Ako napísať program rokovania?
Ak chcete napísať program schôdzky, začnite názvom, ktorý obsahuje tému schôdzky. Potom uveďte všetko, čo chcete na schôdzke pojednať, a pokúste sa formulovať body programu ako otázky, aby ste intrigovali členov tímu. Napríklad namiesto písania „Termíny projektu“ môžete napísať „Dajú sa termíny projektu posunúť vyššie, aby uspokojili rastúci dopyt?“ Vedľa každej témy agendy uveďte aj odhadovaný čas a informácie o tom, kto povedie diskusiu k tejto téme. Ak sa chcete dozvedieť, ako zabaliť a odoslať program schôdze, posuňte zobrazenie nadol!
Ak chcete napísať program schôdzky, začnite názvom, ktorý obsahuje tému schôdzky.
Nikto nemá rád stretnutie, ktoré sa ťahá bezúčelne. Ak máte na starosti vypracovanie programu, vyhnite sa tomuto scenáru tak, že napíšete jasný program, určíte, čím sa budete zaoberať a ako dlho sa budete jednotlivých témam venovať. Vytvorením plánu a podrobným sledovaním dosiahnete viac a nebudete strácať drahocenný čas svojich kolegov.
1. časť z 3: práca na základnom pláne
- 1Vyžiadajte si informácie od svojich kolegov. Ľudia sa budú viac zúčastňovať na stretnutí, ak budú mať slovo v programe. Požiadajte o návrhy, čo zahrnúť, a skúste niektoré z nich zaradiť do svojho programu.
- Môžete poslať e-mail vopred alebo navštíviť jednotlivo ľudí.
- Uistite sa, že to urobíte najmenej 6 - 7 dní vopred, aby mali členovia vášho tímu možnosť prispieť. Program chcete dokončiť 3-4 dni pred schôdzou.
- 2Stanovte si svoj hlavný cieľ alebo ciele. Stretnutie by malo mať definovaný účel, napríklad rozhodovanie, zdieľanie informácií, plánovanie budúcnosti alebo podávanie správ o pokroku. Inak by ste sa nemali stretávať na prvom mieste.
- Stretnutie môže mať viac ako jeden cieľ. Možno budete napríklad chcieť zdieľať správy o pokroku, ktoré vám pomôžu pri rozhodovaní o budúcnosti.
- 3Zamerajte sa na problémy, ktoré sa týkajú nielen pár ľudí. Ak by sa položka vášho programu dala vyriešiť stretnutím medzi dvoma ľuďmi, nechajte ju vypnutú. Namiesto toho využite svoj drahocenný čas na stretnutie a venujte sa problémom, ktoré musia všetci zvážiť.
- Ak sa napríklad potrebujete s ďalšou osobou spojiť v súvislosti s novým projektom, vytvorte pre to samostatné stretnutie.
- Ak vyčerpáte drahocenný čas na stretnutie pre problém, ktorý je riešiteľný niekoľkými ľuďmi, iní budú mať pocit, že strácate čas. Navyše je ťažké naplánovať stretnutia s veľkým počtom ľudí, takže využite túto príležitosť.
- 4Zúžte zoznam položiek agendy na to, čo chcete zahrnúť. Stanovte prioritu tomu, čo je najdôležitejšie urobiť na tomto stretnutí. Možno nebudete môcť pokryť všetko, takže sa držte toho najdôležitejšieho.
- Možno máte napríklad „rokovania o termínoch projektu “, „správy o pokroku“, „nové projekty“ a „brainstorming“. Môžete sa rozhodnúť, že na tomto stretnutí nemáte čas na brainstorming.
- Možno budete musieť naplánovať menšie stretnutia, aby ste pomohli dokončiť veci, ktoré spadajú z vašej hlavnej agendy veľkého stretnutia.
- 5Najdôležitejšie témy si naplánujte ako prvé. Pri plánovaní stretnutí je zvyčajne dobrou politikou predbežne načítať program najdôležitejšími témami. To zaručuje, že každý bude schopný diskutovať o týchto dôležitých témach, keď bude na začiatku stretnutia najostrejší a najmenej unavený.
- Napríklad budete možno chcieť dať položky rozhodovania pred správy o pokroku (pokiaľ nepotrebujete počuť správy o pokroku, aby ste mohli urobiť rozhodnutie).
- Navyše, ak je potrebné schôdzku ukončiť skôr alebo ak niektorí účastníci musia odísť skôr, ako sa skončí, už ste diskutovali o najdôležitejších témach.
- 6Zmapujte, koľko času bude každá položka trvať. Aj keď nemôžete s istotou vedieť, ako dlho bude každá položka trvať, potrebujete všeobecnú predstavu. Majte na pamäti, aké je stretnutie dlhé a koľko tém musíte prebrať. Pokúste sa venovať viac času najdôležitejším témam.
- Napríklad možno dáte 30 minút na správy o pokroku, 10 minút na diskusiu a 10 minút na hlasovanie o nových termínoch.
- Ak nemáte stanovené časy pre témy, nedostanete sa cez svoju agendu. Pomyslite na načasovanie pred schôdzou, pretože sa môžete rozhodnúť, že v stanovenom čase nemôžete pokryť všetko, čo chcete.
- Faktor počtu ľudí zúčastňujúcich sa na vašom stretnutí pri určovaní časových prírastkov. Ak máte 15 ľudí a téme venujete 15 minút, znamená to, že každý človek môže hovoriť iba necelú minútu. Aj keď nehovorí každý, môže to byť tesné.
Ako môžem napísať program pre trojdňovú pracovnú návštevu pobočky?
2. časť z 3: príprava programu
- 1Začnite názvom svojej agendy a schôdzky. Váš názov by mal čitateľovi povedať, že číta program. Mal by tiež predstaviť tému stretnutia. Ak ste sa rozhodli, umiestnite svoj názov na hornú časť prázdneho dokumentu. Udržujte svoj názov jednoduchý a k veci.
- Váš názov môže byť napríklad „Program schôdze z júla: Diskusia o nových nápadoch na projekt“ alebo „Program schôdze z augusta 2019: Posunutie termínov projektu nahor“.
- Držte sa obyčajného obchodného písma, napríklad Times New Roman alebo Calibri.
- 2Na stretnutí si vyhraďte čas na pozdravy a privítanie. Táto časť stretnutia dáva ľuďom príležitosť pozdraviť sa. Je to tiež priestor pre vás alebo ostatných vedúcich stretnutí, aby ste otvorili schôdzu a diskutovali o hlavných bodoch, ktorým sa budete venovať.
- Môžete tiež použiť ľadoborec, ak je na stretnutí veľa ľudí, ktorí sa navzájom nepoznajú.
- Ak píšete program pre veľké stretnutie, povedzme na konferencii, čas potrebný na túto časť môže byť značný. Na schôdzke v malej kancelárii môže táto časť trvať iba pár minút.
- Na začiatku môžete tiež nechať priestor na zmeny v agende.
- 3Položky svojej agendy formulujte ako otázky, aby ste intrigovali členov svojho tímu. Ak na program dáte iba pár slov, môže to spôsobiť, že vaši kolegovia budú zmätení. Otázka pomôže poskytnúť kontext, a to im dáva možnosť dopredu premýšľať o tom.
- Napríklad namiesto písania „Termíny projektu“ môžete napísať „Dajú sa termíny projektu posunúť vyššie, aby uspokojili rastúci dopyt?“
- V prípade potreby pridajte pod otázku krátky popis.
- 4Píšte v odhadovanom čase vedľa každej témy programu. Aj keď nevyhnutne nemusíte uvádzať časy, môže to ľuďom pomôcť pripraviť sa. Umožní im to napríklad požadovať v prípade potreby viac času.
- Ľuďom tiež dáva možnosť skrátiť si poznámky, ak je načasovanie krátke.
- 5Vytvorte proces pre každú položku v zozname. Tento proces stanovuje, ako budete pristupovať ku každému bodu programu. Napríklad, ak hovoríte o posúvaní termínov projektu, každý človek príde na tému z iného bodu procesu. Zavedením procesu získate všetkých na jednej stránke.
- Povedzme napríklad, že položka programu je: „Je možné posunúť termíny projektu tak, aby vyhovovali rastúcemu dopytu?“ Váš proces môže byť „10 minút na diskusiu o aktuálnom pokroku. 15 minút na stanovenie toho, čo by trvalo zvýšenie produktivity. 10 minút na zváženie kladov a záporov. 5 minút na hlasovanie o tom, či by sa mali termíny posunúť nahor.“
- 6Zistite, kto povedie každú časť programu. Všimnite si, kto bude viesť každú časť stretnutia. Nenechajte to človeka prekvapiť. Mali by ste to vypracovať vopred a potom to napísať do programu.
- Ak vediete celé stretnutie, môžete si to všimnúť v hornej časti programu.
- 7V rozvrhu prideľte čas všetkým špeciálnym hosťom. Ak na vaše stretnutie prichádzajú hostia, aby diskutovali o dôležitých témach, mali by ste týmto ľuďom venovať veľkú časť času na stretnutie. Naplánujte si, že každému hosťovi priradíte jeden záznam do programu, a to aj v prípade, že má viac ako jednu tému diskusie. Týmto spôsobom si bude môcť usporiadať svoje témy tak, ako uznajú za vhodné.
- Najlepšie je kontaktovať hostí vopred, aby ste zistili, koľko času každý z nich bude potrebovať na svoju diskusnú tému. To pomáha predchádzať trápnym konfliktom pri plánovaní.
- 8Nechajte priestor pre ďalšie podnikanie. Táto časť programu by mala prísť na koniec. Iba vám dáva príležitosť opýtať sa ostatných, či je na schôdzi potrebné riešiť niečo iné. Navyše dáva členom šancu vrátiť sa k niečomu, čo možno dostalo skôr glosáciu.
- Keď ich zaradíte do programu, dá členom vedieť, že budú mať šancu prispieť, aj keď to, o čom musia hovoriť, nie je predmetom vašej agendy.
- V tejto časti môžete tiež uviesť čas na otázky a odpovede.
Ak by sa položka vášho programu dala vyriešiť stretnutím medzi dvoma ľuďmi, nechajte ju vypnutú.
Časť 3 z 3: Príprava programu
- 1Pridajte podrobnosti schôdze do programu. Uveďte čas, dátum a miesto stretnutia. Pridajte tiež mená všetkých, ktorí sa zúčastnia schôdzky. Ľudia tak budú vopred vedieť, s kým sa budú môcť spojiť, kým tam budú.
- Je tiež dobré zahrnúť ľudí, ktorí by tam boli, ale nemôžu prísť na toto stretnutie. Ujasnite si, že sa nebudú môcť zúčastniť.
- Ak sa na stretnutí zúčastňujú ľudia, ktorí nie sú oboznámení s vašou oblasťou, uveďte mapu alebo pokyny.
- 2Poznačte si všetky práce, ktoré je potrebné na schôdzke urobiť. Možno je niečo, čo vaši kolegovia musia prečítať vopred, alebo možno potrebujú hľadať riešenia. Môžete tiež chcieť, aby premýšľali o určitých problémoch.
- Vytvorte priestor v spodnej časti programu. Nechajte vyniknúť tučným písmom alebo zvýraznením, aby ho účastníci videli.
- 3Pred jej distribúciou skontrolujte chyby v programe. Pretože niektorí účastníci sa môžu nakoniec veľmi spoliehať na program schôdze, je rozumné skontrolovať ich skôr, ako vykonajú chyby a úplnosť. To nie je len zdvorilosť pre účastníkov; pozitívne sa to odráža aj na vašej pozornosti k detailom a úcte, ktorú k nim máte.
- 4Program rozošlite 3-4 dni pred schôdzou. Umožniť svojim kolegom nahliadnuť do programu im dáva príležitosť pripraviť sa. Nechcete ho však vysielať príliš skoro, pretože sa stratí v náhodnom poradí.
- Pri väčších stretnutiach na konferenciách bude možno potrebné vyjsť s programom mesiace vopred.
Možno budete musieť naplánovať menšie stretnutia, aby ste pomohli dokončiť veci, ktoré spadajú z vašej hlavnej agendy veľkého stretnutia.
- Skúste použiť šablónu dodanú s textovým procesorom. Mnoho programov na spracovanie textu, napríklad Microsoft Office, Pages pre Mac atď., Má šablóny pre rôzne osobné a profesionálne dokumenty, ktoré môžu obsahovať program schôdzí. Tieto šablóny umožňujú rýchle a ľahké vytvorenie profesionálneho dokumentu.
- Ak má vaša spoločnosť osobitný formulár pre rokovania, použite tento formulár ako šablónu.
- Držte sa svojho harmonogramu programu, buďte však flexibilní. Dbajte na to, aby vaša schôdzka zostala v stanovenom termíne. Keď budete mať príležitosť, zdvorilo posuňte schôdzu vpred tým, že poviete napríklad: „Mali by sme prejsť na ďalšiu tému, ak sa chceme odtiaľto dostať včas.“
Prečítajte si tiež: Ako sa stať predajcom?
Otázky a odpovede
- Aké otázky môžem položiť svojej šéfke, keď ma žiada o stretnutie?Aký je účel stretnutia? Kto sa musí zúčastniť? V ktorý deň, čas a miesto sa bude stretnutie konať? Kto bude predsedať / napomáhať a kto bude robiť minúty? Aký je program stretnutia?
- Aká je typická veľkosť agendy?Typická veľkosť programu je 1 - 2 strany. Toto udrží stretnutie v časových obmedzeniach a ľudí, ktorí sa na ňom zúčastnia, nebude unavené čítaním dlhých programov. Dlhé programy budú mať tendenciu čitateľov nudiť a nebudú si prečítať celú knihu.
- Možno prediskutovať akýkoľvek obchod, ktorý nie je zahrnutý v programe schôdze?O tom sa zvyčajne diskutuje na otvorenom fóre, ktoré ako také môže byť zahrnuté do programu.
- Musí byť formát programu schôdze rovnaký ako formát zápisnice?Nie nevyhnutne, ale má zmysel pokúsiť sa dodržiavať rovnaký formát pre kontinuitu.
- Ako môžem napísať program pre trojdňovú pracovnú návštevu pobočky?Začnite s cieľmi svojej návštevy; kto sa musí zúčastniť; stanovené časy pre každú tému / hosťujúceho rečníka; a vopred pošlite návrh programu schôdze, aby ste sa uistili, že sa účastníci v danom čase môžu stretnúť.
- Som predsedom neziskovej rady, ale riaditeľ vždy stanoví program zasadnutia správnej rady. Nemal by prezident určovať program rokovania?Áno, prezident by mal stanoviť program rokovania správnej rady, ale mal by sa poradiť aj s riaditeľom. Rozhovor so svojím režisérom.
- Čo predstavuje „podnikanie vyplývajúce z zápisnice“?Diskusie / následné kroky z posledného stretnutia, ktoré je potrebné vyriešiť pred začiatkom nového stretnutia, tj. Podávanie správ o otázkach nastolených na poslednom stretnutí alebo poradenstvo skupine o prijatých opatreniach a finalizovaných záležitostiach.
- Ako začnem zápisnicu zo schôdze?Referencia Písanie firemných minút.
Nezodpovedané otázky
- Aký je názov pre príspevok, ktorý je v obehu a je možné o ňom v prípade potreby diskutovať?
- Aké sú príklady programov schôdzí?
Komentáre (18)
- Som dôstojníkom v historickej spoločnosti a mám prvé stretnutie so svojou kapitolou. Nebol som si istý, ako postupovať. Tieto tipy využijem pri vytváraní svojej prvej agendy a stretnutia.
- To mi pomohlo napísať prvý program stretnutia po výlete spolu so skupinou pre jazykové účely.
- Skutočne mi pomáha zostaviť si agendu efektívne a efektívne napísať. Ďakujem veľmi pekne.
- Pomohlo mi to štruktúrovať môj myšlienkový proces.
- Som vyšší stredoškolský učiteľ na Filipínach. Učím filipínske predmety v 12. ročníku a jednou z tém v našich učebných osnovách je to, ako písať program, spolu s písaním poznámok, zápismi zo schôdze, to všetko musí byť napísané v našom miestnom jazyku, filipínčine. Naozaj nemôžem nájsť lepší spôsob, ako predstaviť tieto lekcie svojej triede, kým znovu neobjavím tú tvoju. Znovuobjavené, pretože som videl a čítal vašu prezentáciu, ale mne to skĺzlo z mysle.
- Tento článok mi pomohol pripraviť sa na vytvorenie mojej prvej agendy schôdzky s kolegom a potenciálnym obchodným partnerom. V podstate mi to pomohlo vyzerať, akoby som vedel, o čom hovorím, takže vďaka, sprievodca!
- Tento článok je veľmi užitočný.
- Keď som vyhľadával informácie pomocou Googlu, očakával som, že budem presmerovaný na inú stránku alebo že budem mať iba úryvok, pokiaľ si nekúpim kompletné riešenie v krabici. Dostal som tu však presne to, čo som potreboval! Ďakujem!
- Dostal som veľmi vzrušujúce informácie a nápady, ktoré mi budú v budúcnosti veľmi užitočné.
- Teraz som prezidentom klubu a nikdy predtým som nepísal program. Bolo to také ľahké ako jazda na bicykli! Vďaka! Som si istý, že pôjdem na svoje prvé stretnutie.
- Vynikajúci, úžasný a ohromujúci článok. Veľmi mi to pomohlo.
- Pripravujem si koncoročné stretnutie, takže tento článok mi objasnil, ako nastavovať programy a prideľovať časové línie. Umožnilo mi to zostaviť komplexné programy, ktoré zahŕňajú nápady všetkých členov tímu.
- Dobré a ľahko pochopiteľné.
- Pomohlo mi to dokončiť zadanie včas.
- Tento článok je veľmi užitočný pri mojich skúškach, ako aj pri obchodných rokovaniach.
- Je to veľmi užitočné. Dobré, ľahko pochopiteľné a skutočne ma podporili pri písaní programu schôdze v mojej práci.
- Páči sa mi váš článok. Je to vynikajúce a ľahko pochopiteľné.
- Bol som informovaný počas svojich štúdií obchodnej komunikácie, ale po prečítaní vášho článku som oveľa exponovanejší a informovanejší. Vďaka miliónu sa cítim pri príprave tohto dokumentu oveľa istejšie.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
