Ako napísať plán riadenia zmien?
Ak chcete napísať plán riadenia zmien pre organizáciu, začnite uvedením zoznamu prispievajúcich faktorov, ako sú medzery vo výkone alebo nové technológie. Ďalej opíšte zmenu a to, ako ovplyvňuje pracovné úlohy, postupy, politiky a štrukturálnu organizáciu. Potom uveďte zoznam oddelení, skupín a zainteresovaných strán, ktorých sa plán týka. Vytvorte tím riadenia zmien, aby ste zabezpečili plynulý prechod, a navrhnite komunikačný plán, aby ste posilnili dôvody tejto zmeny! Tipy na sledovanie zmien v akomkoľvek projekte čítajte ďalej!
Vytvorte tím riadenia zmien, aby ste zabezpečili plynulý prechod, a navrhnite komunikačný plán, aby ste posilnili dôvody, ktoré stoja za zmenou!
Existujú dva typy plánov riadenia zmien. Jeden sa zaoberá dopadom zmeny na organizáciu a uľahčuje prechod. Druhá sleduje zmeny v jednom projekte a vytvára jasný záznam o vylepšeniach produktu alebo zmenách rozsahu projektu. Cieľom oboch týchto plánov je jasne a presne oznámiť, čo je potrebné urobiť.
Metóda 1 z 2: spísanie plánu riadenia organizačných zmien
- 1Ukážte dôvody zmeny. Uveďte zoznam faktorov, ktoré viedli k rozhodnutiu o zmene, napríklad medzery vo výkonnosti, nové technológie alebo posun v poslaní organizácie.
- Jedným z prístupov je opísať súčasnú situáciu v organizácii a budúcu situáciu, ktorú chce tento plán vytvoriť.
- 2Definujte typ a rozsah zmeny. Stručne opíšte očakávanú povahu projektu riadenia zmien. Zistite, či to ovplyvní pracovné roly, zmeny procesov, zmeny politiky alebo štrukturálnu organizáciu. Uveďte zoznam oddelení, pracovných skupín, systémov alebo iných komponentov, ktoré sa môžu meniť.
- 3Popíšte podporu zainteresovaných strán. Uveďte zoznam všetkých zainteresovaných strán, ktorých sa plán dotýka, napríklad vyššieho manažmentu, projektového manažéra, sponzora projektu, koncových používateľov alebo zamestnancov ovplyvnených zmenou. Pre každú z nich napíšte, či zainteresovaná strana podporuje zmenu.
- Zvážte graf, ktorý to bude jasne a stručne komunikovať. Jedna z možných šablón obsahuje zoznamy Povedomie, Stupeň podpory a Vplyv pre každú zainteresovanú stranu, hodnotené na stupnici od vysokej / strednej / nízkej.
- Ak je to možné, uskutočnite individuálne rozhovory s cieľom posúdiť podporu.
Iné vyžadujú ďalšie prístupy, ktoré môžu byť zahrnuté vo vašom pláne alebo môžu byť podľa potreby prenechané tímu správy zmien. - 4Vytvorte tím riadenia zmien. Tento tím je zodpovedný za komunikáciu so všetkými zainteresovanými stranami, počúvanie obáv a zabezpečenie toho, aby zmena prebehla čo najhladšie. Vyberte si ľudí s vysokou dôveryhodnosťou v organizácii a dobrými komunikačnými schopnosťami.
- To by malo zahŕňať zmenu sponzora na vyššej výkonnej úrovni. Zdôraznite, že to zahŕňa aktívnu prácu na presadzovaní zmien, nielen podpísanie plánu.
- 5Vyvinúť prístup k riadeniu organizácie. Pre úspech zmeny je rozhodujúca úplná podpora od veľkých organizácií. Umožnite každému vedúcemu zamestnancovi poskytnúť spätnú väzbu k zmene a v spolupráci s každým z nich vytvorte aktívnu úlohu pri demonštrácii a presadzovaní zmien.
- 6Vypracovať plán pre každú zainteresovanú stranu. U každého zainteresovaného subjektu, vrátane tých, ktorí podporujú zmenu, vyhodnotte príslušné riziká a obavy. Priraďte tímu riadenia zmien zmenu týchto obáv.
- 7Vytvorte komunikačný plán. Komunikácia je najdôležitejšou súčasťou riadenia zmien. Komunikujte často s každou postihnutou osobou. Posilnite dôvody zmeny a výhody, ktoré so sebou prinesie.
- Zainteresované strany by mali dostávať osobnú obojsmernú komunikáciu. Osobné stretnutia sú nevyhnutné.
- Komunikácia by mala pochádzať od sponzora zmien na vysokej úrovni, od priameho nadriadeného nad každým zamestnancom a od akýchkoľvek ďalších hovorcov, ktorým zainteresované strany dôverujú. Celá komunikácia by mala mať konzistentné posolstvo.
- 8Odpor koľaje. Vždy existuje odpor voči zmenám. To sa deje na individuálnej úrovni, preto osobne komunikujte so zainteresovanými stranami, aby ste zistili príčinu. Monitorujte sťažnosti, aby ich mohol tím riadenia zmien riešiť. Medzi tieto obavy obvykle patria:
- Žiadna motivácia k zmene alebo žiadny pocit naliehavosti
- Nerozumie širšiemu obrazu ani tomu, prečo je zmena nevyhnutná
- Nedostatok vstupných informácií do procesu
- Neistota týkajúca sa bezpečnosti práce, budúcej úlohy alebo budúcich pracovných požiadaviek a zručností
- Neschopnosť vedenia splniť očakávania týkajúce sa implementácie zmien alebo komunikácie
Ak chcete napísať plán riadenia zmien pre organizáciu, začnite uvedením zoznamu prispievajúcich faktorov, ako sú medzery vo výkone alebo nové technológie. - 9Riešiť blokovanie ostatných. Mnoho sťažností by malo uspokojiť zvýšenie komunikácie alebo zmena komunikačnej stratégie, ktorá rieši konkrétne problémy. Iné vyžadujú ďalšie prístupy, ktoré môžu byť zahrnuté vo vašom pláne alebo môžu byť podľa potreby prenechané tímu správy zmien. Zvážte, ktoré z nich sú vhodné pre vašu organizáciu:
- Pri akejkoľvek zmene pracovných rolí alebo procesov urobte zo školenia zamestnancov najvyššiu prioritu.
- Ak očakávate nízku morálku alebo stresujúci prechod, zmiernite to firemnou udalosťou alebo výhodami pre zamestnancov.
- Ak zainteresované strany nie sú motivované k zmene, poskytnite stimuly.
- Ak sa zainteresované strany cítia vynechané, urobte stretnutie, aby ste zhromaždili spätnú väzbu a zvážili zmeny plánu.
Metóda 2 z 2: sledovanie zmien ľubovoľného projektu
- 1Definujte roly riadenia zmien. Zoznam rolí, ktoré budú pridelené pre tento projekt. Popíšte zodpovednosti a potrebné zručnosti pre každú rolu. Minimálne je potrebné zahrnúť projektového manažéra, ktorý uzákoní zmeny na každodennej úrovni, a sponzora projektu, ktorý bude sledovať celkový pokrok a prijímať rozhodnutia o riadení zmien na vysokej úrovni.
- Pri rozsiahlych projektoch vo veľkej organizácii bude možno potrebné rozdeliť úlohu riadenia projektu medzi niekoľko ľudí so špecializovanými znalosťami.
- 2Zvážte dosku riadenia zmien. Softvérové projekty zvyčajne zahŕňajú radu pre kontrolu zmien, ktorú tvoria zástupcovia z každej skupiny zainteresovaných strán. Táto rada schvaľuje žiadosti o zmeny namiesto projektového manažéra a rozhodnutia oznamuje zainteresovaným stranám. Tento prístup funguje dobre pre projekty s mnohými zainteresovanými stranami a pre projekty, ktoré môžu vyžadovať časté prehodnocovanie rozsahu a základných cieľov.
- 3Vytvorte proces prijímania požiadaviek na zmeny. Keď niekto v projektovom tíme identifikuje krok vpred, ako to ide od nápadu k realite? Popíšte tento proces tu, ako sa dohodol tím. Tu je príklad:
- Člen tímu vyplní formulár žiadosti o zmenu a odošle ho vedúcemu projektu.
- Projektový manažér zadá formulár do protokolu zmien požiadaviek a tento protokol aktualizuje, keď sú požiadavky implementované alebo zamietnuté.
- Manažér poverí členov tímu, aby napísali konkrétnejší plán a odhadli potrebné úsilie.
- Projektový manažér zašle plán sponzorovi projektu na schválenie alebo zamietnutie.
- Zmena je implementovaná. Zainteresované strany sú často informované o pokroku.
- 4Vytvorte formulár žiadosti o zmenu. Nasledujúce údaje by mali byť súčasťou každej žiadosti o zmenu a mali by sa uviesť v zozname zmien:
- Dátum žiadosti o zmenu
- Číslo žiadosti o zmenu pridelené projektovým manažérom
- Názov a popis
- Meno odosielateľa, e-mail a telefónne číslo
- Priorita (vysoká, stredná alebo nízka). Naliehavé plány riadenia zmien môžu vyžadovať konkrétne termíny.
- Číslo produktu a verzie (pre softvérové projekty)
Uveďte zoznam všetkých zainteresovaných strán, ktorých sa plán dotýka, napríklad vyššieho manažmentu, projektového manažéra, sponzora projektu, koncových používateľov alebo zamestnancov ovplyvnených zmenou. - 5Pridajte ďalšie informácie do protokolu zmien. Zoznam zmien musí tiež sledovať rozhodnutia a implementáciu. Okrem informácií skopírovaných z formulára žiadosti o zmenu budete potrebovať miesto na:
- Značka schválenia alebo zamietnutia
- Podpis osoby, ktorá schvaľuje alebo zamieta žiadosť
- Zmeniť termín implementácie
- Zmeniť dátum dokončenia
- 6Sledujte dôležité rozhodnutia. Okrem denného denníka zmien môže byť pre projekt prínosom aj záznam dôležitých rozhodnutí. Tento záznam môže uľahčiť sledovanie dlhodobých projektov alebo projektov, ktoré prechádzajú zmenami vo vedení. Tento záznam môže tiež usmerniť komunikáciu s klientmi alebo vrcholovým vedením. Pre každú zmenu termínov, rozsahu alebo požiadaviek projektu, úrovní priorít alebo stratégie, vrátane nasledujúcich informácií:
- Kto urobil rozhodnutie
- Keď padlo rozhodnutie
- Zhrnutie dôvodov rozhodnutia a procesu použitého na jeho dosiahnutie. Priložte všetky dokumenty týkajúce sa tohto procesu.
- Budujte dôveru a lojalitu u svojich zamestnancov aj u zákazníkov. Zmena môže u ľudí vyvolať nepokoj. Komunikáciou, že hľadáte najlepší záujem svojich ľudí, získate ich podporu.
Prečítajte si tiež: Ako vyvinúť produkt?
Otázky a odpovede
Nezodpovedané otázky
- Ako riadite projekt na zabezpečenie súladu?
Komentáre (19)
- Tento článok mi dal rámec, ktorý mi umožnil vložiť materiály a koncepty, ktoré som už mal, do postupného procesu.
- V tomto článku sú veľmi jasne uvedené všetky kroky potrebné na vytvorenie a implementáciu životaschopného plánu riadenia zmien. Je to presne to, čo som potreboval! Ďakujem!
- Sprievodca krok za krokom. Ďakujem veľmi pekne.
- Bolo to veľmi užitočné, ďakujem. Boli to rady na vysokej úrovni, ktoré ma prinútili premýšľať o správnej ceste!
- Čaká nás veľká zmena paradigmy pre transformáciu v našej organizácii. Verím, že tento článok nám k tomu pomôže.
- Vysoká úroveň, celkom dobrá štruktúra a široká vízia riadenia zmien.
- Informácie som použil v magisterskom programe pre návrh programu zdravotnej starostlivosti. Bolo to krátke, jednoduché a výstižné.
- Toto je dobrá referencia o zmene plánu riadenia.
- Potrebné na napísanie plánu zmien pre projekt implementácie systémov. Je dobré mať šablónu a niekoľko rád, čo zahrnúť. Toto bolo veľmi užitočné. Vďaka.
- Skvelý a jasný článok.
- Vaše rozloženie je ideálne na rýchle a informatívne uchopenie informácií, tematický riadok a stručné odrážky, ktoré vyjadrujú potrebné činnosti. Výborne!
- Toto bolo vynikajúce! Ďakujem.
- To mi pomohlo spoznať kľúčové faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri vytváraní plánu riadenia zmien. Najprv musíte presne vedieť, čo chcete dosiahnuť, vymenovať všetky zúčastnené strany a zapojiť ich prostredníctvom efektívnej komunikačnej stratégie. Počas fázy implementácie zvládnite odpor alebo prekážky. Za výsledky musí niesť zodpovednosť sponzor projektu. Agenti zmeny musia mať pre úspech projektu vplyv.
- Úžasné.
- Tento článok, ktorý pripravuje správu o zmene na vysokej škole, veľmi koherentne zhrnul krátke kroky plánu riadenia.
- Hľadal som šablónu plánu, ktorú by som mohol použiť na riadenie zmien, a cítil som sa veľmi požehnaný, keď som ju našiel, aby ma naučil presne, ako na to. Je to veľmi dobrý plán, ktorý prispôsobujem svojmu účelu. Ďakujem ti za pomoc.
- Veľmi užitočný a ľahko pochopiteľný proces.
- Pochopenie procesu riadenia zmien.
- Kroky som použil ako osnovu pre súhrnný dokument plánu riadenia zmien. Pridané informácie o každom kroku mi pripadali užitočné, aby mi pomohli spresniť obsah tejto sekcie v mojom dokumente.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
