Ako písať firemné zápisnice?
Môžete napríklad napísať: „Ďalšie stretnutie bolo naplánované na 1. júla 2016, čas a miesto sa určí.
Firemné zápisnice sú často vyžadované zákonom. Mnoho štátov požaduje, aby spoločnosti a iné podnikateľské subjekty spísali zápisnice zo schôdzí akcionárov alebo riaditeľov. Firemné zápisnice môžu byť tiež kľúčové v niektorých súdnych sporoch, najmä ak sú riaditelia žalovaní za svoje obchodné rozhodnutia. Ak chcete správne písať zápisnice, musíte si počas schôdze urobiť podrobné poznámky. Potom by ste si mali čo najskôr sadnúť a spísať zápisnicu. Skôr ako bude zápisnica právoplatná, bude ju pravdepodobne musieť správna rada schváliť.
1. časť z 3: robenie poznámok počas stretnutia
- 1Všimnite si podrobnosti o stretnutí. Predtým, ako sa vydáte na schôdzu, môžete si napísať požadované podrobnosti o schôdzi, ktoré musíte zahrnúť do zadanej zápisnice. Všimnite si nasledujúce:
- celé meno vašej spoločnosti
- dátum a čas schôdze
- miesto stretnutia
- 2Napíšte, kto sa zúčastní. Budete potrebovať úplný zoznam ľudí, ktorí sa zúčastňujú schôdze. Zapíšte si aj tých členov, ktorí nie sú prítomní. Zahrňte všetkých pozvaných hostí alebo konzultantov.
- Všimnite si všetkých neskorých príchodov alebo času, kedy niekto odchádza zo schôdze skôr.
- Napíšte tiež, kto vedie schôdzu a či bolo prítomné uznášaniaschopné.
- 3Zaznamenajte si účel stretnutia. Existuje mnoho dôvodov, prečo budete mať stretnutie. Niektoré z bežnejších dôvodov sú nasledujúce:
- výročná schôdza pre riaditeľov a akcionárov
- stretnutie s cieľom určiť prijatie zamestnancov
- schôdze, na ktorej sa bude rokovať o kompenzácii
- oznámenie nových dôstojníkov
- vydať zásoby
- diskusia o finančnej aktivite, ako je napríklad nová banka alebo úverový rámec
- 4Všimnite si, či boli prijaté predchádzajúce zápisnice. Všeobecne platí, že prvým bodom programu bude prijatie zápisnice z predchádzajúceho zasadnutia. Mali ste ich distribuovať vopred všetkým. Zapíšte hlasovanie.
- Ak niekto namieta proti zápisnici, môže dôjsť k diskusii. Ak potrebujete vykonať revíziu, všimnite si, čo musíte zmeniť.
Aby ste správne písali zápisnice, musíte si počas schôdzky robiť podrobné poznámky. - 5Robte si poznámky o diskusii k bodom programu. Podniková zápisnica by mala tiež obsahovať zhrnutie diskusie o každom bode programu. Pri zapisovaní toho, čo ľudia hovoria, si musíte starostlivo vybrať svoje slová. Chcete byť presní, tak počúvajte pozorne.
- Vyhnite sa pokusu o stiahnutie prepisu od slova do slova. Niekto môže napríklad päť minút tvrdiť, že navrhovaná politika je pre firmu nesprávna. Stačí poznamenať, že s politikou nesúhlasili, a stručne určiť dôvod.
- Všimnite si, aké dokumenty si návštevníci prezerajú. Zapíšte si názov dokumentu a jeho dátum. Tiež by ste mali mať kópiu dokumentu, ktorý sa pripojiť k zápisu.
- 6Zaznamenajte hlasovanie o bodoch. Ak schôdza zahŕňa hlasovanie o bodoch programu, zápisnica musí odrážať hlasovanie. Všimnite si tiež zdržania sa hlasovania (ľudia, ktorí odmietli voliť).
- Všeobecne platí, že väčšina uznesení bude prijatých jednomyseľne. Mali by ste si však všimnúť mená všetkých nesúhlasiacich.
- Môžete napríklad napísať: „Uznesenie bolo prijaté. Disent: Jones. Zdržal sa: Mathers, Johnson.“
- 7Zaznamenajte odročenie. Zapíšte si čas, kedy ho osoba riadiaca schôdzu prerušila. Ak členovia diskutovali o tom, kedy sa bude konať nasledujúce stretnutie, všimnite si tiež tieto informácie.
- Môžete napríklad napísať: „Ďalšie stretnutie bolo naplánované na 1. júla 2016, čas a miesto sa určí. Schôdza bola prerušená o 18:16.“
Časť 2 z 3: Napíšte si minúty
- 1Napíšte zápisnicu čo najskôr. Možno ste si počas sedenia na schôdzi urobili ručne písané poznámky. Aj keď ste napísali poznámky, mohli ste zachytiť iba útržky viet. Čo najskôr si sadnite a napíšte úplnejšie minúty.
- Nezabudnite používať štandardnú gramatiku a úplné vety. Prijateľné je napríklad „pán Smith namietal voči novému úverovému rámcu“. „Smith no on credit“ nie je.
- Online sú k dispozícii šablóny firemných stretnutí. Možno by ste sa na ne mali pozrieť, ak potrebujete pomôcť pri zisťovaní, ako si usporiadať zápisnice.
- 2Zistite, kedy sa schôdza konala. V hornej časti stránky uveďte, kde, kedy a kto sa zúčastnil alebo neprítomný. Všimnite si tiež všetkých hostí a tých, ktorí si napísali zápisnicu zo stretnutia.
- Môžete napríklad napísať: „Zápisnica z pravidelného zasadnutia predstavenstva spoločnosti ABC Company, ktoré sa konalo 22. januára 2017 na 1245 Corporate Avenue. Prítomní boli títo riaditelia: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Nasledujúce neprítomní režiséri: Clinton. Boli prítomní títo hostia: Michael Matthews, CPA. Zápisnicu zaznamenal J. Allen.“
- 3Všimnite si, keď bolo stretnutie zvolané na objednávku. Štát, ktorý zvolal schôdzu na objednávku a uznal existenciu uznášaniaschopnosti. Uveďte aj čas.
- Napríklad „Predseda Abrams zvolal schôdzu na schôdzu o 18:15 hod. A vzal na vedomie prítomnosť uznášaniaschopnosti. Predstavil prítomných hostí.“
- 4Uveďte, či boli prijaté predchádzajúce zápisnice. Môžete napríklad napísať: „Na návrh, ktorý bol pridelený, pridelený a doručený, rada schválila predtým distribuovanú zápisnicu zo dňa [vložiť dátum].“
Predtým, ako sa vydáte na schôdzu, môžete si napísať požadované podrobnosti o schôdzi, ktoré musíte zahrnúť do zadanej zápisnice. - 5Všimnite si všetkých uvedených správ alebo prezentácií. Na každom stretnutí sa uvádza niekoľko správ. Možno ste však mali aj špeciálnu prezentáciu týkajúcu sa bodu programu. Identifikujte nasledujúce:
- Kto predniesol prezentáciu alebo správu. Identifikujte aj ich názov. Niektoré prezentácie uvádzajú hostia a zápisnica by mala plne odrážať ich identitu.
- O čom bola prezentácia alebo správa.
- Či moderátorka odpovedala na položené otázky.
- Ak bola správa ponúknutá na prijatie radou, všimnite si, či prebehla diskusia a či bola prijatá. Napríklad: „Po krátkej diskusii o problémoch bol predložený návrh na prijatie finančnej správy, ktorý bol vyslaný a schválený.”
- 6Zhrňte diskusiu o bodoch programu. Rada sa mohla rozhodnúť prijať uznesenie alebo podniknúť kroky v súvislosti s iným bodom programu. Mali by ste zhrnúť diskusiu členov. Všimnite si tiež hlasovanie o každom bode.
- Používajte jednoduchý jazyk. Vyhnite sa zbytočným slovám a prídavným menám, ktoré zaplňujú zápisnicu. Napríklad „Pán Smith nesúhlasil s pani Jonesovou“ je vhodnejšie ako „Pán Smith nesúhlasí s pani Jonesovou“.
- Správne identifikovať dokumenty, ktoré účastníci kontrolujú. Nejasné je napríklad znenie „Predstavenstvo schválilo navrhované dodatky k politike konfliktu záujmov“. Namiesto toho identifikujte dokument: „Rada jednomyseľne schválila návrh„Dodatok k hláseniu konfliktov“ z 1. júna 2016, ktorého kópia bola distribuovaná pred zasadnutím.“
- 7Poskytujte plnšie poznámky k dôležitým bodom programu. Niektoré položky firemnej agendy sú dôležitejšie ako ostatné. Sú dôležité, pretože budúce súdne spory môžu vzniknúť z rozhodnutia rady. Právnici a sudcovia budú považovať vašu zápisnicu za presný obraz toho, ako rada konala. Na ochranu dosky by ste mali poskytnúť viac podrobností.
- Fúzie a akvizície, spätné odkúpenie akcií a ďalšie dôležité rozhodnutia si budú vyžadovať viac podrobností. Riaditeľov možno žalovať za nesprávne uplatňovanie obchodného úsudku.
- Členovia predstavenstva sa často musia pred rozhodnutím v týchto oblastiach poradiť s odborníkmi alebo preskúmať správy/štúdie. Vaša zápisnica by mala odrážať skutočnosť, že bola vykonaná odborná prezentácia alebo že ste pred zasadnutím distribuovali členom rady alebo štúdie alebo správy.
- Mali by ste tiež poznamenať, že na diskusiu bol venovaný dostatočný čas a že správna rada konala obchodne.
- Všimnite si, či výbor diskutoval o alternatívach k navrhovanému postupu. Zhrňte, prečo rada zamietla alebo prijala alternatívny postup.
- 8Pridajte zostávajúce informácie. Ak je to vhodné, zaznamenajte toto: v chronologickom poradí, v akom k nim došlo na schôdzi:
- Oznamy. Predseda alebo iní členovia mohli urobiť oznámenia o nadchádzajúcich stretnutiach alebo iných otázkach.
- Výkonné zasadnutie. Uveďte, či predstavenstvo vstúpilo do exekutívneho zasadnutia po odchode zamestnancov a hostí.
- Odročenie. Môžete napríklad napísať: „Keďže už nie sú k dispozícii žiadne ďalšie záležitosti, schôdza bola prerušená o 19:55.“
- 9Rozošlite svoj koncept zápisu. Váš koncept je potrebné skontrolovať. Dodržujte zásady svojej spoločnosti. Možno budete musieť svoj návrh napríklad ukázať hlavnému právnemu zástupcovi alebo finančnému riaditeľovi. Môžu vznášať komentáre, ktoré by ste mali začleniť.
- Možno budete musieť potom koncept distribuovať do širšej skupiny manažmentu, ktorá môže mať aj pripomienky.
- Na záver rozdelíte zápisnicu do plnej penzie, pretože bude hlasovať o zápisnici z nasledujúcej schôdze.
- 10Nerobte zmeny v posledných minútach. Po schválení výborom sú zápisnice konečné. Mali by ste sa vyhnúť ich zmenám. Niektorí odborníci odporúčajú vykonať menšie úpravy, napríklad opravu pravopisných chýb. Skutočne však nie je potrebné opravovať preklepy a iné drobné chyby, pokiaľ niekomu nezabránia porozumieť tomu, čo bolo napísané.
- Nikdy by ste nemali meniť nič podstatné. Ak chce člen predstavenstva zmeniť schválenú zápisnicu, povedzte to predsedovi predstavenstva.
- 11Uložte si schválené minúty. Svoje firemné zápisnice nemusíte podávať so svojim štátom. Pravdepodobne ich však musíte uložiť spolu s ďalšími firemnými záznamami, ako sú napríklad stanovy a stanovy. Uchovávajte zápisnice najmenej sedem rokov alebo možno neurčito, v závislosti od vašich interných politík.
- Ak vaša zápisnica obsahovala odkaz na dokument, priložte dokument.
- Rovnako by ste mali zahodiť všetky koncepty svojich zápisníc po prijatí konečnej verzie. Možno budete musieť odstrániť aj záložné elektronické verzie zápisnice.
![Prenášaného návrhu predstavenstvo schválilo predtým distribuované zápisnice s dátumom [vložte dátum].“](https://cdn.slesk.eu/img/large/9370_528082-schvalilo-predtym-distribuovane-zapisnice.jpg)
Napríklad môžete napísať: „Na základe vykonaného, vyslaného a prenášaného návrhu predstavenstvo schválilo predtým distribuované zápisnice s dátumom [vložte dátum].“.
3. časť z 3: príprava stretnutia
- 1Informujte správnych ľudí o schôdzi. Ak máte valnú hromadu akcionárov, musíte o tom informovať všetkých akcionárov. Ak organizujete schôdzu riaditeľa, musíte to oznámiť všetkým riaditeľom.
- Akcionári aj riaditelia môžu od oznamovacej povinnosti upustiť. Mali by však podpísať formulár na vzdanie sa práva. Skontrolujte, či nejaké existujú, a riadne upozornite tých, ktorí ich nemajú.
- 2Distribuujte pakety stretnutí. Každý účastník bude potrebovať rovnaký súbor informácií, aby mohol na schôdzi informovane hlasovať. Mali by ste vytvoriť balík informácií a distribuovať ich. Zahrňte nasledujúce:
- zápisnicu z predchádzajúceho stretnutia
- správy alebo dokumenty na posúdenie pred stretnutím
- 3Vyberte si písací stroj. Ako osoba, ktorá si robí poznámky, by ste sa mali rozhodnúť, ako si ich budete na schôdzi zapisovať. Ľudia zvyčajne píšu poznámky dlho, hoci môžete používať notebook.
- Ak používate prenosný počítač, všetky koncepty sa uložia elektronicky. To znamená, že ich niekto môže získať späť v súdnom spore. Podľa toho by ste si mali pred počítačom minút dobre premyslieť.
- Rušenie spôsobuje aj klikanie na klávesy počítača, na čo by ste mali pamätať.
- Opýtajte sa svojho kresla, či uprednostňujú chvíľu strávený dlho alebo s notebookom.
Prečítajte si tiež: Ako viesť valnú hromadu (valné zhromaždenie)?
Otázky a odpovede
- Kto musí podpísať zápisnicu?Tajomník predstavenstva obvykle podpisuje zápisnicu z predstavenstva. V niektorých prípadoch by to mali podpísať tajomník aj predseda rady. Prečítajte si stanovy a miestne nariadenia.
- Čo by som mal uviesť do zápisnice, ak by som musel vyjsť z miestnosti a vynechať sekciu?Môžete napísať, že ste počas tejto časti stretnutia opustili miestnosť. Ak budete musieť v budúcnosti vystúpiť, požiadajte niekoho iného, aby zaznamenal, čo sa vám hovorí.
- Aký je správny spôsob rekonštrukcie minút, ktoré sa už roky neuchovávajú?Prešiel som účtovnou činnosťou, aby mi pripomenul prijaté rozhodnutia a súvisiace dátumy. Môžete sa tiež porozprávať s členmi a zistiť, čo si pamätajú, je možné, že si niekto aj urobil poznámky.
Nezodpovedané otázky
- Aké slová by sa mali používať pri písaní zápisnice?
- Môže byť zápisnica napísaná v španielčine, ak je jazykom schôdze španielčina?
Komentáre (2)
- Preberanie firemných minút bez školenia, potrebujete iba základnú predstavu o tom, čo je potrebné urobiť. Toto mi dalo vodítko, ako správne naštartovať veci.
- Pomohlo 100% Je sladké to mať!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
