Ako outsourcovať?
Ak uvažujete o outsourcingu svojich obchodných služieb, začnite outsourcingom úloh, ktoré vám môžu ušetriť peniaze, alebo úlohami, ktoré zahŕňajú špecializované schopnosti alebo vybavenie. Zvážte napríklad outsourcing mzdových úloh na zníženie účtovných nákladov alebo zmluvu s webovým dizajnérom o aktualizácii vašich webových stránok. Keď viete, akú prácu chcete zadávať externe, požiadajte obchodných partnerov alebo miestnu obchodnú komoru o odporúčania kvalifikovaných poskytovateľov služieb. Potom nezabudnite podpísať zmluvu, v ktorej sú jasne uvedené požadované služby. Ak chcete získať ďalšie rady od nášho kontrolóra podnikania, napríklad ako predložiť žiadosť o návrhy kvalifikovaným záujemcom, čítajte ďalej!
Partner pre výrobu mimo podniku môže napríklad použiť neštandardné materiály, ktoré nespadajú do zmluvných podmienok.
Outsourcing úloh je jednou zo stratégií, ktoré môžu spoločnosti použiť na to, aby náklady na základné funkcie boli čo najnižšie. Keď sú vybraní správni outsourcingoví partneri, konečným výsledkom je, že tieto úlohy sa vykonávajú efektívne a obchodné výhody vyplývajú z odborných znalostí týchto partnerov. Výber správnych partnerov vyžaduje pochopenie toho, aké potreby outsourcing splní, ako partneri plnia tieto úlohy a určiť, či sú tieto politiky a postupy v súlade s firemnou kultúrou vašej spoločnosti.
Časť 1 z 3: určenie, ktoré úlohy sa majú zadávať externe
- 1Zistite, ktoré úlohy je možné zadávať externe, a ušetrite peniaze spoločnosti. Identifikácia toho, aké úlohy outsourcovať, ako aj výhody outsourcingu, ktoré bude spoločnosť využívať, vytvára predpoklady pre nájdenie správnych partnerov pre outsourcing. Existuje množstvo dôvodov pre outsourcing, vrátane úspory nákladov, nedostatku vlastných znalostí, úloh alebo projektov s kratším trvaním a expanzie na nové trhy.
- Outsourcing môže byť užitočný pri jednorazových potrebách, napríklad pri vytváraní loga.
- 2Zvážte úlohy outsourcingu, ktoré zahŕňajú špecializovanú sadu zručností alebo vybavenie. Najlepšie úlohy na outsourcing sú tie, ktoré vyžadujú špecializované vybavenie alebo sady zručností, ktoré vaša spoločnosť alebo vaši zamestnanci nedisponujú. Na aktualizáciu svojich webových stránok budete napríklad potrebovať skúseného webového dizajnéra, ale nerobte to tak často, aby ste si najali webového vývojára na plný úväzok. Alternatívne môžete outsourcovať opakujúce sa úlohy, ako napríklad zadávanie údajov alebo zasielanie produktov, ktorých dokončenie vyžaduje infraštruktúru a jednoduché školenie.
- Ako ďalší príklad, mnoho firiem zistili, že outsourcing miezd úlohy prispieva k výrazne znížiť náklady účtovníctva.
- Spoločnosti majú tiež tendenciu zisťovať, že outsourcing zákazníckych služieb a podpory umožňuje naďalej pomáhať klientom s otázkami a problémami bez toho, aby sa museli starať o zamestnancov zákazníckych služieb na plný úväzok.
- 3Vyhnite sa outsourcingu kľúčových podnikových procesov. Úlohy, ktoré zadávate externe, by mali byť tie, ktoré môže rovnako dobre vykonávať niekto mimo vašej spoločnosti. To znamená, že outsourcujte žiadnu zo svojich primárnych obchodných stratégií. Napríklad malá firma, ktorá navrhuje a vyrába príslušenstvo k telefónom, by nemala zadávať externé zákazky žiadnym svojim procesom navrhovania, ale mohla by uvažovať o outsourcingu výroby vtedy a len vtedy, ak by ich partner mohol vyrábať výrobok rovnako ako ich firma by mohla sama.
- Nepoužívajte outsourcing funkcií, ktoré sa nedajú zmerať; ak nemôžete merať aktivitu, nemôžete ju ovládať.
- Príklad podnikania by sa však mal zamerať na outsourcing ďalších základných obchodných procesov, ako je doprava a mzdy, za predpokladu, že dôjde k úsporám nákladov.
- 4Najprv zadávajte malé úlohy outsourcingu. Môže byť prospešné začať s relatívne malou úlohou pre vášho outsourcingového partnera. To vám umožní vidieť kvalitu ich práce bez prílišného riskovania. Ďalším spôsobom, ako to urobiť, je poskytnúť skúšobnú dobu približne mesiac. Funguje to pri úlohách, ktoré nemožno nevyhnutne rozdeliť na menšie časti.
Alternatívne môžete outsourcovať opakujúce sa úlohy, ako napríklad zadávanie údajov alebo zasielanie produktov, ktorých dokončenie vyžaduje infraštruktúru a jednoduché školenie.
Časť 2 z 3: Vyhľadanie partnera pre outsourcing
- 1Nastavte kvalifikáciu pre externého partnera. Cieľom je zaistiť partnera, ktorý je schopný vykonávať pridelené úlohy spôsobom, ktorý zlepší vaše podnikanie, a nie obmedzovať produktivitu spoločnosti. Mali by ste tiež stanoviť jasné očakávania v časovom rámci, v ktorom sa majú úlohy dokončiť.
- Mzdové služby by napríklad mali byť schopné zvládnuť všetky zrážky a poskytovať mzdy zamestnancom bez zdržania, zatiaľ čo poskytovatelia zákazníckych služieb by mali byť schopní riadiť sa vašimi pokynmi pre interakciu so zákazníkmi.
- 2Zvážte využitie outsourcingovej agentúry. Ak plánujete outsourcovať zahraničie, môže byť výhodné využiť outsourcingovú agentúru. Tieto organizácie spájajú domáce podniky s medzinárodnými partnermi pre outsourcing, poskytujú záruky kvality a môžu pracovať na zjednodušení procesov, ako je komunikácia a fakturácia. Začnite vyhľadaním online agentúr outsourcingu. Niektorí z väčších hráčov sú:
- Odesk.
- Elance.
- 3Identifikujte potenciálnych externých partnerov. Zhromaždite mená možných partnerov z vašich obchodných spojení, miestnych obchodných komôr, podnikateľských združení a dokonca aj z internetových vyhľadávaní. Obmedzte zoznam partnerov na tých, ktorí zrejme poskytujú výhody, ktoré máte na mysli a majú povesť poskytovania vysokej podpory svojim klientom. Vyhľadajte hodnotenia najlepších partnerov a pokúste sa nájsť príklady ich predchádzajúcich partnerov, aby ste zistili, či spĺňa vaše štandardy kvality.
- 4Rozhovor s týmito perspektívami. Nájdite si čas na kontaktovanie každého jednotlivo a prediskutujte svoje potreby. Všetci potenciálni záujemcovia, ktorí poskytujú priame a jasné odpovede a naznačujú, že rozumejú tomu, čo potrebujete, a môžu tieto potreby splniť, zostávajú v zozname. Všetky kontakty, ktoré sa zdajú byť vo svojich odpovediach nejasné alebo vyhýbavé, by mali byť zo zoznamu vylúčené. Ak je vykonávaná práca významná, mala by sa vykonať fyzická návšteva. Tiež, ak outsourcujete zahraničie, musíte sa uistiť, že outsourcer vyhovuje americkým pracovným štandardom alebo byť pripravení na zlú publicitu.
- 5Kvalifikovaným záujemcom pošlite žiadosť o návrh alebo žiadosť o ponuku. RFP bude obsahovať žiadosť o odhad ceny a popis služieb, ktoré sú schopní poskytnúť, spolu s príkladmi ich predchádzajúcej práce. To vám umožní prezerať informácie o každom potenciálnom zákazníkovi vedľa seba, v konečnom dôsledku zúženie výberu na jedného partnera, u ktorého je vysoká pravdepodobnosť, že splní vaše potreby.
- 6Nebuď lacný. Vždy pracujte na spolupráci s partnerom, ktorý môže poskytnúť najlepšiu kombináciu kvality a hodnoty. To znamená, že nehľadajte iba najnižšiu cenu. Vyberte si uchádzača s najnižšou ponukou, iba ak je jeho kvalita na úrovni vašej vlastnej a/alebo toho, čo očakávate od svojho partnera pre outsourcing.
Identifikácia toho, aké úlohy outsourcovať, ako aj výhody outsourcingu, ktoré bude spoločnosť využívať, vytvára predpoklady pre nájdenie správnych partnerov pre outsourcing.
Časť 3 z 3: spolupráca s partnerom pre outsourcing
- 1Vytvorte vyhlásenie o pracovnej zmluve. Vaša zmluva s partnerom bude definovaná pracovným vyhlásením, ktoré stanoví špecifiká vášho obchodného vzťahu. Špecifikuje služby, ktoré budú poskytované, časový harmonogram poskytovania týchto služieb a platby za služby.
- Jasne napíšte, čo presne musí partner poskytnúť a kedy má práca alebo práce prísť. To môže zahŕňať míľniky, časovú os a konkrétne výsledky.
- Využite to aj ako príležitosť na dohodnutie kontaktu. Zvážte napríklad zriadenie týždenného alebo mesačného hovoru na posúdenie pokroku.
- Mali by ste tiež vyjednať platbu a platobné podmienky, napríklad sumu, ktorá je splatná v každej fáze a od ktorej platby závisí.
- Ak je to možné, stanovte finančnú pokutu v prípade, že outsourcer nesplní svoje záväzky. Prenášanie úloh interne alebo hľadanie iného externého dodávateľa môže byť drahé.
- 2Uzavrite zmluvu s vybraným externým partnerom. Po preskúmaní zmluvných podmienok, aby ste sa uistili, že ceny a ďalšie kľúčové komponenty v dohode sú v súlade s informáciami uvedenými v návrhu, dokončite partnerstvo a začnite využívať výhody, ktoré prináša outsourcing základných úloh správnemu partnerovi. Odovzdať kontrolu nad úlohou externej strane môže byť náročné, ale snažte sa nekontrolovať ich prácu zakaždým. To rýchlo vyčerpá čas, ktorý ste získali outsourcovaním práce.
- 3Zefektívnite komunikáciu s partnerom. Bez ohľadu na to, ako ďaleko je váš partner, budete musieť nájsť spôsob, ako s nimi nadviazať efektívnu komunikáciu, aby ste mohli jasne komunikovať plány a ciele výkonnosti. Ihneď nadviažte kontaktné body s ich organizáciou, aby ste s nimi mohli začať budovať vzťah. Potom vytvorte komunikačné protokoly, ktoré presne zodpovedajú určitým slovám alebo frázam vo vašej zmluve v kontexte zmluvy. Nezabudnite vysvetliť všetky použité výrazy týkajúce sa spoločnosti alebo odvetvia, s ktorými sa partner nemusí zoznámiť. Pomôže to vyhnúť sa zmätku na ceste.
- 4Posúďte výkon partnera. Po dosiahnutí prvého medzníka alebo dosiahnutí prvých produktov alebo služieb si urobte čas na zhodnotenie kvality a účelnosti práce partnera. Splnili svoje sľuby? Práve vtedy sa môžete rozhodnúť, či vo vzťahu s týmto partnerom budete pokračovať alebo nie. Ak sa im to darilo veľmi dobre, môžete sa potom rozhodnúť stupňovať svoju angažovanosť s nimi.
- 5Dôverujte, ale overujte si prácu partnera. Mnoho príkladov je, keď partneri outsourcingu nedodržia koniec zmluvy. Partner pre výrobu mimo podniku môže napríklad použiť neštandardné materiály, ktoré nespadajú do zmluvných podmienok. Alternatívne môže vzniknúť priateľstvo medzi externým partnerom a podnikateľom, čo spôsobuje problémy pri udržiavaní vzťahu medzi externým dodávateľom a vlastníkom firmy. V oboch prípadoch je dôležité, aby si vlastník firmy pamätal na to, že dôveruje partnerovi externého dodávateľa, ale napriek tomu vykonáva pravidelné, objektívne hodnotenia, aby sa ubezpečil, že plní tak, ako je uvedené v zmluve.
- 6Uvedomte si kultúrne rozdiely. Pri komunikácii so zahraničným partnerom pre outsourcing určite vezmite do úvahy kultúrne rozdiely. Iné kultúry môžu napríklad vnímať vyjednávanie, kritické komentáre a v niektorých prípadoch priame vyhlásenia odlišne. Predtým, ako s nimi začnete rokovať, urobte si čas na prieskum obchodných praktík týkajúcich sa kultúry vášho partnera. Vďaka tomu bude vaša spolupráca jednoduchšia a efektívnejšia.
Alternatívne môže dôjsť k vytvoreniu priateľstva medzi externým partnerom a podnikateľom, čo spôsobuje problémy pri udržiavaní vzťahu medzi externým dodávateľom a vlastníkom firmy.
- Vždy majte návrhy poruke aspoň rok. V prípade, že sa u vybraného partnera vyskytnú nejaké problémy, môžete vždy skontrolovať ostatných a prípadne identifikovať životaschopnú náhradu.
- Neponáhľajte sa pri výbere outsourcingového partnera. Ak to urobíte, zvýši sa šanca urobiť správnu voľbu hneď na prvýkrát, a nie prehliadať niečo dôležité a začať znova neskôr s novým partnerom.
Prečítajte si tiež: Ako zatvoriť malú firmu?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
