Ako napísať výzvu na účasť?

Medzi spoločné oddiely výziev na účasť patria: Názov (vrátane „Výzvy na účasť do __“) a miesto a dátumy hlavného podujatia a termíny na predkladanie návrhov vrátane dennej doby.

Ak ste súčasťou konferencie alebo iného časovo obmedzeného projektu, v rámci ktorého chcete, aby ostatní prispeli svojou prácou, musíte ich jasne a presvedčivo pozvať na účasť. Najmä pre konferencie, granty a akademické projekty je „Výzva na účasť“, známa aj ako „Výzva na prednášky“ alebo „Žiadosť o návrhy“, jedným z najbežnejších formátov pozvánok. Najdôležitejšie informácie o podujatí a o tom, čo sa hľadá, sú v prvej časti, za ktorou nasledujú úplné podrobnosti o spôsobe predkladania návrhov s konečným termínom na odoslanie.

Kroky

1

Plán pre externých prispievateľov do programu konferencie alebo iného projektu. Výzva na účasť v mnohých ohľadoch slúži ako plán. Na konferenciách nemožno hovor odoslať bez plánu časového harmonogramu. Plánovanie by malo obsahovať jasné definície toho, aké typy relácií sa budú ponúkať, ako dlho a v ktoré dni.
2

Identifikujte svoje publikum pre pozvánky. Identifikácia ľudí, od ktorých chcete prispieť, je tiež v tomto procese zásadná a pomáha pri vedení štýlu písania. Môžete brainstormingovať zoznamy možností, od všeobecných kategórií (napr. Vedci v pozitívnej psychológii) po špecifiká (napr. Konkrétni ľudia, na ktorých máte kontaktné informácie).
3

Zvážte svoje potreby potenciálnych prispievateľov. Brainstorm podľa toho, čo viete o tých, ktorých pozvete, aby prispeli. Aby ich motivovali k tomu, aby si našli čas na predloženie návrhu, musia vidieť prínos, ktorý by mohli získať. Napríklad na akademickej pôde sú konferenčné prezentácie a publikácie dôležité pre budovanie dôveryhodnosti a často sa vyžadujú pri rozhodovaní o držbe, takže veľa návrhov prichádza s nádejou, že budú môcť pridať vykonanú prácu do životopisu.

Výzva na účasť v mnohých ohľadoch funguje ako plán.
4
Navrhnite prvý koncept. Spoločné sekcie výziev na účasť zahŕňajú:
- Názov (vrátane „Výzvy na účasť na __“), miesto a dátumy hlavnej udalosti a termíny na predloženie návrhov vrátane dennej doby. Toto umožňuje ľuďom rýchlo vyhodnotiť, či sa môžu zaviazať k udalosti a k času potrebnému na predloženie návrhu.
- Úvodný text - formulovaný tak, aby upútal záujem vašich čitateľov, odkazujúci na problémy, ktoré ich zaujímajú, s prehľadom udalosti alebo projektu - stanovujú očakávania, čoho by sa mohli zúčastniť.
- Opis typov hľadaných návrhov - vrátane obsahu a formátu. V prípade konferencie by to zahrnovalo popisy formátov relácií a toho, čo sa od nich očakáva (napr. Rozhovory, ukážky, interaktívne workshopy, plagáty), vrátane dĺžky času, s ktorým by sa mal moderátor prezentovať.
- Kontrolný zoznam krokov na odoslanie návrhu vrátane základného zoznamu prvkov, ktoré sú potrebné, vrátane počtu slov na sekciu. To by malo zahŕňať (opäť) termíny, súvisiace odkazy na podrobnejšie informácie a online formuláre na odoslanie.
- Kritériá prijatia - nad rámec toho, čo je v súlade so základmi formátu návrhu, aké prvky by mali obsahovať najlepšie návrhy. Toto slúži ako príručka alebo príručka pre autorov návrhov.
- Relevantné odkazy na časté otázky, minulé udalosti a kontaktné informácie v prípade, že má niekto otázky.
5

Pred odoslaním nechajte návrh skontrolovať ostatným. Výzvy na účasť môžu byť príliš často mätúce alebo ľahko interpretované. Požiadanie niekoho, kto je oboznámený s projektom a publikom, aby ho skontrolovali, zvýši jasnosť a kvalitu toho, čo posielate, a zníži pravdepodobnosť, že ho bude potrebné revidovať a znova poslať.
6

Uverejnite to na svojom webe. Tesne predtým, ako odošlete výzvu na účasť, je dobré uistiť sa, že je ľahké ju nájsť online
7

Otestujte postup odoslania. Tieto kroky môžete dokončiť a všetky príslušné odkazy a formuláre fungujú tak, ako ste plánovali.
8

Vytvorte úvod do e -mailu k hovoru. Predtým, ako si ľudia prečítajú hovor, či už v e -maile alebo v prílohe, budete potrebovať dobrý predmet a otvorenie v e -maile, aby ste získali jeho pozornosť. Zahrňte informácie o dátume čo najskôr - to im pomôže rýchlejšie sa rozhodnúť, či je e-mail niečím, na čo sa chcú pozrieť bližšie. Požiadajte tiež, aby ju postúpili príslušným kolegom.

Plánovanie by malo obsahovať jasné definície toho, aké typy relácií sa budú ponúkať, na ako dlho a v ktoré dni.
9

Pošlite to svojmu cieľovému publiku. Pri každom hromadnom odosielaní e-mailových správ môžete očakávať určité „odskočenie“ od zlých e-mailových adries a automatických odpovedí na spam. Určte, koľko času chcete venovať ich preskúmaniu a riešeniu.
10

Naplánujte si druhýkrát jeho opätovné odoslanie a potenciálne tretíkrát, ak doručené príspevky nie sú dostatočné.
11

Vytvorte si plán na posúdenie podaní a metódy reakcie na každého odosielateľa.

Tipy

Pri blokovaní času na rôzne prezentácie si uvedomte, že mnoho skúsených moderátorov má tendenciu chcieť viac času na prezentáciu, a môže svoj čas vymedziť o niekoľko minút. Je potrebné naplánovať prestávky medzi moderátormi, ktoré umožnia miestnosti uvoľniť priestor a budúcemu moderátorovi umožniť nastavenie a spustenie včas.
Ak máte v rámci projektu pozoruhodné mená alebo príslušnosti, vaša miera odozvy môže byť vyššia, ak pozvánka pochádza od nich alebo je k nim pripojené ich meno.

Identifikácia ľudí, od ktorých chcete prispieť, je tiež v tomto procese zásadná a pomáha pri vedení štýlu písania.
Aby ste ľuďom uľahčili vypracovanie návrhov a ich odoslanie, zvážte vytvorenie šablóny na stiahnutie s časťami, ktoré bude potrebné vyplniť, a to aj vtedy, ak bude odoslanie všetkých spracované prostredníctvom online formulára. To je obzvlášť užitočné pre ľudí, ktorí spolupracujú na príprave návrhu a umožňuje ich šírenie pred predložením.
Niektoré prieskumy trhu ukázali, že e -maily prijaté v utorok skoro ráno majú vyššiu ako priemernú mieru odpovedí. Ak máte dostatok času, zvážte svoje publikum a porovnajte čas odoslania hovoru s časom, kedy ho s najväčšou pravdepodobnosťou prečítajú a zvážte ho.

Príklady výziev na účasť

Wikimania 2013

Prečítajte si tiež: Ako sa stať CTO?