Ako profesionálne spravovať svoj e -mail?

Dodržujte e-mailovú etiketu. Zamyslite sa nad starým príslovím: „Na med chytíte viac múk ako na ocot“. Nemá zmysel sa zaoberať problémom etikety. Všetci vieme, že by sme sa mali správať slušne. Tu je však potrebné zvážiť niekoľko bodov:

• Nepíšte, keď ste nahnevaní - počkajte 24 hodín a upokojte sa. Buď rozumný.
• Nechajte niekoho iného upraviť váš e-mail.
• Nepoužívajte sarkazmus. Môžete si myslieť, že ste šikovní, ale príjemca bude odradený.
• Vyhnite sa všetkým veľkým správam. Použitie veľkých písmen je e-mailový ekvivalent kričania a váš príjemca nebude vďačný.
• Choďte pokojne aj na výkričníky. Nadmerné používanie oslabuje ich účinnosť.
• Používajte jasné riadky predmetu. Pomôže to ľuďom rozhodnúť sa, či si e-mail prečítajú teraz alebo neskôr. Všetci sme zaneprázdnení. Váš korešpondent ocení vašu ohľaduplnosť.
• Nech je to krátke. Ak má váš e-mail viac ako dva odseky, možno by ste mali použiť telefón.
• Zmeňte predmet, ak zmeníte tému vlásku.
• Pokiaľ príjemca vopred nesúhlasil, neposielajte ďalej básne, vtipy, varovania pred vírusmi a ďalšie veci. Len strácate drahocenný čas a šírku pásma.

Nemyslite si, že ste anonymný. Ak posielate škaredé správy, môžete si myslieť, že nikto nemôže zistiť, že e-mail prišiel od vás. Koniec koncov, nastavíte falošnú webovú adresu. Zamysli sa znova. E-mail obsahuje neviditeľné informácie o odosielateľovi. Tieto informácie sú v záhlaví. Všetky hlavné e-mailové programy môžu zobrazovať informácie v hlavičke. Tu je postup:

• V programe Microsoft Outlook dvakrát kliknite na e-mail. Potom kliknite na položky Zobraziť> Možnosti. V programe Microsoft Outlook Express kliknite na e-mail. Potom kliknite na položky Súbor> Vlastnosti a vyberte kartu Podrobnosti.
• V Eudore dvakrát kliknite na správu. Potom kliknite na tlačidlo Blah Blah.
• V programe Netscape kliknutím na správu ju otvorte. Potom kliknite na Zobraziť> Zdroj správ, aby sa zobrazila hlavička.
• Odhalujúce informácie o odosielateľovi sú v častiach, ktoré začínajú reťazcom „Prijaté:.“ V závislosti od počtu počítačov, ktorými e-mail prešiel, ich môže byť niekoľko. Pôvodný počítač je v dolnej časti „Prijaté:.“ Táto časť bude mať číslo internetového protokolu (IP), napríklad 124 213,45,11. Je možné ho vysledovať na mnohých webových serveroch.

Vyhnite sa odosielaniu e-mailov nesprávnej osobe. Dnešné e-mailové programy chcú uľahčiť odosielanie e-mailov. To znamená, že keď začnete písať adresu príjemcu, ktorému ste v minulosti odoslali poštu, pole „Komu:“ už môže byť vyplnené. Buď opatrný. Vždy dvakrát skontrolujte, či je príjemca zamýšľaný. Navyše, ak píšete niečo škaredé o Joeovi Smithovi, budete mať v mysli Joeho meno. Neposielajte mu to.

Nepoužívajte jednu e-mailovú adresu na všetko. Majte niekoľko e -mailových adries - na súkromné, verejné, na online zoznamy adries a na nákupy online. Väčšina poskytovateľov vám dá pol tucta e-mailových účtov. Adresy na webe môžete použiť aj na osobné účty. Gmail aj Yahoo! sú dobré. K týmto účtom sa dostanete odkiaľkoľvek za predpokladu, že máte prístup na web.

Nezabudnite skontrolovať všetky svoje e-mailové účty. Kontrola všetkých týchto účtov môže byť fuška, obzvlášť z domu. Aby ste skrátili čas, môžete použiť ePrompter (www.eprompter.com), ktorý dokáže skontrolovať 16 rôznych účtov chránených heslom. Najlepšie na tom je, že ePrompter je zadarmo. Existujú aj iné programy, ktoré to robia za poplatok, vrátane Active Email Monitor (www.emailmon.com).

Neklikajte na „odoslať“ príliš rýchlo. Pred odoslaním si prečítajte každý e-mail! Aj keď si prácu nehľadáte, chcete byť opatrní. Ľudia vás budú podvedome súdiť za chyby. Nikto z nás nie je dokonalý. 99% týchto problémov však môžete zachytiť opätovným prečítaním textu. A nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu. Bude zachytávať preklepy. Ale ak použijete „štyri“ namiesto „pre“ alebo „svoje“ pre „ste“, nič vám to nepovie. Je tiež nepravdepodobné, že by ste zachytili chýbajúce slová vo vete, ktorú ste neúmyselne zabudli. Nájdite si chvíľu a znova si prečítajte text. Nevyzeraj ako ignorant.

Nastavte časovač. Môžete to urobiť v programe Outlook pridaním pravidla, ktoré oneskorí odosielanie, najlepšie o 1 až 5 minút, počas ktorých je e-mail vo vašej schránke na odoslanie a je možné ho odstrániť. To vám zabráni stlačiť nesprávne tlačidlo a omylom odoslať polotovar, rovnako ako vám poskytne jednu minútu na to, aby ste sa zorientovali a odstránili tie litánie kvetnatých urážok, ktoré ste napísali vo svojej zúrivosti, skôr ako sa dostanú k šéfovi.

Zapamätajte si prílohu. Keďže to všetci občas robíme, nemalo by ísť o nič veľké. Ak však túto chybu dôsledne robíte, ľudia (možno dôležití ľudia) si môžu myslieť, že strácate mramor. V budúcnosti môžu dokonca váhať s vami obchodovať. Keď sa chystáte odoslať svoj e-mail, zamyslite sa: „Na čo zabúdam?“

Použite názov svojej vlastnej domény. Aby vaša spoločnosť vyzerala veľká. Ak na svoju firmu používate webový účet alebo názov ISP, nebudete vyzerať profesionálne.