Ako napísať list do kancelárie?
Ak chcete napísať list do kancelárie, začnite pozdravom ako „Vážený“, za ktorým nasleduje meno príjemcu a dvojbodka. Ak neviete, ako sa volajú, použite „Koho sa to môže týkať“ alebo „Vážený pán alebo pani“. Po pozdravení napíšte úvodný odsek, v ktorom predstavíte seba a svoj účel písania. Potom pokračujte ďalšími odsekmi a poskytnite podrobnosti a základné informácie. Dokončite záverečným odsekom, aby ste znova zdôraznili svoj hlavný bod, a zahrňte bezplatnú záverečnú časť, ako napríklad „Ďakujem za zváženie“. Ak chcete získať ďalšie rady vrátane toho, ako si vybrať písmo a nastaviť okraje, čítajte ďalej.
Ak chcete napísať list do kancelárie, začnite pozdravom ako „Vážený“, za ktorým nasleduje meno príjemcu a dvojbodka.
Kancelárske listy, tiež známe ako obchodné listy, sú formou písomnej komunikácie používanej na doručovanie informácií, ktoré majú profesionálny charakter. Pretože kancelárske listy sú odrazom autora i organizácie ako celku, je dôležité, aby tieto listy mali formálny, zdvorilý a profesionálny charakter.
Časť 1 z 5: formátovanie listu
- 1Rozhodnite sa, aký formát budete používať. Používajú sa tri obľúbené formáty: blok, upravený blok a poloblok. Formát bloku znamená, že všetky prvky písmena sú zarovnané vľavo na stránke, upravený blok umožňuje posunutie niektorých prvkov doprava a poloblok je zarovnaný doľava, ale každý odsek je odsadený.
- Blokový formát je najformálnejší a najpoužívanejší formát. Ak si nie ste istí, aký typ formátu použiť, je to najlepšia voľba.
- Majte na pamäti, že rôzne organizácie používajú rôzne techniky formátovania, takže v prípade potreby buďte pri formátovaní flexibilní.
- 2Vyberte písmo. Štandardom pre výber písma je Times New Roman, 12 bodov. Arial je tiež považovaný za prijateľné písmo. Dôležitá vec na zapamätanie je nielen čitateľnosť listu, ale aj to, kto je vaše publikum.
- Ak napríklad píšete konzervatívnej organizácii, mali by ste zvoliť štandardný Times New Roman. Prípadne, ak je vaša organizácia liberálnejšia, máte väčšiu voľnosť pri výbere rôznych písem.
- 3Nastavte si okraje. Okraje sú oblasti bieleho prázdneho priestoru okolo okraja oblasti písania. Väčšina textových editorov je automaticky nastavená na štandard (okraje okolo 2,50 cm dookola), ale vždy môžete skontrolovať, či formátujete správne.
- Pomery písmena skontrolujte pomocou ukážky pred tlačou.
- 4Pripravte sa napísať list. Obchodné listy by ste mali zadávať (oddelené medzerou) do textového procesora, ktorý je nastavený na tlač na prázdny biely papier s rozmermi 8,5 palcov x 11 palcov.
Časť 2 z 5: poskytnutie základných informácií
- 1Vytvorte nadpis. Nadpis je spiatočná adresa (zvyčajne 2-3 riadky) a obsahuje informácie o organizácii a miesto, kde môže čitateľ vrátiť akúkoľvek korešpondenciu. Obsahuje názov organizácie (prvý riadok), adresu (druhý riadok) a mesto a štát (tretí riadok).
- Nadpis by mal byť umiestnený dva palce od hornej časti stránky.
- Je tiež prijateľné zahrnúť ďalšie kontaktné informácie (telefón, e -mail, fax) za tretí riadok adresy.
- Snažte sa nepoužívať skratky (napríklad spell street namiesto st.). Ak uvádzate skratku štátu, uistite sa, že používate štandardné skratky poštových služieb a obidve písmená.
- Nadpis nemusíte uvádzať, ak má vaša spoločnosť štandardný hlavičkový papier, ktorý obsahuje všetky identifikačné informácie organizácie.
- 2Zahrnúť dátum. Pri použití štýlu bloku vždy preskočte riadok a pod spiatočnú adresu zadajte dátum. Štandardný európsky formát dátumu je: mesiac, deň a rok (vrátane čiarky za dňom). Neskracujte mesiace a pre rok používajte štyri číslice.
- Štandardné britské formátovanie dátumu je: deň, mesiac, rok (bez čiarky).
- Ak namiesto nadpisu používate hlavičkový papier, umiestnite dátum tri riadky pod posledný riadok hlavičkového papiera.
- 3Zahrňte vnútornú adresu. Vnútorná adresa je titul príjemcu, celé meno a adresa. Toto by malo byť uvedené jeden riadok pod poštovou adresou odosielateľa v USA alebo jeden palec pod dátumom. Je vždy zarovnaný doľava.
- Vždy píšte konkrétnym osobám v organizácii. Ak nemáte meno alebo titul, zavolajte alebo sa pripojte k internetu a urobte malý prieskum.
- Zahrňte najvyšší možný titul (doktor, profesor atď.). Ak oslovujete ženu bez profesného titulu, určte, či by mala byť oslovovaná pani, pani alebo slečna. V prípade pochybností použite pani
- Pri použití medzinárodných adries zadajte na posledný riadok názov krajiny (veľkými písmenami).
Ako ukončím úradný list?
Časť 3 z 5: vysvetlenie, prečo píšete
- 1Zahrňte pozdrav alebo pozdrav. Použite rovnaké meno/názov, aké je použité vo vnútornej adrese. Typ pozdravu bude závisieť od vášho vzťahu s príjemcom, ale najčastejším pozdravom je „Vážený“, za ktorým nasleduje meno príjemcu a dvojbodka. Pozdrav by mal byť umiestnený na ľavom okraji, dva riadky pod vnútornou adresou.
- Ak nepoznáte meno príjemcu, môžete použiť aj frázy ako „Komu sa to môže týkať“ alebo „Vážený pán alebo pani“.
- V britskej angličtine nepotrebujete za menom príjemcu dvojbodku. Namiesto toho nechajte pole prázdne alebo použite čiarku.
- 2Rozhodnite sa, či chcete zahrnúť predmet. Predmetný riadok je veta, ktorá čitateľovi pomôže rýchlo porozumieť účelu vášho listu. Je to úplne voliteľné. Obvykle pred ním je slovo Predmet: alebo Re: a môže byť umiestnený buď o jeden riadok pod pozdravom, alebo priamo za vnútornou adresou.
- Ak chcete, aby predmetový riadok vynikal, môžete použiť tučné písmo, veľké písmená alebo text podčiarknuť.
- 3Zahrňte odsek úvodného textu. Tu predstavíte, kto ste, a svoj účel napísania listu. Toto by malo byť zarovnané vľavo, dva riadky pod pozdravom (alebo čokoľvek, čo je pred telom písmena).
- Ak používate blokové alebo upravené formáty blokov, nie je potrebné odsadenie. Odsadenie iba v prípade, že používate formát semi-block.
- 4Zahrnúť ďalšie odseky textu. Ďalšie odseky by mali poskytnúť viac podrobností, viac základných informácií alebo objasniť akékoľvek informácie. Toto by malo byť opäť zarovnané doľava, s oddelenými medzerami a odsadené iba vtedy, ak sa používa formát semi-block. Preskočte riadok medzi každým novým odsekom.
- Pridajte ďalší odsek vždy, keď predstavíte nový nápad alebo nové informácie.
- Pamätajte si, že je dôležité byť stručný a dostať sa priamo k veci v obchodných listoch. Snažte sa, aby sa vaše odseky neťahali alebo nebehovali dlhšie, ako je potrebné.
Prečítajte si tiež: Ako sa z toho dostať?
Časť 4 z 5: záver vášho listu
- 1Zahrňte odsek záverečného textu. Toto je posledný odsek vášho listu. Malo by to čitateľovi pripomenúť váš hlavný bod a poskytnúť mu žiadosť o následnú akciu (ak je to potrebné).
- 2Zahrňte doplnkové zatváranie. Doplnkové zakončenie je stručná a zdvorilá fráza, ktorou sa váš list končí. Mala by byť jedna medzera pod koncom tela písmena. Štandardné uzávery obsahujú frázy ako S pozdravom, S pozdravom alebo Tvoje skutočne.
- Prvé slovo uzávierky je vždy veľké, druhé nie.
- Zarovnať doľava pre formát bloku. Ak chcete upravený blok, tabulátor umiestnite do stredu a začnite písať (takže to odôvodňuje doprava). Pri polobloku úplne vycentrujte zatváranie.
- Medzi ďalšie možnosti patria: S úctou, Veľmi úprimne, s pozdravom a srdečne.
- 3Zahrňte podpis a identifikáciu. Po zatvorení štyrikrát stlačte kláves Enter, aby ste nechali priestor na podpis. Potom zadajte svoje krstné meno, priezvisko a všetky poverenia. Váš titul môže byť uvedený pod vašim menom.
- Pri podpise svojho mena použite modrý alebo čierny atrament.
- Váš podpis by mal začínať prvým písmenom zadaného mena.
- 4Podľa potreby poskytnite záverečné zápisy. Koncové zápisy sa používajú pre akékoľvek ďalšie informácie, ako sú iniciály alebo prílohy. Informácie by mali byť umiestnené na ľavom okraji, dve medzery pod informáciou o podpise.
- Iniciály sú zahrnuté, ak ho napíše niekto iný ako autor listu. Na prvom mieste sú iniciály autora (veľkými písmenami), za nimi dvojbodka alebo lomka a iniciály pisateľa malými písmenami.
- Prílohy sú akékoľvek ďalšie položky, ktoré sa odosielajú s listom. Označuje sa slovom „Prílohy“ alebo skratkou „Enc“. alebo "Encs." ako nevyhnutné. Ak existuje viac príloh, je obvyklé to označiť uvedením počtu príloh do zátvoriek: Prílohy (3).
Dôležitá vec na zapamätanie je nielen čitateľnosť listu, ale aj to, kto je vaše publikum.
Časť 5 z 5: zostávajúci profesionál
- 1Napíšte vhodným tónom. Tón je známy ako postoj alebo pocit spisovateľa k písaniu. V liste je dôležité mať profesionálny tón, pretože odráža spisovateľa aj organizáciu.
- Buďte zdvorilí a úprimní pri písaní pomocou fráz ako „ďakujem“ alebo „neváhajte ma kontaktovať“.
- Nikdy nepoužívajte povýšenecký tón - aj keď sú informácie negatívne. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: „Neprečítali ste si pozorne pokyny“, namiesto toho povedzte „systém sa môže vypnúť, ak nie sú správne dodržané“.
- 2Používajte nediskriminačný jazyk. Nepoužívajte žiadne zovšeobecnenia ani jazyky, ktoré by ostatných mohli urážať. Na zovšeobecnenie používajte názvy, ktoré nie sú rodovo špecifické, a vyhnite sa stereotypným tvrdeniam.
- Použite napríklad predsedu namiesto predsedu alebo povedzte „zamestnanci kancelárie“ oproti „dievčatám v kancelárii“.
- 3Používajte vhodnú gramatiku a výber slov. Používajte úplné a zložité vety a vyhýbajte sa útržkom a hádkam. Vždy si prečítajte znova, aby ste sa uistili, že sú vaše vety súdržné a dobre zostavené.
- Nepoužívajte slangové výrazy ani slová nižšej úrovne, bez ohľadu na to, ako sú obľúbené. Vyhnite sa napríklad používaniu slov ako: veci, ako alebo skutočne.
- Vyhnite sa príliš používaným slovám ako: veľa, dobré alebo milé.
- Nepoužívajte zabehané vety, ktoré sa zdajú byť bez konca a vyžadujú interpunkciu, ale nepoužívajte žiadne a spojte veľa myšlienok do jednej vety, ktorú by ste mali rozdeliť na niekoľko. (Toto je príklad zabehnutej vety)
- Uistite sa, že vaše vety. (sú úplné, a nie fragmenty ako tento).
- 4Používajte vhodné konvencie písania. To zahŕňa interpunkciu a pravopis. Ak máte pochybnosti, použite v systéme na spracovanie textu kontrolu pravopisu a gramatiky.
- Nepoužívajte skratku ako LOL (smejte sa nahlas) alebo TTYL (porozprávajte sa s vami neskôr).
- Vyhnite sa používaniu nadmerných interpunkčných znamienok!!!!!!
Použite napríklad predsedu namiesto predsedu alebo povedzte „zamestnanci kancelárie“ oproti „dievčatám v kancelárii“.
- Ak si nie ste istí akýmkoľvek aspektom svojho listu, požiadajte niekoho iného, aby ho skontroloval.
- Nikdy nepíšte nič, čo by nechcel čítať váš šéf.
- Microsoft Office ponúka šablóny a sprievodcov, ktorí vám pomôžu pri vhodnom formátovaní obchodných listov.
- Vždy skontrolovať pravopis a gramatiku prostredníctvom kontroly pravopisu, rovnako ako re-čítanie.
- Korešpondenciu párkrát skontrolujte, aby ste sa uistili, že znie dobre a dobre plynie.
- Profesionalita je v podnikaní kľúčová. Pri vytváraní akejkoľvek formy obchodnej korešpondencie sa NESPOLIEHAJTE výlučne na tieto kroky. Vždy požiadajte spolupracovníkov o informácie týkajúce sa štandardov korešpondencie.
Otázky a odpovede
- Ako ukončím úradný list?Existuje niekoľko štandardných záverečných vyhlásení: „S pozdravom“, „S pozdravom“, „S úctou“, „S pozdravom“, „S úctou“... dostanete predstavu. Použitie ktoréhokoľvek z nich bude v poriadku. Keď ľudia na konci listu očakávajú „s úctou vaše“, nemusia ho v skutočnosti čítať; stačí to vidieť, stačí, ušetrí im to čas. Ak sa chystáte byť kreatívni, čítanie a porozumenie potrebuje čas.
Komentáre (5)
- Bola to vynikajúca prezentácia pre všetkých. V skutočnosti mi to pomohlo porozumieť písaniu listov, obrázkové vedenie bolo veľmi dobrým spôsobom, ako nám porozumieť. V skutočnosti nevynakladáte žiadne úsilie na predstavenie vynikajúceho a ľahko zrozumiteľného článku.
- Skvelým spôsobom! Rozumiem základom v písaní listov so znalosťou MS Word, jednoducho lepšie!
- Naučil sa správne formátovať.
- Potrebujete pomôcť študentovi napísať list na vysokú školu vo Vietname. Niektoré z vašich bodov budú veľmi užitočné. Ďakujem.
- Bolo to veľmi nápomocné!
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
