Ako napísať dokument obchodného procesu?
Ak chcete napísať dokument obchodného procesu, začnite úvodom, ktorý vysvetľuje, prečo je tento proces dôležitý pre celkové fungovanie spoločnosti. Ďalej poskytnite všeobecný prehľad o procese vrátane toho, ako sa začína a čo určuje, kedy sa proces skončil. Potom načrtnite a podrobne popíšte každý krok procesu v správnom poradí a priraďte, kto je zodpovedný za vykonanie každej úlohy. Po dokončení návrhu dokumentu vyskúšajte kroky, ktoré vám pomôžu odstrániť nepresnosti alebo doplniť chýbajúce časti. Ďalšie tipy od nášho spoluautora pre podnikanie, napríklad ako zvoliť formát dokumentu, čítajte ďalej!
Ak chcete napísať dokument obchodného procesu, začnite úvodom, ktorý vysvetľuje, prečo je tento proces dôležitý pre celkové fungovanie spoločnosti.
Dokument obchodného procesu (BPD) slúži ako dohodnutá komunikačná príručka, na ktorú sa môžu všetci zamestnanci, manažéri, zamestnanci služieb zákazníkom, dokonca aj outsideri, odvolávať, aby zistili, ako by sa mal vykonať proces v rámci podniku. Môže tiež slúžiť ako základňa pre školiace dokumenty na prípravu nových pracovníkov na tento proces. Či už píšete pre svoju vlastnú organizáciu, alebo pripravujete dokument obchodného procesu ako profesionálny spisovateľ, tento proces je nápomocný a často kritický pre úspech.
Časť 1 z 3: definovanie postupu
- 1Zhromaždite znalý tím. Na začiatku a v celom procese vytvárania dokumentu procesu budete musieť spolupracovať s tímom súvisiacim s procesom, ktorý navrhujete. Nezabudnite zapojiť ľudí, ktorí proces vykonávajú, a ich priamych nadriadených, ako aj akékoľvek vedenie na vyššej úrovni, ktoré musí priebežne schvaľovať zmeny v procese. Skúste pri modelovaní postupu na začiatku s týmito ľuďmi použiť schôdze alebo neformálne cieľové skupiny. Takto zabezpečíte, že neprídete o žiadne zásadné kroky alebo časti procesu.
- Ďalšou možnosťou je priviesť odborníkov na predmet mimo podnikateľskej organizácie, ktorí môžu poskytnúť informovaný a jedinečný vstup.
- 2Načrtnite konkrétny postup. Je dôležité vyhnúť sa napísaniu BPD pre celú organizáciu naraz. Ide o rozdelenie menších procesov tak, aby ich bolo možné zostaviť a vytvoriť väčší dokument. Zúžte svoje zameranie od veľkých celopodnikových procesov na individuálnu aktivitu, ktorú zvláda malý tím. Potom rozdeľte aktivitu na definovateľné procesy alebo úlohy a zamerajte sa iba na jeden z nich.
- Pri mnohých úlohách budete písať niekoľko jednotlivých procesných dokumentov. Pre každý z procesov v komplexnej operácii by mal byť jeden, ale pri opakovateľných procesoch môže dôjsť k duplikovaniu materiálu z jedného dokumentu.
- Spravidla je lepšie, aby každý dokument obsahoval čo najmenší proces. Vďaka tomu je proces a zoznam ľudí, ktorí mu musia rozumieť, čo najjasnejší.
- 3Zamerajte sa na rozsah postupu. Váš proces je načrtnutý účinkom, ktorý má na podnikanie ako celok. Na začiatku teda budete musieť jasne definovať požadovaný výsledok procesu. Odtiaľ identifikujte počiatočný a konečný bod procesu. Čo sa presne stane na začiatku procesu a čo určuje, kedy sa proces skončil? Odtiaľto môžete začať vychádzať z medzistupňov, ich poradia a toho, kto ich robí.
- Nezabudnite opísať pozitívny a negatívny vplyv, ktorý má tento proces na organizáciu.
- Typický rozsah: Tento proces sa týka vedenia letových záznamov. Nesúvisiace záznamy, ako napríklad podrobnosti o údržbe letectva alebo kontrolách kontroly kvality, nie sú v rámci tohto procesu relevantné.
- 4Obchodný proces pomenujte popisne. Zúžený názov obchodného procesu by mal byť dostatočne jasný, aby presne vystihoval, čo sa robí. Nemalo by to byť však nepríjemné. Ak konvencie pomenovania nie sú jasné, mohlo by dôjsť k zámene medzi jednou BPD a druhou, ktorá by zahŕňala väčší proces.
- Zle pomenovaný obchodný proces by bol Podanie.
- Dobre pomenovaným obchodným procesom by bolo vedenie letových záznamov
- 5Rozhodnite sa o celkovom formáte. Váš procesný dokument bude musieť mať konkrétny formát, aby bolo možné rovnaký formát duplikovať na iné procesné dokumenty. Pre obchodné procesy sa používa veľa formátov a všetky líšia svoje procesy mierne odlišne. Ten, ktorý použijete, bude závisieť od toho, čo dáva vášmu procesu najväčší zmysel.
- Napríklad jedna z najlepšie definovaných a bežne používaných foriem modelovania podnikových procesov sa jednoducho označuje ako notácia modelovania podnikových procesov (BPMN).
- Tento systém používa tvarované „objekty toku“ na označenie konkrétnych typov úloh a „spojovacie objekty“ na zobrazenie vzťahov medzi nimi. „Plavecké pruhy“ sa navyše používajú na zobrazenie priečok v procese, podobne ako rôzne oddelenia zodpovedné za jednotlivé časti procesu.
- Tento zápis sa často používa, a preto je vhodný na spoluprácu a štandardizáciu v celej organizácii.
- Rôzne postupy však vyžadujú rôzne techniky modelovania. Napríklad diagramy UML (Unified Modeling Language) sú efektívnejšie na modelovanie zložitých logických procesov a sú vhodnejšie na modelovanie softvérového systému ako BPMN.
Na začiatku a počas celého procesu vytvárania dokumentu budete musieť pracovať s tímom relevantným pre proces, ktorý načrtávate.
Časť 2 z 3: objasnenie krokov v procese
- 1Načrtnite poznámky o kľúčových zložkách dokumentovaného procesu. Porozprávajte sa o všetkých potenciálnych krokoch v procese, venujte zvláštnu pozornosť opisom úloh, aby ste ich objasnili. Zaistite, aby popis procesu obsahoval, ako bude proces vyzerať, keď bude úspešne dokončený. Napríklad základné poznámky o vedení letových záznamov môžu byť tieto:
- Vytlačenie formulára XYZ
- Určte personál zodpovedný za vypĺňanie konkrétnych sekcií formulára XYZ
- Vytvorte reťazec úschovy pre formulár XYZ
- Určte spôsob integrácie formulára XYZ do informačného systému
- 2Vytvorte pracovný koncept procesu. Spolupracujte so svojou skupinou na vytvorení prvého konceptu procesného diagramu vrátane každého kroku, ich poradia a vzťahov medzi nimi. Zaistite, aby bol váš koncept viditeľný pre všetkých a aby ho bolo možné ľahko upravovať. Týmto spôsobom je možné získať spätnú väzbu od kohokoľvek, kto je zapojený do procesu, aby sa zabezpečilo, že nebudú zmeškané žiadne kroky. Na tento účel môžete použiť rýchle poznámky, tabuľu alebo softvér na spoluprácu, ako napríklad Dokumenty Google.
- Bez ohľadu na formát, pre ktorý ste sa rozhodli, môže byť v tejto fáze výhodné použiť typické symboly vývojových diagramov (napr. Štvorce sú kroky, diamanty sú otázky, ovály sú počiatočné/koncové body).
- 3Načrtnite technické nástroje procesu. Medzi tieto položky môžu patriť počítače, softvér, technológie, vozidlá a dokonca aj jednoduché vybavenie, ako je metla a lopatka na prach. V prípade potreby môžete tiež zahrnúť, kde sa nachádza, že zariadenie, ako ju získať, potenciálne náklady spojené s projektom, a kam sa vracia / obchod, keď je proces dokončený.
- Príklad: Po dokončení letu musia piloti použiť počítačový systém záznamu letu na tabletoch lietadla na vytlačenie formulára XYZ.
- 4Vytvorte rozhodovaciu maticu. Matica rozhodovania by mala byť jednoduchým spôsobom, ako určiť, ktoré rozhodnutia je možné prijať a ktorí ľudia sú súčasťou rozhodovacieho procesu. Posledným krokom v niektorých rozhodovacích maticiach je schválenie alebo potvrdenie rozhodnutia prijatého na nižších úrovniach na výkonnej úrovni.
- Napríklad rozhodovacia matica pre údržbu by mohla zahŕňať vedúcich liniek, vedúcich zmien, viacerých úrovní manažéra až po vedúceho závodu.
Či už píšete pre svoju vlastnú organizáciu alebo pripravujete dokument obchodného procesu ako profesionálny autor, proces je užitočný a pre úspech často zásadný.
Časť 3 z 3: Spísanie dokumentu obchodného procesu
- 1Napíš úvod. Jednoduchý úvod do dokumentu môže vysvetliť základné informácie o tom, prečo je tento proces dôležitý pre celkové fungovanie spoločnosti. Je možné určiť cieľovú skupinu, ako aj celkový rozsah práce. Môže to zahŕňať aj vyhlásenie o tom, čo sa stane, ak tento proces nie je dokončený alebo je dokončený zle.
- Ak pre tento proces existuje príslušná priemyselná terminológia, môže existovať časť, ktorá sa zaoberá skratkami a terminológiou.
- Úvod môže byť zjednodušenou metódou dodávania celkového konceptu novým zamestnancom, ktorí nemusia byť schopní sledovať celý BPD.
- Vzorový úvod by mohol začať podobne ako tento: Tento úvod poskytuje príslušné základné údaje a odôvodnenie zlepšenia vedenia letových záznamov v spoločnosti Blackhawk Inc. V spoločnosti Blackhawk Inc je zlepšenie vedenia letových záznamov povinné a tento proces zabezpečí štandardizáciu.
- 2Obrysujte dokument konzistentnou notáciou a symbolmi. Pomocou akýchkoľvek poznámok a osnov, ktoré máte, napíšte podrobného sprievodcu dokončením procesu. Toto je mäso z BPD. Pri vytváraní procesného modelu nezabudnite v celom modeli jasne a konzistentne dodržiavať akýkoľvek formát, ktorý ste vybrali. V tejto fáze by mal byť model vytvorený pomocou softvéru na modelovanie procesov alebo iného typu softvéru, aby bolo možné vytvoriť leštený finálny produkt.
- 3Priraďte úlohy týkajúce sa konkrétnych procesov. Tí, ktorí rozhodujú, sú ľudia priamo zodpovední, tí, ktorí sa podieľajú na kontrole kontroly kvality, a dokonca aj tí, ktorí poskytujú konečné schválenie. Počas procesu identifikácie rolí je úplne možné, že sa môžu zistiť nepriradené roly. Vyriešte všetky konflikty, ak existuje viac ľudí s nadbytočnými alebo konfliktnými rolami. Ak je to možné, určite čas, ktorý každý proces vyžaduje. Možné zlyhanie môže byť nasledovné:
- Piloti vyplnia formulár po letu XYZ a zaznamenajú akékoľvek nezrovnalosti (00:30).
- Piloti umiestnia formulár XYZ do schránky na údržbu a podpíšu registračný formulár (00:05).
- Údržba musí podpísať formulár XYZ, keď sú skontrolované a opravené všetky nezrovnalosti.
- Údržba odovzdá formulár XYZ administratívnemu personálu letového záznamu na účely správneho archivovania (00:05).
- 4Prepojte názvy úloh s rolami. Identifikujte jednotlivcov, ktorí budú zapojení do každého z procesov. Definujte individuálnu úlohu každého pracovníka. Na to je lepšie identifikovať konkrétne pracovné pozície, než konkrétne menované osoby. Vylúčenie konkrétnych mien zabezpečí, že dokument zostane relevantný, keď zamestnanec prejde zo spoločnosti, a znovu zdôrazňuje proces nad osobou.
- Nesprávne prepojenie: Pán Johnson v kancelárii 123 bude dokumenty separovať a ukladať.
- Správne prepojenie: Pracovníci letového záznamu budú separovať a ukladať dokumenty.
- 5Pridajte sekciu správy výnimiek a núdzových situácií. Musí existovať základné usmernenie, ako dokončiť proces, keď do hry vstupujú neočakávané faktory. V tejto časti by sa tiež malo vysvetliť, ktorí ľudia majú povolené požadovať zmeny, tí, ktorí môžu zmeny povoliť a ktorí nakoniec vykonajú každú schválenú zmenu.
- Nadnárodné podniky by sa mali zamerať na proces výnimiek vrátane upozornení na jazykové a právne problémy jedinečné pre tento región.
- Ak sú zmeny schválené v širokom rozsahu, uveďte akýkoľvek formulár návrhu, ktorý sa používa na prijatie zmien.
- Príklad: Ak tempo pilota neumožňuje včasné vyplnenie formulára XYZ, môžu ho vyplniť spolu piloti.
- 6Vyskúšajte svoj model. Keď dokončíte dokument o svojom obchodnom procese, budete musieť skontrolovať, či ste presne vykreslili všetky možné udalosti a správne zoradili postupnosť akcií. Aby to váš tím otestoval, nechajte svoj tím použiť tento model na predvádzanie obchodného procesu za rôznych skutočných podmienok. Ak tak urobíte, pomôže vám odstrániť nepresnosti, nekonečné slučky alebo chýbajúce kúsky vo vašom modeli.
Dokument o podnikových procesoch (BPD) funguje ako dohodnutý komunikačný sprievodca, na ktorého sa môžu odvolávať všetci zamestnanci, manažéri, zamestnanci zákazníckych služieb, dokonca aj ľudia zvonku, aby zistili, ako by sa mal proces v rámci podniku vykonávať.
- V niektorých prípadoch, najmä pri zostavovaní príručky pre zamestnancov, môžete tiež chcieť formátovať dokument obchodného procesu, aby bol atraktívnejší a ľahšie čitateľný. Dobrá príručka pre zamestnancov sa číta ako učebnica doplnená schémami a ilustráciami, zatiaľ čo dokument pre interných audítorov potrebuje iba jednoduchý text.
- Upravte a vykonajte korektúru dokumentu. Ak chcete zaistiť profesionálny a ľahko zrozumiteľný konečný produkt, pozorne si prečítajte celý dokument vrátane tabuliek alebo grafických častí. Skúste všetko prečítať nahlas, dozadu alebo nechajte niekoho, aby vám prečítal celý dokument. Zaistite, aby sa najmenšiemu slovu a detailom venovala dostatočná pozornosť.
Prečítajte si tiež: Ako napísať správu o stave?
Otázky a odpovede
- Ako sa určuje štýl?Štýl dokumentu obchodného procesu všeobecne určuje organizácia. Niektoré obsahovali oveľa viac podrobností ako iné. Niektoré typy sú formátované tak, aby obsahovali konkrétne písma, ohraničenia a ďalšie príslušné podrobnosti.
Komentáre (10)
- Páčil sa mi jednoduchý, ľahko zrozumiteľný jazyk, ktorý sa tu používa.
- Tento článok mi pomohol nájsť východiskový bod k tomuto procesu a ako ho zvládnuť.
- Hľadám spôsob, ako zaistiť zachytenie kľúčových bodov procesu písania.
- Ďakujem za toto jasné a výstižné vysvetlenie.
- Celý článok je dobre napísaný. Kroky tu uvedené sú vysvetlené logickým spôsobom a ľahko pochopiteľným spôsobom.
- Úžasné, poučné a podrobné informácie. Poslúžilo mi dobre v mojej snahe vygenerovať nový proces. Ďakujem ti veľmi pekne!
- Veľmi mi to pomohlo. Veľmi poučné a nemusel som míňať peniaze za informácie. Ďakujem.
- Čitateľ má k dispozícii informatívny a základný prehľad.
- Pre nováčika ako som ja, úplne úžasný.
- Pomohlo mi to s nápadmi, čo mám zahrnúť do písania obchodného procesu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
