Ako vytvoriť jednoduchú šekovú knižku a zaregistrovať sa v programe Microsoft Excel?

Ak chcete vytvoriť jednoduchý register šekovej knižky v programe Microsoft Excel, otvorte prázdnu tabuľku a vytvorte štítky stĺpcov, ktoré by boli v papierovom registri, napríklad Dátum, Číslo šeku a Príjemca platby.

Je vhodné zaznamenávať aktivitu na bežnom účte do elektronického registra šekov, ktorý vytvoríte pomocou programu Microsoft Excel. Registráciu šekov môžete prispôsobiť tak, aby kategorizovala výdavky, aby ste mali prehľad o tom, kam vaše peniaze idú, a vytvorte vzorec, ktorý udržiava priebežný zostatok toho, koľko peňazí máte na účte. Je to nielen užitočný projekt, ale je tiež dosť jednoduchý na to, aby ho začiatočníci mohli použiť na osvojenie základných znalostí o používaní programu Excel.

Časť 1 z 5: vytváranie stĺpcov

1
Zoznámte sa s programom Excel. Excel je tabuľkový softvérový program, ktorý používateľom umožňuje spravovať údaje a vykonávať výpočty pomocou vzorcov. Tabuľky programu Excel sú usporiadané podľa riadkov a stĺpcov.
- Na Mac alebo PC si môžete nainštalovať desktopovú verziu Excelu. Môžete tiež použiť bezplatnú online aplikáciu pre smartphone, tablet alebo počítač. Každá z týchto verzií funguje trochu inak.
- Excel existuje už mnoho rokov a každý rok alebo tak Microsoft vydáva novú aktualizovanú verziu. Každá z týchto verzií tiež funguje trochu inak.
- V programe Excel riadky prebiehajú vodorovne a sú zoradené podľa čísel. Stĺpce prebiehajú zvisle a sú zoradené podľa písmen. Každé pole, kde sa krížia riadky a stĺpce, sa nazýva bunka. Názov bunky je podľa jej riadku a stĺpca. Napríklad bunka v piatom riadku stĺpca D sa volá D5 (stĺpec D, riadok 5).
- Pochopte rozdiel medzi pracovným listom a zošitom v programe Excel. Pracovný list je samostatná tabuľka. Zošit je súbor programu Excel, ktorý obsahuje jednu alebo viac tabuliek. Každý pracovný hárok v zošite programu Excel je na samostatnej karte. Nové zošity programu Excel majú predvolene tri karty. V prípade potreby môžete pridať ďalšie.
- Na vytvorenie základného kontrolného registra používate iba jednu záložku.
- Na vytvorenie funkcie na kategorizáciu výdavkov v kontrolnom registri budete používať dve karty.
2
Otvorte prázdnu tabuľku programu Excel. Spôsob otvorenia tabuľky sa líši v závislosti od typu počítača a operačného systému, ktorý používate.
- Na počítači s operačným systémom starším ako Windows 7 začnite kliknutím na ponuku Štart v dolnom ľavom rohu pracovnej plochy. V rozbaľovacej ponuke kliknite na Programy. V ďalšej rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Microsoft Office. Potom kliknite na položku Microsoft Office Excel. V tomto mieste budete mať na ploche prázdnu tabuľku programu Excel.
- V počítači so systémom Windows 7 alebo novším kliknite na ikonu Windows v ľavom dolnom rohu obrazovky. Potom kliknutím na dlaždicu programu Microsoft Excel otvorte program Excel. Vľavo sa vám zobrazí stránka s najnovšími súbormi a vpravo možnosti šablón pre nové dokumenty. Kliknutím na prvú možnosť šablóny, Prázdny zošit, otvoríte novú tabuľku programu Excel.
- Ak chcete otvoriť Excel na Macu, kliknite na Excel v doku. Na paneli s ponukami kliknite na „Súbor“. Kliknite na „Otvoriť“ a potom na „Nové“. Tým sa dostanete do novej, prázdnej tabuľky.
3
Vytvorte štítky stĺpcov. Používajte štítky, ktoré nájdete v bežnom registri papierových šekov. Vytvorte stĺpce s dátumom, číslom šeku, príjemcom platby a popisom alebo poznámkou. Potom vytvorte stĺpce pre debety (ktorými sú platby alebo výbery), kredity (ktoré sú vklady) a forwardový zostatok.
- Do bunky B1 (stĺpec B, riadok 1) zadajte slovo „DÁTUM“. Tu zadáte dátum transakcie.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky C1 (stĺpec C, riadok 1). Zadajte „POLOŽKA #“. Sem zadáte číslo šeku alebo typ transakcie, napríklad „bankomat“ alebo „vklad“.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky D1 (stĺpec D, riadok 1). Zadajte príkaz „PAYEE“. Jedná sa o osobu, ktorej bol vyplatený šek alebo ktorej boli vyplatené peniaze.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky E1 (stĺpec E, riadok 1). Typ „POPIS“. Zaznamenajte si všetky podrobnosti, ktoré si chcete o transakcii pamätať.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky F1 (stĺpec F, riadok 1). Zadajte „DEBIT“. Na tomto mieste zaznamenávate peniaze, ktoré opúšťajú váš účet a sú známe aj ako odliv.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky G1 (stĺpec G, riadok 1). Zadajte „KATEGÓRIA VÝDAVKOV“. Toto zatiaľ ponecháte prázdne. Možnosti pre tento stĺpec budú vytvorené v neskoršom kroku.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky H1 (stĺpec H, riadok 1). Zadajte „KREDIT“. Tu zaznamenávate peniaze, ktoré prichádzajú na váš účet, známy tiež ako prítok.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky J1 (stĺpec J, riadok 1). Zadajte „KATEGÓRIA PRÍJMOV“. Rovnako ako pre stĺpec kategórie nákladov, možnosti pre tento stĺpec budú vytvorené v neskoršom kroku.
- Presuňte jednu bunku doprava do bunky K1 (stĺpec K, riadok 1). Zadajte text „Zostatok“. Toto je aktuálna suma na vašom účte po zaznamenaní všetkých transakcií.
4
Naformátujte štítky stĺpcov. Aby boli štítky stĺpcov dobre čitateľné, naformátujte ich tak, aby boli zvýraznené hrubým písmom, a označte riadok štítkov registrov inou farbou pozadia. Za týmto účelom najskôr vyberte rozsah buniek, ktoré chcete formátovať. Potom vyberte možnosti formátovania.
- Možnosti formátovania nájdete na karte „DOMOV“ na páse s nástrojmi. Po otvorení nového zošita je predvolene otvorená karta „DOMOV“.
- Vyberte bunku B1 (DATE) a ťahajte kurzorom cez všetky štítky cez bunku K1 (BALANCE).
- V ľavom hornom rohu panela s nástrojmi kliknite na písmeno „B“, čím zobrazíte možnosť tučného formátovania.
- Ak chcete zmeniť farbu pozadia, kliknite na ikonu skupiny farieb a zobrazí sa paleta, z ktorej môžete zvoliť farbu pozadia.
5
Zmeňte veľkosť niektorých stĺpcov. Predvolená veľkosť niektorých stĺpcov bude pravdepodobne príliš malá na to, aby uchovali údaje, ktoré do nich vložíte. Stĺpce „PAYEE“ a „DESCRIPTION“ môžu obsahovať napríklad dlhé mená alebo dlhé poznámky. Stĺpec A, ktorý nemá žiadne údaje a je iba rozperný, by mal byť tiež veľmi úzky.
- Kliknutím na hlavičku stĺpca A vyberiete celý stĺpec. V pravom hornom rohu panela nástrojov na páse s nástrojmi „DOMOV“ kliknite na tlačidlo „FORMÁTOVAŤ“. V rozbaľovacej ponuke kliknite na možnosť Šírka stĺpca. Zadajte číslo 2 a kliknite na „OK“. Teraz je stĺpec A veľmi úzky.
- Rozšíriť stĺpec D „PLATBA“. Vyberte stĺpec D kliknutím na hlavičku. Podržte kurzor nad hranicou medzi stĺpcami D a E. Kurzor sa zmení zo šípky na kurzor na zmenu veľkosti. Kurzor na zmenu veľkosti vyzerá ako kríž so šípkami. Akonáhle uvidíte kurzor na zmenu veľkosti, kliknite ľavým tlačidlom myši a potiahnite myš doprava, aby bol stĺpec taký široký, ako chcete.
- Rovnakým postupom rozšírite stĺpec E, „POPIS“.
6

Vycentrujte štítky registra. Vyberte celý prvý riadok kliknutím ľavým tlačidlom myši na číslo 1 na ľavom okraji stránky. V ľavej hornej časti panela s nástrojmi na páske „DOMOV“ kliknite na „stredné“ tlačidlo formátovania. Táto akcia vycentruje všetky údaje vo vybratých bunkách. Všimnite si, že štítky stĺpcov sú teraz vycentrované v ich bunkách.

Vzorec bol teraz skopírovaný do všetkých buniek v stĺpci K až riadku 100.

Časť 2 z 5: formátovanie buniek

1
Zadajte niektoré údaje z testu. Ak chcete vidieť zmeny formátovania, ktoré vykonáte, zadajte do buniek štyri riadky údajov. Začnite úvodným zostatkom a potom zadajte ďalšie tri transakcie.
- Do bunky B2 zadajte dátum počiatočného zostatku, napríklad 4 575. Do bunky D2, čo je stĺpec „VÝPLATY“, zadajte „Počiatočný zostatok“. Do bunky K2, ktorá je „Zostatkom“, zadajte sumu peňazí, ktoré máte na účte k dátumu, ktorý ste zadali do bunky B2.
- Pridajte ďalšie tri transakcie. Vyskúšajte kombináciu debetov (napríklad šekov alebo výberov z bankomatu) a kreditov (napríklad vkladov).
- Všimnite si nekonzistentné formátovanie čísel v bunkách. Stĺpec s dátumom môže byť naformátovaný na hodnotu „4,53,5015“ alebo „27. september“. Stĺpce, do ktorých ste zadali sumy v dolároch, môžu mať nesprávny počet desatinných miest. Formátovanie toto všetko vyčistí.
2
Formátujte dátumy. Vytvorte v tomto stĺpci konzistentné zobrazovanie dátumov. Excel poskytuje rôzne možnosti formátovania dátumu. Vyberte ten, ktorý uprednostňujete.
- Kliknite na hlavičku stĺpca B „DÁTUM“. Týmto sa vyberie celý stĺpec.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a zvoľte „Formátovať bunky“. Zobrazí sa okno „Formátovať bunky“.
- Vyberte kartu „Číslo“. V časti Kategória vyberte položku Dátum. Vyberte požadovaný formát dátumu a kliknite na tlačidlo „OK“ v pravom dolnom rohu okna.
- Kým je tento stĺpec stále zvýraznený, vycentrujte údaje v týchto bunkách kliknutím na ikonu „stred“ v ľavom hornom rohu panela s nástrojmi na páse „DOMOV“.
3
Naformátujte stĺpec „item #“. Údaje v tomto stĺpci by mali byť vycentrované. Zvýraznite celý stĺpec C kliknutím na jeho záhlavie. Kliknite na ikonu „stred“. Všimnite si testovacích údajov, ktoré ste zadali do tohto stĺpca. Mal by byť sústredený v bunkách.
- Skontrolujte formátovanie stĺpcov D a E, „PLATBA“ a „POPIS“. Program Excel predvolene formátuje bunky tak, aby boli údaje zarovnané vľavo. Pre tieto stĺpce by to malo fungovať dobre. Znova skontrolujte veľkosť stĺpcov. Teraz, keď máte v týchto bunkách nejaké údaje, upravte šírku stĺpcov, aby boli stĺpce v prípade potreby širšie alebo užšie.
4
Naformátujte menu v stĺpcoch F, H a K, „debet“, „kredit“ a „zostatok VPRED “. Mena by mala mať 2 desatinné miesta. Ak si želáte, môžete sa rozhodnúť zobrazovať aj znak dolára. Ak chcete, môžete tiež nechať svoje debety zobrazené červeným písmom.
- Vyberte stĺpec F. Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a vyberte možnosť „Formátovať bunky“. Zobrazí sa okno „Formátovať bunky“. Na karte „Číslo“ vyberte „Účtovníctvo.“ V možnosti „Desatinné miesta“ zvoľte „2“. Vyberte znak dolára v možnosti „Symbol“.
- Opakujte pre stĺpce H a K.
- Ak chcete, aby sa vaše debety javili červené, kliknite na záhlavie stĺpca F a vyberte celý stĺpec. Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a vyberte možnosť „Formátovať bunky“. Keď sa zobrazí okno „Formátovať bunky“, vyberte kartu „Písmo“. Na tejto karte kliknite na šípku nadol vedľa možnosti „Farba“. Na palete kliknite na červenú.

Ďalej vytvorte vzorec v stĺpci Zostatok na odpočítanie debetu alebo pridanie kreditu od počiatočného zostatku.

Časť 3 z 5: Vytváranie vzorcov

1
Vytvorte vzorec na výpočet priebežného zostatku. Do stĺpca K vložte vzorec, ktorý matematicky vypočíta bežný zostatok. V bunke K2 ste nepotrebovali vzorec. Tu ste zadali počiatočný zostatok.
- Kliknite na bunku K3. Teraz kliknite na riadok vzorcov v hornej časti tabuľky. Tu zadáte vzorec, ktorý bunkám hovorí, aby vykonali výpočet. Zadajte vzorec = SUM (K2-F3 + H3). Tabuľka hovorí, že má vziať náš počiatočný zostatok (bunka K2) a odpočítať debet, ak existuje (bunka F3), a pridať kredit, ak existuje (bunka H3).
- Predpokladajme, že váš počiatočný zostatok bol 150€ a váš prvý vstup bol šek, ktorý ste napísali na 26€. 26€ je zaznamenaných ako debet v bunke F3. Vzorec, ktorý ste zadali do bunky H3, vezme počiatočný zostatok a odčíta debet, takže vám zostane zostatok 120€.
2

Skopírujte vzorec. Vyberte bunku K3. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Kopírovať. Vyberte bunky K4 a K5. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Prilepiť. Vzorec sa teraz skopíruje do týchto buniek. Mali by ste vidieť, že priebežná rovnováha bola vypočítaná v stĺpci K pre všetky riadky testovacích údajov, ktoré ste zadali.
3
Vytvorte podmienený vzorec na vyčistenie stĺpca priebežného zostatku. Vyššie uvedený vzorec by ste mohli skopírovať do bunky K6. Ale keďže ste do tohto riadku nezadali žiadne údaje, priebežný zostatok z bunky K5 sa objaví aj v bunke K6. Ak to chcete vyčistiť, vytvorte podmienený vzorec, ktorý ponechá bunku prázdnu, ak neboli zadané žiadne transakcie, ale zobrazí zostatok, ak boli zadané.
- Do bunky K6 zadajte vzorec = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Excel to informuje, že ak je bunka B6 v stĺpci „DÁTUM“ prázdna, bunka H6 by mala byť prázdna. Ak ale bunka B6 nie je prázdna, mal by sa vypočítať zostatok.
4
Rozšírte vzorec o automatické dopĺňanie. Funkcia Automatické dopĺňanie automaticky vyplňuje vzorce v susedných bunkách, takže nebudete musieť opakovane zadávať vzorec „BALANCE“.
- Nájdite rukoväť automatického dopĺňania v aktívnej bunke. Sledujte malý tmavý štvorec v pravom dolnom rohu aktívnej bunky. Umiestnením kurzora myši na ňu sa kurzor zmení na kurzor automatického dopĺňania, ktorý vyzerá ako tenké znamienko plus.
- Kliknite na bunku K6. Umiestnením kurzora myši na rukoväť automatického dopĺňania sa kurzor zmení na tenké znamienko plus. Kliknite ľavým tlačidlom myši a podržte rukoväť automatického dopĺňania. Presuňte kurzor nadol na bunku K100 (stĺpec K, riadok 100).
- Vzorec bol teraz skopírovaný do všetkých buniek v stĺpci K až riadku 100. Čísla riadkov a stĺpcov v každej bunke boli automaticky upravené, aby sa vzorec vypočítal správne.

Ktorý vytvoríte pomocou programu Microsoft Excel — Je pohodlné zaznamenávať aktivitu vášho bežného účtu pomocou elektronického šekového registra, ktorý vytvoríte pomocou programu Microsoft Excel.

Časť 4 z 5: pridávanie kategórií

1

Kategorizujte transakcie. Vytvárajte kategórie transakcií a sledujte, ako míňate peniaze a druhy príjmu. Kategórie môžu súvisieť s daňami z príjmu, ako sú napríklad dane z majetku alebo charitatívne účely. Kategórie môžete použiť aj na vytvorenie grafov na jednoduchú vizualizáciu finančnej aktivity na vašom účte.
2
Vytvorte kartu „kategórie“. Toto je miesto, kde uložíte všetky potenciálne kategórie výnosov a výdavkov pre svoj šekový register. Premenujte jednu z kariet v zošite na „Kategórie“. Dvojitým kliknutím na aktuálny názov karty zvýraznite názov. Aktuálny názov bude niečo ako „sheet2“ alebo „sheet3“. Keď je zvýraznený názov hárka, môžete zadať nový názov karty. Zadajte „Kategórie“.
- Do bunky B4 zadajte slovo „Kategórie“. Bunku naformátujte na tučné písmo a zmeňte zarovnanie na stred.
3
Vytvorte kategórie príjmu. Do bunky B5 zadajte „*** Príjem ***“. Pomysli na všetky kategórie príjmov, ktoré v budúcnosti využiješ alebo môžeš využiť. V bunke B6 a pokračovaním nadol zadajte všetky svoje príjmové kategórie.
- Najbežnejšou príjmovou kategóriou by boli „Mzdy“. Ak máte viac ako jedno pracovné miesto, možno budete potrebovať viac mzdových kategórií.
- Ďalšie kategórie príjmu, ktoré by ste mohli chcieť zahrnúť, závisia od vašich finančných okolností. Ak vlastníte akcie, vytvorte kategóriu pre „Dividendy“. Ak dostávate podporu dieťaťa, vytvorte pre to kategóriu. Medzi ďalšie kategórie, ktoré je potrebné pridať, patria „výnosy z úrokov“, „darčeky“ a „rôzne“.
4
Vytvorte kategórie výdavkov. Pod poslednou kategóriou príjmu nechajte bunku prázdnu. Posuňte jednu bunku nadol a zadajte „*** Výdavky ***“. Pod týmto nadpisom tejto sekcie zadajte všetky kategórie výdavkov.
- So svojimi kategóriami výdavkov buďte tak široký alebo úzky, ako chcete. Medzi kategórie výdavkov patria napríklad „hypotéka“, „nájomné“, „poistenie“, „platba autom“, „benzín“, „elektrina“, „telefón“ a „zábava“.
5

Pomenujte rozsah buniek obsahujúcich vaše kategórie. Vyberte bunku B5. Zvýraznite od bunky B5 úplne nadol cez všetky vaše príjmové a výdavkové kategórie. Vyhľadajte pole s názvom bunky v ľavom hornom rohu okna. Je naľavo od poľa vzorca. Povie sa „B5“, čo je názov prvej bunky vo zvýraznenom rozsahu. Kliknite na pole s názvom bunky a zadajte „Kategórie“. Pomenujete tak rozsah buniek, aby ste ich mohli použiť vo svojom kontrolnom registri.
6
V kontrolnom registri použite kategórie výdavkov a príjmov. Vráťte sa na kartu, na ktorej ste vytvorili kontrolný register. Teraz pridáte rozbaľovacie ponuky do stĺpcov „KATEGÓRIA VÝDAVKOV“ a „KATEGÓRIA PRÍJMOV“, ktoré ste vytvorili.
- Na karte kontrolný register vyberte bunku G2. Toto je prvá bunka v stĺpci „KATEGÓRIA VÝDAVKOV“.
- Na paneli nástrojov vyberte pásku „DATA“. Kliknite na tlačidlo „Overenie údajov“. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Overenie údajov“. Týmto sa otvorí okno „Overenie údajov“.
- Na karte „Nastavenia“ v okne „Overenie údajov“ vyhľadajte rozbaľovacie pole „Povoliť“. Kliknite na šípku nadol a vyberte možnosť „Zoznam“. V časti „Zdroj“ zadajte „= Kategórie“. Kliknite na tlačidlo OK.
- Teraz uvidíte vedľa bunky G2 malú šípku. Kliknutím na šípku zobrazíte zoznam kategórií. V danom riadku kliknite na príslušnú kategóriu transakcie.
- Pomocou funkcie Automatické dopĺňanie skopírujte vzorec z bunky G2 úplne dole do bunky G100.
- Prejdite do bunky J2 a zopakujte postup v stĺpci „KATEGÓRIA PRÍJMOV“.

Napríklad bunka v piatom riadku stĺpca D sa volá D5 (stĺpec D, riadok 5).

Časť 5 z 5: Ochrana vášho šekového registra

1

Zamknite bunky vzorcami a chráňte pracovný hárok. Ochrana pracovného hárka znamená, že údaje v uzamknutých bunkách nie je možné prepísať. Vďaka tomu sa nemusíte obávať, že by bol zostatok nesprávne vypočítaný, pretože vzorec bol omylom zmenený. Môžete si tiež vytvoriť heslo, aby ste svoj kontrolný register ešte viac chránili pred ostatnými používateľmi. Uistite sa, že je to niečo, čo si ľahko zapamätáte, alebo to napíšte na bezpečnom mieste; ak zabudnete heslo, nebudete mať prístup k pracovnému listu.
2
Odomknite bunky. V predvolenom nastavení sa po zabezpečení ochrany pracovného hárka všetky bunky uzamknú. Najprv teda musíte odomknúť bunky, do ktorých budú vstupovať údaje, aj keď bude pracovný hárok chránený.
- Vyberte bunky B2 až J100. Toto sú všetky bunky vo všetkých stĺpcoch kontrolného registra okrem posledného stĺpca K, ktorý je stĺpcom „Rovnováha“. Budete musieť byť schopní zadávať údaje do týchto buniek, aj keď bude pracovný hárok chránený.
- Kliknite pravým tlačidlom myši do vybratého rozsahu buniek. Vyberte položku „Formátovať bunky“.
- V okne „Formátovať bunky“ vyberte kartu „Ochrana“. Zrušte začiarknutie políčka „Zamknuté“ a kliknite na tlačidlo OK.
3
Aktivujte "ochranu" pre pracovný hárok. Keď je aktivovaná ochrana, znamená to, že všetky bunky, ktoré zostali uzamknuté, vrátane buniek v stĺpci K „BALANCE“, nemožno prepísať.
- Prejdite na páse s nástrojmi „RECENZIA“. Kliknite na „Chrániť list“. Zobrazí sa okno „Chrániť list“.
- Ak chcete pracovný list chrániť heslom, pridajte ho sem. Ak nie, nechajte toto pole prázdne.
- Kliknite na OK. Váš šekový register nie je chránený.
4

Ak chcete zmeniť uzamknuté bunky, zrušte ochranu listu. Ak sa rozhodnete zmeniť vzorce v uzamknutých bunkách, môžete tento proces zvrátiť. Na paneli s nástrojmi prejdite na pásku „RECENZIA“. Kliknite na „Zrušiť ochranu hárka“. Zobrazí sa okno „Odblokovať list“. Kliknite na OK.

Prečítajte si tiež: Ako porovnať hypotekárne programy?

Ako vytvoriť jednoduchú šekovú knižku a zaregistrovať sa v programe Microsoft Excel?

Kroky

Časť 1 z 5: vytváranie stĺpcov

Časť 2 z 5: formátovanie buniek

Časť 3 z 5: Vytváranie vzorcov

Časť 4 z 5: pridávanie kategórií

Časť 5 z 5: Ochrana vášho šekového registra

Otázky a odpovede

Komentáre (14)

Prečítajte si tiež: