Ako cvičiť kancelársku etiketu?
Ak chcete ukázať dobré mravy na pracovisku, snažte sa rešpektovať priestor všetkých ľudí tým, že budete mať jedlo a osobné telefónne hovory v spoločenskej miestnosti. Ak ste chorí, požiadajte o deň voľna, aby vaši spolupracovníci niečo nezachytili. Uistite sa, že ste pri odosielaní e -mailov struční a zdvorilí a nepoužívajte ich na diskusiu o súkromných informáciách. Pracoviská sú malé, preto sa vyhnite ohováraniu iných spolupracovníkov. Aby sa každý cítil pohodlne, noste oblečenie, ktoré dobre sadne a bude zodpovedať obliekaniu vašej spoločnosti. Tipy, ako sa slušne správať v kójach a na voľnom priestranstve, čítajte ďalej!
Vďaka dobrej kancelárskej etikete sa budete so svojimi spolupracovníkmi cítiť príjemne a urobíte na svojho nadriadeného veľký dojem.
Dobré mravy na pracovisku sú lepidlom, ktoré drží najšťastnejšie spoločnosti pohromade. Vďaka dobrej kancelárskej etikete sa budete so svojimi spolupracovníkmi cítiť príjemne a urobíte na svojho nadriadeného veľký dojem. Vaše pracovisko sa bude čoskoro cítiť ako druhý domov!
Metóda 1 zo 4: nácvik osobných návykov na pracovisku
- 1Primerane sa oblečte. Každé pracovisko má trochu iný dress code, ale vo všeobecnosti sa vyhnite oblečeniu, ktoré je odhalené, prehnane ležérne alebo príliš voľné alebo tesné. Ak si nie ste istí, aký je dress code vašej kancelárie, opýtajte sa priateľského kolegu alebo šéfa a sledujte, čo nosia ostatní. Môže byť prijateľné nosiť pekné džínsy alebo sa chcete držať nohavíc, košieľ a blúzok s gombíkmi a sukní. Zistite, aký je váš dress code a držte sa ho!
- Stále môžete kúpiť pekné pracovné oblečenie, ak máte obmedzený rozpočet, a to kombinovaním štýlov koordinácie a nákupom v obchode.
- 2Vyhnite sa silnému parfumu alebo kolínskej vode. Vy a vaši spolupracovníci ste pravdepodobne v tesnej blízkosti, takže nechajte svoju kancelársku vôňu jemnú. Nechcete, aby to niekomu dráždilo nos alebo mu dokonca spôsobilo alergickú reakciu. Ak sa rozhodnete nosiť vôňu, vmasírujte si len malé množstvo do bodov pulzu, napríklad do zápästia, a nie do oblečenia.
- 3Zostaňte doma, keď ste chorí. Využite tie choré dni, keď ich máte! Môžete mať pocit viny za stratu pracovného dňa, ale ak si vezmete deň voľna, pomôže vám to rýchlejšie sa zotaviť a zabráni vám to vystaviť zvyšok kancelárie svojej chorobe.
- Aj keď nie ste nákazlivý, váš neustály kašeľ alebo smrkanie môže rozptýliť vašich spolupracovníkov, čo znamená, že celá kancelária je neproduktívna a otravná. Ušetrite všetkým starosti, vezmite si lieky a vezmite si deň voľna.
- 4Buďte zdvorilí k e -mailu. Udržujte svoje e -maily zdvorilé, stručné a vecné. Vyhnite sa diskusii o súkromných záležitostiach, ako sú finančné informácie klienta, a nehovorte zle o ktoromkoľvek zo svojich spolupracovníkov. Jednoduchým kliknutím na tlačidlo „Vpred“ môžete svoj e -mail zdieľať s celou spoločnosťou, preto sa uistite, že je všetko v ňom zdvorilé a profesionálne.
- Udržujte svoje jazykové pracovisko primerané. Uložte si emodži a výkričníky za texty s priateľmi!
- 5Udržujte svoje sociálne médiá vhodné. Aj keď máte svoje sociálne médiá nastavené ako súkromné, vaši spolupracovníci a dokonca váš šéf nájdu spôsob, ako to vidieť, ak chcú. Pred uverejnením príspevku sa seba opýtajte: „Je to niečo, čo mi nevadí, že to vidí môj šéf? Oplatí sa zverejnenie tohto príspevku obetovať rešpekt voči svojmu zamestnávateľovi alebo prísť o prácu?“ Vyhnite sa prehnane šteklivým príspevkom alebo obrázkom s drogami alebo alkoholom, obzvlášť ak ste pod zákonom povolený vek na pitie.
- 6Jedzte v jedálni alebo vonku. To je obzvlášť dôležité, ak jete silne zapáchajúce jedlá. Je dobré zohriať zvyšky rýb v mikrovlnnej rúre, ale nájdite si miesto, kde ich budete jesť, kde nebude rušiť vašich spolupracovníkov. Ak je pekný deň, sadnite si von. V opačnom prípade zamierte do jedálne alebo prázdnej konferenčnej miestnosti.
- Dokonca aj zvuk žuvania, chrumkania alebo slintania môže byť pre niektorých spolupracovníkov citlivých na hluk nepríjemný. Rešpektujte ich preferencie a vychutnajte si jedlo mimo kancelárie.
- 7Neberte jedlo iných ľudí zo spoločného obedového priestoru. Je ťažké rozoznať, či je jedlo spoločné alebo osobné, najmä ak je v otvorenej nádobe alebo sedí uprostred chladničky. Chyba na strane opatrnosti; ak nie je jasne označený ako niečo, čo je zadarmo na prevzatie, nechajte to tak. Neexistuje žiadny rýchlejší spôsob, ako zničiť deň spolupracovníka, než keď si dáte obed!
- Zbaľte si vlastný obed do tašky alebo kontajnera a pripevnite naň lepiacu poznámku s menom, aby ste predišli zmätku.
- Ak omylom vezmete jedlo niekoho iného, buďte úprimní a držte sa toho. Povedzte: „Je mi veľmi ľúto, že som zjedol váš šalát. Myslel som si, že to sú niečie zvyšky, ktoré rozdávajú. Dovoľte mi ísť vám kúpiť ďalší.“
- 8Vyhnite sa klebetám v kanceláriách. Steny kabíny sú tenké a ak zle hovoríte o spolupracovníkovi, je pravdepodobné, že si k nim nájde cestu späť, bez ohľadu na to, akú veľkú kanceláriu máte. Ak ste frustrovaní zo svojho šéfa a potrebujete sa vyventilovať, urobte to mimo práce.
- Ak vás spolupracovníci pozvú na klebety, povedzte: „Musím sa vrátiť k svojmu stolu, som teraz tak zaplavený!“
- Aj keď svojho šéfa alebo spolupracovníka teraz nebudete mať radi, bude to oveľa horšie, ak sa im ozve správa, že ste o nich hovorili za ich chrbtom.
Výhodou pracovného priestoru s otvorenou kanceláriou je možnosť nadviazať príležitostné konverzácie so spolupracovníkmi vo vašom okolí.
Metóda 2 zo 4: rešpektovanie priestoru v kóji
- 1Telefonujte v súkromnej miestnosti. Svedčí to o tom, že rešpektujete pracovné prostredie svojich spolupracovníkov a nechcete ich rozptyľovať svojimi rozhovormi, či už osobnými alebo pracovnými. Steny kabíny sú dosť tenké, takže ak si myslíte, že váš rozhovor bude trvať viac ako minútu alebo dve, je najlepšie ho vziať von.
- 2Ozdobte svoju kóju jednoducho a vkusne. Úhľadná kója ukazuje vášmu šéfovi a spolupracovníkom, že si vážite svoju prácu a pracovné prostredie. Udržiavanie čistého, organizovaného a vyzdobeného priestoru bude pôsobiť príjemne a priateľsky. Zaveste obrázky svojej rodiny alebo dobrých priateľov.
- Vyhnite sa všetkému politickému, rovnako ako urážlivým obrázkom, plagátom alebo heslám.
- Ak si nie ste istí, či je niečo vhodné alebo nie, položte si otázku, či by vám vyhovovalo, keď to prezident spoločnosti vidí vo vašej kóji. Ak odpoviete nie, stiahnite ho a použite ho namiesto toho na ozdobu svojho domova.
- 3„Klopte“, než budete hovoriť. Rešpektujte čas svojich spolupracovníkov. Ak sa s nimi potrebujete porozprávať a nemáte naplánovanú schôdzku, zaklopte na bočnú časť ich kabíny, než začnete hovoriť, pretože môžu byť hlboko koncentrovaní alebo dokonca telefonovať. Keď zdvihnú zrak, povedzte: „Máte chvíľu na rozhovor?“ Ak sú zaneprázdnení, naplánujte si, že sa porozprávate neskôr, alebo ich požiadajte, aby prišli zadarmo do vašej kóje.
- Vyhnite sa príliš dlhému zdržaniu pri stole spolupracovníka, najmä ak sa vám zdá, že sú zaneprázdnení. Radi by sa dozvedeli o vašich víkendových plánoch na obed, ale nie vtedy, keď sú uprostred dôležitého e -mailu.
- 4Zanechajte poznámku, ak je spolupracovník zaneprázdnený alebo ďaleko od svojho stolu. Napíšte si na papier, o ktorom sa chcete rozprávať, a položte ho na stôl, kde ho uvidí váš kolega, ale nie priamo pred nos, ak tam sedí. Požiadajte ich, aby sa hojdali pri vašej kóji, keď budú mať sekundu.
- Ak má spolupracovník jasný hovor, nerozptyľujte ho šepkaním alebo komunikáciou pomocou rúk. Buďte trpezliví a zanechajte odkaz alebo sa vráťte neskôr, keď budú mimo hovoru.
- 5Opýtajte sa, než si požičiate akékoľvek položky. Väčšina kancelárií má spoločný balík bežných kancelárskych potrieb, ako sú sponky, poznámky po liste, perá a poznámkové bloky. Ak potrebujete nástroj, ktorý má iba váš spolupracovník, opýtajte sa ho, skôr ako ho prinesiete späť na stôl.
- Ak potrebujete vec ihneď, nechajte im na stole odkaz „Pôžička na dierovanie na niekoľko minút. Vrátim sa, akonáhle budem hotový!“ Podpíšte svoje meno, aby vedeli, koho nájsť, ak sa ich dierovač nikdy nevráti.
- 6Svoju kabínu používajte na prácu, nie na osobný čas. Vyzerá to neprofesionálne, ak použijete svoju kabínu ako šatňu alebo miesto na osobnú starostlivosť, ako napríklad líčenie alebo používanie zubnej nite. Vezmite si zubnú kefku a nožnice na nechty do kúpeľne a upravte si make -up bez toho, aby vám vaši kolegovia z kabinetu poskytovali čudný vzhľad - aj tak to bude oveľa pohodlnejšie!
V kancelárii sa od všetkých prítomných očakáva, že sa budú správať zdvorilo, láskavo a podľa pravidiel sociálnej interakcie.
Metóda 3 zo 4: Používanie dobrej etikety v otvorenej kancelárii
- 1Rešpektujte priestor svojich spolupracovníkov. To je ešte dôležitejšie v prostredí otvorenej kancelárie, kde vás od vašich spolupracovníkov veľmi neoddeľuje. Nedovoľte, aby sa váš papier alebo pracovné položky vysypali na priestor niekoho iného. Pred použitím niečoho na stole niekoho iného sa preto opýtajte, aj keď je to len zošívačka alebo kúsok papiera.
- 2Buďte úhľadní a obmedzte osobné veci vo svojom priestore. Keď je váš stôl na voľnom priestranstve alebo dokonca zdieľaný s inými spolupracovníkmi, je ešte dôležitejšie udržiavať v ňom poriadok, pretože by to mohlo ovplyvniť schopnosť vašich spolupracovníkov sústrediť sa. Obmedzte sa iba na jeden alebo dva obrázky alebo položky, ktoré nesúvisia s prácou. Papiere majte uložené v úhľadných hromadách alebo usporiadané do priečinkov.
- 3Buďte tolerantní k iným osobnostiam. Otvorené kancelárie vám poskytnú blízky kontakt s mnohými ďalšími osobnosťami, čo je skvelé na podporu nových myšlienok a spoznávanie mnohých ľudí. Na druhej strane môže byť stresujúce byť celý deň na jednom stole so spolupracovníkom, ktorého nemáte radi. Majte otvorenú myseľ a sústreďte sa na učenie sa z perspektívy iných ľudí, aj keď s nimi nie vždy súhlasíte.
- 4Hluk obmedzte na minimum. Berte telefónne hovory vonku alebo v konferenčnej miestnosti, obzvlášť osobné alebo konverzácie, o ktorých si myslíte, že môžu chvíľu trvať. Počúvajte hudbu so slúchadlami, nikdy nie nahlas a vyhnite sa kričaniu po miestnosti alebo hlasnému rozprávaniu. Práca vo veľkej miestnosti so všetkými spolupracovníkmi môže byť zábavná, ale nechcete vytvárať tak hlasné prostredie, aby sa nikto nemohol sústrediť a vykonávať svoju prácu.
- 5Opýtajte sa svojich spolupracovníkov, či majú chvíľu, než začnete hovoriť. Je príliš jednoduché narušiť pracovný postup spolupracovníkov, keď sedíte priamo oproti nim. Aby ste sa vyhli otravovaniu niekoho, kto je v hlbokej koncentrácii, povedzte potichu: „Hej, máš chvíľku na rozhovor o tomto projekte?“ Tak môžu dokončiť to, na čom pracujú, skôr, ako sa s vami začnú stretávať.
- Ak vaša kancelária používa službu odosielania správ online, môžete im to tiež odoslať pomocou príkazu ping, alebo ak sa vám zdá, že sú zaneprázdnení, nechajte im to na stole.
- 6Neformálne alebo osobné rozhovory obmedzte na minimum. Výhodou pracovného priestoru s otvorenou kanceláriou je možnosť nadviazať príležitostné konverzácie so spolupracovníkmi vo vašom okolí. Ak však chatujete príliš dlho, ostatní ľudia budú vyrušení - a pravdepodobne trochu naštvaní! Uložte si dlhšie rozhovory na obed alebo po práci.
Aj keď nie ste nákazlivý, váš neustály kašeľ alebo smrkanie môže rozptýliť vašich spolupracovníkov, čo znamená, že celá kancelária je neproduktívna a otravná.
Metóda 4 zo 4: Buďte zdvorilí počas stretnutí
- 1Ukážte sa včas. Vaši spolupracovníci a nadriadení nebudú spokojní, ak budú musieť vydržať celé stretnutie, pretože ste sa stratili na ceste do konferenčnej miestnosti alebo ste sa museli napiť vody! Organizujte si schôdze v kalendári a prestaňte pracovať desať minút predtým, aby ste mohli zhromaždiť všetky potrebné materiály. Potvrďte, že viete, kde sa schôdza koná, a než sa vyberiete, urobte si krátku prestávku v kúpeľni.
- 2Stíšte svoj mobilný telefón alebo ho vypnite. Mobilný telefón zvoní uprostred rokovaní je ešte horší ako ten, zhasnutím v kine! Uistite sa, že je váš tichý alebo vypnutý pred začiatkom schôdze, alebo ho nechajte v uzamknutej zásuvke pri stole, aby ste sa úplne nerozptýlili.
- 3Venujte rečníkovi svoju plnú pozornosť. Zatvorte prenosný počítač a odložte telefón - tu nie sú žiadne úlohy súčasne! Počúvajte pozorne a robte si poznámky do poznámkového bloku, ak vám to pomôže venovať pozornosť. Aktívne počúvanie a účasť na stretnutí je zdvorilé a ukazuje, že vám na informáciách záleží. Keď budete na rade, budete prezentovať alebo viesť schôdzu, ľudia vám prejavia priazeň.
- 4Organizujte schôdze v konferenčnej miestnosti, nie na stole. Ak sa stretávate s dvoma alebo viacerými ľuďmi, zamierte do konferenčnej miestnosti alebo na prestávku, aby ste nerozptyľovali tých, ktorí pracujú okolo vás. Môžete dokonca vyraziť von na prechádzkové stretnutie alebo sa porozprávať cez obed.
- 5Ukončite schôdze včas. Ak budete mať schôdze efektívne a produktívne, bude to znamenať, že rešpektujete čas svojich spolupracovníkov, že ich včas odošlete a uvoľníte konferenčnú miestnosť pre ďalšiu skupinu, aby ste mohli začať. Pamätajte si, že vaši spolupracovníci sú zaneprázdnení rovnako ako vy!
Prečítajte si tiež: Ako zložiť oblek na cesty?
Otázky a odpovede
- Mám zamestnanca, ktorý vždy spieva; nahlas spieva v chodbách, kúpeľni a miestnosti na oddych. Má pekný hlas, ale niektorým zamestnancom sa to nepáči a sú na ňu zlí. Čo robím?Na tieto veci sa spravidla vzťahuje politika spoločnosti. Rovnaké pravidlá, ktoré ponúkajú návody na to, aké oblečenie nosiť v práci, sa vzťahujú aj na to, ako sa v práci správať. Pískanie, spev a hlasné rozprávanie obmedzujú tieto zásady firemnej politiky. Skúste sa vyhnúť vytváraniu pravidiel, ktoré sa týkajú iba jej, ale upozornite ju, že nie je v súlade s týmito pravidlami. Iste, môže sa cítiť šťastná a spokojná a ukazuje sa to tým, že každú chvíľu zaspieva melódiu, ale toto správanie nie je v pracovnom prostredí prijateľné. Nakoniec, bez ohľadu na to, ostatní zamestnanci majú voči nej zlý úmysel a musia znášať dôsledky uvedené v tej istej politike, ako napríklad pokarhanie.
- Existujú rozdiely v spôsobe, akým by som sa mal správať pri odosielaní e-mailov, správ SMS alebo IM?E -mail by mal byť vedený s úplnými vetami a správnou gramatikou. Pokiaľ ide o textové správy a správy IM, všetko ide.
- Ako sa vysporiadam s telesnými funkciami spolupracovníka?V kancelárii sa od všetkých prítomných očakáva, že sa budú správať zdvorilo, láskavo a podľa pravidiel sociálnej interakcie. Nemôžete spievať ani pískať, nemôžete nahlas hovoriť po telefóne, nemôžete jesť zapáchajúce jedlá atď. Musíte tiež dodržiavať osobnú hygienu a rešpektovať dress code. Obvykle je to zahrnuté v domovskom poriadku zamestnávateľa, čo je druh podmienok pre prácu v tejto spoločnosti. Najprv sa obráťte na svojho spolupracovníka priamo, láskavo a súkromne. Ak sa to nepodarí, požiadajte svojho zamestnávateľa o dodržiavanie pravidiel.
- Ako môžem povedať spolupracovníkovi, že na toalete trávia príliš veľa času?Naozaj by si nemal. Nie je tvojou vecou, čo tam robia alebo ako dlho im to trvá. Ak sa jedná o toaletu pre jednu osobu, zaklopte na dvere, aby vedeli, že niekto čaká. Ak máte pocit, že to musíte z nejakého dôvodu vyvolať, bolo by lepšie požiadať nadriadeného, aby sa s nimi porozprával.
- Aký je štandardný osvedčený postup z hľadiska rešpektovania priestoru iných ľudí v prostredí pracoviska?Ak sa potrebujete opýtať, pravdepodobne sa príliš približujete svojim spolupracovníkom. Vždy majte medzi sebou a ostatnými ľuďmi dĺžku paže.
- Musím napísať nežný e -mail týkajúci sa niektorých našich šéfov, ktorí bez požiadania o povolenie preberajú kresby/náčrty od našich dizajnérov. Čo hovorím?Ak musíte napísať e -mail, urobte ho krátky a jasný - nie viac ako dva riadky. Skúste niečo ako „Pred výkresmi od dizajnérov požiadajte o povolenie“. Najprv však zvážte rozhovor s nimi, čo je oveľa menej rušivé. Každý musí dodržiavať pravidlá.
- Sekretárka môjho šéfa požiadala o peniaze na nákup šéfa ako darček. Tento muž je VP. Mám mu kúpiť darček?Nemáte, ale môže to vyzerať pekne, ak to urobíte. Sekretárke však nemusíte dávať peniaze - môžete si za ne kúpiť vlastný darček.
- Čo keď chcem napísať e -mail ohľadom ponuky vyzdvihnutia?Potvrďte vyzdvihnutie položky a dátum/čas, kedy by ste ju mali vyzdvihnúť. Uveďte tiež, akú kuriérsku spoločnosť používate (ak si ju nevyzdvihujete sami).
- Je pravda, že mračiť sa v kancelárii je dobrá vec?Aj keď mračenie môže naznačovať, že prebieha určitá úroveň serióznych myšlienok, niekto môže mať zlý dojem, ak sa stále mračíte. Najlepšie je pokúsiť sa zachovať neutrálny výraz, ak je to možné, a byť príjemní pri kontakte so svojimi spolupracovníkmi.
- Ako mám osloviť spolupracovníka, ktorý kašle, aby upútal pozornosť?Opýtajte sa ich, či sa cítia v poriadku, či sú nákazlivé, či navštívili lekára alebo im jednoducho ponúknite liek proti kašľu.
Komentáre (2)
- To je užitočné pre kancelársku etiketu v západnom štýle. Chcel som pomôcť zamestnancom v indickom MNC. Väčšina z toho, čo ste napísali, je špeciálne pre prostredie v štýle USA/VB/Európy, takže budem musieť vytvoriť jedno na mieru.
- Som schopný prevziať vaše správy a vhodne ich použiť na informovanie spolupracovníkov, aké dôležité je mať/cvičiť správnu kancelársku etiketu.
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
