Ako organizovať personálne súbory?
Na chronologické usporiadanie vašich osobných súborov vytvoríte pre každého zamestnanca samostatný súbor.
Organizácia personálnych súborov sa môže zdať ako skľučujúca úloha, ale výber metódy a jej dodržiavanie môže tento proces skutočne zjednodušiť. Papierové a elektronické súbory budete pravdepodobne musieť organizovať oddelene. Vyberte si, či chcete svoje dokumenty organizovať chronologicky podľa každého zamestnanca alebo či ich chcete zoradiť podľa jednotlivých typov dokumentov. Dbajte na to, aby ste súbory označovali starostlivo a citlivé informácie chránili správnymi bezpečnostnými opatreniami.
Metóda 1 z 3: Organizácia tlačených súborov
- 1Použite chronologický organizačný systém. Tento typ organizačného systému je najvhodnejší pre ľudí, ktorí majú tendenciu chronologicky kategorizovať udalosti vo svojej mysli, aj keď sa to obmedzuje na záležitosť preferencie. Na chronologické usporiadanie vašich osobných súborov vytvoríte pre každého zamestnanca samostatný súbor. Do tohto súboru zamestnancov zahrniete všetky súvisiace dokumenty v chronologickom poradí.
- Jeden súbor zamestnanca môže napríklad začínať vyplnenou žiadosťou o zamestnanie, životopisom a životopisom W -4, potom pridať novšie dokumenty - napríklad ročné hodnotenia výkonnosti.
- 2Usporiadajte súbory podľa typu dokumentu. Tento typ organizačného systému je najlepší pre ľudí, ktorí majú tendenciu pozerať sa na celkový obraz viac, aj keď hlavným určujúcim faktorom sú osobné preferencie. Pre tento typ organizácie budete potrebovať zoskupenie súborov podľa typu dokumentu, pričom všetky podobné súbory budete mať u každého zamestnanca pohromade. Môžete mať napríklad jeden súbor, ktorý obsahuje všetky testy na drogy zamestnancov, ďalší súbor na vyhodnotenie výkonu zamestnancov a ďalší na potrebné zdravotné záznamy.
- V rámci každého zoskupenia typov dokumentov by ste mali súbory usporiadať podľa abecedy, aby bolo podľa potreby jednoduchšie nájsť formuláre každého zamestnanca.
Papierové a elektronické súbory budete pravdepodobne musieť usporiadať oddelene. - 3Zahrňte všetky potrebné dokumenty. Väčšina vlád má zákony, ktoré upravujú dokumenty, ktoré musí spoločnosť uchovávať pre každého zamestnanca. Uistite sa, že si overíte miestne a národné zákony, aby ste sa uistili, že uchovávate svoje personálne súbory v súlade s ich požiadavkami.
- Vaše personálne súbory by mali obsahovať všetky informácie týkajúce sa procesu prijímania/podávania žiadostí a vzťahu medzi zamestnancom a spoločnosťou. Patria sem dokumenty súvisiace s hodnoteniami výkonnosti, pochvalami zamestnancov a dokonca s prijatými disciplinárnymi opatreniami.
- Väčšina zákonov požaduje, aby podniky uchovávali dokumentáciu (aj po skončení pracovného pomeru) najmenej 3 roky, odporúča sa však uchovávať ich najmenej 5 rokov, aby pokryli vaše základne pre prípad, že dôjde k nepredvídateľnému problému.
- 4Zálohujte si tlačené kópie pomocou elektronických kópií. Aj keď je dôležité organizovať a udržiavať pôvodné dokumenty, je tiež vhodné vytvárať si ich elektronické kópie. To môže byť vhodné v prípade, že sa niečo stane s vytlačenými kópiami - stratené, poškodené, zničené atď.
- Nezabudnite neustále zálohovať svoje elektronické kópie, aby ste sa uistili, že je vaša záchranná sieť aktuálna.
Metóda 2 z 3: organizovanie elektronických súborov
- 1Vyberte si organizáciu na základe zamestnancov alebo na základe dokumentov. Na usporiadanie elektronických súborov by ste mali vytvoriť priečinky, ktoré jasne vysvetlia váš spôsob organizácie. Súbory môžete organizovať podľa zamestnancov. V takom prípade budete mať priečinok s menom zamestnanca, ktorý obsahuje všetky súvisiace dokumenty. Do priečinka zamestnanca môžete zahrnúť ďalšie podpriečinky, ktoré pomôžu organizácii ďalej (napríklad „hodnotenia výkonu“). Prípadne sa môžete rozhodnúť usporiadať ich podľa typu súboru, v takom prípade budete mať priečinok s typom dokumentu ako štítkom (napríklad „hodnotenia výkonnosti“ alebo „aplikačné materiály“) a informácie o každom zamestnancovi zaradíte do jasne označeného podpriečinka. Nezáleží na tom, akú organizačnú metódu si vyberiete - všetko závisí od vašich osobných preferencií.
Pri organizovaní súborov elektronického personálu je dôležité, aby ste ich označili správne a jasne. - 2Opatrne označte priečinky so súbormi. Pri organizovaní súborov elektronického personálu je dôležité, aby ste ich označili správne a jasne. Každý, kto pristupuje k súborom, by mal porozumieť štítku, ktorý mu priradíte.
- Dbajte na to, aby ste mená zamestnancov označovali konzistentne: „Priezvisko, meno.“
- Príkladom jasne označeného dokumentu môže byť „Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017“. Tento názov súboru vám povie meno zamestnanca, typ dokumentu a dátum.
- Príkladom nejasne označeného dokumentu môže byť „SmithEvaluationApril“. Tento názov súboru vám povie priezvisko zamestnanca, ale môže to byť mätúce, ak existuje viac ako jeden zamestnanec s priezviskom „Smith“. Tiež to jasne neuvádza, aký typ hodnotenia alebo rok, iba mesiac.
- Pomôže to zabrániť strate alebo nesprávnemu umiestneniu súborov a umožní ľuďom ich v prípade potreby ľahko nájsť.
- 3Zálohujte si súbory. Všetky súbory elektronického personálu by mali byť zálohované v papierovej forme, na inom pevnom disku alebo v zabezpečenom cloudovom úložisku. Nechcete prísť o všetky svoje osobné súbory, ak sa niečo stane s vašim systémom alebo počítačom, na ktorom ukladáte informácie.
- Zálohovanie by sa malo vykonávať pravidelne, aby sa zaistilo, že všetky personálne súbory budú vždy udržiavané a chránené. Dobrou zásadou je zálohovať súbory raz za 4 až 6 týždňov, toto číslo sa však bude líšiť v závislosti od počtu zamestnancov a súborov, ktoré má vaša firma.
Metóda 3 z 3: Vykonajte náležité opatrenia
- 1Všetky kópie obsahujúce citlivé informácie uchovávajte v uzamknutej a zaistenej skrini. Ak máte osobné súbory, ktoré obsahujú citlivé informácie o zamestnancoch spoločnosti, tieto dokumenty by ste mali vždy držať pod zámkom, aby ste predišli neoprávnenému prístupu. Zaistite, aby ku kľúčom, ktoré odomykajú tieto skrinky, mali prístup iba oprávnené osoby.
- Sem patrí akýkoľvek dokument, ktorý obsahuje informácie týkajúce sa zdravotných informácií, zdravotného postihnutia, veku, rasy, pohlavia, národného pôvodu, náboženského presvedčenia, rodinného stavu alebo iných identifikačných informácií (napríklad čísla sociálneho zabezpečenia).
- Možno budete chcieť zvážiť investíciu do protipožiarnej skrinky, hoci majte na pamäti, že tieto skrinky môžu byť dosť drahé. Budete teda musieť zvážiť výhody tejto zvýšenej ochrany oproti spoliehaniu sa na svoje elektronické kópie ako na zálohy.
Pre tento typ organizácie budete potrebovať zoskupenie súborov podľa typu dokumentu, pričom všetky podobné súbory budete mať u každého zamestnanca pohromade. - 2Chráňte citlivé elektronické súbory heslami. Nezabudnite implementovať postup autentifikácie pre všetky elektronické súbory, ktoré je potrebné chrániť z dôvodu ochrany osobných údajov. K týmto súborom by mali mať prístup iba niektorí ľudia, preto na ochranu informácií používajte heslá.
- Sieťový inžinier alebo IT odborník vašej spoločnosti by vám mal pomôcť s povolením hesiel v určitých priečinkoch so súbormi.
- 3Nechajte mzdové oddelenie organizovať svoje vlastné súbory miezd. Od mzdového oddelenia by sa malo vyžadovať, aby organizovalo a zabezpečovalo svoje vlastné súbory. Pretože tieto typy dokumentov takmer vždy obsahujú citlivé informácie, prístup musí byť veľmi obmedzený. K týmto uzamknutým a zabezpečeným súborom by mali mať prístup iba správcovia miezd.
- Patria sem veci ako W-4, informácie o platbách, obstavenia, záznamy o evidencii času a formuláre na zadržanie štátu.
- Ostatné oddelenia môžu tiež potrebovať sledovať vlastnú dokumentáciu. Napríklad, ľudské zdroje môže byť potrebné, aby dokumenty týkajúce sa zdravia zamestnancov a anamnézy, inter-office sťažností, alebo akékoľvek disciplinárne konanie týkajúce sa správania zamestnancov.
Prečítajte si tiež: Ako spravovať peňažný tok pre firmu?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
