Ako naplánovať firemnú akciu?
Plánovanie firemnej akcie môže byť stresujúcou zodpovednosťou pre kohokoľvek, či už ste supervízor, zamestnanec alebo plánovač udalostí.
Plánovanie firemnej akcie môže byť stresujúcou zodpovednosťou pre kohokoľvek, či už ste supervízor, zamestnanec alebo plánovač udalostí. Organizovanie tohto druhu činnosti vyžaduje sledovanie rôznych organizačných prvkov a zostavenie stratégie, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Ale s trochou plánovania a praxe si môžete byť istí, že vytvoríte akciu, ktorá bude príjemná pre všetkých s minimálnym stresom pre vás.
Časť 1 z 3: Delegovanie povinností plánovania
- 1Informujte svojich kolegov o nadchádzajúcej udalosti. Informujte svojich kolegov z práce, že plánujete firemnú akciu a pozvite ľudí, aby vám pomohli s jej organizovaním. Môžete zvážiť odoslanie e -mailu všetkým pozvaným, zverejnenie bulletinu v spoločenskej miestnosti alebo dokonca vytvorenie udalosti na rôznych platformách sociálnych médií. Môžete tiež chcieť osloviť niektorých ľudí osobne.
- Ľudia nie sú vždy dobrovoľnícky pripravení, ale osobné pozvanie môže mať väčšiu príťažlivosť, najmä ak výberom konkrétnej osoby zdôrazníte konkrétne schopnosti, ktoré chcete využiť.
- Niektorí ľudia sú dobrí v organizovaní podrobností, zatiaľ čo niekto iný môže byť obzvlášť dobrý v pečení chutných dobrôt na večierok. Ak máte niekoho na mysli, že by ste konkrétne chceli požiadať o pomoc, skúste povedať niečo ako: „John, bol som skutočne ohromený tým, ako si pomohol organizovať aktivity na našej poslednej funkcii. Zaujímalo by ma, či by si mohol zvážiť pomoc pri rovnakým spôsobom pre našu nadchádzajúcu udalosť? "
- 2Dohodnite si stretnutie a prediskutujte program plánovania firemnej akcie. Na tomto stretnutí by ste mali rozdeliť jednotlivé kroky na výbory, ako sú miesto konania, jedlo, zábava a zdobenie. Každému výboru priraďte vedúceho, o ktorom si myslíte, že je z vašich dobrovoľníkov najschopnejší. Každý vedúci by si mal potom vybrať tím najmenej jednej ďalšej osoby, ktorý by im pomohol zo zostávajúcich dobrovoľníkov.
- Počas stretnutia prediskutujte nápady z každého výboru, aby boli tímy motivované a porozmýšľali nad svojim prístupom.
- Pred ukončením schôdze si dohodnite dátum a čas nasledujúcej schôdze a požiadajte, aby každý výbor predložil správu o stave.
- 3Neodpájajte sa od procesu plánovania. Delegovali ste úlohy, aby ste sa nemuseli stratiť na konci nákupov v týchto oblastiach, ale musíte sa zúčastniť rozhodovacieho procesu - najmä pokiaľ ide o výber a nákup.
- Zapojte sa do všetkých výborov a zostaňte zodpovední za rozpočet.
- Pred nákupom sa uistite, že každý výbor znáša vaše náklady.
- Nechajte členov výboru, aby sa zaoberali maličkosťami, ale uistite sa, že vedia, že s vami budú konzultovať všetky väčšie rozhodnutia.
Dohodnite si stretnutie a prediskutujte program plánovania firemnej akcie. - 4Pravidelne organizujte následné stretnutia. Tieto stretnutia majte do dátumu fungovania spoločnosti. Zabezpečte, aby jedno z týchto stretnutí bolo na zvolenom mieste, aby sa všetky výbory mohli uistiť, že ich časť plánu funguje v spojení s podujatím ako celkom.
- Dekoračný tím napríklad potrebuje poznať veľkosť a štruktúru miesta konania, aby sa ubezpečil, že vyberie vhodné dekorácie, a zábavný výbor si musí miesto skontrolovať pred konečným rozhodnutím o výbere zábavy.
- Uistite sa, že každý dodržiava plán a ťahá svoju váhu. Buďte pripravení pomôcť s problémami a riešeniami rozhodovania.
- Skúste sa dohodnúť na dátume, čase a mieste, aby ste mohli pracovať na tom, aby ste sa o udalosti dozvedeli.
Časť 2 z 3: Plánovanie podrobností
- 1Určite obchodný účel akcie. Zvážte, aké ciele chcete organizovaním tejto akcie pre firmu dosiahnuť. Je účelom pritiahnuť viac klientov? Alebo je možno vašim cieľom vybudovať silnejšie vzťahy s obchodnými partnermi. Nech už je dôvod akýkoľvek, je dôležité, aby ste to mali na pamäti od začiatku, aby ste si tento cieľ mohli ponechať ako motivačný faktor pri každom rozhodovaní o udalosti.
- Cieľom vášho podnikania by malo byť niečo konkrétne a merateľné namiesto niečoho vágneho. Rozumným cieľom akcie môže byť napríklad zvýšenie podnikateľských investorov o 20%.
- 2Vyberte miesto konania. Toto je jeden z najdôležitejších krokov pri plánovaní akcie pre vašu spoločnosť, pretože miesto skutočne udá tón celej udalosti. Zoberte do úvahy rozsah vašej akcie - budú to len ľudia vo vašej malej kancelárii, alebo sa táto udalosť bude týkať širšieho zástupu podnikateľov?
- V závislosti od veľkosti a rozsahu akcie môžete hostiť na svojom pracovisku. Ak máte veľkú konferenčnú miestnosť, môže to byť nákladovo efektívny spôsob plánovania akcie.
- Ak však na túto udalosť pozývate veľa ľudí, mali by ste sa zamyslieť nad rezerváciou konferenčného centra alebo centra udalostí. Mnoho hotelov má tieto druhy miest k dispozícii na rezerváciu.
- Zvážte akustiku miestnosti. Ak budete mať veľkú skupinu, pravdepodobne budete potrebovať mikrofón na reproduktor a nechcete, aby sa zvuk kvôli nízkej zvukovej akustike strašne ozýval.
- Zaistite, aby miesto konania zodpovedalo vášmu rozpočtu na akciu, a zároveň dostatok peňazí na ďalšie výdavky.
- 3Zvážte, koľko ľudí pozvete. Keď si vyberiete miesto konania, budete musieť začať zvažovať, koho pozvať. Uistite sa, že nepozvete viac ľudí, ako sa miesto pohodlne zmestí. Nechcete, aby vaši hostia boli preplnení alebo nepríjemní.
- Zamestnanci miesta konania vám budú vedieť povedať, aká je maximálna obsadenosť miesta konania.
- Pri zvažovaní pozvania hostí nezabudnite na obchodný účel. Chcete pozvať ľudí, ktorí prispejú k úspešnému výsledku akcie a podporia vašu vec, nie ľudí, ktorí by mohli brániť tomuto cieľu.
- 4Naplánujte si občerstvenie. Keď viete, koľko ľudí pozvete, môžete začať plánovať jedlo. Musíte zistiť, aké jedlo chcete podávať a koľko z neho dostanete na akciu. Tieto úvahy do značnej miery závisia od toho, v akú dennú dobu sa vaša udalosť bude konať.
- Ak je napríklad vaša udalosť o 19.00 hod., Vaši hostia budú pravdepodobne očakávať, že im zaistíte jedlo, a pravdepodobne nebudú pred udalosťou večerať. V takom prípade budete musieť dodať predjedlo, niektoré strany a dezert, ako aj niektoré nápoje.
- Ak sa vaša udalosť začína o 8:00, bolo by dobré ponúknuť kávu a džús spolu s croissantmi alebo šiškami.
Informujte svojich kolegov z práce, že plánujete firemnú akciu a pozvite ľudí, aby vám pomohli s jej organizovaním. - 5Vyberte hlavného rečníka. Ak sa rozhodnete pozvať na svoju udalosť hlavného rečníka, uistite sa, že ktokoľvek si vyberiete, bude nejako súvisieť s vašim podnikaním, vašim výrobkom, ideológiou vašej spoločnosti alebo účelom tejto akcie.
- Uistite sa, že náklady na rečníka sú v rámci rozpočtu vašej akcie.
- Skúste hovoriť priamo s niekoľkými možnosťami pre hlavných rečníkov, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, ktorý by bol pre vašu udalosť najvhodnejší.
- 6Stanovte si rozpočet na udalosť. Aby ste ušetrili na rozpočet akcie, musíte zhodnotiť, koľko peňazí môžete minúť, a odpočítať značný núdzový fond. Potom je zvyšok to, čo musíte na akciu minúť.
- Žiadna udalosť nepôjde 100% hladko. Obvykle dôjde k menšej (alebo veľkej!) Nehode, ktorá nakoniec stojí ďalšie nečakané peniaze. Je dôležité vopred to naplánovať a byť pripravení so záložným núdzovým fondom.
- V závislosti od veľkosti akcie sa pohotovostný fond môže pohybovať od niekoľko stoviek dolárov do niekoľko tisíc dolárov.
ODBORNÁ TIPNáš odborník súhlasí: Keď sa rozhodujete o rozpočte na firemnú akciu, zvážte návratnosť, ktorú by ste mohli dostať. Ak napríklad plánujete pozvať prominentných VIP, ktorí by mohli prípadne podpísať miliónovú zmluvu, vynaloženie 14900€ na akciu môže byť skutočne veľmi dobrá investícia.
- 7Získajte sponzorov na akciu. Aby ste na svoju firemnú akciu prilákali firemných sponzorov, musíte predložiť žiadosť o návrh, ktorá vzbudí ich záujem. Sponzorovanie vašej akcie musí byť pre sponzora nejakým spôsobom prospešné - bude to mať pre ich organizáciu väčšiu medializáciu.
- Váš návrh by mal obsahovať dôvody, prečo by mali sponzorovať vašu udalosť, demografické údaje o udalosti/organizácii, skutočné sumy v dolároch, ktoré požadujete,
Časť 3 z 3: dopracovanie podrobností
- 1Propagovať udalosť. Ak chcete dosiahnuť požadovanú účasť na svojom podujatí, môžete zvážiť jeho propagáciu na sociálnych médiách. Môžete vytvoriť udalosť na Facebooku a pozvať ľudí týmto spôsobom. Môžete o tom tiež tweetovať z účtu spoločnosti Twitter. To všetko sú skvelé spôsoby, ako propagovať nadchádzajúcu udalosť vašej spoločnosti.
- 2Pozvánky s rsvps posielajte najmenej mesiac vopred. Uistite sa, že máte výbor pre pozvánky a odpovede, a navrhnite im, aby vytvorili tabuľku s informáciami o zozname hostí.
- To vám umožní mať prehľad o tom, kto sa plánuje zúčastniť, a získať počet zamestnancov pre veci, ktoré budete musieť naplánovať - napríklad koľko občerstvenia alebo firemného lupa k nákupu na akciu.
Toto je jeden z najdôležitejších krokov pri plánovaní akcie pre vašu spoločnosť, pretože miesto skutočne udá tón celej udalosti. - 3Urobte si záverečné stretnutie. Na tejto schôdzi by ste si mali prečítať všetky rozhodnutia výboru, zoznam hostí a požiadavky na rozpočet. Nájdite si čas a vyžehlite všetky posledné detaily.
- Nezabudnite do akcie zahrnúť čas na vytváranie sietí, pretože je to veľmi dôležitý aspekt firemných akcií.
- 4Podľa toho sa správajte k sponzorom. Sponzori sú ľudia, ktorí umožnili vašu akciu, takže s nimi budete musieť zaobchádzať primerane. To znamená prípadne ich pozvať na akciu, zabezpečiť im príjemný čas, keď sú tam, a poskytnúť im prístup do prvého radu ku všetkému, čo sa na podujatí deje. Na podujatí budete musieť aj verejne poďakovať svojim sponzorom.
- Tiež by ste mohli chcieť po podujatí zorganizovať kontrolné stretnutie sponzora, aby ste prediskutovali, ako udalosť prebiehala, čo by sa v budúcnosti dalo urobiť inak.
- 5Ďakujem tým, ktorí pomohli pri organizácii akcie. Nezabudnite poďakovať všetkým dobrovoľníkom za pomoc pri organizovaní firemného stretnutia. Napíšte osobné karty uznávajúce ich jednotlivé príspevky. Je to dobrý spôsob, ako pomôcť spríjemniť celý proces plánovania.
- Prejavenie uznania bude s najväčšou pravdepodobnosťou motivovať vašich pomocníkov, aby vám v budúcnosti opäť pomohli.
- Zaistite, aby bol proces plánovania zábavný. Ak sa vaši dobrovoľníci cítia pod tlakom alebo šéfom, nemusia vám v budúcnosti znova pomôcť.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť systém zásob?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
