presvedčili, že váš pripísaný čas je pripísaný primerane. Ak uvidíte chybu alebo sa domnievate, že ste nazhromaždili viac (alebo menej) času, ako je uvedené v zozname, dajte o tom vedieť svojmu nadriadenému alebo niekomu z ľudských zdrojov.
- 2Okamžite upozornite ľudské zdroje na zmeny. Ak je zamestnanec preradený na iné oddelenie alebo smenu, táto zmena môže mať za následok preplatok alebo nedoplatok. Z tohto dôvodu by mali byť mzdové záznamy aktualizované, aby sa zmena prejavila na prvej použiteľnej výplatnej páske.
- Ak ešte neexistuje, vytvorte účinný komunikačný systém na prenos zmien.
- Za spracovanie zmien v mzdách by mala byť jedna osoba, aby druhý zamestnanec neúmyselne nevrátil vykonanú zmenu alebo zadal úpravu viackrát.
- Zahrňte proces overenia, aby vaše mzdové oddelenie informovalo manažéra, ktorý o zmenu požiadal, a zamestnanca, ktorý vykonal zmeny, a dátum, kedy budú účinné.
Z tohto dôvodu by mali byť mzdové záznamy aktualizované, aby sa zmena prejavila na prvej použiteľnej výplatnej páske. - 3Pravidelne kontrolujte záznamy o mzdách. Pravidelné audity môžu odhaliť problémy, ktoré boli prehliadané, ako napríklad prepustený zamestnanec, ktorý dostal dodatočnú výplatnú pásku alebo nezrovnalosti na cestovnom lístku, ktoré môžu viesť k potenciálnym chybám pri platbe.
- Nastavte rutinný systém auditu a zverte úlohu auditu zamestnancovi, ktorý pravidelne nespracováva mzdové záznamy.
- Ak sa pri audite zistí chyba, okamžite problém odstráňte a zistite, koľko bolo zaplatených preplatkov alebo nedoplatkov, aby ste mohli situáciu napraviť.
- Zamestnanci by mali byť upozornení na chyby neodhalené počas auditu, aj keď chyba nemá žiadny vplyv na množstvo peňazí, ktoré boli alebo budú prijaté.
Prečítajte si tiež: Ako vybudovať bohatstvo vo svojich 20 -tich rokoch?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
