Ako si všimnúť prílohy v liste?
Ak potrebujete zaznamenať prílohy v liste, ponechajte dvojité miesto pod svojim podpisom a pozdravom a potom napíšte „Príloha“. Ak chcete označiť, že váš list obsahuje viac ako 1 dokument, použite množné číslo „Prílohy“, za ktorým nasleduje dvojbodka a počet dokumentov. Prípadne môžete použiť skratku ako „Enc.“ alebo „Príloha“ namiesto úplného napísania „Prílohy“. Zvážte zahrnutie názvov priložených dokumentov a akýchkoľvek popisov, ktoré môžu byť užitočné. V tele listu uveďte dokumenty, ktoré ste priložili, a dajte im kontext, aby bol čitateľ pripravený ich prečítať. Ak chcete získať ďalšie tipy, napríklad ako formátovať list, čítajte ďalej.
Ak potrebujete zaznamenať prílohy v liste, ponechajte dvojité miesto pod svojim podpisom a pozdravom a potom napíšte „Príloha“.
Väčšinu svojej obchodnej komunikácie môžete vykonávať prostredníctvom e -mailu, niekedy však musíte odoslať formálny obchodný list. Ak máte ďalšie listy, ktoré je potrebné priložiť k listu, chcete ich zaznamenať do tela listu a na koniec označiť. Váš príjemca sa tak môže uistiť, že dostal všetko, čo ste odoslali.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie zápisu prílohy
- 1Zatvorte list. Zápis prílohy sa uvádza po zatvorení a podpise vášho listu. Použite bezplatné zatváranie, ako napríklad „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“, ponechajte priestor na svoj podpis a potom zadajte svoje meno.
- Vo všeobecnosti môže byť vaše zatváranie známejšie, ak s príjemcom nadväzujete osobnejšie vzťahy. Ak napríklad píšete otcovi svojho najlepšieho priateľa, môžete použiť neformálnejšie ukončenie, napríklad „S pozdravom“ alebo „Všetko najlepšie“.
- 2Pod svoje meno zadajte „príloha“. Ak ste spolu s písmenom zahrnuli aj iný dokument ako písmeno, za znakom podpisu zadajte dvojité miesto a zadajte prílohu.
- Ak ste vložili viac ako jeden dokument, použite množné číslo „Prílohy“ a potom uveďte počet príloh. Číslo by malo nasledovať buď za dvojbodkou, alebo by malo byť uzavreté v zátvorkách. Ak máte napríklad tri prílohy, môžete napísať buď „Prílohy: 3“ alebo „Prílohy (3)“.
- 3Použite skratku. Na to, aby ste vo formálnom obchodnom liste uviedli prílohu, nemusíte nutne vypisovať celé slovo „príloha“. Oba "Enc." a „príloha“ sú prijateľné na vedomie príloh.
- Technicky: „príloha“ je skratka pre sloveso „uzavretý“, zatiaľ čo „encl.“ môže znamenať buď „uzavretý“ alebo „uzavretý“.
- Ak prikladáte viac ako jeden dokument, môžete si všimnúť počet príloh za skratkou, ale nepridávajte k skratke písmeno „s“.
Chcete uviesť všetky prílohy v tele listu a okrem toho uviesť poznámku po zatváraní. - 4Zoznam názvov dokumentov. Niekedy, ak máte viac príloh, jednoducho zaznamenanie počtu priložených dokumentov neposkytne dostatok informácií. Ak si myslíte, že je to potrebné, môžete za slovo „prílohy“ zahrnúť aj názvy dokumentov.
- Ak ich chcete uviesť týmto spôsobom, uistite sa, že všetky dokumenty majú ľahko rozpoznateľný názov. Nechcete, aby sa váš príjemca pokúšal hádať, či sú tam správne dokumenty.
- Ak uvádzate názvy, neuvádzajte ani počet príloh.
- 5Zahrňte akýkoľvek relevantný popis. V niektorých prípadoch môže byť tiež dôležité informovať príjemcu, aký typ dokumentov ste priložili. Obvykle to budete potrebovať, ak uvádzate originálne dokumenty aj kópie.
- Jednoducho zadajte názov dokumentu a potom vložte popis do zátvoriek. Môžete napríklad napísať „Prílohy: rodný list (originál plus dve kópie)“.
- Ak ste priložili pôvodné dokumenty, ktoré vám budú potrebné vrátiť, nezabudnite to uviesť v tele listu.
Metóda 2 z 3: formátovanie listu
- 1Vyberte najlepšie písmo a okraj. Písmo formálneho obchodného listu by malo byť štandardným, ľahko čitateľným písmom, ako napríklad Times New Roman alebo Helvetica. Obvykle to bude predvolené písmo vo vašej aplikácii na spracovanie textu.
- Predvolené okraje by mali byť tiež v poriadku. Mali by byť aspoň palec na všetkých stranách. Ak máte kratšie písmeno, ktoré chcete vyplniť na stránke, zvážte trochu zvýšenie okrajov a zistite, či to pomôže vyvážiť stránku.
- Pokiaľ ide o obzvlášť krátke písmená, môžete tiež skúsiť trochu väčšie a rozložené písmo, napríklad Verdana. Dávajte si však pozor, aby písmo nebolo príliš rušivé. Ak máte pochybnosti, vytlačte list a odovzdajte papier priateľovi. Nechajte ich, nech sa na to na pár sekúnd pozrú, potom to vezmite a požiadajte ich, aby vám o tom povedali. Ak písmo pôsobí rušivo, bude vám to vedieť povedať.
- 2Uveďte svoju adresu. Pokiaľ nepíšete na hlavičkový papier, vaša adresa bude zvyčajne prvou vecou v hornej časti stránky formálneho obchodného listu. Nie je potrebné uvádzať vaše meno, pretože list podpíšete.
- Vaša adresa je spravidla oddelená medzerou a má odôvodnenie vpravo. Vaša aplikácia na spracovanie textu môže mať šablónu obchodného listu, ktorú môžete použiť, aby ste nemuseli všetky formátovania vykonávať ručne.
- Okrem svojej poštovej adresy môžete uviesť aj svoje telefónne číslo, e -mailovú adresu alebo oboje.
- 3Zadajte dátum dokončenia listu. Ak list formátujete ručne, urobte dvojnásobok medzery v poslednom riadku adresy a prepnite späť na text zarovnaný doľava. Zadajte plnú verziu dátumu vo formáte, ktorý používa váš príjemca.
- Ak napríklad píšete svoj list niekomu z Európy, uviedli by ste ako prvý deň, potom mesiac a potom rok: „16. júl 2017“. Na druhej strane, ak píšete svoj list Európanovi, napíšete „16. júla 2017“.
- Nesnažte sa uhádnuť dátum vopred vo formálnom obchodnom liste. Ak príjemca dostane váš list pred dátumom, bude z vás zle vyzerať. Pokúste sa list poslať čo najskôr po vytlačení a podpise.
Tento spôsob zaznamenávania príloh v tele vášho listu je najvhodnejší, ak nemáte veľa príloh. - 4Identifikujte príjemcu. Dvakrát oddeľte medzeru od dátumu a zadajte meno osoby, s ktorou si píšete, spolu s poštovou adresou. V závislosti od dôvodu, pre ktorý píšete, môžete uviesť aj ich pracovnú pozíciu alebo názov spoločnosti.
- Za adresou preskočte ďalšie dva riadky a napíšte pozdrav. Vhodné je „Dear“, za ktorým nasleduje meno a meno osoby.
- Podľa vlastného uváženia, či uvediete krstné meno osoby. Ak je osoba v postavení autority, vo všeobecnosti vám bude lepšie použiť „pán“. alebo „pani“ nasleduje ich priezvisko.
- 5Napíšte telo blokovým štýlom. Existuje niekoľko štýlov odsekov pre formálne obchodné listy, ale štýl bloku je najjednoduchší a najčastejšie sa používa. V prípade tohto štýlu text oddelíte medzerou, s výnimkou dvojitých medzier medzi odsekmi.
- Odseky nie sú odsadené v štýle bloku. Váš text je zvyčajne zarovnaný doľava, aj keď si môžete vybrať zarovnanie „na mieru“. Text bude vložený tak, aby bol rovnomerný na oboch stranách stránky. Odôvodnený text môže byť v niektorých kontextoch ťažšie čitateľný, ale pre krátky list môže váš text pôsobiť čistejšie. Je to väčšinou vec osobnej voľby.
- 6Na vytlačenie listu použite správny papier. Potom, čo ste sa dostali do problémov s navrhovaním a formátovaním formálneho obchodného listu, sa chcete uistiť, že vami zvolený papier odráža dôstojnosť samotného listu.
- Papier, ktorý si vyberiete, môže určiť, či príjemca váš list berie vážne. Toto je obzvlášť dôležité, ak píšete formálny obchodný list, pretože sa uchádzate o prácu alebo sa pokúšate získať prijatie do školy.
- Spravidla chcete papier, ktorý je o niečo ťažší, biely alebo sivobiely. Farebný papier môže byť vhodný na osobné listy, ale na obchodné listy budete pôsobiť menej vážne.
Metóda 3 z 3: diskusia o uzavretých priestoroch v tele
- 1Uveďte dôvod, prečo píšete. Obchodný list by mal byť stručný a vecný. Potom, čo sa predstavíte, okamžite choďte do toho, prečo píšete list a čo dúfate, že v dôsledku toho dosiahnete.
- Ak napríklad píšete, aby ste sa uchádzali o prácu, môžete napísať: „Volám sa Sally Sunshine a som čerstvým absolventom Akadémie cupcake. Videl som, že hľadáš pekára koláčov a verím svojim schopnostiam. bol by to pre teba dobrý zápas. "
- 2Prílohy uveďte v kontexte. Chcete uviesť všetky prílohy v tele listu a okrem toho uviesť poznámku po zatváraní. Príjemca sa tak pripraví na dokumenty a na to, ako súvisia s vašim dôvodom na napísanie.
- Môžete napríklad napísať „Ako vidíte na mojom životopise (v prílohe), vyštudoval som Cupcake Academy s najlepšími známkami v mojej triede a pochvalu od dekana“.
- Tento spôsob zaznamenávania príloh v tele vášho listu je najvhodnejší, ak nemáte veľa príloh.
Ak máte ďalšie listy, ktoré je potrebné priložiť k listu, chcete ich zaznamenať do tela listu a na koniec označiť. - 3Popíšte všetky dokumenty, ktoré ste priložili. Ak prikladáte viacero dokumentov, môže byť efektívnejšie ich jednoducho uviesť v liste spolu so stručným vysvetlením, o aké dokumenty ide.
- Predpokladajme napríklad, že píšete firmu a žiadate vrátenie peňazí za chybný výrobok. Môžete napísať „Priložil som doklad o kúpe tovaru spolu s dvoma fotografiami, ktoré znázorňovali vadu, ktorá bola zjavná pri prvom vybratí z krabice“.
- Vo vašom zápise pod záverom vášho listu to bude vyjadrené buď ako „prílohy (3)“ alebo „prílohy: potvrdenka z 11. júla 2017; fotografie (2)“.
- 4Vysvetlite, ako sú prílohy dôležité. Ak ste v tele listu uviedli svoje prílohy, možno budete musieť uviesť jednu alebo dve vety, ktoré príjemcovi ukazujú, prečo a ako tieto dokumenty súvisia s vašim pôvodným dôvodom na napísanie.
- Ak napríklad prikladáte doklad o zaplatení a fotografie a požadujete vrátenie peňazí za chybný výrobok, môžete napísať „Fotografie naznačujú problém s touto položkou. Ak dátum na fotografiách porovnáte s dátumom na potvrdenke, uvidíte že boli odobraté v deň, keď som produkt kúpil. Tento produkt bol poškodený, keď som ho kúpil.“
Prečítajte si tiež: Ako zabudnúť?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
