Ako napísať obchodnú textovú správu?

Nepoužívajte skratky. Keď pošlete jednu SMS, máte na jej odoslanie iba 160 znakov. To je pravdepodobne dôvod, prečo väčšina ľudí používa skratky. S tým súvisí niekoľko problémov:

• Skratky vyzerajú neformálne a nie sú obchodne založené
• Niektorí kolegovia (najmä ak sú oveľa starší) nemusia skratkám rozumieť
• Niektoré skratky nemusia prekročiť kultúrne hranice, čo je problém, ak pracujete s viacjazyčným tímom
• Na tú istú tému sú niektoré skratky jednoznačným odmietnutím. Ak by ste v obchodnej konverzácii nepovedali WTF v plnom rozsahu, nedávajte to do obchodnej textovej správy.
• Vo väčšine prípadov je rovnako ľahké napísať celé slovo, najmä ak používate mobilnú klávesnicu s dobrou funkciou automatického dopĺňania.

Nepoužívajte emotikony. Druhým pravidlom etikety písania obchodných správ je vyhnúť sa emotikonom, ktoré sú veľmi, veľmi neformálne. Iste, môžu pomôcť zmierniť tón textovej správy (o tom viac za chvíľu), ale nie sú obchodné a ľudia vás nebudú brať vážne, ak ich použijete. Pokiaľ nepracujete so skupinou ľudí, ktorí sú ešte v tínedžerskom veku, držte sa obyčajných starých slov

Sledujte svoj tón. Problém pri písaných správach je, že je ťažké vyjadriť tón. Je to ešte ťažšie s firemnými textovými správami, kde je ľahké znieť stroho. Nájdite si čas na vypracovanie svojej správy, aby ste povedali, čo potrebujete, aby ste príjemcu neurazili.

• Pokiaľ ste pri tom, vyhýbajte sa písaniu všetkých veľkých písmen. Rovnako ako v e-mailoch a sociálnych správach sa to vníma ako krik a príjemcov to iba naštve. Rovnako ako by ste na obchodné kontakty nekričali z očí do očí, nerobte to ani textom.

Skontrolujte svoj jazyk. Pri písaní textových správ pre firmy dávajte pozor na pravopis, gramatiku a interpunkciu. Nesprávne napísané slová a slabá interpunkcia vytvárajú zlý dojem.

• Pred odoslaním správy korigujte svoju správu, aby ste odstránili chyby. Venujte zvláštnu pozornosť automatickým opravám a automatickému dokončovaniu zlyhá. Dávajte pozor na to, čo píšete, a uistite sa, že všetky opravy skutočne hovoria to, čo ste chceli povedať.
• Podobne, ak odosielate SMS správy, pred odoslaním správu skontrolujte, pretože neexistuje záruka, že bude skutočne správna.
  • Spodný riadok? Vždy sa snažte o bezchybnú obchodnú komunikáciu, či už píšete list, e -mail alebo textovú správu.

Skontrolujte príjemcu. Tieto funkcie automatických opráv vo vašom telefóne sú vynikajúce, môžu však viesť k zámene, ak majú kontakty podobné názvy. Pred odoslaním skontrolujte, či je vaša správa doručená správnej osobe alebo ľuďom. Takto nestratíte čas ani náhodou nepošlete dôverné informácie nesprávnej osobe.

Podpíšte svoje správy. V prípade obchodnej správy SMS si nemôžete byť istí, že príjemca má vaše kontaktné údaje. Ak nevedia, kto ste, môžu správu ignorovať. Na koniec správy teda pridajte svoje meno alebo iniciály, aby bolo zrejmé, kto je odosielateľ.

Získajte povolenie. Iba 4% profesionálov z oblasti obchodu uprednostňuje text pred inými formami komunikácie, preto sa uistite, že je v poriadku odosielať obchodné texty vašim kontaktom. Stačí požiadať o povolenie a poslať iba tým, ktorí radi používajú texty na obchodnú komunikáciu. (Tip: Ak odošlete kontaktom textovú správu a ona odpovie e -mailom, je to znakom toho, že nemajú radi textové správy pre firmy, takže im prestanete písať správy.)

• To platí aj pre skupinové texty. Skupinové správy môžu byť rýchlo hlučné a otravné, preto sa pred odoslaním prvého textu uistite, že máte povolenie na pridanie ľudí do skupiny kontaktov. Tento sprievodca skupinovými textovými správami na Huffington Post má niekoľko ďalších užitočných pokynov.

Posielajte správne správy. Aj keď máme veľmi radi textové správy, nie vždy je to správny spôsob sprostredkovania informácií. Najmä pre firmy používajte najvhodnejší spôsob komunikácie. Ak si konkrétny problém vyžaduje e-mail, pošlite e-mail, ktorý vám poskytne trvalé záznamy o vašej interakcii. A ak je lepšie telefonovať, zavolajte.

• Existujú aj niektoré typy správ, ktoré by ste nemali posielať textovo. S partnerom by ste sa nerozišli textovo, takže nerobte to isté v podnikaní.
• Business Insider navrhuje, aby ste sa vyhýbali používaniu textových správ na zmenu času alebo miesta konania schôdze. Tieto zmeny je ľahké prehliadnuť, najmä ak niektorí kolegovia často nekontrolujú svoje telefóny. To znamená, že sú chvíle, kedy je textová správa dokonalou formou komunikácie. Ak dôjde k núdzovej situácii a je to najlepší spôsob, ako osloviť ľudí, pošlite SMS.

Dostávajte poštu v pravý čas. Mali ste niekedy pracovný e -mail, keď ste si užívali večer alebo víkend? Vyviedlo vás to z rovnováhy? Ak ste odpovedali Áno, nie ste sami. Preto je dôležité nechať si obchodné SMS na úradné hodiny. To vášmu obchodnému vzťahu nepomôže.

Poslať textovú správu iba raz. Ak ste odoslali textovú správu, nepokračujte v jej odosielaní, ak daná osoba okamžite neodpovedá. Znamená to len, že táto osoba nekontrolovala svoj telefón. Stane sa tak a je to ďalší dôvod, prečo sa vyhnúť zmene časov stretnutí podľa textu. Dajte príjemcovi dostatok času na vyzdvihnutie správy, skôr ako sa začnete obávať. A ak sa to stáva pravidelne, prečítajte si pravidlo 7: SMSky možno nie sú tou správnou komunikačnou metódou pre tohto konkrétneho kolegu.

Počas stretnutí nepíšte. Nepíšte SMS, keď by ste mali venovať pozornosť tomu, čo sa deje v miestnosti. Bez ohľadu na to, či ste na schôdzi, diskutujete o obchode tvárou v tvár alebo sledujete prezentáciu, prihrnúť sa cez telefón a odoslať skrytú textovú správu je jednoducho neslušné. Boli by ste sa urazili, keby to ľudia robili počas prezentácie, takže to nerobte nikomu inému.