Ako vyberať dane z výplat svojich zamestnancov?
Okrem zrážok federálnej a štátnej dane z príjmu musíte tiež zraziť federálne dane zo sociálneho zabezpečenia a zo systému Medicare zo mzdy svojich zamestnancov.
Ak ste zamestnávateľ s jedným alebo viacerými zamestnancami, s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť zraziť rôzne dane z výplaty každého zamestnanca. Ak chcete nastaviť svoje postupy zrážania, budete musieť požiadať o daňové identifikačné čísla svoje štátne ministerstvo financií a Internal Revenue Service (IRS). Keď príde čas na zrážanie daní, spravidla budete zrážať štátne a federálne dane z príjmu, ako aj federálne dane zo sociálneho zabezpečenia a Medicare. Tiež od vás môže byť požadované pravidelné zrážanie iných daní (napr. Dodatočné platby). Okrem zadržiavania finančných prostriedkov z výplaty každého zamestnanca ste tiež povinní tieto prostriedky pravidelne ukladať svojmu štátu a federálnej vláde. Nakoniec, buď štvrťročne, alebo raz ročne, budete musieť podať priznanie ako zamestnávateľ.
Časť 1 zo 4: Registrácia vašej firmy
- 1Požiadajte o požadované identifikačné čísla. Keď začínate podnikať a plánujete mať zamestnancov, musíte sa zaregistrovať na svojej štátnej a federálnej vláde, aby ste získali identifikačné čísla zamestnávateľa. Federálne identifikačné číslo, ktoré budete potrebovať, sa nazýva „federálne identifikačné číslo zamestnávateľa“ (FEIN). Bude to deväťmiestne číslo, ktoré vám pridelí úrad IRS a použije sa pri nahlasovaní zrážok. Každý štát bude mať svoje vlastné daňové identifikačné číslo, ktoré budete tiež potrebovať. Napríklad v Minnesote budete musieť požiadať o číslo ministerstvo financií.
- Ak sa chcete zaregistrovať na FEIN, zaregistrujte sa online na IRS. Formulár, ktorý budete používať, je SS-4.
- Ak chcete získať informácie o žiadosti o pridelenie štátneho daňového identifikačného čísla, zavolajte na ministerstvo financií.
- Ak tieto identifikačné čísla nezískate, môžu vám byť nahlásené informácie o zadržaní uložené pokuty.
- 2Overte spôsobilosť každého zamestnanca pracovať. Každý zamestnanec, ktorého prijmete, musí byť zo zákona oprávnený pracovať v Európe. Ak nemôžete overiť tieto informácie, najať ich a zraziť im dane, od IRS vám môžu byť uložené pokuty. Ak chcete overiť spôsobilosť každého zamestnanca na prácu, požiadajte každého z nich, aby vyplnil formulár I-9, ktorý je dostupný na webových stránkach amerických občianskych a imigračných služieb.
- Akonáhle každý zamestnanec vyplní formulár I-9, musíte ho uchovávať v registri po dobu troch rokov. Ak úrad IRS požaduje kópiu, musíte ju predložiť.
- 3Potvrďte číslo sociálneho zabezpečenia každého zamestnanca. Každý zamestnanec, ktorého prijmete, by mal mať číslo sociálneho poistenia alebo daňové identifikačné číslo. Tieto čísla pomáhajú IRS identifikovať fyzické osoby na daňové účely. Ako zamestnávateľ vám Správa sociálneho zabezpečenia (SSA) umožňuje overovať čísla sociálneho poistenia online, telefonicky alebo odoslaním papierovej žiadosti. Ak máte otázky alebo potrebujete pomoc s použitím jednej z metód overenia, zavolajte na SSA.
Všetky finančné prostriedky, ktoré zrazíte zo mzdy svojim zamestnancom, by mali byť uložené na podnikateľskom účte určenom na zadržanie finančných prostriedkov. - 4Podajte dokumentáciu w-4 každého zamestnanca. W-4 je formulár IRS, ktorý zamestnanci vyplnia a odošlú vám, aby ste vedeli, koľko federálnej dane z príjmu musíte zraziť z výplaty každého zamestnanca. Formuláre W-4 nájdete na webovej stránke IRS. Suma, ktorú zrazíte, bude závisieť od jeho stavu v registrácii a od nárokovaných zrážkových dávok.
- Požiadajte každého zamestnanca, aby po prijatí vyplnil W-4. Uložte ich všetky, pretože od vás môže byť požadované, aby ste na požiadanie predložili kópie úradu IRS.
- Ak zamestnanec nepredloží W-4, zrážajte daň, ako keby bol slobodný, s nulovými zrážkami.
Časť 2 zo 4: Zrážka daní zo zamestnania
- 1Zistite, aké mzdy sú zdaniteľné. Keď príde čas vyplácať svojim zamestnancom, budete musieť z výplaty každého zamestnanca zraziť určitú sumu v dolároch. Aby ste určili, koľko je potrebné zraziť, musíte najskôr vedieť, aké mzdy sú zdaniteľné. Aj keď každý štát bude mať iné pravidlá týkajúce sa zdaniteľných miezd, väčšina štátov sa bude riadiť federálnymi pravidlami. Akákoľvek mzda poskytnutá zamestnancovi za vykonané služby vo všeobecnosti podlieha federálnej a štátnej dani z príjmu. Plat nemusí byť v hotovosti a môže byť vo forme tovaru, ubytovania, jedla alebo oblečenia. Zamestnancom je každý, komu platíte za služby a vy kontrolujete, ako, kedy alebo kde sa práca vykonáva.
- Predpokladajme napríklad, že zamestnávate dvoch ľudí. Jedna osoba je podľa federálnych zákonov považovaná za nezávislého dodávateľa (tj nie je zamestnancom) a dostáva peniaze za stravu a ubytovanie. Druhá osoba, ktorú zamestnávate, dostáva peniaze každý druhý týždeň za služby, ktoré poskytuje vo vašom smere (tj. Je zamestnancom). V tomto scenári podlieha zrážka federálnej a štátnej dane iba na mzdu druhej osoby.
- 2Vypočítajte celkovú mzdu každého zamestnanca. V deň výplaty budete musieť na celkové zrážky daní použiť celkovú mzdu každého zamestnanca za obdobie výplaty. Na účely dane z príjmu štátu, ak zamestnávate nerezidentov štátu, v ktorom podnikáte a platíte dane, mali by ste zahrnúť iba mzdu nerezidenta vyplatenú za prácu vykonanú vo vašom štáte. Na účely federálnej dane z príjmu môžete zahrnúť všetko.
- Ak napríklad váš jediný zamestnanec dostane výplatu každý druhý týždeň, jeho výplatná lehota bude dvojtýždňové obdobie. Za predpokladu, že sú rezidentmi štátu, v ktorom podnikáte a platíte dane, mali by ste do výpočtu zahrnúť všetky formy miezd. Predpokladajme, že váš zamestnanec dostane výplatu 900€ za výplatnú dobu v peniazoch a 600€ za výplatnú dobu vo výdavkoch na ubytovanie. Celková mzda tohto zamestnanca by sa rovnala 1490€ za obdobie výplaty.
- 3Overte federálne a štátne zrážkové príspevky každého zamestnanca. Pozrite sa na W-4 každého zamestnanca, aby ste určili jeho zrážkové príspevky a rodinný stav. Tieto informácie budete potrebovať okrem celkových miezd aj na to, aby ste určili, koľko sa má zraziť. Aj keď je W-4 federálnym dokumentom, väčšina štátov ho prijme. Niektoré štáty však majú svoj vlastný formulár zrážky, ktorý by sa mal použiť, ak je k dispozícii. Ak je k dispozícii štátny formulár, federálny formulár sa nemôže použiť na výpočet zrážok štátu.
- Predpokladajme napríklad, že sa nachádzate v štáte, ktorý prijíma federálne W-4, a to je jediný formulár na zadržanie dane, ktorý máte evidovaný pre svojho zamestnanca. Predpokladajme, že váš zamestnanec má rodinný stav „slobodný“ a poberá celkový počet prídavkov rovnajúci sa štyrom.
- 4Zistite, akú výšku zrážky dane z príjmu štátu. Použitím celkových miezd, rodinného stavu a celkových prídavkov každého zamestnanca určíte štátnu daň z príjmu, ktorá sa má zraziť z každej výplaty. Toto stanovenie sa vykoná pomocou tabuľky zrážok dane z príjmu štátu. Tabuľky nájdete na webovej stránke ministerstva financií pre štát.
- Napríklad v Minnesote existuje viacero tabuliek a vy použijete tú, ktorá zodpovedá výplatnému obdobiu rodinného stavu vášho zamestnanca. Ak je zamestnanec slobodný a dostáva výplaty dvakrát mesačne, použijete tabuľku v Minnesote, ktorá zodpovedá týmto informáciám. Keď nájdete túto tabuľku, vyhľadáte priesečník medzi celkovým počtom prídavkov, ktoré váš zamestnanec poberá, a celkovými mzdami, ktoré zarobia. Číslo, na ktoré pristanete, bude čiastkou, ktorú zadržíte. Ak váš zamestnanec poberá štyri zrážky a zarobí 1490€ každé dva týždne, zrazíte 56€ na daň z príjmu štátu.
Ak ste zamestnávateľ s jedným alebo viacerými zamestnancami, s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť zraziť rôzne dane z výplaty každého zamestnanca. - 5Vypočítajte zrážku federálnej dane z príjmu. Existuje niekoľko spôsobov výpočtu federálnej čiastky zrážky, ale jedným z najbežnejších spôsobov je použitie „percentuálnej metódy“. Ak chcete použiť túto metódu, vynásobíte jeden zrážkový príspevok za vaše mzdové obdobie (pomocou konkrétnej tabuľky v publikácii IRS 15) počtom prídavkov, ktoré si každý zamestnanec uplatnil na svojom federálnom turnaji W-4. Túto sumu potom odpočítate zo mzdy každého zamestnanca. Nakoniec pomocou ďalšej tabuľky určíte, koľko sa má zadržať.
- Predpokladajme napríklad, že váš jediný zamestnanec si na W-4 nárokuje štyri príplatky, sú jediné a každý druhý týždeň im vyplácajú 1490€ v celkovej mzde. Jeden príspevok, podľa tabuľky IRS, je 130€ Keď toto číslo vynásobíte štyrmi, získate 500€ Ďalej, keď odčítate 500€ od 1490€, dostanete 990€, čo je suma, ktorá podlieha zrážke federálnej dane z príjmu. Pomocou publikácie IRS 15 nájdete tabuľku, ktorá zodpovedá jedinej osobe, ktorá dostáva platby dvakrát za týždeň. Ďalej nájdite mzdové rozpätie, ktoré zodpovedá mzde vášho zamestnanca, po odpočítaní vašich prídavkov a vypočítajte daň na základe svojich zistení. V takom prípade by ste svojmu zamestnancovi zrazili výplatu 130€.
- 6Zahrňte dodatočné platby, ktoré ste zaplatili každému zamestnancovi. Niektoré štáty tiež budú vyžadovať, aby ste zadržali určité percento platieb, ktoré zamestnancovi robíte okrem bežných miezd. Medzi príklady doplnkových platieb patria nadčasy, provízie a bonusy. Napríklad v Minnesote musíte zraziť 6,25% z príplatku každého zamestnanca.
- Predpokladajme napríklad, že ste svojmu jedinému zamestnancovi vyplatili bonus 1490€ (navyše k jeho celkovej mzde) počas jedného výplatného obdobia. V tomto prípade by ste zrazili ďalších 93€ (1490€ x 0,0625) navyše k štátnej a federálnej dani z príjmu, ktorú ste už zrazili.
- 7Zdržte federálne dane zo sociálneho zabezpečenia a zo zdravotných odvodov. Okrem zrážok federálnej a štátnej dane z príjmu musíte tiež zraziť federálne dane zo sociálneho zabezpečenia a zo systému Medicare zo mzdy svojich zamestnancov. Na rok 2016 musíte zraziť 6,2% na dane zo sociálneho zabezpečenia a 1,45% na dane Medicare.
- Ak je napríklad celková mzda vášho zamestnanca 1490€, museli by ste zraziť 93€ na dane zo sociálneho zabezpečenia (1490€ x 0,062) a 22€ (1490€ x 0,0145) na dane Medicare.
- 8Ak je k dispozícii, použite daňovú kalkulačku. Niektoré štáty ponúkajú online kalkulačku daní, ktorá vám pomôže vypočítať zodpovednosť za zrážky dane z príjmu štátu. Ak váš štát ponúka tento zdroj, použite ho. Napríklad v Minnesote môžete navštíviť webovú stránku Department of Revenue a pomôcť im pomocou ich daňovej kalkulačky.
Časť 3 zo 4: Vkladanie daní zo zamestnania
- 1Zvážte zamestnanie mzdového špecialistu. Na kontrolu vašich finančných prostriedkov je možné najať poskytovateľov mzdových služieb, aby mohli za vás ukladať zrazené dane a podávať priznania. Tieto služby môžu byť veľmi užitočné, ak nemáte finančné znalosti alebo ak si nechcete nechať ujsť čas pri iných pracovných úlohách. Náklady na tieto služby sa budú líšiť podľa lokality, ale štruktúra poplatkov je zvyčajne rovnaká. Okrem poplatkov za každého zamestnanca, ktorého máte, budete spravidla musieť zaplatiť aj paušálny mesačný poplatok.
- Paušálne poplatky sa môžu pohybovať od 15€ do 75€ v závislosti od služieb, ktoré pre vás vykonávajú. Poplatok na zamestnanca sa obvykle pohybuje od 0,70€ do 7,50€
Keď príde čas na zrážanie daní, spravidla budete zrážať štátne a federálne dane z príjmu, ako aj federálne dane zo sociálneho zabezpečenia a Medicare. - 2Zistite, ktorý rozvrh vkladov musíte použiť. Minimálne raz za mesiac budete musieť vložiť svoje zadržané finančné prostriedky na úrad IRS a ministerstvo financií. Aby ste určili, ako často musíte vkladať svoje zadržané finančné prostriedky, budete musieť dodržať pravidlá stanovené v publikácii IRS 15. Všeobecne platí, že ak ste počas obdobia spätného náhľadu (zvyčajne predchádzajúci rok) nahlásili dane vo výške 37300€ alebo menej. bude vkladať raz za mesiac. Ak ste nahlásili viac ako 37300€, budete sa hlásiť pol týždňa.
- Suma, ktorú uvádzate, je celkový federálny príjem, daň Medicare a daň zo sociálneho zabezpečenia, ktoré ste zrazili každému zamestnancovi, ktorého ste skombinovali.
- Váš štátny rozvrh vkladov sa zvyčajne bude zhodovať s vašim federálnym rozvrhom. Ak teda vkladáte mesačne u IRS, budete vkladať mesačne aj u svojho štátneho ministerstva príjmov.
- 3Zhromaždite zadržané finančné prostriedky na bezpečnom podnikateľskom účte. Všetky finančné prostriedky, ktoré zrazíte zo mzdy svojim zamestnancom, by mali byť uložené na podnikateľskom účte určenom na zadržanie finančných prostriedkov. Nikdy by ste nemali zamieňať zadržané prostriedky so svojimi osobnými účtami. Keď príde čas na vloženie peňazí, finančné prostriedky budú z tohto účtu odstránené.
- 4Uložte svoje štátne zrážky štátu. Väčšina štátov bude požadovať, aby ste vklady vkladali elektronicky, ak spĺňate určité kritériá. Napríklad v Minnesote ste povinní vložiť elektronicky, ak ste v predchádzajúcom roku zadržali 7460€ a viac, musíte zaplatiť elektronicky iným štátnym oddelením alebo ak používate spoločnosť poskytujúcu mzdové služby.
- Uistite sa, že vložíte svoje finančné prostriedky včas, inak vám môžu byť účtované poplatky z omeškania. Ak v Minnesote meškáte s vkladom finančných prostriedkov, budete musieť zaplatiť 5% pokutu z celej sumy splatného vkladu.
- 5Uložte svoje federálne zrážky u IRS. IRS požaduje, aby každý prevádzal svoje prostriedky elektronicky, aby mohol vkladať. Keď príde dátum splatnosti, uistite sa, že svoj prevod vykonáte včas, inak vám bude uložený federálny trest. Ak meškáte jeden až päť dní, budete dlžní 2%navyše. Za určitých okolností však môžu byť pokuty až 15%.
Časť 4 zo 4: Podávanie priznaní
- 1Určite dátumy splatnosti prehľadov. Okrem uloženia finančných prostriedkov u svojho štátu a federálnej vlády musíte tiež podávať štvrťročné alebo ročné daňové priznania zamestnávateľa svojmu štátu a federálnej vláde. Každý štát a federálna vláda budú mať iné pravidlá týkajúce sa toho, kedy musíte podať žiadosť.
- IRS vyžaduje, aby ste podávali štvrťročné priznania, pokiaľ vás neinformujú inak alebo pokiaľ neplatí federálna výnimka. Výnimky platia pre zamestnávateľov v poľnohospodárstve, sezónnych zamestnávateľov, zamestnávateľov v domácnostiach alebo zamestnávateľov vykazujúcich mzdy pre zamestnancov žijúcich na územiach Európy.
- Štát ako Minnesota tiež požaduje štvrťročné daňové priznanie zamestnávateľa, pokiaľ nie sú vaše podania uvedené v minimálnych sumách (370€ alebo menej).
Na rok 2016 musíte zraziť 6,2% na dane zo sociálneho zabezpečenia a 1,45% na dane Medicare. - 2Zhromaždite požadované štátne a federálne dokumenty. Všeobecne platí, že pokiaľ ste povinní podávať štvrťročné priznania, vyplníte formulár IRS 941. Každý štát bude mať svoje vlastné formuláre, ktoré je potrebné tiež získať. Minnesota má pracovný list, ktorý musíte vyplniť a ktorý nájdete na internete.
- Ak podávate každoročne, budete potrebovať formulár 944 IRS namiesto formulára 941.
- 3Vyplňte formuláre. Účelom týchto formulárov je zaistiť, aby ste platili požadované dane zamestnávateľovi, a v prípade preplatku získať akúkoľvek náhradu. Federálne a štátne daňové priznania zamestnávateľov od vás žiadajú informácie o vašej firme a tiež vaše štvrťročné vklady. Pri vypĺňaní formulárov sa uistite, že ste ich vyplnili správne a úplne. Akékoľvek chyby môžu spôsobiť, že sa váš návrat oneskorí a dokonca budete musieť zaplatiť pokutu. Na vyplnenie návratiek budete spravidla potrebovať nasledujúce informácie:
- Vaše identifikačné číslo zamestnávateľa
- Počet zamestnancov, ktorých máte
- Mzdy, ktoré ste zaplatili
- Dane zrazené
- Váš obvyklý rozvrh vkladov
- 4Podajte formuláre. Federálne priznanie je možné podať online alebo poštou. Ak podávate online, využijete službu elektronických spisov IRS. Ak posielate vrátený tovar poštou, pošlete ho na určenú adresu, ktorá sa bude líšiť v závislosti od toho, kde sa nachádza vaša firma a či uskutočňujete platbu. Bližšie informácie si môžete prezrieť v pokynoch k formuláru IRS 941.
- Niektoré štátne priznania je potrebné podať elektronicky alebo telefonicky. Ostatné štáty povolia predloženie v papierovej forme. Napríklad v Minnesote je potrebné vrátiť zamestnávateľa elektronicky alebo telefonicky.
- 5Pripravte si w-2 na konci roka. Na konci každého roka budete musieť pripraviť a podať formulár IRS W-2 na hlásenie príjmu, ktorý ste vyplatili zamestnancom. Tieto informácie budú oznámené IRS a SSA. Každý z vašich zamestnancov musí dostať kópiu svojho osobného W-2 do 31. januára každého roka.
- Formulár W-2 nájdete na webovej stránke IRS.
Prečítajte si tiež: Ako podať žiadosť o registráciu spoločnosti LLC ako daňovej spoločnosti S?
Prečítajte si tiež:
Právne vylúčenie zodpovednosti Obsah tohto článku je zameraný na vaše všeobecné informácie a nemá slúžiť ako náhrada profesionálneho práva alebo finančného poradenstva. Nie je zámerom, aby sa na neho používatelia spoľahli pri prijímaní akýchkoľvek investičných rozhodnutí.
