Ako uchovávať obchodné záznamy pre úrady IRS?
Dodržiavaním týchto pravidiel zaistíte, že budete uchovávať obchodné záznamy, ktoré potrebujete pre IRS. Časť 1 z 3: výber typov obchodných záznamov, ktoré musíte uchovávať.
Každý rok, vaše podnikanie bude musieť podať dane s Internal Revenue Service (IRS). Daňové priznanie, ktoré podávate, je súhrn informácií, ktoré IRS použije na určenie daňovej povinnosti vašej firmy. Pretože samotný výnos je iba súhrnom, budete si musieť viesť dobré obchodné záznamy pre prípad, že chce úrad IRS skontrolovať vašu prácu (napr. V prípade, že ste auditovaný). IRS má súbor pravidiel týkajúcich sa toho, aké typy záznamov je potrebné uchovávať a ako je potrebné tieto záznamy uchovávať. Dodržiavaním týchto pravidiel zaistíte, že budete uchovávať obchodné záznamy, ktoré potrebujete pre IRS.
Časť 1 z 3: výber typov obchodných záznamov, ktoré musíte uchovávať
- 1Posúďte typ podnikania, ktoré robíte. Typ obchodnej evidencie, ktorú musíte viesť, priamo súvisí s typom podnikania, ktoré máte. Korporácie budú mať odlišné požiadavky na vedenie záznamov ako živnostníci a živnostníci budú mať iné požiadavky ako partnerstvá. Ak začínate s podnikaním a podávate federálne dane z podnikania, skontrolujte, aký typ požiadaviek na vykazovanie máte.
- Ak ste spoločnosťou C alebo S, budete musieť vyplniť formulár IRS 1120 na hlásenie príjmu z podnikania. Formulár 1120 vyžaduje podrobné informácie o konkrétnych zdrojoch príjmu a zrážkach.
- Ak ste partnerstvo, budete musieť podať formulár IRS 1065 na nahlásenie svojho príjmu. Zatiaľ čo formulár 1065, podobne ako formulár 1120, vyžaduje, aby ste identifikovali príjem a zrážky, typy príjmu a zrážky, ktoré budete mať, sú veľmi odlišné.
- Prezrite si daňové formuláre a zistite, aké typy záznamov sú pre vašu firmu povinné.
- 2Skontrolujte, či má IRS nejaké špecifické pravidlá na uchovávanie záznamov. IRS vo všeobecnosti nevyžaduje uchovávanie žiadneho konkrétneho druhu záznamov. Namiesto toho sa môžete rozhodnúť viesť akýkoľvek typ záznamu, ktorý vám pomôže preukázať príjmy a výdavky vašej firmy. Za určitých obmedzených okolností však IRS môže vyžadovať, aby ste uchovávali konkrétny druh záznamov.
- Ak ste nováčikom vo federálnej dani z podnikania a nie ste si istí, či potrebujete uchovávať konkrétny typ záznamu, kontaktujte úrad IRS.
- 3Zaistite si presnú evidenciu všetkých podnikateľských nákladov a príjmov. Bez ohľadu na to, akým spôsobom vediete obchodné záznamy, musíte byť schopní jasne ukázať príjmy a výdavky svojej firmy. Systém, ktorý máte, musí obsahovať súhrn transakcií vašej firmy.
- Príjmy z podnikania môžu zahŕňať zisky z predaja tovaru, dividendy, úroky, nájomné, licenčné poplatky a kapitálové zisky. Ak máte akýkoľvek príjem z ktoréhokoľvek z týchto zdrojov, musíte o nich viesť záznamy.
- Obchodné náklady sú náklady na prevádzku vašej firmy. Sú dôležité, pretože si ich zvyčajne môžete odpočítať vo federálnom daňovom priznaní. Medzi príklady obchodných nákladov patria náklady na materiál, náklady na skladovanie, náklady na pracovnú silu a niektoré náklady na začatie podnikania.
Typ obchodnej evidencie, ktorú musíte viesť, priamo súvisí s typom podnikania, ktoré máte. - 4Ak riadite spoločnosť, ponechajte si zápisnicu. Ak vediete spoločnosť, odporúča sa uchovávať si poznámky zo schôdzí predstavenstva. Tieto poznámky vás môžu požiadať úrad IRS, ak sa vás rozhodnú auditovať.
- 5Zostavte podporné dokumenty. V priebehu podnikania budete generovať podporné dokumenty. Vaše podporné dokumenty je potrebné uschovať, pretože budú poskytovať informácie, ktoré potrebujete na vyplnenie svojich obchodných kníh (napr. Časopisov a účtovných kníh). Medzi podporné dokumenty patrí:
- Výpredajové lístky
- Zaplatené účty
- Faktúry
- Účtenky
- Ukladacie listy
- Zrušené kontroly
Časť 2 z 3: Stanovenie spôsobu vedenia obchodnej evidencie
- 1Vyberte si účtovnú metódu. Predtým, ako podáte svoje prvé daňové priznanie k dani z príjmu z podnikania, musíte si určiť, akým spôsobom budete vykazovať svoje príjmy a výdavky. Zvolenú účtovnú metódu budete musieť použiť na vedenie účtovníctva aj na výpočet zdaniteľného príjmu. Ak chcete zmeniť svoju účtovnú metódu, budete potrebovať súhlas IRS. IRS vo všeobecnosti umožňuje vyberať z hotovostnej alebo akruálnej metódy.
- Podľa metódy v hotovosti budete vykazovať všetky príjmy v tom istom roku, v ktorom ich dostanete. Počas daňového roka, v ktorom ich zaplatíte, si odpočítate výdavky.
- Akruálnou metódou budete vykazovať príjem v roku, v ktorom ste ho dosiahli, aj keď možno príjmy dostanete až neskôr. V daňovom roku, v ktorom ich vynaložíte, budete odpočítavať výdavky bez ohľadu na to, kedy ich zaplatíte.
- 2Používajte denníky a knihy. Systém vedenia záznamov, ktorý používate, musí presne zosumarizovať vaše obchodné transakcie (ktoré sa určujú prostredníctvom vašich podporných dokumentov). Väčšina obchodných transakcií je zaznamenaná v časopisoch a účtovných knihách. Časopisy a knihy si môžete kúpiť vo svojom miestnom obchode s kancelárskymi potrebami. Denníky sú knihy používané na zaznamenávanie každej obchodnej transakcie zobrazenej prostredníctvom vašich podporných dokumentov. Na transakcie, ktoré sa vyskytujú často, bude možno potrebné viesť viac denníkov. Ledger sú knihy obsahujúce súčty zo všetkých vašich časopisov.
- Napríklad ako malá firma, ktorá predáva tovar, môžete dostať potvrdenky o predaji prenosných počítačov, nákupe súčiastok do notebookov a predaji stolových počítačov. Všetky tieto transakcie budú mať podporné dokumenty. Na konci každého dňa použite podporné dokumenty a zapíšte si transakcie do svojich denníkov. Pomocou knihy môžete zhromaždiť všetky informácie na jednom mieste.
- 3Rozhodnite sa, či budete uchovávať knihy alebo elektronické záznamy. V tomto mieste pravdepodobne vediete podporné dokumenty, denníky, účtovné knihy a rôzne ďalšie záznamy o svojej firme. Ak ich uchovávate v tlačenej verzii, pravdepodobne zaberajú dosť miesta. Aj keď vám IRS umožňuje uchovávať kópie všetkého, môžete zvážiť uloženie svojich záznamov elektronicky. Keď to urobíte, budete môcť rýchlejšie zadávať údaje, rýchlejšie ich získavať a rýchlo ich prenášať na úrad IRS, ak o to požiada.
- Ak sa rozhodnete používať elektronický úložný systém, musíte sa uistiť, že je v súlade s normami IRS. Váš úložný systém musí byť schopný indexovať, ukladať, uchovávať, načítať a reprodukovať všetky vaše záznamy v čitateľnom formáte.
- IRS môže otestovať váš elektronický systém, aby sa ubezpečil, že spĺňa ich štandardy.
IRS vyžaduje, aby ste svoje obchodné záznamy uchovávali konkrétne časové obdobie v závislosti od toho, o aký záznam ide. - 4Uchovávajte samostatný súbor záznamov pre každú firmu, ktorú máte. Ak máte viac ako jednu firmu, každá firma si musí viesť vlastnú evidenciu. Každá firma má pravdepodobne svoje vlastné požiadavky na vedenie záznamov a nechcete ich zamieňať. Okrem toho, ak sa úrad IRS rozhodne vykonať audit vašej firmy, bude chcieť vidieť iba vaše záznamy o firme, ktorá je predmetom auditu, nie o všetkých vašich firmách.
- 5Zhrňte svoje obchodné transakcie. Akonáhle budete mať všetky materiály potrebné na vedenie dobrých záznamov a budete vedieť, aké záznamy uchovávať, budete musieť vytvoriť systém na sumarizáciu vašich transakcií, aby boli vaše záznamy aktuálne a presné. Malý podnik napríklad obvykle zhrnie svoje obchodné transakcie takto:
- Zhromažďovanie všetkých podporných dokumentov denne
- Vedenie obchodnej šekovej knižky
- Zhrnutie vašich peňažných príjmov denne
- Sumarizácia vašich peňažných príjmov mesačne
- Vedenie denníka o vyplácaní šekov
- Vyplnenie pracovného listu odpisov
- Vedenie záznamu o náhrade za zamestnanie
- 6Skontrolujte svoju prácu. Keď budete naďalej viesť obchodné záznamy na daňové účely, vráťte sa k nim a skontrolujte ich úplnosť a presnosť. Ak používate systém jednoduchého účtovníctva, vaše účtovníctvo bude jednoducho založené na výkazoch ziskov a strát na základe denných a mesačných príjmov a platieb. Tento typ účtovníctva je jednoduchý, ale nevyvažuje sám. Ak teda používate tento typ systému, mali by ste každý týždeň kontrolovať chyby a uistiť sa, že vaše knihy sú v rovnováhe.
- Ak používate podvojný systém (tj denníky a účtovné knihy), každý účet bude mať dva stĺpce, jeden pre debety a druhý pre kredity. Je to samovyrovnávacie, pretože každú transakciu budete vždy zaznamenávať ako debetnú, tak aj kreditnú. Pokiaľ sa váš stĺpec kreditu rovná stĺpcu debetu, vaše knihy sú dobré.
Časť 3 z 3: Vedenie obchodnej evidencie k dispozícii pre irs
- 1Pochopte hodnotu presných obchodných záznamov. Dobré záznamy sú kľúčom k úspešnému podnikaniu. Okrem toho, že ich budete potrebovať v prípade, že vás audituje úrad IRS, môžu vám pomôcť obchodné záznamy:
- Sledujte pokrok svojej firmy
- Pripravte si účtovnú závierku
- Identifikujte zdroje svojich potvrdení
- Sledujte možné zrážky
- Pripravte sa na dane
- Podporte svoje daňové priznanie
- 2Vyhodnoťte svoju zodpovednosť za poskytnutie presných záznamov. Ako vlastník firmy zodpovedáte za zálohovanie všetkých informácií, ktoré uvediete vo svojom daňovom priznaní k dani z príjmu. Ak ste auditovaný, ste zodpovední za preukázanie správnosti vašich záznamov, odpočtov a vyhlásení v daňovom priznaní. Tieto veci preukážete tým, že IRS poskytnete svoje záznamy. Preto, ak máte presnú a úplnú obchodnú evidenciu, budete vždy schopní preukázať tvrdenia, ktoré uvádzate vo svojich daňových podaniach.
IRS má súbor pravidiel týkajúcich sa toho, aké typy záznamov je potrebné uchovávať a ako je potrebné tieto záznamy uchovávať. - 3Zistite, aký typ záznamu máte. IRS vyžaduje, aby ste svoje obchodné záznamy uchovávali konkrétne časové obdobie v závislosti od toho, o aký záznam ide. Ak máte napríklad zamestnancov, musíte viesť všetky záznamy o dani zo zamestnania počas stanoveného obdobia.
- 4Nájdite príslušné obdobie obmedzení. Vaše obchodné záznamy sa musia uchovávať tak dlho, ako ich IRS môže potrebovať na správu daňového kódu. Toto časové obdobie sa nazýva premlčanie, čo je časové obdobie, počas ktorého môžete zmeniť svoje daňové priznanie, požiadať o úver, požiadať o vrátenie peňazí alebo IRS môže vyrubiť dodatočné dane. Hodiny začnú plynúť v tomto časovom období od dátumu splatnosti vášho daňového priznania k dani z príjmu. Ak teda dane z podnikania podáte o týždeň skôr, hodiny uchovávania záznamov sa začnú až o týždeň neskôr, v oficiálny dátum splatnosti.
- Ak napríklad dlhujete dodatočnú daň, premlčacia doba je tri roky. Ak nepodáte daňové priznanie, IRS môže požiadať o vašu obchodnú evidenciu na neobmedzené časové obdobie pre príslušný rok.
- 5Na požiadanie sprístupnite záznamy jednoducho. Ak sa IRS nachádza v lehote obmedzenia a požiadajú vás, aby videli vaše záznamy, musíte ich sprístupniť. IRS vám oznámi, ako chcú záznamy, a vy im budete môcť povedať, či ich máte v elektronickej alebo v tvrdej forme. Pretože by ste mohli prísť na audit, mali by ste byť vždy pripravení. Uchovávajte svoje záznamy na bezpečnom, ohňovzdornom mieste. Navyše, ak si uchovávate záznamy elektronicky, nezabudnite si ich zálohovať.
- 6Zničte záznamy, iba ak ste si istí, že už nie sú potrebné. Aj keď je dôležité uchovávať daňovú evidenciu tak dlho, ako je to potrebné, je tiež dobrou obchodnou praxou likvidovať záznamy, keď to dokážete. Zničenie záznamov uvoľňuje fyzický priestor pre nové záznamy a uľahčuje vyhľadávanie záznamov.
- Nikdy neničte obchodné záznamy, pokiaľ si nie ste 100% istí, že nie sú samotári. Ak záznamy zničíte nesprávne, môže vám byť uložená pokuta alebo dokonca uväznenie.
Prečítajte si tiež: Ako skontrolovať účtovnú závierku?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
