Ako viesť efektívne schôdze?

Ak chcete viesť efektívne stretnutie, uistite sa, že sa na stretnutie dostavíte s programom a niektorými kľúčovými bodmi, o ktorých je potrebné prediskutovať.

Uskutočnenie efektívnej schôdze je kľúčové pre funkciu akejkoľvek spoločnosti alebo organizácie. Predstavuje príležitosť organizovať, zdieľať informácie, spolupracovať s rôznymi členmi tímu a efektívne riešiť ciele. Byť pripravený, v prípade potreby prevziať vedenie a efektívne delegovať sú dôležitými prvkami efektívnych stretnutí. Okrem toho pri vedení stretnutí určite maximálne využite tímovú energiu a angažovanosť.

Časť 1 z 3: vedenie schôdze

1
Byť pripravený. Uistite sa, že máte pripravený program, zmysel pre to, na čo je potrebné zdôrazniť kľúčové body, a prehľad o výsledkoch, ktoré je potrebné posilniť pred ukončením stretnutia.
- Ukážte sa včas. Na vnímaní pracoviska záleží. Ak sa na schôdzky dostavíte o 15 minút skôr, ľudia budú predpokladať, že vám chýba produktivita alebo že schôdzku využívajú na to, aby si oddýchli od iných úloh.
- Majte po ruke kópiu programu rokovania. Aj keď je dnes väčšina vecí digitálna, niekedy je najlepšie vytlačiť si kópiu programu, aby ste si podľa potreby mohli robiť rýchle poznámky.
2
Viesť schôdzu. To znamená podniknúť kroky na zabezpečenie vyriešenia všetkých agend a všetkých hlasov. Nasledujú návrhy, ktoré vám s tým pomôžu:
- Zavolajte. Stretnutia sú prostriedkom na efektívne šírenie informácií do skupiny a tiež umožňujú diskusiu, aby sa zabezpečilo, že všetky osoby pochopia svoju úlohu v očakávaných výsledkoch. Priebežné volanie zaisťuje, že viete, kto nie je na stretnutí, aby ste ich mohli neskôr osloviť a vyplniť. Ukazuje tiež, že to s informáciami na schôdzke myslíte vážne.
- Skontrolujte agendu. Účastníkom to pomôže zamerať pozornosť a porozumieť tomu, čo sa od nich bude požadovať. Mnoho ľudí sa zúčastňuje stretnutí jeden po druhom a poskytnutie organizátora vopred môže byť užitočné pri sústredení.
3
Potvrďte akčný plán. Akčný plán je koncovka súhrn, ktorý potvrdzuje, aké kroky musí nasledovať stretnutie. Predstavuje tiež plán do budúcna, ktorý ovplyvní všetkých členov schôdze. Nasleduje niekoľko návrhov na vytvorenie akčného plánu:
- Zaistite, aby každý cieľ mal „bodovú osobu“: Od bodovej osoby sa neočakáva, že splní cieľ osobne; namiesto toho fungujú ako projektový manažér, ktorý spája ľudí, ktorých je potrebné zapojiť, a dáva k dispozícii potrebné zdroje.
- Priraďte správy o pokroku: Môžu byť formálne alebo neformálne, ale predpokladá sa, že účastník vie, že sa po určitom čase zaregistruje a potvrdí pokrok v plnení.
4

Zostaňte pri téme. Po každom bode programu a príslušnej diskusii stručne zhrňte výsledky skupinovej diskusie, položte otázky a pokračujte.

Mnoho ľudí sa zúčastňuje stretnutí jeden po druhom a poskytnutie organizátora vopred môže byť užitočné pri koncentrácii.
5
Naplánujte si ďalšie stretnutie. Naplánovaním schôdze, keď máte všetkých prítomných, sa zaistí, že budú môcť okamžite reagovať v prípade konfliktov plánovania. Ďalej to tiež znamená, že vaša schôdzka bude naplánovaná čo najskôr, aby nedochádzalo ku konfliktom s inými schôdzkami.
- Zbierajte položky programu prostredníctvom e -mailu. Keď sa schôdza skončí, naznačte, že aktuálnu agendu použijete ako koncept nasledujúcej schôdze, a vyzvite účastníkov konferencie, aby vám zaslali body programu, ktoré sa týkajú existujúcich cieľov.

Časť 2 z 3: príprava na stretnutie

1

Rozhodnite, kto bude predsedom. Táto rola zvyčajne pripadá na manažérov; skvelým spôsobom, ako vytvoriť príležitosti pre vodcovstvo pre prichádzajúcich a prichádzajúcich členov tímu, je však priradiť ich k úlohe vedenia schôdzí oddelení.
2

Požiadajte reproduktorov o účasť. Rečníci sú zvyčajne bodovými pracovníkmi pre jednotlivé ciele. Organizujú ľudí a zdroje, aby vykonali prácu, a môžu najúčinnejšie opísať proces a výsledky. Môžu tiež vyjadriť znepokojenie nad neočakávanými ťažkosťami a potrebou ďalších zdrojov.

ODBORNÝ TIP

Náš expert súhlasí: Keď plánujete stretnutie, stanovte si cieľ a potom zapojte ďalších ľudí. Môžete napríklad nechať ostatných, aby poskytovali aktualizácie alebo prispievali do programu. Vďaka tomu nebudete mať po celý čas iba hovoriacu hlavu v prednej časti miestnosti.
3
Súradnicové plány. Naplánujte si schôdzky podľa dostupnosti a realistických obmedzení. Hoci napríklad každý môže byť k dispozícii v piatok neskoro popoludní, nemusí byť najvhodnejší čas na diskusiu o náročných problémoch.
- Ak sa nie každý môže zúčastniť schôdze, zhodnoťte, kto sú kľúčoví hráči projektu a zaistite, aby stretnutie zodpovedalo ich harmonogramom.
- Delegujte zapisovanie poznámok a zaistite, aby boli podrobnosti o stretnutí poskytnuté všetkým, ktorí sa nemôžu zúčastniť.
4
Pripravte si program. Program by mal obsahovať minimálne zoznam tém, delegovať prezentačné povinnosti a čas venovaný jednotlivým bodom programu. Ďalej uvádzame niekoľko užitočných návrhov na zostavenie programu schôdze:
- Požiadajte o návrhy. E -mail je na to dobrým zdrojom, pretože žiadosti môžete dostávať písomne. Prijmite návrhy programu do dvoch dní pred stretnutím.
- Zhrňte všetky požiadavky na schôdzu do tabuľky so stĺpcami pre tému, rečník a čas. Ak sa niektoré žiadosti týkajú všeobecnej témy, kontaktujte danú osobu a navrhnite jej, aby sa žiadosť zmenila na samostatnú poznámku alebo aby sa prerokovala na budúcom stretnutí.
- Buď realistický. Nesnažte sa vtesnať popis a diskusiu v trvaní 30 minút do 15 minút. Namiesto toho si naplánujte čas na schôdze a v prípade potreby ich ukončite skôr.
5
Stanovte pravidlá stretnutí. Nemusí to byť formálne ani represívne, ale je užitočné navrhnúť protokol, ktorý zaistí, že schôdzka prebehne hladko a všetci sa budú môcť podeliť o svoje postrehy.
- Toto je možné urobiť na začiatku stretnutia. Jednoducho uveďte „V záujme času zadržte otázky a komentáre až po prezentácii každého rečníka. Ak sa k vášmu komentáru nedostaneme v stanovenom čase na diskusiu, pošlite mi e-mail neskôr a môžeme hovoriť.“
6
Nastaviť časové rámce. Ako súčasť svojho programu zahrňte, ako dlho bude stretnutie trvať, a tiež ukazovatele toho, ako dlho budú jednotliví rečníci hovoriť, a ako dlho bude po každom bode programu nasledovať všeobecná diskusia.
- Účastníkom to dáva pocit načasovania, keď prispejú, a môže to obmedziť bláznivé alebo zbytočné diskusné body.
- Dobrým pravidlom je vytvoriť rozpočet na diskusiu minimálne 10 minút po každom bode rozhovoru.
Byť pripravený, v prípade potreby prevziať vedenie a efektívne delegovať právomoci sú dôležité prvky efektívnych stretnutí.
7

Rozdajte program. Deň pred schôdzou rozošlite program schôdze. Vďaka tomu má každý kópiu a je pripravený na to, čo môže očakávať od samotného stretnutia. To im tiež dáva možnosť obrátiť sa na vás, ak sú v programe rokovania nesprávne informácie.
8

Rozosielať pripomienky. Ak ide o nové alebo zriedkavé stretnutie, pošlite pripomienku jednu hodinu pred stretnutím, aby ste všetkým pripomenuli, aby sa zúčastnili.

Časť 3 z 3: Byť efektívnym predsedom

1

Buďte vodcom. Prevezmite zodpovednosť za komunikáciu na stretnutí. Zaistite, aby spĺňal všetky ciele agendy. Delegujte príslušné zodpovednosti za vedenie na rečníkov, ktorí majú na stretnutí úlohu. Predveďte účasť vo všetkých fázach diskusie.
2
Uveďte pokrok a nedostatok pokroku. Ak sa týmto stretnutím zameriavate na prebiehajúcu sériu cieľov, uveďte, kde došlo k pokroku a kto bol zaň zodpovedný.
- Ak existujú ciele, ktoré od posledného stretnutia nedosiahli pokrok, riešte prečo.
- Ak je to kvôli nedostatku času alebo zdrojov, porozprávajte sa s dotyčným človekom o tom, ako to vyriešiť, prípadne mimo samotného stretnutia.
3
Zamerajte pozornosť na diskusiu, ktorá sa stratila. Sú chvíle, keď nadšenie alebo frustrácia môžu vytlačiť diskusie mimo kurzu. Buďte pozorní a nezabudnite uviesť diskusiu mimo bodu späť do súladu s cieľmi programu. Ďalej uvádzame niektoré navrhované prístupy:
- Rámujte stretnutie ako „misiu na zhromažďovanie faktov “: Keď to urobíme, znamená to, že je potrebné, aby boli všetci vypočutí, aby sa zhromaždilo čo najviac informácií. To môže povzbudiť stretnutie monopolizátorov, aby počkali, kým prídu na rad.
- Skúste Cyberstorming: Kyberstorming používa na zdieľanie myšlienok elektronický chat alebo štruktúru fóra a môže byť použitý na účely neformálnych stretnutí. Pretože všetko, čo je zadané, môžu vidieť všetci ostatní členovia tímu, súťaž o to, kto bude vypočutý, sa odstráni.
- Neutralizovať táranie: Ak niekto blúdi, povedzte „To je dobrý bod, Bob, a som rád, že si to uviedol. Porozprávajme sa o tom neskôr, dobre.“ Ľudia si mnohokrát neuvedomujú, že blúdia, ale ak je pre nich bod dostatočne dôležitý, prídu k vám nezávisle a dlhšie sa rozprávajú.
- Ovládacie tangenty: Problém niekedy nie je v tom, že jednotlivec trvá príliš dlho, ale v tom, že sa pokúsi diskusiu znova zamerať na vonkajší bod mimo programu. Ak k tomu dôjde, uznajte, čo sa hovorí, a ponúknite možnosť pridať body diskusie do programu nasledujúcej schôdze, buďte však pevne presvedčení, že schôdza musí pokračovať v ceste k stanoveným cieľom.
- Majte jeden na jedného. Porozprávajte sa s monopolizátorom o tom, čo sa stalo. Urobte to súkromne. Uistite sa, že ste skôr znepokojení ako rozčuľovaní. Uistite sa, že sa zameriate na to, čo ste pozorovali, a ponúknete druhej osobe príležitosť vysvetliť svoju odpoveď. Ponúknite pomoc tejto osobe v budúcnosti predísť monopolizácii.
4
Efektívny prechod medzi bodmi. Pri zachovávaní časových obmedzení buďte asertívni. To neznamená byť hrubý; Znamená to však dať ľuďom vedieť, že stretnutie pokračuje, a že po stretnutí môžu pokračovať v súčasnej diskusii s príslušnými stranami.
- Neprevádzkujte v pare: Aj keď je dôležité udržiavať schôdzu na dobrej ceste, môže byť kontraproduktívne príliš rýchlo sa pohybovať medzi bodmi programu. Predtým, ako sa pohnete ďalej, sa vždy pýtajte na otázky alebo obavy. Uistite sa, že tím je na palube a je pripravený ísť s vami vpred, a nie zostať v úzadí.
5
Zvýraznite dôležité body. Je potrebné zdôrazniť kľúčové ciele a zdôrazniť ich vzťah k menej kritickým cieľom.
- Pomôžte členom schôdze porozumieť rozsahu projektu a tomu, ako je každá jednotlivá časť dôležitou súčasťou oveľa dôležitejšieho celku.
Okrem toho to tiež znamená, že vaše stretnutie bude naplánované s maximálnym predstihom, ako je to možné, čím sa predíde konfliktom s inými stretnutiami.
6

V prípade potreby pomôžte s poznámkou. Na každom stretnutí je zvyčajne niekto poverený poznámkami; ak sú však preťažení, je úlohou vodcu, aby zakročil a dal sebe úlohu.
7
Vysvetlite akékoľvek nedorozumenie. Na konci každého bodu vedúci schôdze ponúka zhrnutie, ktoré si účastníci môžu zo schôdze odniesť. Tieto zhrnutia záverečných uzávierok tiež predstavujú príležitosť pre ľudí, aby sa ozvali, keď im niečo nie je jasné.
- Ako vedúci schôdze buďte pripravení vysvetliť podrobné nápady, ktorým by mali členovia tímu porozumieť.
8
Na konci stretnutí ponúknite komplexné zhrnutie. Rozhodujúce vedenie predchádza stagnácii a kolísaniu, udržiava pracovníkov v úlohe a motivovaných a zároveň sa chová citlivo k zmenám a novým informáciám. Nasledujú vlastnosti rozhodujúceho vedenia:
- Jasnosť účelu: Zaisťuje zosúladenie všetkých rozhodnutí s cieľmi organizácie a etikou.
- Angažovanosť: Umožňuje lídrom ísť príkladom a stelesňuje angažovanosť s hodnotami spoločnosti, ktoré umožňujú efektívne a efektívne rozhodovanie.
- Transparentnosť: Nepripúšťa vlastný záujem. Namiesto toho demonštruje, ako rozhodnutia pre dobro spoločnosti pomáhajú všetkým prekvitať.
- Vytvorenie kultúry úprimného zlyhania: Úprimné zlyhania sú body učenia sa, ktoré slúžia ako odrazový mostík k lepšiemu rozhodovaniu. Rozhodujúce vedenie zahŕňa tie časy, keď sa robia chyby.
- Otvorená a efektívna komunikácia: Zosúladenie s hodnotami spoločnosti zaisťuje, že pri komunikácii smerom nahor do vyššieho manažmentu alebo v rámci hierarchie k riadeným zamestnancom nedochádza k nesúladu alebo rozporu.

Prečítajte si tiež: Ako získať kartu TWIC?

Ako viesť efektívne schôdze?

Kroky

Časť 1 z 3: vedenie schôdze

Časť 2 z 3: príprava na stretnutie

Časť 3 z 3: Byť efektívnym predsedom

Otázky a odpovede

Komentáre (10)

Prečítajte si tiež: