Ako uprednostniť projekty?

Vytvorte si zoznam všetkých svojich úloh. Začnite tým, že uvediete každý projekt a úlohu, ktoré musíte splniť v uvedenom časovom období (napríklad do konca pracovného dňa). Nemyslite na to, ako dlhý je zoznam, alebo dávajte niečo do konkrétneho poradia. Jednoducho to dajte všetko na papier, aby ste mohli začať uprednostňovať.

Identifikujte všetky naliehavé projekty. Prejdite si zoznam a vyhľadajte všetko, čo má prednosť pred ostatnými vašimi úlohami. Máte napríklad stretnutie s klientom napoludnie a ešte ste nedokončili svoju prezentáciu? Ak nemáte prezentáciu hotovú, zahodíte s klientom svoje šance a dokonca si môžete poškodiť povesť. Všetky projekty s hroziacim termínom a vážnymi následkami by mali ísť na začiatok vášho zoznamu.

Nájdite svoje dôležité projekty. Akonáhle budú naliehavé projekty vyriešené, pravdepodobne sa budete chcieť zamerať na dôležité projekty alebo projekty s najväčšou hodnotou. Existuje mnoho spôsobov, ako hodnotiť hodnotu - jedným zo spôsobov je zamyslieť sa nad tým, koľko ľudí tento projekt ovplyvní; často platí, že čím viac ľudí sa zapojí, tým je úloha dôležitejšia. Opýtať sa na dôsledky nesplnenia úlohy v uvedenom časovom období je ďalším dobrým spôsobom, ako posúdiť jej dôležitosť, a tiež otázkou, či je potrebné dokončiť jeden projekt, aby ste sa mohli venovať ďalšiemu.

• Ak sa napríklad pokúšate uprednostniť úpravu kapitoly v knihe alebo si ísť kúpiť nový router na opravu internetu do obchodu, čo sa stane, ak dnes nedokončíte každý projekt? Koľko ľudí bude ovplyvnených, ak nedokončíte úpravy v porovnaní s opravou internetu? Potrebujete internet, aby ste mohli dokončiť úpravu kapitoly? Možno máte termín na odoslanie kapitoly svojmu agentovi do konca dnešného dňa, ale nemôžete to urobiť, pokiaľ najskôr neopravíte internet. Obe úlohy sú dôležité, ale položenie si týchto otázok vám môže pomôcť ujasniť si, čo by ste mali urobiť ako prvé.
• Ďalšou úvahou môže byť, pre koho je projekt určený - niečo, čo by za normálnych okolností mohla byť úloha s nízkou prioritou, sa môže stať veľmi dôležitým, ak je to pre generálneho riaditeľa spoločnosti. Dokončenie projektu pre klienta je zvyčajne dôležitejšie ako dokončenie internej práce pre seba.
• Môžete tiež zvážiť náklady a zisk. Pri pomyslení na zisk by nemalo ísť len o peniaze. To môže znamenať, že projekt uvoľní čas, vygeneruje peniaze alebo nejakým spôsobom prinesie ďalšie zdroje. Zamyslite sa nad tým, čo bude znamenať úspech každého projektu, a buďte si istí, že na zisk myslíte realisticky.
• Zvážte mieru súvisiaceho rizika. Aj keď sa zdá, že mnohé projekty majú vynikajúce výsledky, musíte zvážiť, o čo môžete prísť, ak projekt nedosiahne úspech. Pozrite sa na všetky náklady na projekt - peniaze, čas, reklamu atď. To udrží vaše očakávania na uzde a povedie vás k bezpečným rozhodnutiam.
• Zoraďte zostávajúce úlohy podľa ich dôležitosti a prepracujte sa v zozname.

Vo svojich hodnotiacich krokoch sa pozerajte na projekty s najvyššou prioritou. Kroky hodnotenia sú dobrým začiatkom rozhodovania o tom, ktoré projekty budú mať najvyššiu prioritu, ale nemusia rozhodnúť sami. Verte svojmu inštinktu, čo robíte a kedy to robíte. Dobrým miestom na začiatok je prepísanie zoznamu projektov, ktoré chcete vykonať, v poradí, v akom boli zaradené.

Vedieť, kedy povedať „nie “. Je veľmi dôležité, aby ste pochopili, koľko môžete na seba v jeden moment vziať. Nechajte si určitý čas/peniaze/atď. na projekty a toho sa držať. Ak sa budete príliš preťahovať, budete si vo väčšine alebo vo všetkých svojich projektoch počínať zle.

Vezmite do úvahy úsilie. Ak máte viacero dôležitých projektov a stále ich nemôžete uprednostniť, zamyslite sa nad tým, koľko úsilia si každý projekt vyžiada. Odporúčame vám začať s projektom, ktorý si bude vyžadovať najväčšie úsilie, ale nie vždy to funguje pre každého. Môžete sa cítiť viac motivovaní, ak dokážete splniť ďalšiu dôležitú úlohu, ktorá vám zaberie menej času, a potom sa ponoríte do dlhšieho projektu. Uistite sa, že máte dostatok času na dokončenie dlhšieho projektu, ak najskôr urobíte druhý projekt.

Porovnajte projekty podľa číselných údajov. Riziko a zisk sú dobrým spôsobom, ako sa pozerať na projekty, ale jeden z nich vás môže sám vyviesť z omylu. Účinným spôsobom, ako uprednostniť mnoho projektov, je pozrieť sa na pomer rizika k zisku. Prioritou by mal byť projekt, ktorý má veľký výnos s malým rizikom. Projekt, ktorý neprinesie žiadny skutočný prínos, ale môže spôsobiť vážne problémy, by sa mal odložiť alebo dokonca úplne prerušiť.

Pozrite sa na priame porovnania. Ak stále máte problémy s určovaním priorít, môže vám pomôcť vziať dôležité projekty a priamo ich porovnať. Existuje niekoľko možností vzájomného porovnania. Na preskúmanie výhod a nevýhod jedného projektu vo vzťahu k inému je možné použiť metódy ako nútené hodnotenie, párové porovnávania a q-druhy. Vynútené poradie sa zvyčajne objaví v predvolenom nastavení, ak nie je zavedený žiadny iný plán stanovovania priorít.

• Nútené poradie. Poradie každého projektu jednotlivo alebo v skupinách. Projekt s najvyšším umiestnením sa vykoná ako prvý a projekty sa robia v poradí podľa poradia, až kým nie sú všetky dokončené alebo vám skončí čas alebo iné zdroje. Táto metóda nie je najefektívnejšia, ak máte príliš veľa projektov, musíte konzultovať príliš veľa ľudí o svojich rozhodnutiach alebo pracujete na zložitých problémoch.
• Párové porovnania. Vezmite dva projekty a porovnajte ich vedľa seba. Keď si z nich vyberiete projekt s vysokou prioritou a projekt s nízkou prioritou, môžete zapojiť tretí projekt a zistiť, kde sa nachádza (nad vysokou prioritou, pod nízkou prioritou alebo medzi nimi). To sa zvykne rozpadať na príliš veľa projektov, ale v prípade potreby môžete použiť postup play -off na porovnanie viacerých projektov.
• Triedy Q. Nechajte každého, kto sa zaoberá stanovovaním priorít, písať projekty na samostatné indexové karty. Každá osoba v skupine rozdelí projekty na hromady veľmi vysokej, vysokej, strednej, nízkej a veľmi nízkej priority. Potom, čo ste zoradili svoje hromady, porovnáte a zistíte, ktoré projekty boli celkovo najvyššie. Potom môžete podľa toho začať pracovať na svojich projektoch.

Vytvorte si vlastnú maticu určovania priorít. Matica prioritizácie je spôsob priradenia hodnoty množine úloh. Ak si vytvoríte vlastný, môžete sa ľahko rozhodnúť, ktoré faktory považujete za najcennejšie (peniaze, jednoduchosť atď.). Uistite sa, že každému projektu priradíte číselnú hodnotu alebo váhu a každému z vašich hodnotiacich kritérií číselnú hodnotu alebo hodnotiacu stupnicu. Celkové skóre priorít pre každý projekt bude váhou projektu vynásobenou skóre, ktoré získalo na hodnotiacej stupnici.

• Funguje to skvele na hodnotenie projektov, ktoré majú iné aspekty ako zisk a riziko.