Ako viesť schôdzu?
Aby ste predsedali schôdzi, uistite sa, že všetci rozumejú tomu, o čom sa diskutuje, poskytnutím krátkeho prehľadu o jednotlivých bodoch programu. Potom povzbuďte všetkých účastníkov k účasti tým, že požiadate o príspevky od menej hlasných členov a povedzte niečo ako „Myslím, že tu by boli užitočné skúsenosti pani Smithovej.“ Aj keď je vašou úlohou udržiavať diskusiu v pohybe a plniť úlohy, snažte sa vyhnúť kontrole všetkých aspektov stretnutia. Skôr ako sa presuniete k novým, pokúste sa vyriešiť akýkoľvek nedokončený obchod z posledného stretnutia. Ďalšie tipy, ako napríklad príprava programu, čítajte ďalej!
Pošlite svoju schôdzku pred samotným stretnutím - čím dôležitejšie je vaše stretnutie, tým skôr by ste ho mali poslať.
Obchodná práca, najmä v kancelárii, si vyžaduje určitú mieru spolupráce. Napríklad dôležité rozhodnutia často vyžadujú perspektívu viac ako jednej osoby a dôležitá práca musí často vyžadovať odborné znalosti viacerých ľudí. Stretnutia sú jedným zo spôsobov, ako vytvoriť štruktúrovanú a organizovanú spoluprácu, ale bez zmyslu pre účel alebo kontrolu môžu byť stretnutia ľahko prehnané a neefektívne. Vedieť, ako naplánovať, pripraviť a viesť schôdzku, ktorej predsedáte, môže zmeniť rozdiel medzi efektívnym a zbytočným stretnutím.
1. časť z 3: príprava stretnutia
- 1Prediskutujte nadchádzajúce stretnutie so svojimi účastníkmi. Keď sa dozviete, že budete predsedať nadchádzajúcemu stretnutiu, jednou z prvých vecí, ktoré by ste mali urobiť, je stráviť trochu času rozhovormi s ľuďmi, ktorí sa ho zúčastnia (najmä s vysokými alebo dôležitými ľuďmi). Opýtajte sa ich, či je na schôdzke niečo, o čom by chceli konkrétne diskutovať. Všímajte si ich odpovede a používajte ich ako pomôcku pri písaní programu.
- Požiadanie účastníkov o to, o čom by chceli diskutovať, je chytrý krok nielen preto, že uľahčuje písanie programu, ale aj preto, že ich zapojí do procesu schôdzky ešte predtým, ako sa vôbec začne. Ľudia sa schôdzí zúčastňujú s väčšou pravdepodobnosťou a venujú im pozornosť, ak vedia, že sa im bude venovať pozornosť.
- 2Napíš a distribuuj program. Program schôdze môže byť cenným nástrojom nielen pre predsedu schôdze, ale aj pre prítomných hostí. Programy rokovania obsahujú cenné informácie o stretnutí, ako napríklad kedy bude, kde sa bude konať a kto sa zúčastní. Najdôležitejšie je, že tiež načrtávajú všetky zamýšľané témy diskusie a umožňujú každému pripraviť sa. Pošlite svoju schôdzku pred samotným stretnutím - čím dôležitejšie je vaše stretnutie, tým skôr by ste ho mali poslať.
- Jedna vec, ktorú by vaša agenda mala určite obsahovať, je približný časový limit pre každú diskusnú tému. Ak si vopred naplánujete hrubý harmonogram, bude oveľa jednoduchšie udržať schôdzku na správnej ceste. Aj keď niektoré položky vo vašej agende môžu trvať dlho (a iné môžu byť krátke), vďaka harmonogramu je ľahšie tieto položky sledovať a podľa toho sa prispôsobiť.
- 3Preskúmajte témy diskusie a všetky predchádzajúce stretnutia. Ľudia, ktorí sa zúčastnia na vašom stretnutí, nemusia byť informovaní o všetkých témach, ktoré plánujete prediskutovať - niektorí sa možno nezúčastnili minulých stretnutí, iní na ne mohli jednoducho zabudnúť. Ako predsedajúca schôdze je dobré poznať doterajšiu históriu diskusií. Skúste sa porozprávať s ľuďmi, ktorí sa zúčastnili predchádzajúcich dôležitých stretnutí, aby ste sa dozvedeli akékoľvek dôležité nedokončené záležitosti, ktorým by ste sa na svojom stretnutí mali venovať. Môžete tiež požiadať o zápisnicu z minulých stretnutí od úradného záznamníka, ktorý vám pomôže s plánovaním.
- Zápisnica z predchádzajúcich stretnutí môže byť pre vás ako predsedu dôležitým zdrojom. Tieto sumarizujú diskusie a rozhodnutia, ktoré sa vyskytli na minulých stretnutiach, vďaka čomu je pomerne rýchle a ľahké sa dostať do tempa. Možno budete chcieť rozposlať svojim zamestnancom dôležité zápisnice zo schôdzky so svojím programom.
Ako predsedajúca schôdze je dobré poznať doterajšiu históriu diskusií. - 4Pripravte si priestor na schôdzky vopred. V deň schôdzky sa budete chcieť ubezpečiť, že miestnosť alebo miesto, v ktorom sa chcete stretnúť, sú čisté, prezentovateľné a pripravené na ubytovanie pre vašich účastníkov. Budete sa chcieť uistiť, že všetky technologické komponenty stretnutia (ako sú prezentácie, projektory, displeje atď.) Fungujú správne a sú úplne pripravené na použitie - technický slimák môže stratiť drahocenný čas a vyradiť vaše stretnutie z cesty.
- Ak používate elektronickú prezentáciu (napríklad PowerPoint atď.), Venujte chvíľu zoznámeniu sa s diaľkovým ovládaním alebo klikaním, ktoré budete používať na prechádzanie svojich snímok. Nechcete strácať čas tápaním s ovládacími prvkami, keď by ste mohli diskutovať o dôležitých veciach.
2. časť z 3: pôsobenie ako predseda počas schôdze
- 1Na objednávku zavolajte na schôdzu. Keď schôdza dosiahne plánovaný čas začiatku a sú prítomní všetci účastníci (alebo aspoň všetci dôležití), upriamte pozornosť všetkých v miestnosti. Predstavte sa ako predseda a uveďte účel stretnutia. Stanovte zamýšľaný časový rámec pre schôdzku tým, že budete všetkých informovať o konečnom čase, na ktorý fotografujete - môžete bežať dlhý alebo krátky čas, ale uvedenie plánovaného časového limitu v predstihu vám pomôže udržať schôdzku na správnej ceste. Ak niektorí z účastníkov nie sú navzájom známi, venujte chvíľu krátkemu hovoru a predstavte dôležitých účastníkov.
- Upozorňujeme, že niektoré podniky a organizácie majú prísne a upravené postupy pri otváraní a vedení schôdzky. Napríklad Európska federácia zamestnancov štátu, krajov a obcí (AFSCME) používa systém s názvom Robert 's Order of Order, ktorý zahŕňa zvolanie schôdze na objednávku buchnutím kladiva a veľmi špecifické pravidlá uvádzania a podávania návrhov.
- 2Zhrňte príslušné body z predchádzajúcich stretnutí. Na začiatku stretnutí, ktoré sú súčasťou dlhého, prebiehajúceho projektu, budete chcieť všetkých účastníkov stručne upozorniť na doterajší stav projektu rýchlym zhrnutím všetkých relevantných udalostí alebo rozhodnutí z predchádzajúcich stretnutí. Nie každý účastník môže mať také vedomosti o diskusných témach ako vy, takže rýchle priblíženie každého môže viesť k dosiahnutiu efektívneho a efektívneho stretnutia.
- Namiesto sumarizácie predchádzajúcich stretnutí si môžete vyžiadať od úradného pisára alebo záznamníka, aby prečítal zápisnice z predchádzajúcich stretnutí, aby bolo zhrnutie formálne.
- Môžete tiež zvážiť prečítanie akejkoľvek dôležitej korešpondencie alebo komunikácie, ktoré sa vyskytli od predchádzajúceho stretnutia.
- Upozorňujeme, že ak účastníkom poskytnete kópie zápisnice / korešpondencie, hlasné čítanie sa spravidla nevyžaduje.
- 3Umožnite dôležitým účastníkom podať správu o stave veci. Ďalej umožnite ľuďom s príslušnými znalosťami informovať zhromaždenie o novom alebo najnovšom vývoji, ktorý nastal od posledného stretnutia. Môže to byť prakticky čokoľvek - napríklad tu môžete riešiť nové problémy, ktorým čelí vaše podnikanie alebo organizácia, personálne zmeny, vývoj projektu a zmeny stratégie. Účastníci stretnutia budú tiež chcieť počuť o výsledkoch akýchkoľvek konkrétnych akcií, ktoré boli prijaté na základe rozhodnutí prijatých na poslednej schôdzi.
- 4Riešte všetky neukončené záležitosti. Ak zostanú nevyriešené problémy alebo nebudú prijaté rozhodnutia z posledného stretnutia, snažte sa ich vyriešiť skôr, ako prejdete k novým problémom. Čím dlhšie sa staré problémy odkladajú, tým menej bude chcieť za ne každý účastník prevziať zodpovednosť. Pokúste sa preto počas schôdzky zistiť a vyriešiť všetky pretrvávajúce nedokončené záležitosti. Nedokončené záležitosti sa zvyčajne v zápisniciach z predchádzajúcich stretnutí označujú ako „nerozhodnuté“ alebo „predložené na budúcu diskusiu“.
- V závislosti na kultúre a pravidlách, v ktorých pracujete, môže mať vaša firma alebo organizácia špecifické postupy na prijatie rozhodnutia - napríklad môže byť jednoducho potrebné, aby účastníci stretnutia dosiahli konsenzus väčšiny, alebo môže byť poverená vybraná skupina vysoko postavených jednotlivcov. so všetkým rozhodovaním.
- Upozorňujeme, že niektoré veci sú medzi schôdzkami príliš veľké na dokončenie. Nemusíte sa nevyhnutne zaoberať pokrokom v dlhodobých projektoch, ktoré ešte nie sú ukončené. Mali by ste však vyvíjať rozhodnutia alebo projekty, v ktorých sa vyžaduje súčasná činnosť.
Aby ste predsedali schôdzi, uistite sa, že všetci rozumejú tomu, o čom sa diskutuje, poskytnutím krátkeho prehľadu o jednotlivých bodoch programu. - 5Oslovte akékoľvek nové podnikanie. Ďalej vyvolajte nové problémy, obavy a problémy, o ktorých je potrebné diskutovať. Mali by to byť veci, ktoré prirodzene pochádzajú z vývoja, ktorý nastal medzi akýmikoľvek predchádzajúcimi stretnutiami a súčasnosťou. Pokúste sa od účastníkov získať konkrétne a jednoznačné rozhodnutia - čím viac položiek ponecháte nerozhodnutých, tým viac nedokončených vecí budete musieť vyvolať na nasledujúcom stretnutí.
- 6Zhrňte závery stretnutia. Keď ste sa venovali všetkým minulým i súčasným obchodným záležitostiam, venujte chvíľu zhrnutiu záverov stretnutia pre všetkých zúčastnených. Zhrňte výsledky všetkých prijatých rozhodnutí a v prípade potreby popíšte konkrétne kroky, ktoré sa od účastníkov očakávajú pred nasledujúcou schôdzou.
- Tento krok je zásadný - je to vaša posledná šanca, aby ste sa ubezpečili, že všetci opustia schôdzu a vedia presne, kde sú vaše projekty a čo sa od nich očakáva.
- 7Na záver položte základy ďalšej schôdzky. Na záver povedzte všetkým, čo môžu očakávať na nasledujúcom stretnutí, a ak ste to už začali plánovať, povedzte im, kedy a kde to môžu očakávať. To pomáha účastníkom poskytnúť pocit kontinuity od jedného dôležitého projektu alebo rozhodnutia k nasledujúcemu a poskytuje im časový rámec pre postup alebo splnenie zadaných úloh.
- Všimnite si, že nemusíte nutne musí plánovať ďalšie stretnutie, ak ste riešiť všetky minulé a súčasné podnikanie si aktuálnu. Ak je však dosť nedokončených vecí, ktoré by zaručili budúcu diskusiu, alebo čakáte, ako sa určité projekty vyvinú, je to pravdepodobne dobrý nápad.
3. časť z 3: efektívne vedenie stretnutia
- 1Viesť diskusiu, ale nedominovať v nej. Jednou z vašich úloh ako predsedu schôdzky je udržiavať diskusiu v pohybe a plniť úlohy. Vašou úlohou nie je ponúkať názory na všetky problémy alebo viesť diskusiu presne. Majte určitú flexibilitu. Umožnite ostatným účastníkom voľne hovoriť a umožnite vznik nových tém diskusie, aj keď nie sú na programe rokovania. Možno zistíte, že musíte jemne ukončiť alebo zmeniť určité témy rozhovoru, aby ste diskusiu udržali na správnej ceste, ale nemali by ste mať pocit, že musíte ovládať všetky aspekty stretnutia. Je to koniec koncov proces spolupráce.
- Postupom schôdzky sledujte svoj program. Ak zaostávate, možno budete musieť niektoré témy diskusie preskočiť alebo ich v záujme času predložiť na neskôr. Nebojte sa to urobiť, ak sú témy, o ktorých sa diskutuje, veľmi dôležité.
- 2Podporte všetkých účastníkov v účasti. Ako predseda schôdzky je vašou úlohou zabezpečiť otvorenú a produktívnu diskusiu. Ak si všimnete, že niektorí účastníci, ktorí môžu mať vedomosti týkajúce sa danej problematiky, sa neotvárajú v skupine, povzbuďte ich, aby hovorili. Nemusíte ich vyzývať ani priamo volať - stačí povedať niečo v duchu slova „Myslím, že tu by boli užitočné odborné znalosti pani Smithovej“. Je to skvelý spôsob, ako zapojiť menej aktívnych členov stretnutia.
Skúste sa porozprávať s ľuďmi, ktorí sa zúčastnili predchádzajúcich dôležitých stretnutí, aby ste sa dozvedeli akékoľvek dôležité nedokončené záležitosti, ktorým by ste sa na svojom stretnutí mali venovať. - 3Uistite sa, že všetci rozumejú tomu, o čom sa diskutuje. Môže byť ťažké zapamätať si, že nie každý, kto sa zúčastňuje stretnutia, má v oblasti diskusie rovnaké skúsenosti alebo vedomosti. Ak sa chcete ubezpečiť, že všetci, ktorí sa zúčastňujú schôdzky, strávili svoj čas múdro, možno budete chcieť využiť príležitosť a pri príchode stručne zjednodušiť zložité problémy alebo témy. Menej informovaní účastníci to nepochybne ocenia.
- 4Neignorujte ťažké alebo nepríjemné otázky. Ak ich kompetentný predseda nedrží pod kontrolou, stretnutia môžu byť pozoruhodne neproduktívne. Snažte sa zabezpečiť, aby bol vyriešený každý dôležitý problém, o ktorom ste diskutovali. Nedovoľte, aby sa účastníci obviňovali z viny, alebo aby ste ponúkali neurčité výhovorky za problémy, ktoré neboli vyriešené. Pokúste sa presne určiť a získať odpovede na problémy, ktoré nikto nechce riešiť. Aj keď to nie je nevyhnutne to, čo bude chcieť každý účastník, tieto nepríjemné otázky sú presne tie, na ktoré je potrebné odpovedať najviac, aby bolo stretnutie čo najefektívnejšie.
- Uistite sa, že sú zaznamenané dôležité rozhodnutia (ak máte oficiálnych strážcov záznamov alebo záznamov o minútach, zverte im túto úlohu). Ak sa chystáte ťažko položiť náročné otázky, budete sa chcieť ubezpečiť, že odpovede, ktoré dostanete, sú dobre zdokumentované.
- 5Sledujte svoj čas. Existuje dôvod, prečo majú stretnutia zlú povesť - pre mnohých sa považujú za vážnu stratu času. Ak chcete zabrániť tomu, aby vaša schôdzka trvala dlho, udržujte diskusiu v pohybe pomocou svojej sily ako predsedu. Nebojte sa predložiť určité nedôležité problémy alebo rozhovory až neskôr, ak sa zdá, že vaša schôdzka trvá dlhšie, ako ste čakali. Buďte pripravení a ochotní za pochodu upraviť svoj rozvrh, aby ste sa uistili, že žiaden z drahocenných časov vašich účastníkov nebude zbytočne premrhaný.
Prečítajte si tiež: Ako začať podnikať bez peňazí?
Otázky a odpovede
- Môžu byť zápisnice z 2 schôdzí schválené návrhom?Áno, môžu byť, ak už diskusie o konkrétnej téme prebehli a je čas nad nimi rozhodnúť. Potom ho môžete získať schválením prostredníctvom návrhu.
- Aký je postup, ako postupovať pri návrhu predloženom od podlahy?1. Ďakujem moderátorke. 2. Posuňte návrh na účastníkov. 3. Spýtajte sa, či má niekto z účastníkov pohľad na pohyb. 4. Požiadajte tých, ktorí návrh podporujú. 5. Požiadajte o opačné názory. 6. Zaujmite pozíciu a vysvetlite, prečo ste pozíciu zaujali.
- Akými slovami by mal predseda začať schôdzku?Dobré ráno / popoludnie - Stretnutie _____ bude teraz na objednávku. Predstavte úradníkov a hostí a ospravedlňte sa za kohokoľvek, kto sa nemôže zúčastniť stretnutia.
- Môže predseda podať návrh počas schôdze?Absolútne, ale môže byť dobré uviesť váš návrh vo forme otázky, ak ste jeho predsedom - ostatní sa tak môžu odraziť od vášho nápadu. Uistite sa, že vaše doplnky udržujú konverzáciu sústredenú a smerovanú k požadovanému cieľu.
- Čo by malo predseda povedať, keď schôdza ustupuje?Možno: „Dámy a páni, zdá sa, že sme sa dostali z cesty. Vráťme sa k dôvodu, prečo sme tu.“
- Čo robiť, ak sa schôdzka zahreje alebo sa vymkne spod kontroly?Snažte sa všetkých upokojiť a oddýchnite si. Potom začnite znova témou v zmiernenej verzii, aby sa schôdza znovu nezohriala.
Nezodpovedané otázky
- Ak predsedajúci nemá záujem o zasadnutia správnej rady, ako môže reagovať, aby sa mu venovala väčšia pozornosť?
Komentáre (16)
- Váš článok je skutočne vynikajúci na prečítanie a sledovanie. Veľkou výhodou je, že je zadarmo! Naozaj si toho vážim.
- Zistil som, že to bola veľká pomoc, ďakujem pekne.
- Vynikajúca informácia - zjednodušená a do bodky vysvetlená.
- Prechádzam postup na stretnutia a postup s našou cirkevnou skupinou a potrebujem to oprášiť. Toto mi veľmi pomohlo.
- Veľmi mi to pomohlo a som veľmi rád, že sa učím, ďakujem.
- Budem predsedať môjmu prvému stretnutiu ako predseda HOA, takže ďakujem. Dostal som užitočné informácie, aj keď bol sprievodca viac firemne a projektovo zameraný.
- Vždy som chcel viesť schôdze a to, čo som si prečítal, mi tak veľmi pomáha.
- Skvelý článok - odovzdáme ho niekomu, kto sa učí!
- Naozaj to pomáha, pretože poskytuje rozumné body s vysvetleniami.
- Veľmi ľahko pochopiteľné.
- Páčila sa mi štruktúra a poriadok, ktoré táto rada prináša na schôdzky.
- Článok bol veľmi nápomocný. Krátke a k veci. Zdĺhavé veci môžu byť komplikované a človek stratí podstatu.
- Tento článok mi pomohol usporiadať si myšlienky, čo sa týka vedenia stretnutí. Vedel som niekoľko spomenutých vecí, ale článok bol skutočne informačný. Teraz som si viac istý svojou schopnosťou viesť schôdze!
- Veľmi užitočný článok. Pred prečítaním som viedol mnoho stretnutí. Bol som rád, že som našiel štruktúru, ktorú som predtým používal, a osviežil si pamäť o najlepšom spôsobe vedenia efektívnych stretnutí, najmä príprave, ktorá bola vždy tou časťou, ktorá sa mi páči najviac.
- Veľmi mi pomohlo porozumieť problémom a tomu, ako pristupovať k programom atď.
- bolo to dosť pôsobivé.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
