Ako zaplatiť neziskovému personálu?
Ak chcete vyplácať neziskovým zamestnancom, musíte ich najskôr starostlivo zaradiť medzi zamestnancov alebo dodávateľov.
Na rozdiel od všeobecného presvedčenia, nie všetci zamestnanci neziskových organizácií podľa článku 501 (c) sú dobrovoľníci - a to, že organizácia nevytvára zisk, neznamená, že by zamestnanci nemali byť odmeňovaní za svoj čas. Ak chcete vyplácať neziskovým zamestnancom, musíte ich najskôr starostlivo zaradiť medzi zamestnancov alebo dodávateľov. Toto hodnotenie sa netýka iba toho, čo ich nazývate, a viac toho, ako IRS hodnotí váš pracovný vzťah so svojimi zamestnancami, a nesprávna klasifikácia zamestnanca ako dodávateľa s cieľom vyhnúť sa plateniu daní zo mzdy môže mať za následok značné pokuty. Odškodnenie neziskových zamestnancov klasifikovaných ako zamestnanci musí prekonať ďalšiu prekážku v tom, že musí byť primerané.
Časť 1 z 3: Klasifikácia vašich zamestnancov
- 1Zistite, ako je pracovný vzťah vnímaný. Výhody, ktoré poskytujete, existencia písomných zmlúv a to, ako organizácia a zamestnanec vnímajú vzťah, tiež ovplyvňujú, či sú zaradení ako zamestnanec alebo dodávateľ. Existencia dobre napísanej zmluvy je dobrým dôkazom, že s nimi máte zmluvný vzťah.
- Pravdepodobnejšie budete mať vzťah podobný klientovi s nezávislým dodávateľom. Poskytujú službu a vy im za túto službu zaplatíte, ale taktiež môžu túto službu poskytovať iným osobám alebo organizáciám za cenu, o ktorej sa dohodnú.
- Zamyslite sa nad týmto vzťahom z hľadiska charitatívnych záujmov vašej organizácie. Nezávislý dodávateľ, ktorý píše grantových návrhov pre vás technicky mohol napísať návrh grantu pre inú organizáciu, ktorej záujmy priamo stretával s vašimi. Ak by však bol zamestnanec zamestnancom, nebolo by to vhodné.
- Očakávanie, že zamestnanec bude lojálny k vašej charitatívnej veci, zvyčajne naznačuje, že s ním máte pracovný vzťah zamestnanec-zamestnávateľ. Podobne by na druhej strane boli typicky považovaní za zamestnancov.
- 2Vyhodnoťte svoju kontrolu správania nad tými, ktorí pre vás pracujú. Aj keď si môžete myslieť, že klasifikácia zamestnancov ako dodávateľov ušetrí vašej organizácii nejaké peniaze, táto klasifikácia nie je úplne na vás. IRS sa zameriava na niekoľko faktorov, aby určila, či by ste za svojich zamestnancov mali platiť dane zo mzdy. Jeden z faktorov, na ktoré sa IRS zameriava, aby určila, či je niekto zamestnanec alebo dodávateľ, je to, akú kontrolu má organizácia nad tým, čo táto osoba robí a ako robí svoju prácu.
- Tento faktor sa vo všeobecnosti týka miery, do akej ovládate čas a správanie zamestnanca. Ak napríklad zamestnanec pracuje nepretržite v kanceláriách vašej organizácie, zvyčajne ho nemožno považovať za nezávislého dodávateľa, pretože máte rozsiahlu kontrolu nad jeho činnosťami, pokiaľ sú v práci.
- Naopak, ak máte zamestnanca, ktorý pracuje z domu vo svojom vlastnom čase a má voľnú prácu, kedykoľvek chcú, pokiaľ každý týždeň dokončia určité množstvo práce, prejavujete oveľa menšiu kontrolu nad svojim správaním.
- Za zamestnanca sa zvyčajne považuje niekto, kto je platený za hodinu a pracuje v kanceláriách organizácie. To platí najmä vtedy, ak majú naplánované hodiny a prestávky a očakáva sa, že zostanú pri stole alebo v inom určenom priestore, kým budú mať hodiny.
- Majte tiež na pamäti, že množstvo školení, ktoré vaši zamestnanci absolvujú, môže mať vplyv na to, či ich IRS klasifikuje ako zamestnancov alebo dodávateľov. Od dodávateľov sa zvyčajne očakáva, že pri vypracovaní úlohy uplatnia svoje vlastné schopnosti a pracovnú morálku, pričom zamestnancom sa povie, ako presne majú úlohu splniť.
- 3Zvážte, kto kontroluje obchodné a finančné aspekty práce. Pokiaľ organizácia uhrádza výdavky a poskytuje nástroje alebo zásoby potrebné na výkon svojej práce, je väčšia pravdepodobnosť, že budú klasifikovaní ako zamestnanci, a nie ako dodávatelia.
- Ak je zamestnanec zodpovedný za poskytovanie vlastného vybavenia a dodávok, ste zvyčajne v bezpečí, ak ich považujete za dodávateľa a nie za zamestnanca, za predpokladu, že ostatné faktory zodpovedajú tejto klasifikácii.
- Podobná analýza sa týka toho, či sú zamestnancom preplatené akékoľvek cestovné náklady. Pretože dodávatelia obvykle odpočítavajú obchodné náklady, spravidla by ste od nich vyžadovali, aby pokryli tieto veci. To však závisí od zmluvného jazyka; mnoho dodávateľov požaduje náhradu výdavkov tretích strán.
- Za dodávateľov môžu byť považovaní aj zamestnanci, ktorí majú slobodu najímať vlastných asistentov alebo delegovať časť svojej práce na iných.
- Na druhej strane, ak sa od zamestnancov vyžaduje, aby dokončili svoju prácu sami, spravidla to má vplyv na ich zaradenie medzi zamestnancov.
- Dodávatelia sú obvykle platení prácou. Zamestnanec môže byť stále považovaný za dodávateľa, aj keď sú platení podľa hodín, aj keď sú platení predložením faktúry za svoj čas, a nie za hodiny v priestoroch.
- Vyplatený plat zamestnancov bude takmer vždy zaradený medzi zamestnancov. Majte na pamäti, že ak vaša organizácia nesprávne klasifikuje zamestnancov, úrad IRS môže rozhodnúť, že dlhujete značné množstvo daní zo spätnej mzdy, a v dôsledku toho môže byť váš stav oslobodený od dane 501 (c) (3) ohrozený.
Odškodnenie neziskových zamestnancov klasifikovaných ako zamestnanci musí prekonať ďalšiu prekážku v tom, že musí byť primerané.
Časť 2 z 3: určenie primeranej náhrady
- 1Zhromažďujte porovnateľné údaje o kompenzáciách. Odmena zamestnancov je podľa predpisov IRS považovaná za primeranú, ak ide o podobnú sumu, akú za porovnateľné služby za porovnateľných okolností bežne platia porovnateľné služby.
- Vaša štátna rada pre neziskové organizácie má spravidla informácie o priemerných platoch a iných kompenzáciách vyplácaných neziskovými organizáciami pôsobiacimi vo vašom štáte.
- Spravidla môžete dostať správu so zoznamom kompenzácií za každý rok spolu s podrobnosťami o veľkosti a rozpočte organizácie. Tieto štatistiky vám pomôžu nájsť organizácie, ktoré sú porovnateľné s vašimi.
- Vo všeobecnosti sa chcete pozrieť na odmeny ponúkané organizáciami, ktoré vykonávajú podobné činnosti a majú podobný počet zamestnancov a ročný prevádzkový rozpočet ako vy.
- Okrem toho môže byť užitočné pozrieť sa na organizácie nachádzajúce sa v rovnakých alebo podobných geografických oblastiach. Je zrejmé, že národná organizácia by nebola porovnateľná s malou neziskovou organizáciou, ktorá pôsobila iba v jednom vidieckom kraji.
- Pretože sa náklady na život a prevádzku organizácie líšia, vyhľadajte organizácie, ktoré pôsobia v oblastiach, ktoré sú demograficky podobné vašim. Ak sa napríklad vaša organizácia nachádza vo vnútornom meste stredne veľkej metropolitnej oblasti, organizácie nachádzajúce sa v riedko osídlených poľnohospodárskych komunitách alebo veľkých mestách by neboli porovnateľné.
- 2Zaistite nezávislú kontrolu porovnateľnosti. Pri kontrole platu by sa mala zohľadniť trhová hodnota osoby poskytujúcej podobné služby s rovnakými zodpovednosťami a právomocami. Toto sa neobmedzuje iba na iné neziskové spoločnosti, ale na korporácie porovnateľnej veľkosti. Ak však nezávislá firma alebo ľudia, ktorí nie sú členmi správnej rady vašej neziskovej organizácie, vykonajú kontrolu platov ponúkaných zamestnancom v porovnateľných neziskových organizáciách, zaistíte, aby bola vaša náhrada na primeranej úrovni.
- Môžete spolupracovať s neziskovou radou vášho štátu a nájsť jednotlivcov, ktorí by vyhovovali návrhu zákona, a prijať ich na vykonanie kontroly.
- V ideálnom prípade by ste chceli vytvoriť výbor niekoľkých ľudí, ktorí by boli zodpovední za podávanie správ vášmu predstavenstvu každý rok.
- Vytvorte systém, v ktorom bude kompenzácia každoročne revidovaná a hlasovaná správnou radou.
- 3Uchovávajte dokumentáciu o svojom procese porovnateľnosti. Po dokončení preskúmania by ste si mali uschovať písomné dokumenty a dôkazy o procese preskúmania a porovnávané organizácie v prípade, že IRS spochybňuje výšku vyplatenej náhrady.
- Začnite súbor, ktorý budete uchovávať s ostatnými obchodnými záznamami a uchovávajte dokumentáciu na každý rok.
- Dajte hlasovať o zhromaždených údajoch o porovnateľných organizáciách, ako aj o správach, ktoré vypracoval váš výbor pre kontrolu porovnateľnosti, a poznámkach alebo zápisniciach zo schôdze rady, na ktorej bola správa predložená, a o kompenzácii.
- 4Dodržiavajte zákony o minimálnej mzde. Zákony o minimálnej mzde sa neustále menia, preto sa uistite, že každý rok poznáte najnovší mzdový limit pre váš štát. Tieto zákony sa vzťahujú na ziskové aj neziskové organizácie. Zatiaľ čo mnohé štáty zavádzajú malé zmeny každý rok alebo každých niekoľko rokov, aby sa zohľadnila inflácia alebo životné náklady, niektoré štáty, ako napríklad Kalifornia a New York, robia v priebehu niekoľkých nasledujúcich rokov drastické zmeny. Pri vyplácaní pracovníkov s minimálnou mzdou sa uistite, že plánujete vopred.
Mnoho telocviční napríklad ponúka členské zľavy pre ľudí, ktorí pracujú pre neziskovú organizáciu, ale často musíte svoju neziskovú organizáciu najskôr zaregistrovať v spoločnosti.
Časť 3 z 3: riešenie výhod, bonusov a platieb za nadčasy
- 1Zvážte náklady na plány dávok. Pretože väčšina neziskových organizácií nemá rozsiahle zdroje, výhody ponúkané zamestnancom by mali zodpovedať rozpočtu vašej organizácie a tiež by mali spadať pod usmernenia IRS o „primeranej kompenzácii“.
- Jeden zo spôsobov, ako znížiť náklady a zároveň dodržať zásady „primeranej kompenzácie“, je ponúknuť plány na odchod do dôchodku, ale znížiť alebo vylúčiť množstvo zodpovedajúcich finančných prostriedkov, ktoré organizácia pridáva k príspevkom zamestnanca.
- Používanie zdravotných sporiacich účtov alebo fixných súm náhrad namiesto zdravotného poistenia je ďalší spôsob, ako ponúkať výhody.
- Existuje aj niekoľko skupinových zdravotných poistiek navrhnutých špeciálne pre neziskové organizácie, ktoré vašim zamestnancom ponúkajú zdravotné výhody za nižšie náklady bez toho, aby vám zo strany vašej organizácie vznikli ďalšie dodatočné náklady.
- Môžete tiež poskytovať výhody inými spôsobmi, ktoré nepovedú k vyňatiu peňazí z vášho rozpočtu. Mnoho telocviční napríklad ponúka členské zľavy pre ľudí, ktorí pracujú pre neziskovú organizáciu, ale často musíte svoju neziskovú organizáciu najskôr zaregistrovať v spoločnosti.
- Predĺženie zliav vašim zamestnancom je dôležitým spôsobom, ako ponúkať výhody bez toho, aby ste museli prelomiť banku.
- Iné možnosti, ktoré vaši zamestnanci vnímajú ako výhody, môžu vašej organizácii skutočne ušetriť peniaze. Môžete napríklad poskytnúť svojim zamestnancom možnosť pracovať z domu určitý počet dní v mesiaci. Vytváranie systémov zdieľania stola so zamestnancami, ktorí pracujú z domu, môže znížiť režijné náklady na údržbu kancelárie.
- Zvážte, či dať svojim zamestnancom štvordňový pracovný týždeň. Váš deň voľna navyše budú vaši zamestnanci vnímať ako výhodu, zatiaľ čo ohromujúce zmeny môžu zaistiť, že v daný deň budete mať na mieste ľudí, ktorých potrebujete.
- 2Zriadiť nezávislý výbor. IRS považuje bonusy a výhody, ktoré majú peňažnú hodnotu, za súčasť celkovej odmeny zamestnanca a tieto tiež musia spĺňať normy primeranosti pre neziskové organizácie. Na posúdenie týchto bonusov a výhod by sa mal použiť aj váš nezávislý výbor pre kontrolu kompenzácií, ktorý ste vytvorili na posúdenie vašich úrovní kompenzácií.
- Nezávislý výbor by mal vykonať kontrolu porovnateľnosti podobnú tej, ktorá sa robí pre platy, aby zistil, či bonusy a výhody, ktoré máte na mysli, v porovnaní s bonusmi a výhodami, ktoré ponúkajú podobné organizácie.
- Rovnako ako pre platy, uistite sa, že správy a dokumenty generované výborom sú uložené v organizačných spisoch s inými daňovými a obchodnými dokumentmi pre prípad spochybnenia súm.
- Celý váš bonusový plán by mal navrhnúť a implementovať nezávislý výbor s procesnými zárukami, ktoré zaistia, že zamestnanci nebudú môcť využívať medzery alebo inak zneužívať alebo manipulovať s plánom, aby získali viac peňazí, ako si zaslúžia, a porazili účel plánu.
- 3Identifikujte obchodný účel bonusov. Aby bonusový plán prešiel rozumne, musíte byť schopní preukázať, že plán podporuje charitatívny účel vašej organizácie a nie je to len zariadenie na rozdeľovanie ziskov.
- Spravidla nechcete, aby sa bonusy získavali priamo v dôsledku vyzbierania určitej dolárovej sumy na daroch, pretože to príliš pripomína províziu z predaja.
- Stanovte radšej objektívne štandardy pre výkonnosť zamestnancov a vychádzajte z bonusov na základe týchto skóre alebo iných súvisiacich kritérií.
- Ak napríklad vaša organizácia prevádzkuje polievkovú kuchyňu, mohli by ste ponúknuť bonus podľa počtu osôb obslúžených v danom mesiaci.
- Bonusy by mali súvisieť s charitatívnym účelom vašej organizácie, a nie s vykonávaním úloh súvisiacich s prevádzkou samotnej organizácie.
Na rozdiel od všeobecného presvedčenia, nie všetci zamestnanci neziskových organizácií podľa článku 501 (c) sú dobrovoľníci - a to, že organizácia nevytvára zisk, neznamená, že by zamestnanci nemali byť odmeňovaní za svoj čas. - 4V prípade potreby poskytnite náhrady za mzdy za nadčasy. Začiatkom roku 2016 bola mzda za nadčasy rozšírená tak, aby pokrývala viac platených pracovníkov. To znamená, že všetci platení pracovníci, ktorí zarobia menej ako 35400€ ročne, majú teraz nárok na odmenu za nadčasy za hodiny odpracované mimo štandardný 40-hodinový pracovný týždeň. Predchádzajúci platový limit bol zhruba polovičný z tohto nového. Tento zákon, rovnako ako ostatné nariadenia o kompenzáciách, sa vzťahuje aj na neziskové organizácie. Ak vaši zamestnanci zarábajú pod týmto limitom a každý týždeň pracujú nadčas, možno budete musieť svoje odškodnenie prehodnotiť.
- Všimnite si však, že v roku 2017 bolo podané dočasné nariadenie na zablokovanie rozšírenia platov za nadčasy. To znamená, že zákon sa môže vrátiť na číslo okolo predchádzajúcej hranice 17700€
- 5Vyhodnoťte primeranosť celkovej náhrady. Bonusy a výhody alebo ich ekvivalent v peňažnej hodnote sú zahrnuté v IRS do celkovej odmeny zamestnanca pri vykonávaní analýzy. Aj keď plat klesne pod hranicu „primeranej náhrady“, výhody a bonusy ho môžu posunúť hore.
- Aby sa uľahčilo vyhodnotenie primeranosti celkovej náhrady, všetky získané bonusy by mali byť obmedzené na určité percento platu zamestnanca. Tak budete môcť vyhodnotiť potenciálnu celkovú kompenzáciu pomocou tohto maximálneho počtu.
- Majte na pamäti, že bez ohľadu na maximálnu sumu, ktorú by zamestnanec potenciálne mohol získať na bonusoch, musíte na účely vyhodnotenia primeranosti ich celkovej náhrady predpokladať, že v skutočnosti v tomto roku zarobí túto maximálnu sumu.
- Ak je maximálna výška bonusov spolu s platmi a výhodami výrazne vyššia ako náhrady ponúkané porovnateľnými organizáciami, riskujete ohrozenie statusu svojej organizácie oslobodeného od dane.
Prečítajte si tiež: Ako vybudovať dobré vzťahy s médiami pre neziskovú organizáciu?
Komentáre (1)
- Veľmi mi to pomohlo kvôli platbe personálu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
