Ako uprednostniť projekty?
V dnešnom svete sme neustále bombardovaní ponukou (alebo očakávaním) urobiť ešte jednu vec. Aj keď to môže byť vzrušujúce, môže byť tiež ťažké zistiť, ako všetko zaradiť do svojho plánu. Väčšina úspešných ľudí si uvedomuje, že musia uprednostniť svoj čas a zdroje, aby mohli viesť zdravý a vyrovnaný život.
Časť 1 z 3: Kategorizácia vašich projektov a stanovenie cieľov
- 1Oddeľte pracovné projekty od domácich projektov. Toto je jeden zo spôsobov, ako pomerne rýchlo vytvoriť dve zastrešujúce kategórie pre svoje ciele. Umožní vám to analyzovať, koľko času chcete stráviť doma, a koľko času chcete venovať práci. Týmto spôsobom si usporiadate svoje ciele celkovo, ako aj vzájomné usporiadanie domácich a profesionálnych cieľov.
- Môžete zahrnúť viac kategórií - napríklad školské ciele - ak je to relevantné. Môžete tiež oddeliť naliehavé a nie naliehavé úlohy.
- 2Zoskupte projekty s podobnými úlohami dohromady. Jednou z možností, ako dobre využiť čas, je robiť podobné projekty spoločne. Niektorým ľuďom to umožňuje začať s vykonávaním určitej úlohy a vykonávať ju pre všetky projekty, na ktorých pracuje. Napríklad, ak hľadáte rozpočet na prestavbu svojej spálne, môžete pokračovať a zrevidovať svoj celkový plán domáceho rozpočtu. Odtiaľ by ste mohli dohnať účtovníctvo, ktorému ste sa v kancelárii vyhýbali.
- Táto stratégia nemusí fungovať pre tých, ktorí sa spália o opakujúce sa úlohy a potrebujú trochu väčšiu rozmanitosť. Ak viete, že by ste sa nudili a bojovali s viacerými rozpočtovými projektmi naraz, nie je to pre vás stratégia.
- 3Zoskupte projekty s podobnými výsledkami dohromady. Projekty sa väčšinou začínajú s nádejou, že ich dokončia. S každým projektom je obvykle spojená nejaká osobná alebo profesionálna odmena, či už je to pekná terasa, zvýšenie platu alebo len poďakovanie. Zoskupenie projektov podľa ich výsledkov je ďalším spôsobom, ako stanoviť priority podľa toho, čo potrebujete. Ak máte napríklad finančné problémy, môžete sa pozrieť do svojho zoznamu a vyhnúť sa projektom, ktoré sú drahšie - napríklad výstavba novej terasy - a zároveň klásť dôraz na projekty, ktoré zarábajú peniaze, ako napríklad práca na voľnej nohe.
- Niektoré projekty budú mať väčšiu motiváciu ako iné projekty. Môžete mať napríklad prázdninový zápisník, ktorý ste chceli celé mesiace dokončovať, a zároveň obraz, ktorý chcete urobiť na narodeniny priateľa. Zamyslite sa nad dôsledkami nedokončenia zápisníka tento víkend oproti nedokončeniu obrazu včas na narodeniny vášho priateľa v pondelok. Dokončenie ktoréhokoľvek projektu by bolo prospešné, ale dokončenie maľby, aby ste ho mohli predložiť včas a necítili sa previnilo alebo sklamane, bude pre vás pravdepodobne prínosnejšie.
- 4Stanovte si múdre ciele. Metóda SMART je spôsob, ako vyhodnotiť svoje ciele a uistiť sa, že sú primerané. Ak chcete použiť túto metódu, podrobne si napíšte svoj cieľ a položte si nasledujúce otázky:
- Je môj cieľ konkrétny? Ak máte jasný cieľ („Chcem schudnúť 15 libier. Do konca mája diétou a cvičením päť dní v týždni“) na rozdiel od vágneho cieľa („dostať sa do formy“), budete mať väčšiu štruktúru v váš proces stanovovania priorít. Byť čo najkonkrétnejší pomôže zamerať vaše úsilie.
- Je môj cieľ merateľný? Inými slovami, stanovte spôsob, ako zistiť, či ste dosiahli pokrok alebo ste dosiahli svoj cieľ. Ak je vašim cieľom schudnúť 15 libier. za dva mesiace môžete tento cieľ zmerať tak, že sa každý týždeň budete vážiť a zaznamenávať svoj pokrok. Merateľný cieľ znamená, že presne viete, kedy ste ho dosiahli - keď vidíte toto číslo na stupnici.
- Je môj cieľ dosiahnuteľný? Zamyslite sa nad tým, či máte čas a prostriedky na dosiahnutie cieľa. máte schopnosť a snahu pracovať na jeho dosiahnutí? Obidve sú dôležité. V niektorých prípadoch je možné nedostatok schopností nahradiť vozidlom. Môžete sa začať učiť zručnosti potrebné na dosiahnutie cieľa. V iných prípadoch, napríklad 65 -ročný učiteľ v škole, ktorý by chcel byť astronautom, je pravdepodobnosť, že budete mať proti sebe veľké šance.
- Je môj cieľ relevantný? Položte si otázku, či to skutočne chcete a prečo to chcete. Bude tento cieľ naplnený pre vás ako jednotlivca? Naozaj sa chcete stať neurológom alebo je to niečo, čo pre vás chce vaša rodina? Funguje to s vašimi ďalšími cieľmi, napríklad mať veľkú rodinu a často cestovať, alebo sú v konflikte?
- Je môj cieľ časovo obmedzený? Aby sme si udržali motiváciu, väčšina z nás potrebuje termíny. Ak chcete zmerať svoj pokrok a dosiahnuť svoj cieľ, musíte mať časovú os. Môže byť užitočné rozdeliť dlhodobé ciele na viac krátkodobých. Napríklad predtým, ako dosiahnete svoj cieľ stať sa neurológom, budete musieť absolvovať MCAT®, dostať sa na lekársku fakultu, získať pobyt, atď. Naplánujte si tieto krátkodobé ciele s rovnakými podrobnosťami ako svoje dlhodobé ciele, použitie metódy SMART na každú z nich.
Časť 2 z 3: hodnotenie každého projektu
- 1Vytvorte si zoznam všetkých svojich úloh. Začnite tým, že uvediete každý projekt a úlohu, ktoré musíte splniť v uvedenom časovom období (napríklad do konca pracovného dňa). Nemyslite na to, ako dlhý je zoznam, alebo dávajte niečo do konkrétneho poradia. Jednoducho to dajte všetko na papier, aby ste mohli začať uprednostňovať.
- 2Identifikujte všetky naliehavé projekty. Prejdite si zoznam a vyhľadajte všetko, čo má prednosť pred ostatnými vašimi úlohami. Máte napríklad stretnutie s klientom napoludnie a ešte ste nedokončili svoju prezentáciu? Ak nemáte prezentáciu hotovú, zahodíte s klientom svoje šance a dokonca si môžete poškodiť povesť. Všetky projekty s hroziacim termínom a vážnymi následkami by mali ísť na začiatok vášho zoznamu.
- 3Nájdite svoje dôležité projekty. Akonáhle budú naliehavé projekty vyriešené, pravdepodobne sa budete chcieť zamerať na dôležité projekty alebo projekty s najväčšou hodnotou. Existuje mnoho spôsobov, ako hodnotiť hodnotu - jedným zo spôsobov je zamyslieť sa nad tým, koľko ľudí tento projekt ovplyvní; často platí, že čím viac ľudí sa zapojí, tým je úloha dôležitejšia. Opýtať sa na dôsledky nesplnenia úlohy v uvedenom časovom období je ďalším dobrým spôsobom, ako posúdiť jej dôležitosť, a tiež otázkou, či je potrebné dokončiť jeden projekt, aby ste sa mohli venovať ďalšiemu.
- Ak sa napríklad pokúšate uprednostniť úpravu kapitoly v knihe alebo si ísť kúpiť nový router na opravu internetu do obchodu, čo sa stane, ak dnes nedokončíte každý projekt? Koľko ľudí bude ovplyvnených, ak nedokončíte úpravy v porovnaní s opravou internetu? Potrebujete internet, aby ste mohli dokončiť úpravu kapitoly? Možno máte termín na odoslanie kapitoly svojmu agentovi do konca dnešného dňa, ale nemôžete to urobiť, pokiaľ najskôr neopravíte internet. Obe úlohy sú dôležité, ale položenie si týchto otázok vám môže pomôcť ujasniť si, čo by ste mali urobiť ako prvé.
- Ďalšou úvahou môže byť, pre koho je projekt určený - niečo, čo by za normálnych okolností mohla byť úloha s nízkou prioritou, sa môže stať veľmi dôležitým, ak je to pre generálneho riaditeľa spoločnosti. Dokončenie projektu pre klienta je zvyčajne dôležitejšie ako dokončenie internej práce pre seba.
- Môžete tiež zvážiť náklady a zisk. Pri pomyslení na zisk by nemalo ísť len o peniaze. To môže znamenať, že projekt uvoľní čas, vygeneruje peniaze alebo nejakým spôsobom prinesie ďalšie zdroje. Zamyslite sa nad tým, čo bude znamenať úspech každého projektu, a buďte si istí, že na zisk myslíte realisticky.
- Zvážte mieru súvisiaceho rizika. Aj keď sa zdá, že mnohé projekty majú vynikajúce výsledky, musíte zvážiť, o čo môžete prísť, ak projekt nedosiahne úspech. Pozrite sa na všetky náklady na projekt - peniaze, čas, reklamu atď. To udrží vaše očakávania na uzde a povedie vás k bezpečným rozhodnutiam.
- Zoraďte zostávajúce úlohy podľa ich dôležitosti a prepracujte sa v zozname.
Časť 3 z 3: priradenie objednávky k vášmu zoznamu projektov
- 1Vo svojich hodnotiacich krokoch sa pozerajte na projekty s najvyššou prioritou. Kroky hodnotenia sú dobrým začiatkom rozhodovania o tom, ktoré projekty budú mať najvyššiu prioritu, ale nemusia rozhodnúť sami. Verte svojmu inštinktu, čo robíte a kedy to robíte. Dobrým miestom na začiatok je prepísanie zoznamu projektov, ktoré chcete vykonať, v poradí, v akom boli zaradené.
- 2Vedieť, kedy povedať „nie “. Je veľmi dôležité, aby ste pochopili, koľko môžete na seba v jeden moment vziať. Nechajte si určitý čas/peniaze/atď. na projekty a toho sa držať. Ak sa budete príliš preťahovať, budete si vo väčšine alebo vo všetkých svojich projektoch počínať zle.
- 3Vezmite do úvahy úsilie. Ak máte viacero dôležitých projektov a stále ich nemôžete uprednostniť, zamyslite sa nad tým, koľko úsilia si každý projekt vyžiada. Odporúčame vám začať s projektom, ktorý si bude vyžadovať najväčšie úsilie, ale nie vždy to funguje pre každého. Môžete sa cítiť viac motivovaní, ak dokážete splniť ďalšiu dôležitú úlohu, ktorá vám zaberie menej času, a potom sa ponoríte do dlhšieho projektu. Uistite sa, že máte dostatok času na dokončenie dlhšieho projektu, ak najskôr urobíte druhý projekt.
- 4Porovnajte projekty podľa číselných údajov. Riziko a zisk sú dobrým spôsobom, ako sa pozerať na projekty, ale jeden z nich vás môže sám vyviesť z omylu. Účinným spôsobom, ako uprednostniť mnoho projektov, je pozrieť sa na pomer rizika k zisku. Prioritou by mal byť projekt, ktorý má veľký výnos s malým rizikom. Projekt, ktorý neprinesie žiadny skutočný prínos, ale môže spôsobiť vážne problémy, by sa mal odložiť alebo dokonca úplne prerušiť.
- 5Pozrite sa na priame porovnania. Ak stále máte problémy s určovaním priorít, môže vám pomôcť vziať dôležité projekty a priamo ich porovnať. Existuje niekoľko možností vzájomného porovnania. Na preskúmanie výhod a nevýhod jedného projektu vo vzťahu k inému je možné použiť metódy ako nútené hodnotenie, párové porovnávania a q-druhy. Vynútené poradie sa zvyčajne objaví v predvolenom nastavení, ak nie je zavedený žiadny iný plán stanovovania priorít.
- Nútené poradie. Poradie každého projektu jednotlivo alebo v skupinách. Projekt s najvyšším umiestnením sa vykoná ako prvý a projekty sa robia v poradí podľa poradia, až kým nie sú všetky dokončené alebo vám skončí čas alebo iné zdroje. Táto metóda nie je najefektívnejšia, ak máte príliš veľa projektov, musíte konzultovať príliš veľa ľudí o svojich rozhodnutiach alebo pracujete na zložitých problémoch.
- Párové porovnania. Vezmite dva projekty a porovnajte ich vedľa seba. Keď si z nich vyberiete projekt s vysokou prioritou a projekt s nízkou prioritou, môžete zapojiť tretí projekt a zistiť, kde sa nachádza (nad vysokou prioritou, pod nízkou prioritou alebo medzi nimi). To sa zvykne rozpadať na príliš veľa projektov, ale v prípade potreby môžete použiť postup play -off na porovnanie viacerých projektov.
- Triedy Q. Nechajte každého, kto sa zaoberá stanovovaním priorít, písať projekty na samostatné indexové karty. Každá osoba v skupine rozdelí projekty na hromady veľmi vysokej, vysokej, strednej, nízkej a veľmi nízkej priority. Potom, čo ste zoradili svoje hromady, porovnáte a zistíte, ktoré projekty boli celkovo najvyššie. Potom môžete podľa toho začať pracovať na svojich projektoch.
- 6Vytvorte si vlastnú maticu určovania priorít. Matica prioritizácie je spôsob priradenia hodnoty množine úloh. Ak si vytvoríte vlastný, môžete sa ľahko rozhodnúť, ktoré faktory považujete za najcennejšie (peniaze, jednoduchosť atď.). Uistite sa, že každému projektu priradíte číselnú hodnotu alebo váhu a každému z vašich hodnotiacich kritérií číselnú hodnotu alebo hodnotiacu stupnicu. Celkové skóre priorít pre každý projekt bude váhou projektu vynásobenou skóre, ktoré získalo na hodnotiacej stupnici.
- Funguje to skvele na hodnotenie projektov, ktoré majú iné aspekty ako zisk a riziko.
- 7Zvážte všetky faktory. Často existujú faktory, ktoré sa nezobrazia v matici stanovenia priorít alebo analýze nákladov, ako napríklad osobné preferencie. Existujú aj faktory, ktoré sa objavia po dokončení plánovacieho zasadnutia, napríklad núdzové schôdze alebo núdzové situácie v rodine. Tieto faktory musíte vziať do úvahy aj pri svojom rozhodovaní a zostať dostatočne flexibilní, aby ste podľa toho posunuli svoje priority.
- Pri vytváraní denných zoznamov priorít nezabudnite zahrnúť jednoduché úlohy. V opačnom prípade môžete zabudnúť na malé veci!
- Netrávte toľko času uprednostňovaním, aby ste nič neurobili!
Prečítajte si tiež: Ako používať nástroj Kanban?
Komentáre (1)
- Potreba nájsť nový byt, malé dieťa, o ktoré by sa mal starať, osobné a manželské zdravotné problémy, ktoré je potrebné riešiť, rodinné udalosti, ktoré sa budú konať v priebehu niekoľkých týždňov. Koľko času strávite balením pri hľadaní bytu a zároveň udržiavate poriadok pre naše dieťa? Skvelý článok, pomôže nájsť odpovede.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.