Ako automatizovať obchodné operácie?
Automatizácia podnikových operácií je účinný spôsob, ako zefektívniť obchodné procesy, presne spravovať veľké množstvo informácií a údajov a vykonať viac práce za kratší čas.
Automatizácia podnikových operácií je účinný spôsob, ako zefektívniť obchodné procesy, presne spravovať veľké množstvo informácií a údajov a vykonať viac práce za kratší čas. Reklama, účtovníctvo, správa informácií o klientoch a komunikácia medzi kanceláriami sú obchodné procesy, ktoré ťažia z automatizácie. Rozhodnutie automatizovať obchodné operácie vyžaduje vstup od všetkých úrovní organizácie. Je potrebné zvážiť dôležité detaily, vrátane rozhodnutí o nákupe počítačového hardvéru a softvéru, potrieb špecializovaného počítačového školenia a systematického prístupu k zadávaniu a správe údajov.
Časť 1 z 3: posúdenie možností počítačovej techniky
- 1Brainstorm a výskumné oblasti, kde by mohla byť užitočná počítačová technika. Nájdite si čas na zváženie toho, čo by sa dalo automatizovať na zlepšenie vašich obchodných operácií. Zamyslite sa nad prácou náročnou na prácu, ktorú by bolo možné zjednodušiť alebo vylepšiť softvérom. Alternatívne zvážte systémy, ktoré bude možno potrebné zálohovať (napríklad účtovné alebo personálne záznamy). Opýtajte sa ostatných majiteľov firiem, čo automatizovali a ako to ovplyvnilo ich prevádzku.
- Môžete si tiež prečítať obchodné publikácie a priemyselné časopisy a získať nápady na automatizáciu.
- 2Poraďte sa so všetkými zamestnancami. Zoznámte sa s manažérmi a vedúcimi oddelení. Požiadajte ich, aby si vytvorili zoznam všetkých aktivít, ktoré je potenciálne možné automatizovať. Ručné písanie šekov a štítkov na obálkach, ručný výpočet súčtov výrobkov a dane z predaja a outsourcing výroby letákov pre tlačiarní je len niekoľko príkladov úloh, ktoré je možné vykonať interne na počítači.
- Požiadajte manažérov, aby sa stretli so svojimi zamestnancami. Zahrňte zamestnancov do všetkých úrovní podnikania do konverzácie, aby ste implementovali systém, z ktorého budú mať prospech všetci.
- Napríklad vodič dodávky, ktorého hlavnou úlohou je dodať tovar, môže ušetriť čas investovaním spoločnosti do systému GPS, namiesto toho, aby ručne vypisoval pokyny alebo si prezeral mapu.
- 3Zvážte používanie účtovného softvéru. Prvým krokom, ktorý mnohé firmy robia pri počítačovom spracovaní svojich operácií, je používanie účtovného softvéru. Tento softvér vám umožňuje sledovať vaše účty, vyplácať zamestnancom, vytvárať účtovné závierky a ukladať dane (alebo môže ponúkať niektoré z týchto možností v závislosti od toho, ktorý softvér si vyberiete). Tiež môže zaistiť, aby boli vaše finančné údaje zálohované mimo pracoviska, ak to budete potrebovať. Účtovný softvér môže nahradiť vedenie fyzických kníh, ktoré môžu byť dezorganizované alebo náročné na prácu, ľubovoľnou ľahko prístupnou počítačovou verziou.
- Niektoré platené možnosti zahŕňajú QuickBooks a FreshBooks.
- Môžete však použiť aj bezplatný účtovný softvér, ako je vlnové účtovníctvo.
Nájdite si čas na zváženie toho, čo by sa dalo automatizovať na zlepšenie vašich obchodných operácií. - 4Používajte počítače na komunikáciu a/alebo marketing. Väčšina malých firiem už používa na obchodnú komunikáciu e -mail a možno aj počítačové faxy. Tieto metódy umožňujú nižšie náklady a jednoduchšie spôsoby komunikácie a odosielania informácií zákazníkom a predajcom. Softvér však možno použiť aj na marketingové účely. E -mail sa môže napríklad použiť na odoslanie bulletinu alebo podrobností o novom produkte existujúcim zákazníkom.
- Zložitejší marketingový softvér umožňuje firmám sledovať informácie o zákazníkoch, sledovať potenciálnych zákazníkov a vytvárať marketingové kampane.
- Medzi príklady patrí Marketo, Sailthru a Vocus.
- 5Získajte špecializovaný softvér pre návrh alebo výrobu. Ak sa vaša firma zaoberá návrhom a výrobou produktov, softvér môže veľmi pomôcť procesu vytvárania produktu. Dizajnový softvér vám umožňuje vytvárať virtuálne modely vášho produktu a vykonávať na ňom testy bez toho, aby ste museli vytvárať dokonca prototypy. Tento softvér je navyše možné prepojiť s výrobnými programami, ktoré riadia strojové zariadenia, čo vám umožní vykonať celý proces vytvárania na počítači.
- Typ použitého softvéru bude závisieť od vášho odvetvia, typu produktu a zariadenia. Na internete vyhľadajte návrhové a výrobné balíky softvéru špecifické pre vaše potreby.
- 6Na správu zásob použite softvér. Zásobový softvér pomáha pri objednávaní, prijímaní, sledovaní a odosielaní zásob. Tento softvér môže tiež pracovať s účtovným softvérom a/alebo elektronickými systémami správy zásob na automatizáciu vašich operácií. To vám umožní jednoduchšiu kontrolu nad zásobami, zníženie zmenšovania zásob a zvýšenie efektivity.
- Medzi príklady patrí 3PL Warehouse Manager, BizSlate a Cin7.
- 7Spravujte HR a plánovanie. Softvér je možné použiť aj na správu časti vášho zamestnaneckého vzťahu. Softvérové balíky HR vám napríklad umožňujú platiť, nastupovať a dávať voľno svojim zamestnancom. Môžu vám tiež umožniť spravovať zamestnanecké výhody alebo riešiť podrobnosti špecifické pre nezávislých dodávateľov v závislosti od toho, ktorý softvér si vyberiete.
- Medzi príklady patria Zenefits, sumHR a BambooHR.
- Okrem toho je možné použiť iný softvér na správu plánovania pre hodinových pracovníkov a/alebo schôdzky so zákazníkmi. Tieto programy zefektívňujú a zlepšujú proces plánovania, znižujú možné chyby a zabudnuté schôdzky.
- Medzi príklady patrí When I Work, Genbook a Booker.
Časť 2 z 3: Inštalácia počítačových systémov
- 1Vyberte správny softvér alebo softvérový balík. Vyberte oblasti, v ktorých by softvér mohol najviac zlepšiť vaše operácie. Potom vyhľadajte softvér a softvérové balíky (skupiny prepojených programov), ktoré vyhovujú vašim potrebám a zodpovedajú vášmu rozpočtu. Uistite sa, že nevyčerpáte celý rozpočet na softvér, pretože stále musíte kúpiť hardvér a zaplatiť za vedľajšie náklady, ako sú školenia zamestnancov, inštalácia systému a bezpečnostný softvér.
- Nezabudnite preskúmať softvér s otvoreným zdrojovým kódom. V niektorých prípadoch nemusí mať všetky funkcie, ktoré potrebujete, je však bezplatný a môže slúžiť ako dobrý úvod do automatizácie.
- Programy ako SugarCRM (pre správu zákazníkov) a Jednoduché faktúry (pre fakturáciu) sú k dispozícii zadarmo online.
Opýtajte sa ostatných majiteľov firiem, čo automatizovali a ako to ovplyvnilo ich prevádzku. - 2Identifikujte svoje hardvérové potreby. Hardvérové požiadavky skontrolujte vo svojich softvérových balíkoch. Nezabudnite na požadovaný výkon spracovania, pamäť (RAM), grafické karty a operačný systém. Vo väčšine prípadov softvér uvedie minimálne požiadavky, takže by ste mohli zvážiť fotografovanie o niečo vyššie, aby sa váš systém nemusel aktualizovať, ak sa o niekoľko rokov rozhodnete zmeniť softvér. Vedieť, aký typ hardvéru potrebujete, vám pomôže pri hľadaní počítača.
- 3Preskúmajte možnosti hardvéru počítača. Poraďte sa s počítačovým odborníkom, vysvetlite mu procesy svojho podnikania a požiadajte o hardvérové odporúčania. Typ podnikania, ktoré robíte, množstvo informácií, ktoré musíte spracovať a uložiť, a rýchlosť, s akou sa k údajom musia dostať, sú všetky dôležité aspekty pri výbere počítačového hardvéru.
- Väčšina peňazí, ktoré miniete, bude pravdepodobne pre vás a vašich zamestnancov na osobných počítačoch. Vaša prvá voľba je medzi stolnými počítačmi a notebookmi. Oba poskytujú rovnaké možnosti (pokiaľ nepotrebujete veľmi výkonný hardvér na spustenie zložitých programov), ale prenosné počítače sú najdrahšie.
- Ponúkajú však aj väčšiu flexibilitu a môžu podporovať spoluprácu (zamestnanci sa môžu v kancelárii pohybovať s prenosnými počítačmi).
- V prípade potreby sa tiež pozrite na periférne zariadenia pre váš počítač. Na určité programy alebo pomoc pri vašich operáciách budete napríklad potrebovať ďalšie monitory, tlačiarne, externé pevné disky, skenery alebo tablety.
- 4Zabezpečte počítačovú inštaláciu. Po rozhodovaní o možnostiach hardvéru a softvéru zabezpečte inštaláciu počítačov. Ak ide o malú kanceláriu, úloha môže byť taká jednoduchá, ako je zapojenie počítačov sami. Ak hardvérová alebo softvérová spoločnosť, od ktorej ste si zakúpili, ponúka inštaláciu, určite to využite. Predtým, ako inštalátor odíde, skontrolujte, či sú vaše systémy v prevádzke.
- Ak musia byť vaše počítače navzájom prepojené, aby mohli zdieľať dokumenty, vytvorte sieť. Najmite dočasného alebo trvalého správcu siete, aby to pre vás nastavil.
- 5Zabezpečte počítačový systém. Poraďte sa so špecialistom na zabezpečenie počítača a vyberte najlepší antivírusový softvér. Pozrite sa na možnosti softvéru na zabezpečenie dôverných údajov, ako sú informácie o platbách zákazníkov a osobné údaje zamestnancov. Mali by ste si kúpiť program, ktorý poskytuje ochranu, ako je antivírus, brána firewall a detekcia narušenia siete. V prípade podnikov citlivejších na údaje to môžete posunúť ešte o krok ďalej s rôznymi nástrojmi na šifrovanie a identifikáciu zamestnancov.
Časť 3 z 3: začlenenie počítačových systémov
- 1Nastavte školenia pre všetkých zamestnancov. Zamestnanci môžu mať rôzny stupeň pohodlia a znalosti počítačov a špecializovaného softvéru. Zabezpečte, aby boli zamestnanci vyškolení o všetkých počítačových činnostiach, ktoré sú potrebné pre ich zverené úlohy. Pri komplikovaných systémoch môžete chcieť, aby predajca alebo servisný technik školil zamestnancov.
- Zaistite, aby boli školenia dôkladné, najmä pre kritické úlohy.
- Ak je vašou firmou napríklad lekárska klinika, zaistite, aby boli všetci lekári a sestry dobre vyškolení v oblasti zadávania a prístupu k dôležitým informáciám o pacientovi.
Rozhodnutie automatizovať obchodné operácie vyžaduje vstup od všetkých úrovní organizácie. - 2Začnite organizovaný a logický proces zadávania údajov. Začnite úlohami a projektmi s vysokou prioritou s naliehavými termínmi. Implementujte jeden systém naraz, aby sa vaše operácie nezablokovali pri pomalej implementácii systému. Vaším celkovým cieľom by mala byť rýchla a bezproblémová integrácia počítačového systému.
- Ak napríklad vaša firma bude automatizovať spracovanie mzdových výpisov, uprednostnite túto úlohu, aby ste zaistili včasné kontroly miezd.
- Zvážte prijatie dočasných pracovníkov na zadávanie údajov, ak ich existuje značné množstvo. To umožňuje vašim pravidelným zamestnancom pokračovať v práci bez prerušenia.
- 3Ponechajte si všetky tlačené dokumenty. V prípade, že dôjde k omylu pri zadávaní údajov alebo pri ukladaní údajov do nového systému, môžete prísť o všetky svoje údaje. Aby ste tomu zabránili, uchovávajte si všetky tlačené dokumenty, ako sú faktúry, záznamy o klientoch, informácie o zamestnancoch a ďalšie dokumenty obsahujúce dôležité podrobnosti.
- 4Investujte do záložného systému. Poraďte sa s počítačovým špecialistom a vyberte si najvhodnejší záložný systém pre potreby vašej firmy. Ak je vaša firma malá, môžete sa rozhodnúť pravidelne ručne zálohovať údaje na prenosné úložné zariadenie. Vo väčších podnikoch možnosti zahŕňajú automatizáciu postupu zálohovania prostredníctvom poskytovateľov online ukladania súborov a záložného servera.
- V ideálnom prípade by mali byť zálohy uchovávané mimo pracoviska, fyzicky alebo online v cloudovom úložisku.
Prečítajte si tiež: Ako zostaviť predstavenstvo?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
